Hoy en día, las plataformas de mensajes de texto y redes sociales son muy populares, pero a pesar de eso, el correo electrónico sigue siendo la forma más común (y útil) de comunicación escrita en el mundo empresarial y profesional. Sin embargo, también es el más comúnmente abusado. La mayoría de las veces, los correos electrónicos tienen un tono enojado o impaciente, dando la impresión de que la persona que los escribió es snob o mandón. Y ese no debería ser el caso.
El correo electrónico es en realidad un gran medio de comunicación porque:
- Puede enviar un mensaje a alguien e iniciar una conversación incluso si no están físicamente cerca o no se conocen.
- Los correos electrónicos profesionales le permiten mantener las líneas de comunicación con el fin de mantener los proyectos en movimiento, tomar decisiones urgentes y otros fines relevantes.
- La comunicación es rápida y fluida. No importa en qué parte del mundo se encuentre, siempre que tenga acceso a Internet, podrá enviar y recibir correos electrónicos.
Escribir correos electrónicos breves y directos son excelentes ejemplos de correos electrónicos profesionales. Se reducirá el tiempo que dedica a escribir el correo electrónico y el tiempo que dedica a leerlo, aumentando así la productividad . Sin embargo, escribir de manera clara y profesional es en realidad una habilidad. Y como cualquier otra habilidad, necesitas aprender y seguir practicando para mejorar.
Cuando está aprendiendo a escribir un correo electrónico profesional, incluso si es corto, puede tomar tanto tiempo como cuando está escribiendo un correo electrónico largo. Eso es porque tienes que pensar en todo lo que vas a escribir, para poder transmitir toda la información necesaria, aunque sea brevemente. Sin embargo, con la práctica, tu habilidad para escribir se perfeccionará y podrás hacerlo mejor y más rápido.
Este artículo trata sobre los correos electrónicos para el lugar de trabajo, así como sobre cómo iniciar un correo electrónico profesional y cómo finalizar un correo electrónico profesional. Siga leyendo y déjese guiar por toda esta información útil.
Ejemplos de correo electrónico profesional
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Directrices para crear un formato de correo electrónico profesional
Parte de ser un buen profesional es dar importancia a la perfección, especialmente en cuestiones de comunicación, como comenzar y finalizar un buen correo electrónico con una firma de correo electrónico profesional. La tecnología nos ha presentado la oportunidad de un medio más rápido de enviar mensajes a través de correos electrónicos.
Una ventaja de esta tecnología es la capacidad de editar, mejorar, revisar la ortografía (y más) sus mensajes. Ahora no hay razón para redactar un mensaje de correo electrónico incorrecto, al menos en la forma. Ahora, para la sustancia y el aspecto más importante, se deben seguir ciertas pautas para asegurarse de que su correo electrónico logre su objetivo.
Los propósitos de los correos electrónicos son amplios, pero por el bien de las discusiones, apliquemos el uso de correos electrónicos en un entorno de trabajo. El mensaje de correo electrónico podría ser una carta de agradecimiento , una carta de renuncia , una solicitud de carta de recomendación . Cualquiera que sea el propósito de su correo electrónico, siempre asegúrese de que cumpla con los estándares de profesionalismo. Debe ser siempre organizado, conciso y directo al punto.
¿Qué debe incluir entonces un correo electrónico eficaz? ¿Qué no debe incluir? ¿Cómo se abre, se firma y se cierra? Estas son las pautas sugeridas a seguir para hacer un buen mensaje de correo electrónico profesional.
Línea de asunto
Este contendrá el objetivo de su mensaje. A primera vista, el lector será informado inmediatamente del propósito del correo electrónico. Hazlo conciso y directo al grano.
Saludo
El uso de este tendrá un impacto agradable en el lector. Incluya el nombre completo de la persona por motivos de formalidad y su cargo:
Largo
Sé conciso. Incluir solo asuntos relevantes. Nadie quiere leer mensajes largos.
Estilo de fuente
Sea profesional cuando elija su estilo de fuente. En un entorno de trabajo, el uso de fuentes divertidas, coloridas o adornadas hace que el lector sienta que el remitente no es serio ni irrespetuoso, especialmente en asuntos comerciales. Las cursivas y las negritas se pueden usar con moderación para enfatizar. Un mensaje escrito en TODAS las mayúsculas parece enojado. Evite tal.
emoticonos
Para mensajes profesionales, no uses emoticones. Guárdelos para su correspondencia personal.
Ortografía y gramática
El correo electrónico no está exento del uso de la buena gramática y la gramática. Sea profesional, de lo contrario, un mensaje descuidado no se tomaría en serio. Edite su correo electrónico cuidadosamente en. Impresione a su destinatario con un mensaje de correo electrónico sin errores.
Clausura
Un mensaje de despedida debe ser simple y directo. Para las solicitudes realizadas, “Gracias” será apropiado. Algunos terminarían con «Respetuosamente», eso también estaría bien. La inclusión de su nombre, su cargo e información de contacto indicará profesionalismo. El lector se mantendrá al tanto de su solicitud.
Aplique profesionalismo al redactar sus mensajes de correo electrónico. Sea conciso y claro en sus objetivos. Cuando trate con superiores, asegúrese de otorgarles los títulos apropiados. Formatea la carta para hacerla presentable. Hay muchas aplicaciones disponibles para hacer esto. Recuerda que un buen email impresionará a tu destinatario y casi siempre cumplirá tus objetivos.
Formato de correo electrónico profesional
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Importancia de hacer un ejemplo de correo electrónico profesional
Es inevitable en estos días que las empresas y otras entidades similares se encuentren con correos electrónicos poco profesionales. Debido a su fácil acceso y las diversas formas en que se envían (ya sea filtrado o pirateado, luego filtrado). El efecto oscuro en los correos electrónicos está presente en casi todas partes ahora. Actualmente, ahora está siendo un problema en la arena política y económica y están demostrando ser perjudiciales.
Por lo tanto, es importante aprender cómo iniciar un correo electrónico profesional y también cómo finalizar un correo electrónico profesional. Considere esto cuando use correos electrónicos como su medio para comunicarse:
Aprenda a escribir un correo electrónico profesional
Para reiterar, siga las pautas para un correo electrónico profesional. Todavía es una carta pero enviada de manera diferente. Pero eso no es excusa para saltarse las pautas: el saludo , el objetivo, el cuerpo y el cierre. Acostúmbrese a volver a leer sus correos electrónicos antes de enviarlos. A menudo, su estado de ánimo podría definir la intención de su carta. Mal humor, mal correo electrónico, reeditar cuando esté más tranquilo.
Recuerde que los correos electrónicos son impersonales
Las emociones tienden a mostrarse más leyendo correos electrónicos en comparación con otras formas de comunicación como llamadas telefónicas o cartas comerciales formales . Seamos realistas, los correos electrónicos son muy impersonales. Así que no debería haber excusa para ser un idiota en un correo electrónico. Sea lo más cortés posible y si el correo electrónico resultara molesto para ciertas partes, envíelo solo a aquellos que valoren su valor.
Tenga en cuenta
No se espera que responda inmediatamente a los correos electrónicos. Si fuera una urgencia, se suele hacer por móvil. Cuando maneje correos electrónicos, no lo haga apresuradamente, tómese su tiempo. La prisa puede dar lugar a correos electrónicos mal escritos y, por lo tanto, clasificados como poco profesionales. Si necesita esperar un momento, puede responder a un correo electrónico agradeciendo primero al remitente y hágale saber cuándo responderá.
Piensa en un profesional cuando trates con correos electrónicos. Utilice siempre las pautas y nunca envíe correos electrónicos con prisa, ya que sería propenso a escribirlos mal. Recuerde siempre que está trabajando en correos electrónicos de calidad profesional.
Consejos útiles para crear un formato de correo electrónico profesional
La llegada de la era de Internet y el auge de las redes sociales ha generado cambios drásticos en las comunicaciones y esto ha hecho difícil distinguir entre la escritura formal y la informal. Debido a la llegada de nuevas aplicaciones, las personas han dado como resultado el envío de comunicaciones formales, como correos electrónicos profesionales, que tienen un formato estilizado y que son más apropiados que los mensajes de texto o una publicación en las redes sociales. ¿Es una forma efectiva de enviar mensajes a nivel profesional? Aquí hay algunas reglas a considerar para comunicarse efectivamente con las personas en su entorno de trabajo:
Hacer uso de la puntuación correcta
Ahora estamos volviendo a la vieja escuela. Sin la puntuación adecuada, los pensamientos en su mensaje pueden resultar confusos. Evite múltiples pensamientos de desempate sin las puntuaciones correctas. Escribe siempre en oraciones completas. Comience cada uno con una letra mayúscula. Use el punto de explicación con moderación a menos que se use para enfatizar. Esto también se aplica a los signos de interrogación y puntos suspensivos.
Se deben evitar las abreviaturas y los mensajes de texto abreviados
Asegúrese de deletrear completamente las palabras y frases. Es posible que sepa lo que significa «ASAP» o «IMO», pero ¿lo sabe su destinatario? No dé esto por sentado, ya que puede confundirlos y parecer poco profesional. Al enviar correos electrónicos a su empleador o a un cliente, el uso de taquigrafías de texto es un no-no. A nivel profesional, dejaría una mala impresión en su práctica.
Un tono conversacional no es apropiado
Ser impersonal en las comunicaciones por correo electrónico es malo y, por el contrario, ser demasiado familiar y conversacional es igual de malo. Para las comunicaciones por primera vez, mantenga el autocontrol. Sea siempre cortés y evite la informalidad, ya que esto sería una falta de respeto y, nuevamente, una falta de profesionalismo.
Transmita su mensaje a través de explicaciones completas
No adoptes una actitud como la que haces en las redes sociales. Las comunicaciones no deben depender de los botones «Me gusta» o «Responder». Sus mensajes tampoco deben limitarse a 140 caracteres. Tómese su tiempo para escribir su mensaje o respuesta y asegúrese de que aborde todos los temas relevantes para el tema en cuestión.
Asegúrese de revisar
Tómese el tiempo suficiente para revisar su correo electrónico línea por línea. Debe estar libre de errores tipográficos, debe ser claro y debe parecer profesional para el destinatario. Si aún tiene tiempo de sobra, vuelva a revisar solo para filtrar errores. Recuerde, los errores no pasarán desapercibidos.
Sea cortés y directo
Si su mensaje debe durar tres o más párrafos, encuentre una manera de recortarlo sin perder su claridad. Use archivos adjuntos si puede ayudar a acortarlo. En sus comunicaciones, usar las palabras “por favor” y “gracias” implicará humildad. Usalos, usalos a ellos.
Aquí hay algunos puntos más para usted
- Ya conoces el adagio, «la familiaridad engendra desprecio». Nunca asuma que está familiarizado con personas que acaba de conocer, especialmente en el entorno laboral. Esto se aplica también a las comunicaciones en las que se requiere mantener un grado de formalidad. Tus supervisores lo esperan de ti y tus clientes lo merecen.
- Cuando trate con su línea de Asunto en su correo electrónico, sea más específico para comunicarse de manera más efectiva.
- En el cuerpo de su mensaje, ponga el pensamiento principal en la oración de apertura. Sin pérdida de tiempo y el lector continuaría leyendo el mensaje. Tu carta no es una película y al lector no le importará un final sorpresa.
- Evite usar la palabra «Esto… como en» Esto debe hacerse a las 5:30″. Es necesario especificar primero lo que hay que hacer.
- Nuevamente, nunca use todas las letras MAYÚSCULAS. Hace que el destinatario sienta que le están gritando. Todas las letras minúsculas tampoco son apropiadas. Simplemente ponga letras mayúsculas donde se requieran… al comienzo de cada oración.
- Los mensajes de texto pueden ser divertidos y convenientes, pero no deben usarse en correos electrónicos comerciales. Deben evitarse LOL, BTW, WUWT y similares. Incluso si los usa, qué tan seguro es que el destinatario los entienda. Por favor, evite usar la jerga de texto en las comunicaciones comerciales.
- Una y otra vez enfatizándolo, corrija el mensaje antes de presionar el botón de enviar. Para los correos electrónicos que considere importantes, debe responderlos de inmediato. A veces, los materiales requeridos por el remitente pueden no estar disponibles. Envíe una respuesta breve explicando la demora y brinde un marco de tiempo para que pueda cumplir con la solicitud.
Siga sin guía en el diseño de sus mensajes. Recuerde, dichos mensajes deben ceñirse a los estándares profesionales. Presta atención a los detalles, tanto en la forma como en el fondo. Mantén siempre un sentido de formalidad en tus mensajes, especialmente cuando trates con tus superiores o tus clientes.
Plantillas de correo electrónico profesionales
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Cómo escribir un correo electrónico profesional
Al escribir su formato de correo electrónico profesional , necesitará saber exactamente cómo hacerlo. Aquí hay algunos consejos útiles para que lo guíen a través de todo el proceso. Estos prácticos consejos te serán de gran ayuda, tanto si eres nuevo en la redacción de correos electrónicos como si ya llevas un tiempo haciéndolo.
Comience su correo electrónico con un saludo
La palabra “Estimado” es el término cariñoso más común y significativo que se usa para comenzar un mensaje. Lo que sigue a la palabra «Estimado» dependerá de cuál sea su relación con el destinatario. Por lo general, con un correo electrónico más formal , deberá seguirlo con el nombre completo del destinatario.
Expresar gratitud al destinatario
Para cartas de consultas, comience el cuerpo de su carta agradeciendo al destinatario por su solicitud. Para consultas sobre los planes de la empresa, puede comenzar con: “Gracias por contactar a los Negocios XYZ…”. O tal vez si alguien respondió a su correo electrónico, puede comenzar con: «Gracias por su pronta respuesta…».
Agradecer al lector lo tranquilizará y definitivamente hará que parezcas más educado. Obviamente, las notas de agradecimiento no son necesarias cuando se inicia una comunicación.
Siga con el propósito de su correo electrónico
Nuevamente, vaya directamente al propósito de su mensaje. Aclare antes de continuar con el texto principal de su mensaje. La gente no quiere perder el tiempo leyendo correos electrónicos prolijos, así que haz tus oraciones cortas. Por supuesto, aún debe prestar atención a su gramática, ortografía y puntuación. Recuerda que tu carta representa una imagen profesional tuya y de tu empresa.
Los comentarios de clausura de Come Your
Siempre es cortés y habitual agradecer a su lector una vez más y luego agregar algunos comentarios finales. La oración más común utilizada en tales comunicaciones: «Gracias por su consideración». Hay varias variaciones de esta frase, pero es la más simple. Después de esto, agregue algunos comentarios finales. Aquí hay un comentario de cierre simple y típico en el siguiente punto.
Firme su correo electrónico
Una firma de correo electrónico profesional adecuada con su nombre debe completar su mensaje. “Saludos cordiales”, “Sinceramente”, “Respetuosamente” y “Gracias” son términos profesionales para cerrar su mensaje. Luego, finalmente, antes de enviar el mensaje, vuelva a revisarlo… solo para asegurarse de que no haya errores.
Vale la pena repetir estos pasos para crear su mensaje de correo electrónico profesional perfecto . Recuerde que su correo electrónico reflejará su carácter y el de su empresa. Siga las pautas y tome nota de lo que debe y no debe hacer al redactar su mensaje de correo electrónico.
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Errores a evitar al hacer un ejemplo de correo electrónico profesional
Para dar una buena impresión de usted mismo y también/quizás de su empresa, debe seguir ejemplos de correo electrónico profesionales, que tengan la etiqueta adecuada para comunicarse con claridad. Como se mencionó anteriormente, esto dejará una buena impresión en los lectores.
Los correos electrónicos siempre se han pensado como un medio de comunicación informal. Pero la facilidad y accesibilidad de su aplicación la han convertido en una herramienta importante en el manejo de las comunicaciones de las empresas. Pero ahora toma una forma más formal y se necesitan pautas para que los mensajes sean más profesionales. Si se sigue, un correo electrónico sin errores dejará una impresión impresionante y memorable en su lector. Aquí hay algunos consejos para mejorar las habilidades de comunicación al escribir un correo electrónico:
Uso del lenguaje utilizado en la mensajería de texto
A estas alturas, casi todo el mundo es consciente de que el uso es muy poco profesional. Casi rompe todas las reglas de un mensaje profesional: faltas de ortografía, gramática incorrecta y lenguaje casual. El destinatario podría concluir que carece de conocimientos de inglés y no le da importancia al uso del lenguaje adecuado.
No usar abreviaturas con la etiqueta adecuada
Nunca suponga que todo el mundo entiende las abreviaturas. Una abreviatura en su país y utilizada en un mensaje enviado para decir, Japón, simplemente dejaría al lector confundido. Pero las abreviaturas se pueden utilizar en muchos casos. Toma este ejemplo:
Olvidar los Saludos y Saludos
Abra siempre sus mensajes con «Estimado» y termine con «Saludos» o «Sinceramente» o «Respetuosamente», lo que sea apropiado. Esto es muy importante, especialmente en las comunicaciones iniciales. Dependiendo de a quién se dirija, se agradece el nombre del lector. En Estados Unidos, por ejemplo, les gusta que se dirijan a ellos por su nombre en lugar del habitual «Señor» o «Señora». Hacer esto siempre le daría a su mensaje un sentido de profesionalismo y respeto por el lector.
No revisar ortografía y gramática
Ejecute la aplicación de revisión ortográfica en su mensaje. Doble verificación. A menudo, el corrector ortográfico corregirá la ortografía pero no la gramática. O algunas palabras tienen varias grafías pero diferentes significados (p. ej., there, their, there’re). Haz las correcciones correspondientes.
No usar una firma adecuada
Cuando las firmas estén presentes en los correos electrónicos salientes, asegúrese de que se adhiera a los protocolos anteriores, como que no haya lenguaje de mensajes de texto ni palabras escritas correctamente. Esto daría una buena impresión de que eres serio, bien versado y profesional.
No redactar correos electrónicos
Para documentos largos, use Microsoft Word. La aplicación también ofrece (y más) funciones para editar y/o mejorar su documento. Después de escribir tu mensaje, corta y pega en el navegador, listo para ser enviado. Algunas ventajas de usar este método: Si el navegador falla o pierde energía, lo pierde todo.
Además, presionar accidentalmente el botón «enviar» transmitirá al destinatario un mensaje «inacabado». Se vería obligado a enviar otro mensaje al destinatario informándole del mensaje transmitido prematuramente. No es muy conveniente y ciertamente irritante para el destinatario.
Olvidarse de adjuntar todos y cada uno de los archivos adjuntos
Si efectivamente hay archivos adjuntos a su mensaje, asegúrese de que estén allí. Como el mensaje en sí, el archivo adjunto debe editarse. Compruebe si hay errores y corríjalos, ortográficos y gramaticales.
Tenga en cuenta el volumen de correos electrónicos que recibe su cliente de todas partes. Podría haber cientos de esto todos los días. Haz que tu correo electrónico se destaque. Hazlo memorable. Seguir las pautas se asegurará de eso.
