Una orden de compra es mucho más que un formulario; es una forma que representa una forma de vida para muchas empresas que solicitan grandes cantidades de materias primas o suministros de un proveedor de forma regular. La orden de compra sirve como una oferta, en papel, para comprar un producto específico, en una cantidad específica, por un precio específico. Una vez que un vendedor acepta una orden de compra, se convierte en un contrato entre el comprador y el vendedor. El proveedor le enviará a su empresa los bienes que necesita y le enviará una factura que suele ser de 30 o 60 días netos, según su acuerdo con el proveedor .
Muchas pequeñas empresas se ven tentadas a realizar grandes pedidos por teléfono, lo que puede generar imprecisiones que terminan costándoles dinero. Una orden de compra, como contrato, ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de sus compras, lo que elimina la confusión para el proveedor, las sobrefacturaciones e incluso las cantidades incorrectas. Al completar su plantilla de formulario de pedido de compra, asegúrese de tener un valor establecido para cada campo, por si acaso.
Plantillas de órdenes de compra
Uso de una plantilla de orden de compra para fines de financiación
Muchas empresas confían en la financiación de órdenes de compra para poder comprar grandes cantidades de bienes y suministros sin perjudicar su flujo de caja. Muchos proveedores aceptarán órdenes de compra de 30 o 60 días netos, lo que le dará tiempo para recuperar el dinero que ha gastado mientras trabajaba para hacer crecer su negocio . Una plantilla de pedido de compra, a diferencia de una plantilla de formulario de pedido, solo se usa en el mercado de empresa a empresa. Los minoristas, las empresas de construcción, las agencias de publicidad y otros proveedores suelen aceptar órdenes de compra de empresas que consideran solventes; por lo general, esto significa que se le considera un buen cliente que paga a tiempo .
Se configura una orden de compra para permitirle mantener el mismo flujo de efectivo hasta que vence la factura . Para muchos dueños de negocios, esta es una función vital que ayuda a hacer crecer el negocio.
Muchas empresas utilizan formularios de órdenes de compra para pedir productos a crédito. Recuerde, una orden de compra, una vez aceptada por el proveedor, se considera un contrato legal por el cual usted garantiza el pago.
Por ejemplo, un minorista que espera una temporada de Navidad particularmente ocupada puede realizar un pedido extra grande para mantenerse al día con la demanda anticipada. Si el minorista usa solo su flujo de efectivo para este propósito, solo podría ordenar un suministro limitado de productos y correría el riesgo de perder ganancias antes de que finalice la temporada de compras.
Asegúrese de mantener actualizados sus registros contables y asegúrese siempre de que sus formularios de pedido sean legibles, tengan el formato adecuado y estén autorizados por la parte responsable, como el propietario de la empresa o la oficina de compras. Una plantilla de formulario de pedido de compra ayudará a mantener las cosas estandarizadas, sin importar cuántos empleados tenga su empresa.
Formularios de orden de compra
Consejos y trucos para el éxito de la orden de compra
Cuando escribe una orden de compra, puede agregar su propia «letra pequeña». Si paga facturas netas a 30 o 60 días, querrá que esto se indique claramente en la plantilla de su formulario de pedido de compra. Asegúrese de hacer varias copias; uno para sus propios registros, uno para el proveedor y otro para la oficina de contabilidad. Si elige enviar su compra por fax a su proveedor, asegúrese de enviar una copia impresa por correo, con el sello «DUPLICADO» en letras rojas. (Puede solicitar este tipo de sello en una tienda de suministros de oficina).
Trabaje con sus proveedores para desarrollar precios unitarios para los artículos o servicios que solicita con regularidad; esto salvará su relación comercial en muchos casos. Con los precios estándar, sabrá inmediatamente si le están cobrando de más, y con una buena plantilla de orden de compra, siempre tendrá la información que necesita, para cada pedido con su proveedor.
Asegúrese de limitar quién puede firmar una orden de compra. Claro, desea que los gerentes y los vendedores puedan realizar pedidos, pero querrá que una persona de confianza de la alta dirección revise cada pedido de compra. Debe tener al menos dos signatarios; en caso de que una persona esté ausente el día, se debe enviar una orden de compra urgente.
¿Cómo funciona el financiamiento de órdenes de compra?
Cuando utiliza el financiamiento de órdenes de compra, podrá retener el capital de trabajo mientras obtiene los suministros que necesita. A veces, una empresa utilizará el financiamiento de órdenes de compra para ayudar a asegurar un gran proyecto. Aunque es posible que no tengan el capital de trabajo para realizar las compras directamente, el dueño de un negocio puede «ordenar contra» un pago grande anticipado. Así es como funciona:
- Elija una plantilla de formulario de pedido de compra estándar y asegúrese de usarla en cada transacción. Después de un tiempo, parecerá una segunda naturaleza completar estos formularios.
- Asegúrese de que su proveedor le proporcione números de productos e información sobre descuentos por cantidad. Cada orden de compra que envíe debe reflejar el precio que ha acordado para la cantidad que planea pedir.
- Descubra cuáles de sus proveedores aceptan pedidos mediante orden de compra y las restricciones que tienen.
- Averigüe cuánto tiempo puede tardar en pagar la factura generada a partir de la orden de compra. Los períodos de tiempo típicos son 30 días netos y 60 días netos.
- Algunas empresas asegurarán sus órdenes de compra a través de su propia solvencia, mientras que otras utilizarán una compañía financiera. La compañía financiera le asignará una línea de crédito que es esencialmente un préstamo de inventario. Su proveedor retirará los fondos como pago por la mercancía enviada y obtendrá más suministros para trabajar que pagará más adelante .
- Mantenga una buena relación con sus proveedores y no tenga miedo de negociar. Si es un cliente frecuente y compra muchos suministros al por mayor, puede calificar para precios especiales u otros incentivos.
Usar órdenes de compra para hacer crecer su negocio no es tan difícil como cree y abre las puertas a muchas otras oportunidades, como pedidos de última hora o contratos de sus propios clientes. Una orden de compra puede brindarle la capacidad de un crecimiento rápido y efectivo , sin los típicos dolores de crecimiento que experimentan muchas pequeñas empresas en tiempos de prosperidad.
¿Plantilla de orden de compra versus plantilla de formulario de orden?
Las plantillas de órdenes de compra permiten precios especiales, cantidades y otra información que se paga después de que se ordenan los servicios o bienes, generalmente al menos 30 días después. Un formulario de pedido no tiene en cuenta las necesidades de su negocio. Si utiliza una plantilla de formulario de pedido proporcionada por su proveedor, realizará pedidos en sus términos, no en los suyos. Averigüe si permiten órdenes de compra. Si es así, asegúrese de tener una buena plantilla de orden de compra que especifique la cantidad, los números de artículo del producto y las condiciones de pago. Tenemos una plantilla gratuita para descargar y modificar en esta página.