Una plantilla de manual del empleado es muy importante en empresas, organizaciones y negocios. Contiene información relevante sobre la empresa y sirve como referencia para cualquier empleado que tenga preguntas sobre las políticas y procedimientos de la empresa. Un manual del empleado debe contener todo lo que el empleado necesita para sobrevivir y prosperar en la empresa.
Plantillas de manuales de empleados
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Propósito del manual del empleado
La función principal de una plantilla de manual del empleado es brindar claridad a los empleados sobre lo que la empresa espera de ellos desde el momento en que comienzan a trabajar. Es importante aclarar estas expectativas a los empleados para que:
- Tiene pruebas concretas que lo respaldan cuando trata con empleados insubordinados.
Si lee cualquier ejemplo de manual del empleado, verá toda la información importante escrita en ellos. Por lo tanto, los empleados no pueden decir que “no sabían” que hicieron algo mal. En los casos en que necesite disciplinar o incluso despedir a un empleado insubordinado , puede utilizar el manual del empleado como prueba de la irregularidad. - Su empresa no está en riesgo de litigio
El manual del empleado es la documentación oficial de su empresa. Aunque no es tan poderoso como un contrato de trabajo , puede ayudarlo a protegerse en batallas legales, como cuando un empleado lo demanda por despido injustificado. - Puede tener un diálogo con sus empleados
El manual también sirve como referencia para que pueda iniciar un diálogo con sus empleados cuando surjan problemas. Por ejemplo, si uno de sus empleados necesita tomarse un tiempo libre para asistir al funeral de un familiar, discuta el procedimiento de licencia usando el manual como referencia.
El manual del empleado también sirve como estructura para las políticas de su empresa, por lo tanto, las deja claras para que todos estén en la misma página. Cuando documenta sus reglas, pautas y políticas correctamente, aumenta la probabilidad de que sus empleados las sigan.
Ejemplos de manuales de empleados
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¿Qué se debe incluir en un manual del empleado?
Una plantilla de manual del empleado es un tipo de documento que contiene la misión, la visión, las expectativas y las políticas de la empresa. Los empleadores deben crear este manual para dejar todo claro para sus empleados. Aquí está la información básica para incluir en esta plantilla:
- Conceptos básicos de empleo
Esta es la parte más informativa del manual. Está destinado a establecer toda la información básica relacionada con el empleo. Esta sección proporciona a los empleados una mejor idea de los términos escritos en sus contratos y sus clasificaciones de trabajo. Si el empleado tiene preguntas básicas, puede consultar esta sección.
En este apartado también puedes incluir información sobre el proceso de contratación y las normas básicas de asistencia. Considere estas ideas:
Los tipos de contratos de trabajo La
información sobre la igualdad de oportunidades en el empleo
Los procesos de selección y contratación
Indique también todas las reglas de asistencia, ya que son muy importantes - Políticas del lugar de trabajo
En esta sección, describa su lugar de trabajo en su totalidad. En otras palabras, hable sobre todas las condiciones en las que trabajan sus empleados. Incluya políticas relevantes como salud y seguridad, contra el acoso y más. Esto fomenta un ambiente agradable y legal en su oficina donde sus empleados prosperan.
Aunque esta plantilla de manual del empleado contiene la información básica, puede personalizarla y agregar cualquier otra información que crea que necesita. A continuación, se incluye información básica para incluir en esta sección:
Protección de datos y confidencialidad
Violencia y acoso
Seguridad y salud en el trabajo - Código de Conducta
Para esta sección, proporcione a sus empleados un marco completo para basar sus comportamientos. Cree un resumen de cómo espera que sus empleados se traten entre sí, ya sean socios, colegas, clientes o incluso partes interesadas externas. Esta sección se trata de crear un ambiente de trabajo profesional y seguro para todos sus empleados. La información básica que se debe incluir en esta sección es:
Código de vestimenta
Dispositivos digitales y seguridad cibernética
Manejo de conflictos de intereses
Fraternización y relaciones laborales
Empleo de familiares y parientes
Visitantes en el lugar de trabajo
Distribución y solicitud - Desarrollo y Compensación
En esta sección, usted explica cómo compensa y recompensa a sus empleados por todo el arduo trabajo que realizan. Además, analice las diferentes formas en que planea ayudar a sus empleados a desarrollarse y avanzar en su carrera. A través de las políticas en su manual del empleado, sus empleados ven cuánto los valora.
Cuando vean esta información, sus empleados se sentirán motivados para seguir dando lo mejor de sí mismos todo el tiempo. Al escribir esta sección, incluya estos puntos básicos:
Nómina y Estado de Compensación
Gestión del Desempeño
Programas de Capacitación y Desarrollo de Empleados - Beneficios y beneficios
La mayoría de las veces, los empleados no conocen todos los beneficios y beneficios que ofrece su empresa. Por eso es importante incluir toda esta información en su manual del empleado para el beneficio de sus empleados. En esta sección, sus empleados pueden obtener más información sobre el alcance total de lo que ganan además de su compensación básica. Asegúrese de incluir:
Compensación del trabajador
Opción de trabajo desde el hogar
Gastos de la vida diaria
Privilegios de estacionamiento
de automóviles de la empresa
Equipo emitido por la empresa - Horas de trabajo, vacaciones y PTO
Esta sección es una de las más importantes del manual. Cuando los empleados se unen a su empresa, quieren saber cuánto tiempo tienen para trabajar y cuánto tiempo libre tienen. Nuevamente, puede incluir toda la información que considere adecuada en esta sección. Solo asegúrese de incluir lo básico como:
Horas de trabajo y PTO o tiempo libre pagado
Licencia por enfermedad Licencia
por duelo Licencia por
paternidad
Vacaciones
Votación y servicio de jurado - Terminación y renuncia del empleado
Finalmente, también es importante incluir detalles sobre cuándo los empleados dejan la empresa. Estos procesos son especialmente importantes si la terminación o renuncia viene con un problema disciplinario. En esta sección, discuta los detalles sobre:
Disciplina progresiva
Terminación
Renuncia
Referencias
Ejemplos de manuales para empleados
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¿Cómo escribir un manual del empleado?
Un manual de empleado de muestra bien hecho comienza con un buen esquema. Si no sabe por dónde empezar, puede descargar este manual del empleado de muestra. Úselo para su propio manual del empleado o utilícelo como referencia para cuando haga su propia plantilla.
Para escribir el manual del empleado, debe tener una comprensión integral de la empresa, su cultura, su misión y visión. Aunque los ejemplos del manual del empleado difieren, comparten una serie de cualidades similares:
- Son informativos, lo que significa que contienen todo, desde información básica para sobrevivir a la rutina diaria hasta todas las políticas y procedimientos de la empresa.
- Son fáciles de leer e interesantes. Entonces, en lugar de usar terminología técnica y jerga, es mejor usar una redacción simple que sea fácil de entender.
- Están diseñados para representar la totalidad de la empresa con precisión. Mantén el tono ligero y divertido sin dejar de proporcionar toda la información relevante.
Manuales de empleados
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Cambiar o actualizar la plantilla de su manual del empleado
Cuando haga un manual de empleado de muestra para su empresa, asegúrese de cambiarlo y actualizarlo. Su manual debe permanecer siempre actualizado con las leyes locales, estatales y federales. Para hacer esto, también debe mantenerse actualizado, especialmente cuando se trata de cambios en las leyes.
Además de las leyes, las políticas, prácticas y procedimientos laborales también pueden cambiar. Por ejemplo, la gerencia puede decidir aceptar que los empleados solo pueden enviar un mensaje de texto a su supervisor cuando están enfermos. Si su manual actual indica que deben llamar, entonces debe modificar esta información.
Aquí hay algunos pasos para guiarlo cuando realice cambios o actualizaciones en su manual del empleado:
- Revise su manual actual
Es importante revisar su manual actual con regularidad para verificar si necesita hacer algún cambio. La información del manual siempre debe alinearse con las normas de la empresa y con todas las leyes. Si es necesario, investigue o haga preguntas sobre las leyes para asegurarse de que su manual esté actualizado. - Crear un borrador de la nueva política
Al crear el borrador, utilice un lenguaje claro y conciso. Si cree que algunos empleados podrían no entender la nueva información, incluya un ejemplo para explicarlo mejor. Además, asegúrese de que todos los gerentes de departamento entiendan el cambio en caso de que sus subordinados hagan alguna pregunta. - Si está planeando hacer un gran cambio en las políticas, programe una reunión para discutirlo primero.
En los casos en los que necesite hacer una gran modificación, como un cambio en las políticas de licencia o compensación, programe una reunión para discutirlo primero. En la reunión, explique la nueva política, responda cualquier pregunta al respecto, luego, si todos están de acuerdo, cree el borrador con respecto a la nueva información.
Si planea hacer un cambio en una de las políticas más controvertidas, programe una reunión para explicar todo sobre esto a sus empleados antes de finalizar y hacer cumplir la política. Luego pida a los empleados que firmen un formulario que indique que recibieron la información y que comprenden los cambios. - Incluso si es un cambio pequeño, anúncialo.
Para cambios más pequeños que ya hayas implementado extraoficialmente, simplemente escríbelos e inclúyelos en tu manual. Luego, anuncie el cambio formal por correo electrónico e incluya un enlace o un archivo PDF del manual actualizado.
