Al supervisar un complejo de apartamentos, una instalación de vivienda o incluso un edificio residencial, sus inquilinos en un momento u otro pueden llamarlo para solucionar un problema en sus unidades. Podría ser tan simple como un grifo que gotea o problemas eléctricos importantes. Las notificaciones de tales problemas pueden venir en forma de llamadas aleatorias, correos electrónicos o incluso solicitudes en línea. Para manejar estos problemas de mantenimiento de manera organizada, debe utilizar un formulario de solicitud de mantenimiento.
Formularios de solicitud de mantenimiento
#01
#02
#03
#04
#05
#06
#07
#08
#09
¿Por qué necesita un formulario de solicitud de mantenimiento?
El avance de la tecnología ha resultado en el mantenimiento de muchas cosas diferentes. En la oficina, por ejemplo, la estructura, el mantenimiento de los equipos, el lugar de trabajo e incluso los transportes de la empresa se han convertido en una necesidad. Los necesita para evitar que sus activos se deterioren y para asegurarse de que todo esté en las mejores condiciones.
Sea cual sea el tipo de mantenimiento, ya sea de vehículos o de un complejo de apartamentos, el uso de un formulario de solicitud de mantenimiento le proporciona todos los documentos que necesita para cuestiones de mantenimiento. Puede crear su propio formulario de solicitud de mantenimiento o descargarlo en línea y luego editarlo para adaptarlo a sus necesidades.
También puede usar una plantilla de formulario de solicitud de mantenimiento para recopilar solicitudes de mantenimiento y priorizarlas según la urgencia. Por supuesto, primero tienes que ocuparte de los asuntos urgentes. Con esta forma organizada de tratar los problemas, sus inquilinos apreciarán este nivel de servicio. Aquí hay otras razones para necesitar una plantilla de orden de trabajo de mantenimiento:
- Para simplificar el proceso de solicitud
de mantenimiento Un formulario de solicitud de mantenimiento puede simplificar el proceso de solicitud de mantenimiento, ya que su uso estandarizará su método de manejo de solicitudes de mantenimiento. Sin un formulario de orden de trabajo de mantenimiento, los inquilinos pueden darle explicaciones a medias sobre sus quejas y usted no sabrá cuál es el problema. Peor aún, es posible que ni siquiera sepa quién le envió el mensaje.
Tal situación podría ser extremadamente frustrante e irritante. Por otro lado, si los inquilinos usan formularios de solicitud de reparación, tendrá un registro preciso y claro de quién hace la solicitud, cuándo la hizo y cuál es la solicitud.
Cuando recibe un formulario de orden de trabajo de mantenimiento, puede manejar el problema de manera más eficaz porque el formulario proporciona toda la información que necesitará para solucionarlo. Puede comenzar a buscar los especialistas y contratistas adecuados para trabajar en cada problema.
Si posee más de 3 propiedades, debe saber lo difícil que es mantener a todos sus inquilinos en línea cuando se trata de problemas de mantenimiento. El uso de una plantilla de formulario de solicitud de mantenimiento es una excelente manera de comenzar a organizar sus solicitudes de mantenimiento. - Para que esté al tanto de sus responsabilidades y plazos cuando tiene proyectos
Tener a mano plantillas de órdenes de trabajo de mantenimiento lo ayuda a controlar todo el proceso de mantenimiento con facilidad. Con esto, puede administrar a todos los miembros de su equipo y llevar un registro de cómo resolver las reparaciones solicitadas y cuándo tiene previsto resolverlas. Puede comprobar el progreso del trabajo a lo largo de todo el proceso.
Para monitorear y garantizar el éxito de su proyecto , puede enviar una plantilla de formulario de solicitud de mantenimiento por correo electrónico para ayudarlo a comunicarse con los miembros de su equipo y proveedores y actualizar a todos sobre el estado de su proyecto . Puede utilizar este formulario para acceder a toda la información requerida sobre el proceso de soporte y para la mejora de las entregas.
Plantillas de solicitud de mantenimiento
#10
#11
#12
#13
#14
#15
#dieciséis
#17
#18
#19
La importancia del mantenimiento
El mantenimiento es un factor importante para mantener su equipo, su hogar , su automóvil y más, funcionando en las mejores condiciones. También puede prevenir la ocurrencia de peligros ambientales que pueden causar lesiones, accidentes e incluso aquellos que resultan fatales. El mantenimiento de activos puede incluir una serie de tareas como reemplazar, reparar, dar servicio, probar e inspeccionar.
Debe realizar el mantenimiento regularmente para garantizar la seguridad de los activos y evitar el deterioro. Dependiendo de la naturaleza de las tareas, existen diferentes tipos de mantenimiento a realizar, que incluyen:
- Mantenimiento
correctivo Consiste en corregir los defectos de los equipos. - Prevención de mantenimiento
Implica diseñar nuevos equipos y encontrar debilidades. Usted somete este equipo a suficientes estudios que luego se incorporan antes de la compra. - Mantenimiento periódico
Esto implica la inspección periódica del equipo junto con la limpieza y el servicio de las piezas para evitar fallas repentinas. - Mantenimiento predictivo
Esto implica hacer predicciones sobre el estado del equipo en función de su diagnóstico e inspección. Predeciría este mantenimiento en función de la vida útil de las piezas que utilizó en el equipo. - Mantenimiento preventivo
Consiste en mantener el buen estado de los equipos para evitar su deterioro y avería.
Plantillas de órdenes de trabajo de mantenimiento
#20
#21
#22
#23
#24
#25
#26
#27
#28
#29
¿Qué incluir en un formulario de solicitud de mantenimiento para inquilinos?
Al supervisar un complejo de apartamentos o similar, existen algunas responsabilidades que le gustaría asegurarse de que el suministro de agua y calefacción siempre funcione correctamente. Más allá de estos requisitos básicos, debe definir la obligación de responsabilidad por el mantenimiento en su contrato de arrendamiento.
Como arrendador, usted tiene la responsabilidad de solucionar los problemas y daños que no sean causados por el mal uso de la propiedad. En caso de que esto suceda, el inquilino hará una solicitud de mantenimiento cada vez que algo suceda. Tus inquilinos pueden avisarte por teléfono o por escrito. Cuando llegan muchas solicitudes de este tipo, esto puede volverse confuso. Pero el uso de la plantilla de orden de trabajo de mantenimiento puede ayudarlo a mantenerse organizado.
Después de recibir una solicitud de uno de sus inquilinos, debe decidir qué planea hacer con respecto a la reparación y cuándo responderá. En los casos en que la condición de habitabilidad de la propiedad está en juego, como cuando no hay electricidad o agua corriente, la mayoría de los estados requieren una respuesta inmediata donde debe solucionar el problema dentro de las 24 horas.
Para casos que no sean de emergencia, tendrá un plazo de 5 a 7 días para responder a los formularios de solicitud de reparación. También hay casos en los que descubre que el problema en realidad fue causado por un inquilino debido a la negligencia o al mal uso. Como tal, puede enviarle a su inquilino una factura para cubrir el costo de las reparaciones, siempre que lo haya especificado en su contrato de arrendamiento .
Formularios de órdenes de trabajo de mantenimiento
#30
#31
#32
#33
#34
#35
#36
#37
#38
#39
Puede proporcionarles a sus inquilinos copias del formulario de solicitud de mantenimiento cuando se muden. Esto facilitará las cosas entre ustedes dos para lidiar con los problemas de mantenimiento más adelante. El formulario puede parecer simple, pero proporciona la estructura que necesita para recopilar solicitudes de la manera más organizada. Además, todos los datos proporcionados por el arrendatario en el formulario serán esenciales para su negocio :
- Información sobre el inquilino
Cuando uno de sus inquilinos presenta una solicitud, lo primero que desea recopilar es la información sobre el inquilino. Esta información puede ser muy importante aunque dependerá de la cantidad de propiedades que administre o posea. Lo mejor es pedirle a su inquilino información personal como su nombre, unidad o número de apartamento, detalles de contacto y la fecha en que presentó la solicitud. - Detalles sobre la solicitud de mantenimiento
La siguiente sección del formulario será una lista simple de las solicitudes. El formulario puede tener algunos espacios en blanco que le pide a su inquilino que complete según sea necesario. Aunque puede permitir que sus inquilinos enumeren más solicitudes en un solo formulario, limitarlo a un máximo de 4 a 5 puede hacer que las cosas se muevan de manera más efectiva. - Declaraciones para otorgar permiso
Hay algunos propietarios que optan por omitir esta sección en sus formularios de mantenimiento. Pero esta sección puede ser muy útil para organizar todas las solicitudes y completarlas. Aquí, su inquilino le dará permiso para comenzar a trabajar tan pronto como sea posible o en una fecha acordada por ambos. Con este permiso, puede iniciar las reparaciones incluso sin enviar un aviso de entrada. Esto les ahorra a todos mucho tiempo. - Notificación y entrega
Esta sección proporciona una lista de verificación para su inquilino que especifica cómo desea que le entreguen el aviso. Puede pedirles que lo dejen en su oficina o que le envíen el formulario por correo. Deje esto muy claro para el inquilino cuando le dé las plantillas de formulario de reparación de mantenimiento en blanco.
También debe informar a sus inquilinos si también deben llamarlo para informarle que han enviado solicitudes de mantenimiento. Algunos propietarios encuentran esto redundante, aunque a otros les gusta esta capa de notificación redundante. En última instancia, será su decisión.
Formularios de solicitud de reparación
#40
#41
#42
#43
#44
#45
#46
#47
#48
#49
#50
#51
#52
#53
#54
Solicitud de mantenimiento para inquilinos
Para problemas generales de mantenimiento o los tipos no urgentes, los inquilinos deben asegurarse de proporcionar al administrador de la propiedad o al propietario tantos detalles e información como sea posible. Si lo considera pertinente, proporcione al arrendador una lista de cada elemento que necesita reparación e incluya los detalles pertinentes, si es un electrodoméstico eléctrico o de gas, la marca y modelo, la marca y en qué habitación realizar el mantenimiento. Esto permite que el arrendador actúe sobre el problema lo antes posible.
Una vez que el arrendador o administrador de la propiedad recibe la solicitud, debe dar acceso a un especialista o contratista a la unidad para que realice las reparaciones necesarias. En los casos de reparaciones mayores, puede ser necesaria una cotización inicial para que el propietario la apruebe antes de que pueda completar cualquier reparación. Para reparaciones urgentes, si el problema ocurre durante el horario comercial, los inquilinos deben comunicarse con el propietario o el administrador de la propiedad de inmediato para informar problemas urgentes.
