Así que le habían asignado la tarea de liderar un proyecto en la organización. Es posible que haya sido asignado como gerente de proyecto o que no lo haya sido. De cualquier manera, debe saber cómo hacer una plantilla de informe de estado.
El principal problema de informar el estado de un proyecto mediante la creación de una plantilla de actualización de estado es que muchas personas no ven ni entienden la perspectiva de un gerente que está a cargo de un proyecto, ya sea grande o pequeño. Si usted es el gerente de proyecto asignado , hacer este informe puede ser bastante fácil. Pero si no, entonces viene el desafío. Es posible que deba investigar y hablar con las personas involucradas en el proyecto para poder conocer el estado completo.
Los informes de estado son una forma muy importante de mantener actualizados a sus clientes y otras personas clave sobre el estado de un proyecto. Este informe permitirá a todos los involucrados tener una comunicación abierta y continua, permitiendo un intercambio de información actualizado. Se pueden usar para anotar cualquier hito del proyecto y como referencia para tomar decisiones importantes.
Plantillas de informe de estado del proyecto
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Las plantillas de informe de progreso no se crean solo porque alguien te lo asignó. Usted hace un informe de este tipo porque es beneficioso para el proyecto en sí. Haces un informe para que:
- Puedes pedir o adquirir ayuda cuando la necesites.
- Los inversores clave y las partes interesadas se mantienen informados sobre el estado del proyecto.
- Todos los involucrados en el proyecto pueden obtener una visión visual y concreta de los logros a medida que ocurren.
Estos informes son realmente muy útiles. Cuando el estado de un proyecto se informa regularmente, el proyecto se mantiene en marcha y todos los involucrados son productivos. Originalmente, este tipo de informes fueron creados por gerentes que querían tener un registro escrito de todo el trabajo que realizan sus empleados.
Beneficios de hacer una plantilla de informe de estado
Los proyectos no progresan por sí solos. Las personas involucradas en el proyecto trabajan juntas para mantenerlo en movimiento. Cuando alguien está a cargo de realizar un seguimiento del proyecto, todos pueden estar actualizados. Una excelente manera de hacerlo es crear una plantilla de informe de estado del proyecto. Hay muchos beneficios al hacer un informe de este tipo. Vamos a repasarlos ahora:
Para mejorar el enfoque en el proyecto
Cuando está trabajando en un gran proyecto que cuenta con el apoyo de diferentes partes interesadas, el informe puede ser una herramienta muy útil. Se puede utilizar para que todos se concentren en los mismos temas todas las semanas. Puede enfatizar las tareas en beneficio de las partes interesadas para mantenerlas informadas.
Para proporcionar claridad en el proyecto
Cualquier tipo de proyecto involucrará muchas cosas diferentes. Tener tal informe aclara estas cosas y las trae adelante. Puede incluir en su informe cualquier inquietud, como demoras o problemas en términos del presupuesto del proyecto. También puede resaltar hitos y logros, dejando en claro a las partes interesadas que el proyecto va bien.
Para documentar todo sobre el proyecto
Para poder verificar el progreso y tomar decisiones con respecto al proyecto, deberá realizar un seguimiento del mismo con regularidad. Tienes que saber todo lo que ha sucedido a lo largo del proyecto y hacer un informe periódico te ayudará a hacerlo. Además, si no está presente, el proyecto no tiene por qué detenerse, ya que las personas que quedan atrás pueden usar el informe como referencia.
Para ver la imagen más grande
Hacer informes regulares sobre el estado de su proyecto le permitirá ver el panorama general de manera más efectiva. Podrás ver todo el progreso, así como lo que hay que hacer. Ver el panorama general permitirá que las personas clave tomen mejores decisiones para el éxito de todo el proyecto.
Para facilitar la comunicación de los participantes del proyecto
Mantener a todos informados sobre el estado del proyecto es muy importante. Esto es para que pueda detectar y trabajar con cualquier retraso o problema. Esto también es importante para que todos sepan qué tan bien está progresando el proyecto.
Establecer un Buen Ritmo para el Análisis del Desempeño del Proyecto
Hacer un informe regular significa que el director del proyecto (o al menos alguien que esté a cargo) realiza un análisis regular del desempeño del proyecto. Se analizan todos los aspectos del proyecto, lo que significa que se realizan todas las acciones que deben implementarse.
Para motivarte e inspirarte a ti y a los participantes del proyecto
Finalmente, el informe servirá como motivación e inspiración para usted y para todos los involucrados. Cuando ves que tu proyecto avanza como debe ser, te da una buena sensación. Además, cuando pueda ver los hitos y los logros, definitivamente se sentirá más motivado para seguir adelante.
Como puede ver, hacer una buena plantilla de actualización de estado es muy beneficioso. No solo para ti, sino también para el proyecto y los participantes. Pero, ¿cuáles son los elementos clave de tal plantilla? Vamos a repasarlos a continuación.
Plantillas de informe de progreso
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Elementos clave de una plantilla de informe de estado
Los proyectos involucran muchas cosas diferentes. Eso no significa que tengas que incluirlos todos en tu informe. Solo tiene que incluir lo que es relevante y lo que necesita ser informado. Estos elementos importantes son necesarios para crear una plantilla efectiva:
El estado para medir
En primer lugar, debe pensar en cómo podrá comunicar visualmente el estado de su proyecto. Un método común es utilizar la técnica del “semáforo” . Con esta técnica, puede codificar con colores el estado:
- Rojo significa que hay problemas o problemas que pueden afectar el proyecto. Por lo tanto, estos problemas deben resolverse de inmediato.
- Amarillo significa que hay problemas, pero también hay planes para resolverlos. Entonces, si estos planes funcionan, los problemas no afectarán el proyecto.
- Verde significa que el proyecto está progresando dentro de la línea de tiempo.
El estado general del proyecto
Este es el elemento más importante del informe: saber si el proyecto va por buen camino o está retrasado. Si lo desea, puede desglosar este estado general en diferentes categorías. Las categorías pueden ser las personas involucradas, el presupuesto, el alcance y otras agrupaciones relevantes.
El estado de los hitos
Un hito es un evento relevante o producto de trabajo dentro de un proyecto que se ha logrado. Es importante incluirlos en su informe, cuando corresponda. Este es uno de los contenidos más positivos de un informe, que será bien recibido por cualquiera que lo lea. Al agregar los hitos, asegúrese de incluir:
- El nombre del hito junto con el plan del proyecto.
- Las fechas de inicio y finalización del hito.
- El estado actual del hito. Si aún no se ha logrado, puede revisar la fecha de finalización.
- Nuevamente, si el hito aún no se ha logrado, agregue el porcentaje de finalización.
- Cualquier riesgo o problema que esté relacionado con los hitos que aún no se hayan cumplido.
Cualquier problema, riesgo e inquietud
Estos son todos y cada uno de los problemas, riesgos y preocupaciones que aún no han ocurrido. Debe identificar todos los riesgos potenciales e incluirlos en su informe. Por supuesto, al escribirlos, también asegúrese de incluir todas las posibles soluciones a los riesgos, problemas e inquietudes. Incluya también los que han sucedido, ya sea que hayan sido advertidos o no.
Los logros del proyecto
Es importante escribir en su informe todos los logros del proyecto, para informar a su equipo y a las partes interesadas clave. No tienes que escribir todos los detalles sobre esto, pero es bueno incluirlos.
Los principales objetivos y puntos de acción
Estos son los puntos que no son específicos de ninguna persona. Pero en cambio, son propiedad de parte del equipo o de todo el equipo. Una vez que se hayan hecho, los objetivos se pueden trasladar a los logros.
Al hacer su informe, incluya todos los objetivos principales, ya sea de la semana actual o de la semana siguiente. Los elementos de acción, por otro lado, se refieren a acciones específicas que se asignan a un individuo específico. Estos también incluyen la fecha solicitada y la fecha de vencimiento. Una vez hecho esto, los elementos de acción se pueden colocar en la sección de logros.
Las decisiones importantes
Es importante incluir todas las decisiones importantes también. Estos se refieren a los problemas y cuestiones que pueden surgir. Entonces, cuando llegue el momento en que se tomó la decisión y haya preguntas, puede consultar el informe.
Haga hincapié en las decisiones importantes más recientes y comience a tomar una decisión sobre ellas. Las decisiones deben ser aceptadas y acordadas por la mayoría antes de ser documentadas oficialmente.
Incluir todos estos elementos clave asegurará que su plantilla de informe de progreso sea efectiva. Piense en estos elementos y recopile toda la información necesaria antes de comenzar a escribir su informe. En la siguiente sección hay algunos consejos útiles para usted.
Plantilla de actualizaciones de estado
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Sugerencias para escribir una plantilla de informe de estado del proyecto
En cualquier tipo de empresa u organización, la comunicación clara y frecuente es muy importante. Entonces, cuando hay un proyecto en el que todos los participantes están trabajando en diferentes aspectos, la actualización y los informes de estado regulares son efectivos.
Para poder hacer un reporte efectivo, necesitas organizar toda tu información y comunicarla. Al hacerlo, podrá evitar errores comunes y podrá hacer que su informe sea claro y convincente. Aquí hay algunos consejos útiles para usted.
Sigue haciendo preguntas
Esto puede parecer un consejo extraño, pero en realidad es un primer paso muy importante. Para tener un informe que proporcione un gran impacto, deberá comprender a su audiencia. Haga preguntas para saber cuáles son sus prioridades. Hacer esto le dará una mejor idea sobre lo que escribirá y lo que incluirá en su informe.
Cuando haya terminado de hacer sus preguntas y haya recopilado toda la información relevante, puede comenzar a escribir su informe. Comience con los puntos más generales y luego continúe con los más específicos y detallados a medida que avanza con su documento.
Enfóquese más en los resultados que en las actividades
Mientras escribe su informe, no se concentre en el pasado. En su lugar, ponga más atención y énfasis en los resultados de su informe y, en última instancia, en su proyecto. No es necesario mirar hacia atrás en todo lo que ha hecho y escribir todo al respecto. Eso es en realidad lo último que debe hacer.
Cuando se enfoca en actividades pasadas y las incluye en su informe, estará agregando información irrelevante en su informe. Para usted, las actividades pueden parecer relevantes. En realidad, sin embargo, los lectores no están interesados en detalles como cada paso que tomaste y cada actividad que hiciste.
Hay cosas más importantes que incluir en su informe, principalmente los resultados y objetivos. Esta es información en la que los lectores estarán muy interesados. Para poder escribir los resultados, entonces tienes que pensar mucho. Se involucra mucho en hacer un informe para que el estado de su proyecto pueda ser informado de manera completa y relevante en su documento.
Incluya todos los elementos clave en su informe
Puede haber diferentes formatos para hacer plantillas de informes de estado de proyectos, dependiendo de su propia empresa. Anteriormente habíamos discutido los elementos clave que deben incluirse. Cuando esté escribiendo su informe, asegúrese de incluirlos todos. Es posible que deba dedicar más tiempo a algunos y menos a otros. De cualquier manera, haz el trabajo y agrega todos los elementos importantes.
Intenta ser visual
Si es necesario, utilice contenido visual para poder comunicar el estado de su proyecto. Esto puede resultar mucho más eficaz que páginas y páginas de texto sin formato. Intenta usar lo siguiente:
- El método del semáforo: uso de códigos de colores (rojo, amarillo y verde) para proporcionar a los lectores una indicación visual del estado. El uso de estos códigos de color permitirá a sus lectores evaluar rápidamente la información del informe.
- Porcentajes y estadísticas: puede usar tablas y gráficos, usando porcentajes y estadísticas para comunicar el estado de su proyecto. Estos pueden mostrar cómo está progresando cada tarea.
- Use un diagrama de Gantt : esta herramienta se usa generalmente para mostrar claramente la línea de tiempo de un proyecto, una herramienta poderosa en la gestión de proyectos. Sin embargo, use este tipo de gráfico con cuidado, ya que puede ser un desafío leerlos si son demasiado detallados. En su lugar, cree una versión más simple de este cuadro para ayudar a sus lectores.
- Use un cuadro de problemas: el uso de este tipo de cuadro dependerá del tipo de proyecto sobre el que esté haciendo un informe. Si corresponde, será muy útil monitorear todos los problemas que se han encontrado a lo largo del proyecto. Esta información se puede presentar usando gráficos de líneas simples o gráficos de columnas.
Mantenga su informe breve
Si su empresa tiene su propia plantilla particular, por supuesto, sígala. Si se supone que debe escribir un informe más extenso, hágalo. Sin embargo, si no existen tales reglas, es posible que deba ser lo más breve posible.
Intenta ponerte en los zapatos de tus lectores. Si está leyendo un informe de este tipo, querrá saber qué está pasando con el proyecto, de forma rápida y sencilla. Agradecerá un informe breve pero directo. En comparación con un documento largo que contiene información que en realidad es irrelevante. Entonces, si lo que desea leer es un informe breve y completo, trate de hacer un informe de este tipo también.
Por supuesto, incluso si va a hacer un informe breve, debe asegurarse de incluir todo en él. Si su gerente o las partes interesadas clave necesitan más información, se la solicitarán. Es mucho mejor para los lectores comprender el estado general de su proyecto, como se ve en un breve informe.
tener las respuestas
Si al principio necesita hacer preguntas, para cuando termine el informe, debe tener todas las respuestas. Si hay puntos poco claros en su informe o si los lectores tienen preguntas, debe poder abordarlas correctamente. Si es necesario, presente documentos y materiales adicionales que lo ayudarán a responder cualquier pregunta relevante.
Por lo general, estos informes vienen con una reunión o una discusión sobre el proyecto . Ese es el lugar perfecto para presentar la información de su informe y responder cualquier pregunta. Mantén tu información organizada en todo momento.
Estos consejos realmente te ayudarán. Interiorícelos e intente aplicarlos cuando esté elaborando el informe. En la sección final, hablaremos sobre los pasos para escribir un gran informe.
Ejemplos de informes de estado
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Cómo escribir una gran plantilla de informe de estado
Cuando se le asigna la tarea de crear una plantilla de informe de estado, no tiene que estar nervioso. En realidad, es bastante fácil, eso si tienes toda la información relevante a mano. También es útil si sabe cómo escribir el informe. Aquí hay algunos pasos para guiarte.
- Lo primero es lo primero: escriba el nombre y la fecha de su informe. Si es posible, puede fusionar los dos. De lo contrario, debe escribirlos por separado. Ambos son igualmente importantes.
- Si está haciendo un informe escrito, coloque el nombre y la fecha del informe como encabezado del documento. Sin embargo, si envía el informe por correo electrónico, puede escribir esta información en la línea de asunto.
- Dar los detalles importantes sobre el proyecto. Estos son el título del proyecto o la tarea, la fecha de inicio y finalización y los nombres de todas las personas que han trabajado o están trabajando en él.
- Dar una explicación sobre lo que ya se ha logrado. Esto es parte de informar el estado del proyecto. Haga un título apropiado para la sección y enumere todo lo que se ha hecho.
- Especifique el período para el informe. Esto es especialmente importante si va a realizar informes de estado con regularidad.
- Cuando escriba sus oraciones, use verbos activos para comenzar.
- Si está haciendo un informe semanal muy breve para actualizar el estado de un proyecto, entonces hasta 6 viñetas clave pueden ser suficientes.
- Haga una lista de todo lo que se debe hacer en el próximo período de presentación de informes. Haga un encabezado para la sección y luego enumere las actividades/pasos.
- Calcule el tiempo que necesitará completar cada tarea, si puede. Puede usar horarios o líneas de tiempo que ya se han hecho como referencia.
- Tenga una discusión sobre cualquier problema o riesgo potencial. Esta es la parte en la que necesita pedir ayuda a otros miembros del equipo del proyecto. Nuevamente, haga un encabezado y luego discuta el contenido durante aproximadamente 1 o 2 párrafos cortos.
- Los problemas potenciales, así como los problemas, tienen que ser específicos. Y si puede, incluya posibles soluciones. Esto es para que cuando surja el problema, estés preparado para ello.
- Si tiene un problema actual en el que todavía está trabajando, indíquelo en el informe. Hacer esto le asegura al lector que incluso si hay un problema; ya está tomando medidas para resolverlo.
- Sin embargo, si la situación no mejora, al menos habrá escrito sobre ello en el informe. Luego puede tomar las medidas necesarias para solucionar el problema o el problema.
- Antes de enviar o presentar su informe, asegúrese de revisarlo más de una vez. Al hacerlo, puede verificar si hay errores de ortografía, gramática y puntuación. También puede pedirle a otro miembro del equipo del proyecto que lo ayude.
