43 Plantillas y ejemplos de declaraciones de alcance del proyecto

Un gran ejemplo del alcance del proyecto es una herramienta efectiva que se usa típicamente en la gestión de proyectos. Se utiliza para explicar los entregables más importantes de un proyecto. Estos incluyen los hitos principales, los requisitos de nivel superior, las suposiciones y las limitaciones. Es extremadamente útil hacer un documento de este tipo para ayudar en la toma de decisiones a lo largo del proceso del proyecto. Especialmente cuando se piensa en solicitudes de cambio para modificar el alcance del proyecto. Aparte de eso, también establece las restricciones de un proyecto específico y deja en claro qué entregables están dentro y fuera del alcance.

Una plantilla de alcance del proyecto se utiliza para establecer todo el trabajo y las tareas que deben completarse en el proyecto. Describe:

  • todo lo que debe lograrse a lo largo del proyecto,
  • los resultados o productos finales que el cliente va a suministrar en cada momento, dentro de un presupuesto determinado,
  • las limitaciones del trabajo y tareas , lo que permitirá a los miembros del proyecto evaluar correctamente cuál es parte y no parte del esfuerzo necesario.

Para poder definir el alcance del proyecto, el director del proyecto debe trabajar con todos los demás participantes del proyecto. Los participantes incluyen a los miembros del equipo, los clientes o clientes, los patrocinadores ejecutivos y las principales partes interesadas. Todos trabajan juntos para comprender y ser capaces de describir el resultado que se requiere para la iniciativa del proyecto. Esta salida también se conoce como el entregable. El costo o al menos un rango satisfactorio de costo se verifica al planificar y estimar las actividades del proyecto. Esto está incluido en los entregables.

Ejemplos del alcance del proyecto

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Una vez que haya determinado los entregables, es hora de hacer el alcance. Definirá las características principales que deben incluirse y el cronograma para la finalización de todo el proyecto. Una vez que todos estén de acuerdo en todo, se puede finalizar. Una vez finalizado, cualquier modificación a este documento debe realizarse a través de un proceso de cambio que se controla y registra cuidadosamente.

Una vez que se ha finalizado el documento de alcance, los participantes del proyecto hacen uso de la información contenida en él para hacer una estimación de sus tareas, el marco de tiempo con el que deben trabajar y el presupuesto. Cuanto más específico sea el documento, mayor será la probabilidad de que los participantes puedan llegar a estimaciones precisas. Sin embargo, también hay casos en los que el documento también incluye algunos elementos que no forman parte del alcance real, por lo que no forman parte del trabajo que se va a suministrar. 

Los elementos clave de una declaración del alcance del proyecto

Hacer un documento de este tipo es fácil si sabe qué elementos deben incluirse en él. Para poder hacer un documento efectivo, podrá usarlo como una herramienta poderosa para su proyecto. Siga leyendo para conocer los elementos clave de un buen ejemplo de alcance de proyecto:

Objetivos Entregables Hitos Requisitos de alto nivel Supuestos Riesgos o problemas Revisión y aprobación

Estos son los objetivos generales que satisfarán las necesidades de sus clientes.
Esto es en términos del producto, el servicio o el resultado del proyecto. Los participantes del proyecto necesitan entender los objetivos. Esto se debe a que da una justificación para cualquier toma de decisiones en el futuro. También permite a los participantes comparar el
estado más reciente del proyecto con los objetivos originales que ya se habían fijado.

Para poder hacer objetivos efectivos, asegúrese de incluir el tiempo en que se entregarán los resultados junto con el presupuesto o costo estimado .


Estos son todos los resultados esperados del proyecto.
Los proyectos se crean para poder cumplir objetivos específicos. Por lo tanto, los entregables del proyecto deben respaldar estos objetivos. Tenga una sesión de lluvia de ideas con su equipo de proyecto para poder establecer los entregables que deberían ser el resultado final de todo el proyecto.

Estos son los eventos significativos que indican el progreso que ocurre dentro del cronograma del proyecto.
Por lo tanto, los hitos más importantes se pueden utilizar para medir o realizar un seguimiento del progreso de su proyecto. Al establecer los hitos, los cronogramas y los presupuestos se pueden administrar de manera mucho más efectiva.

Estas son las especificaciones de requisitos para el proyecto.
Estos se resumen y generalmente incluyen una descripción técnica. Los requisitos también tienen descripciones que son funcionales para que los participantes del proyecto puedan implementarlos.

Estos, junto con las exclusiones, se utilizan para aclarar el alcance.
Estos incluyen cualquier decisión y descargo de responsabilidad sobre
su proyecto . Es esencial aclarar todos y cada uno de los supuestos de alto nivel y establecer los límites del alcance. Esto es para que las partes interesadas clave entiendan el alcance de su proyecto. Al establecer los supuestos desde el principio, se pueden iniciar discusiones sobre ellos. Y si es necesario, puede discutir más los detalles de las suposiciones.

Estos son los posibles riesgos o problemas que se prevén en el proyecto.
Esta es una parte importante de su documento. Cuando identifica estos riesgos y problemas, puede refinar aún más su alcance, tomando como referencia los desafíos conocidos en el proyecto. También es importante incluirlos para que los miembros del equipo puedan responder adecuadamente cuando surjan estos riesgos o problemas.

Esta es la última parte de su documento.
En organizaciones donde los contratos son una papilla, es posible que las partes interesadas tengan que revisar y aprobar el documento y firmarlo antes de finalizarlo. En organizaciones menos formales, una aprobación verbal puede ser suficiente. Ya sea que su organización sea formal o no, debe obtener un acuerdo antes de finalizar su documento de alcance.

Incluya todos estos elementos cuando haga su alcance para estar seguro de que está completo. Antes de pasar a hacer su documento real, es útil conocer los beneficios de hacerlo. Como verá en la siguiente sección, es muy beneficioso hacer un alcance de su proyecto.

Plantillas de alcance del proyecto

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El alcance del proyecto es una parte esencial del proceso del proyecto. Contiene información importante sobre lo que se incluye en todo el proyecto y lo que no. En cualquier organización, se le asignará la tarea de iniciar un proyecto, que tiene sus propios objetivos. Antes de comenzar, es muy beneficioso elaborar un documento que contenga todo el alcance. Estas son las razones por qué:

  • El documento permitirá al participante del proyecto, así como a los clientes o clientes, asegurarse de que están en la misma página. Muestra que todos comparten la misma visión de qué características se esperan, así como la calidad y el marco de tiempo de todo el proyecto.
  • Brinda a los participantes del proyecto la capacidad de establecer claramente y tener conversaciones con las principales partes interesadas. Estas son las personas o grupos de personas que tienen un gran impacto en el proyecto, por lo que es importante que consigas su apoyo.
  • Sirve para ayudar a los participantes del proyecto a concentrarse en el trabajo que necesitan hacer específicamente, para satisfacer las necesidades de los clientes o consumidores.
  • De existir modificaciones a realizar, el pliego servirá de referencia para realizar estimaciones y propuestas de dichas modificaciones. Si los cambios son aprobados por las principales partes interesadas, la declaración puede modificarse.
  • Ayuda a los participantes del proyecto a priorizar el trabajo que necesitan hacer. Esto le ahorra a la organización mucho tiempo, dinero y esfuerzo también.
  • Se utiliza como una herramienta eficaz en la gestión de proyectos. Puede usarlo para administrar las expectativas de sus clientes o clientes, equilibrar las cargas de trabajo y subir la moral del equipo, especialmente en el caso de que pueda lograr hitos.

Como puede ver, hacer tal declaración es muy importante. Funciona en beneficio de su organización principalmente porque mantiene a todos los involucrados informados. Ahora veamos algunos consejos útiles que puede usar para escribir su documento.

 

Consejos para escribir un gran ejemplo de alcance de proyecto 

Para poder hacer un gran ejemplo del alcance del proyecto, necesitará algunos consejos útiles. Estos consejos lo guiarán para hacer un documento SMART . Este es un acrónimo que puede tener en cuenta mientras escribe su plantilla. 

Específico

S significa específico.
Este es un consejo importante que debes tener en cuenta. Cuando esté escribiendo su documento, asegúrese de indicar claramente los objetivos y todos los demás datos que deben anotarse. Para verificar, lea sus declaraciones y trate de determinar si un niño podrá entenderlo. Si no, entonces tendrá que volver a escribir sus declaraciones. Recuerde, diferentes personas leerán su documento, por lo que debe entenderse fácilmente. Para hacer eso, tienes que ser lo más específico posible.
Mensurable

M significa medible.
Tienes que establecer estándares para poder medir el progreso de tu proyecto. Esto es importante para que tengas pruebas concretas de que tu proyecto está progresando. Además, es importante para que cuando finalice tu proyecto puedas verificar que todas las tareas se han completado. Piense en cómo medirá el progreso de su proyecto e inclúyalo en su alcance.
Realizable

A significa alcanzable.
Asegúrese de que los objetivos de su alcance sean alcanzables. Si no puede lograr los objetivos, entonces su proyecto fracasará. Además, asegúrese de que las personas involucradas en el proyecto puedan lograr los objetivos juntos.
Realista

R significa realista.
Además de que el proyecto sea factible, también debe ser realista. Para poder garantizar esto, debe establecer una línea de tiempo realista. Tienes que considerar todo sobre el proyecto para asegurarte de que el cronograma y la línea de tiempo que hagas sean lo suficientemente realistas para tu proyecto.
Oportuno

T significa oportuna.
El tiempo es un elemento importante de su alcance. Es una gran parte de tu proyecto y tienes que pensarlo muy bien. Al hacer su alcance, asegúrese de
hacer también una buena línea de tiempo y un cronograma para acompañar su proyecto.


Estos son consejos prácticos para ayudarle a hacer su declaración.
En realidad, estos son consejos prácticos que pueden ayudarlo a crear diferentes tipos de documentos. Tener en cuenta estas guías le permitirá crear plantillas e informes efectivos. Ahora vamos a aprender cómo escribir realmente su declaración para el alcance de su proyecto. Esta es la sección final de este artículo y lo guiará sobre cómo escribir bien la declaración del alcance de su proyecto.

Enunciado del alcance del proyecto 

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Escribir un ejemplo del alcance del proyecto implica mucho tiempo y esfuerzo, pero eso no significa que tenga que ser difícil. De hecho, si tiene toda la información requerida más algunos consejos útiles, escribir la declaración completa será bastante fácil. Además, si continúa escribiendo un documento de este tipo, cada vez que lo haga, el proceso será un poco más fácil.

Como ha leído en una de las secciones anteriores, es muy beneficioso para usted hacer tal declaración antes de comenzar su proyecto. Sin este documento (y la investigación que lo acompaña), es posible que le resulte difícil implementar su proyecto. Las personas involucradas en el proyecto no estarán muy bien informadas, lo que conducirá a un bajo rendimiento y productividad. El alcance define las limitaciones de su proyecto, por lo que si no está claramente establecido, el proyecto podría verse afectado. Puede encontrar retrasos o puede exceder el presupuesto que tiene para su proyecto.

El papel en la gestión de proyectos

Un proyecto es básicamente una empresa no permanente para llegar a un servicio, producto o resultado en particular. Por lo tanto, el alcance del proyecto juega un papel importante en él. Estableció qué tareas o trabajos forman parte del proyecto y cuáles no. Identifica el propósito de su proyecto, los objetivos y cómo el proyecto logrará los objetivos. Básicamente, define todo su proyecto. 

La relevancia del alcance

Sin un alcance, su proyecto tiene una alta probabilidad de fallar. Si no define las limitaciones del proyecto, no podrá esperar los riesgos y problemas que surgirán. Cuando eso suceda, los participantes del proyecto no tendrán idea de qué hacer cuando surjan estos problemas, por lo que su proyecto podría terminar fallando y quemándose. El alcance contiene toda esta información importante, por lo que debe presentarlo como primer paso. 

La declaración

El documento real es importante para evitar sucesos imprevistos y desagradables que pueden ocurrir mientras el proyecto está en ejecución. El alcance es una declaración importante para los participantes del proyecto y para los principales interesados. Permite la comunicación antes de que el proyecto realmente comience, por lo tanto, le ahorra a su organización mucho tiempo y dinero.

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Redacción del enunciado del alcance del proyecto

  • Al escribir el alcance de su proyecto, debe controlar su propio ritmo. No se apresure, ya que podría perderse detalles y elementos importantes. Pero no se tome demasiado tiempo al escribirlo también. Lo más probable es que tenga una fecha límite para enviar este documento para que el proyecto también pueda comenzar a tiempo.
  • Sea muy específico. Cuanto más específico seas, mejor será. Cuando especificas toda la información en el documento, los lectores lo entenderán más fácilmente. Además, no tendrá que responder muchas preguntas solo porque sus declaraciones son vagas.
  • Haga que su documento tenga una buena extensión. No debe ser demasiado largo o demasiado corto. La longitud mínima de una declaración es aquella que aún brinda toda la información relevante que debe comunicarse en el proyecto. Si desea hacer un alcance breve, no incluya información que no tenga ningún valor. Las declaraciones generales no son muy útiles, por lo que puede optar por omitirlas. En su lugar, utilice datos específicos que reducirán el riesgo de tener que modificar su declaración más adelante.
  • Si crea un documento que es demasiado largo, es posible que sus lectores no estén muy interesados ​​en leer todo. No tome demasiado tiempo al escribir su documento. Mientras haya escrito todo lo importante, entonces eso es suficiente.
  • Incluya todos los elementos importantes en su documento. Los que hemos comentado anteriormente. Preste atención y dedique la mayor parte del tiempo a escribir:

    • Descripción general del trabajo a realizar;
    • Los entregables que producirá el proyecto junto con las características principales;
    • La justificación de su proyecto para poder dar a sus lectores una mejor comprensión de todo el alcance;
    • Las limitaciones de su proyecto o los riesgos que pueda encontrar a lo largo de todo el proceso;
    • Los supuestos que son relevantes para el proyecto;
    • Y las inclusiones y exclusiones para dar más claridad a tu proyecto.
  • Cree objetivos para su alcance que sean muy alcanzables. No inventes objetivos que son impresionantes, pero difíciles de lograr. Entonces podrías terminar arruinando tu proyecto desde el principio.
  • Además, intente enumerar todas las incertidumbres en las que pueda pensar. En esta etapa, es posible que no conozca todas las limitaciones de su proyecto, pero puede tener una mejor idea acerca de las incertidumbres. Las incertidumbres pueden convertirse en riesgos durante la ejecución del proyecto. Y estos riesgos pueden convertirse en problemas que retrasarán su proyecto o causarán problemas en términos de costos o presupuesto. Al enumerar sus incertidumbres, también debe anotar cómo las manejará. Puede:

    • Aceptar las incertidumbres como riesgos. Si los riesgos ocurren, al menos está preparado para ellos. Escriba lo que debe hacerse si termina teniendo que lidiar con ellos. Cuanto más preparado esté para los riesgos, mejor será para su proyecto.
    • Transferir el riesgo a otra parte. Si corre el riesgo que había enumerado, entonces puede transferir la responsabilidad a un tercero. Si el tercero está de acuerdo, usted está cubierto y su proyecto no tendrá que retrasarse.
    • Mitigar el riesgo. Una vez que sepa cuáles son los riesgos, puede hacer algo al respecto. Trabaje con los planes que ha hecho para disminuir los riesgos de incertidumbre.
  • Definir las incertidumbres es importante en su declaración para mantenerse preparado para cualquier cosa.
  • Cuando haya recopilado toda la información que necesita, entonces es hora de que comience a escribir su documento. Este es el paso más largo en el proceso que implicará mucho pensamiento y esfuerzo. Si aún no ha hecho un borrador, asegúrese de incluir lo siguiente:

    • Haga una lista de todas las principales partes interesadas de su proyecto. Esto es importante para que tengas una idea de tu audiencia y puedas escribir tu documento para ellos.
    • Cuando escriba las limitaciones de su proyecto, escríbalas en forma de viñetas. Además, trate de escribir la información pensando en el punto de vista de las partes interesadas. Asegúrese de que sus puntos sean fáciles de leer y comprender.
    • Tome nota de todos los principales riesgos que podrían dificultar el éxito de su proyecto. Esto le ayudará a planificar los pasos necesarios a seguir cuando surjan.
    • Tome nota del objetivo más importante del proyecto. Tu proyecto puede tener más de un objetivo, pero debes saber cuál es el más importante.
    • Enumere todos los límites más relevantes, así como los riesgos del proyecto.