Aviso de advertencia para empleados: descargue 56 plantillas y formularios gratuitos

Un aviso de advertencia para empleados es un documento que se utiliza principalmente en las organizaciones por parte de la gerencia comercial o los departamentos de recursos humanos en el proceso de disciplinar a los empleados. Dicho documento incluiría un resumen del tipo de advertencia que recibirá el empleado, así como otra información relevante.

En cualquier organización, se usaría una plantilla de notificación de advertencia para empleados completa para informar a cualquier empleado que haya cometido un error o cualquier tipo de mala conducta al respecto y también contendría información sobre las consecuencias de dicho error o mala conducta. Cuando esté haciendo un borrador inicial de dicho aviso, sería esencial hacer uso de un formato adecuado, ya que se trata de un documento oficial en la organización. Tener un buen formato también ayudaría a transmitir la seriedad de su mensaje a la persona que lo recibe.

Junto con esta advertencia, ya debería tener políticas y procedimientos adecuados que serían parte de todo el proceso de disciplina de los empleados. Esto es importante para que las personas adecuadas sepan cómo manejar dicho documento y cuándo se emitirá.

Plantillas de avisos de advertencia para empleados

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Por lo general, los empleadores querrían tener un registro o documentación por escrito cada vez que ocurra algún tipo de mala conducta en una oficina u organización, para proteger tanto al empleado como al empleador. Es importante contar con un aviso de advertencia concreto para los empleados, ya que el documento original se entregaría al empleado involucrado y se mantendría una copia en su archivo para referencia y documentación.

Tener este tipo de documento también sería útil, ya que mantendría a todas las partes involucradas y reduciría la confusión entre el empleador y el empleado. Este artículo habla de todo lo que hay que saber sobre este tipo de documento para ayudarte y guiarte en tu propia organización.

 

Importancia de hacer y entregar un aviso de advertencia al empleado

Es muy importante dar un aviso de advertencia al empleado antes de ejecutar cualquier acción correctiva contra el empleado. Esto es para que el empleado esté bien informado y el empleador esté pasando por los procedimientos disciplinarios correctos. Aquí hay algunas razones importantes por las que debería tener dicho documento:

  • No sería correcto empezar a despedir a un empleado cuando se ha cometido un error. El empleado podría emprender acciones legales contra usted, especialmente si el delito no fue tan grave. Entonces, en su lugar, puede dar un aviso o una advertencia para informar a su empleador que está al tanto del delito y que se tomarán medidas.
  • Entregar dichos documentos a los empleados podría alentarlos a comenzar a evaluarse a sí mismos . Cuando un empleado recibe un aviso de este tipo, puede comenzar a pensar en qué ofensa se cometió y qué se puede hacer para corregir o mejorar la situación.
  • Estos documentos son posiblemente la mejor acción correctiva inicial que posiblemente pueda tomar. La entrega de dicho aviso aseguraría que el empleado sepa que ha cometido un error y que ha sido notado y anotado. El empleado entonces llegaría a un entendimiento de que lo que hizo estuvo mal y no debe volver a hacerlo.
  • La elaboración y entrega de dichos documentos ayudaría a desarrollar una buena imagen de su empresa. Cuando con mayor frecuencia despide a los empleados de inmediato en lugar de advertirles, puede obtener una reputación que es menos que deseable. En realidad, los empleados aprecian cuando se les corrige, especialmente cuando se hace de manera profesional. Les daría la oportunidad de mejorar y, a su vez, toda su organización también mejora.
  • Distribuir avisos como este sería una buena señal de que se preocupa por sus empleados. Es posible que sus empleados no sepan que cometieron un error, por lo que cuando les informe, se darán cuenta y verán que realmente los notó y lo que están haciendo. Da la impresión de que no solo los pasas de largo, sino que los ves en el lugar de trabajo.
  • Dar advertencias debe ser su primer curso de acción para que no corra el riesgo de perder empleados buenos o excelentes. Recuerde, todos cometemos errores y entregar este documento sería tan bueno como darles una segunda (o tercera) oportunidad.

Como puede ver, es realmente muy importante dar este tipo de advertencias o avisos, por diferentes razones. Para ayudarlo aún más, echemos un vistazo a los diferentes tipos de mala conducta o delitos que pueden justificar tal advertencia.

Formularios de notificación de advertencia para empleados

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Tipos de mala conducta que pueden justificar un aviso de advertencia del empleado

Llenar plantillas de avisos de advertencia para empleados y dárselas a los empleados sería solo un paso en todo el proceso. Antes de eso, tendría que idear las diferentes acciones o delitos que necesitarían dicho documento. Aquí hay algunos ejemplos de esas malas conductas o delitos, puede usar todos estos o crear su propia lista en su organización.

  • Descuidar los deberes y responsabilidades de uno
  • Insubordinación o negativa a seguir las instrucciones de los empleadores o superiores, excepto en los casos en que las instrucciones puedan tener efectos negativos en la salud y seguridad del trabajador.
  • Acciones inmorales o indecentes en el lugar de trabajo.
  • Condena por cualquier tipo de delito o falta dentro y fuera del lugar de trabajo.
  • Presentación consciente de documentos falsos como registros o falsificación de informes, registros y documentos en el lugar de trabajo.
  • Robar o destruir cualquier propiedad perteneciente a la empresa o a cualquiera de los empleados de la empresa.
  • Comportamiento negligente deliberado que podría ser peligroso para el empleado o para otros empleados de la organización.
  • Consumir cualquier tipo de bebida alcohólica en el desempeño de sus funciones o dentro de las instalaciones, excepto durante los eventos de la empresa.
  • Acciones amenazantes, abusivas o coercitivas hacia otro empleado, miembro del personal o cliente de la organización.
  • Permitir que personas no autorizadas ingresen a áreas seguras de las instalaciones sin causa justificada.
  • Tener demasiadas ausencias o tardanzas en un tiempo específico.
  • No empezar a trabajar a tiempo y salir temprano del trabajo.
  • Tomar largos descansos y no estar en el área de trabajo asignada por largos períodos de tiempo.
  • Publicar materiales en paredes o tableros de exhibición sin permiso o desfigurar y/o quitar cualquier material que esté autorizado por paredes o tableros de exhibición.
  • Fumar en áreas que están prohibidas.
  • No presentarse a trabajar sin informar a su supervisor oa cualquier otra persona en la organización.
  • Vender productos, solicitar o recolectar contribuciones personales de compañeros de trabajo en el lugar de trabajo.
  • Participar en cualquier tipo de juegos de azar dentro de la organización durante las horas de trabajo.

Estas son las ofensas más comunes que generalmente justifican un aviso de advertencia para los empleados. La mayoría de ellos pueden aplicarse a su organización, mientras que otros no y puede omitirlos. De cualquier manera, debe crear su propia lista y colocarla en el manual o en un memorando para que todos sus empleados estén informados y esperen una advertencia o un aviso si llegan a cometerlos.

 

Aviso de advertencia para empleados imprimible

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Cuándo y cómo dar un aviso de advertencia a un empleado 

Cuando planee dar un aviso de advertencia de empleado a uno de sus empleados, debe saber exactamente cuándo y cómo hacerlo. Aquí hay algunas pautas útiles para que lo ayuden cuando se encuentre con un empleado que realiza algún tipo de mala conducta en la organización.

Decide cuándo es el momento de dar una advertencia a un empleado. Suele haber un proceso cuando ocurren incidencias en la oficina. Por lo general, las advertencias verbales se dan primero antes de que se entreguen advertencias o avisos por escrito a un empleado.

Al seguir este proceso, ayudará a su empleado a comprender la gravedad de la situación desde el primer momento en que se comete el delito. El proceso habitual es el siguiente:

  • advertencia verbal
  • advertencia escrita
  • advertencia final por escrito
  • terminación

Siga las políticas y procedimientos de su organización en términos de disciplinar a los empleados. Asegúrate de estar dentro de los procedimientos y, si no estás seguro, consulta con tu departamento de recursos humanos o alguien con un puesto más alto que tú. Esto es para asegurarse de que está haciendo lo correcto al dar una advertencia o aviso a un empleado.

Incluso antes de comenzar a escribir la advertencia o subir la plantilla, recopile toda la información que pueda sobre el incidente y el empleado. Al hacer esto, sabría exactamente lo que sucedió y exactamente lo que hizo el empleado. Algunos detalles relevantes incluirían (pero no se limitan a):

  • fecha y hora en que se cometió la infracción
  • detalles como conversaciones y advertencias previas que se le han dado al empleado
  • advertencias previas por escrito que se le han dado y firmado por el empleado en relación con el mismo tema o una infracción diferente

Tenga su propia conversación con el empleado en cuestión. Hacer esto le permitiría obtener una mejor comprensión de lo que había ocurrido, de otras fuentes y de la persona que realmente había cometido el delito. Al tener una conversación con el empleado, también podrá evaluar si emitirá una advertencia por escrito o simplemente una advertencia verbal.

Considere si realmente es su deber escribir y/o emitir la advertencia al empleado. Con más frecuencia en organizaciones más grandes, puede no estar claro quién debe escribir o emitir la advertencia, especialmente en los casos en que el empleado tiene más de un supervisor, oficial o gerente. Consulte la política de la empresa para ver quién debe entregar exactamente el aviso.

Por lo general, el supervisor directo tendrá la tarea, pero puede haber casos en los que la decisión de emitir dicho documento se tome en una reunión de grupo.

Si ha establecido que escribirá el aviso, asegúrese de incluir toda la información relevante. Tendría que escribir la información en un formulario o crear una advertencia usted mismo, solo asegúrese de escribir lo siguiente:

  1. el/los nombre/s de todos los involucrados
  2. la naturaleza del delito cometido
  3. todos los detalles relevantes de la advertencia, como las fechas y horas
  4. acciones correctivas que debe hacer el empleado para rectificar la situación
  5. consecuencias del delito y cualquier consecuencia futura en caso de que el delito vuelva a ocurrir

Sea muy específico al escribir los detalles de la advertencia. Hacer esto garantizaría que toda la información que se transmite sea precisa y que todas las personas que leerán el aviso estén bien informadas.

Todas sus declaraciones deben ser claras para que nada se interprete de manera incorrecta. Desde el incidente hasta las acciones correctivas y las consecuencias, todo debe exponerse claramente y bien.

Asegúrese de emitir la advertencia al empleado personalmente. Concierte una reunión privada con el empleado en cuestión a la mayor brevedad posible. Cuando se reúna con el empleado, hable sobre la ofensa y las consecuencias, pero también trate de dar retroalimentación positiva.

Dar retroalimentación positiva tendría un buen efecto en el empleado e incluso podría alentarlo a tomar medidas inmediatas para corregir el error y convertirse en un miembro más productivo de la fuerza laboral. Tener una reunión de este tipo que solo se centre en la ofensa podría no ser muy productivo, ya que su empleado podría terminar sintiéndose muy mal al final de la reunión.

Antes de finalizar la reunión, asegúrese de que el empleado haya entendido todo lo que estaba escrito en la advertencia y todo lo que ha hablado durante la reunión. No tendría sentido emitir la advertencia y tener la reunión solo para darse cuenta de que el empleado en realidad no entendió todo completamente y probablemente cometería la ofensa nuevamente.

  • Antes de entregar el documento al empleado, pídale que lo firme primero y que el empleador lo firme también. Luego le daría el documento original al empleado y guardaría una copia en su expediente.
  • Finalmente, permita que el empleado cuestione la información de la advertencia si hay algo incorrecto o si no está de acuerdo con lo que está escrito. Siempre que el empleado tenga una buena razón, por supuesto. Luego puede incluir la disputa o la declaración en el documento.

¡Ahí tienes! Ahora que está armado con algunos buenos consejos para guiarlo, puede comenzar a escribir un aviso de advertencia efectivo para el empleado y enviárselo al empleado adecuado. Ahora pasemos a hacer el aviso.

Aviso de advertencia para el empleado

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Hacer una plantilla de aviso de advertencia para empleados 

Para poder hacer un buen formulario o plantilla de notificación de advertencia para empleados, debe incluir algunos elementos muy importantes. Puede buscar plantillas en línea y usarlas o editarlas o crear una propia desde cero y adaptarla al estilo de su propia organización. Todo depende de usted. Para guiarlo, presentamos algunos pasos y consejos útiles para crear una plantilla de este tipo.

Abra el software de su elección y configure el tamaño de página y los márgenes. Configure también el estilo y el tamaño de la fuente, teniendo en cuenta que se trata de un documento oficial. Por lo tanto, sería una buena idea usar fuentes más formales en lugar de fuentes divertidas o cursivas que pueden ser más difíciles de entender.

Estos son pasos y consejos para una plantilla con 3 secciones. Nuevamente, puede seguir esta plantilla o revisarla si cree que algunas de las secciones no son aplicables a su propia organización.

  • Para la primera sección, deberá insertar el título de su documento. Use una fuente más grande para enfatizar el título y puede darle el formato que desee, por lo general, también está escrito en negrita.
  • Debajo del título, incluya un espacio para el nombre del empleado. Asegúrese de escribir el nombre completo del empleado ya que este es un documento oficial de su empresa. También puede incluir un espacio para el cargo del empleado o el puesto del empleado en la empresa.
  • Debajo de eso, puede hacer una lista de verificación de diferentes delitos y colocar un cuadrado en blanco frente a cada uno de los elementos. Hacer esto facilitaría mucho las cosas para la persona que llenará el formulario. Asegúrese de incluir una opción «Otros», con un espacio en blanco para especificar el delito si no aparece en la lista.
  • Para la segunda sección, puede escribir un subtítulo que sirva como título para las advertencias anteriores, si corresponde. Puede crear una tabla o simplemente formatear las partes en diferentes columnas. En la primera columna, escriba la primera, segunda o tercera advertencia. En la segunda columna, indique si la advertencia dada fue oral o escrita. En la tercera columna se tendría que poner la fecha de la advertencia y en la cuarta columna escribir el nombre de la persona que dio la advertencia.
  • Debajo de estas columnas, puede colocar un espacio para la declaración del empleador, incluida la fecha y la hora en que se entregó la declaración. Asegúrese de dejar una buena cantidad de espacio para que el empleador escriba su declaración con todos los detalles.
  • Junto a la declaración del empleador, puede colocar un espacio para la declaración del empleado con respecto a la ofensa. Para hacerlo más simple, puede colocar una casilla junto a una declaración como «Estoy de acuerdo con la declaración de mi empleador» y otra casilla junto a otra declaración como «No estoy de acuerdo con la declaración de mi empleador con respecto a mi violación» para que todos el empleado tendría que hacer es marcar la casilla correspondiente.
  • Debajo de esa declaración, coloque algunos espacios en blanco para que el empleado escriba su propio relato de la infracción o de lo que sucedió, en sus propias palabras.
  • Para la última sección, primero tendría que colocar un subtítulo que sirva como título para la acción a realizar. Nuevamente, puede colocar casillas para marcar para que sea más fácil y colocar una opción «Otros» con un espacio en blanco para especificar la acción.
  • Debajo de las opciones, puede colocar un espacio para que se tomen acciones correctivas. La persona que llenaría la plantilla tendría que anotar las acciones a realizar en detalle, especialmente si no será él quien ejecutará las acciones.
  • Luego, debe colocar un espacio para las consecuencias que se tomarían si el empleado cometiera el delito nuevamente. Esto es muy importante para que el empleado sepa qué pasaría si comete el mismo error dos veces.
  • Debajo de esta parte, debe incluir una declaración que indique que el empleado entendió todo el contenido del formulario y está de acuerdo con todo lo que está escrito.
  • Luego, coloque un espacio para el nombre y la firma del empleado, así como la fecha en que se aceptó el aviso.

Y finalmente, coloque un espacio para el nombre y la firma del empleador, así como la fecha en que firmó el documento. Todo esto sería una plantilla efectiva de notificación de advertencia para empleados.

 

Ejemplos de avisos de advertencia para empleados

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