Cuando las empresas u organizaciones comienzan un proyecto, lo más importante es mantener todo el proyecto organizado para que todos los involucrados puedan llevarlo a cabo sin problemas. Esto es cuando es esencial hacer una estructura de desglose del trabajo o una plantilla de estructura de desglose del trabajo. En pocas palabras, una estructura de desglose del trabajo o WBS es un producto esencial del proyecto que se utiliza para sistematizar el trabajo del equipo en secciones que son más fáciles de administrar.
Una buena plantilla WBS sería una definición visual de todo el alcance del proyecto que lo divida en partes manejables que serían más comprensibles para todos los miembros del equipo del proyecto. Cada nivel de una WBS brindaría suficiente información y más detalles, lo que la haría mucho más completa. Si tuvo la oportunidad de ver un ejemplo real de estructura de desglose del trabajo, incluso puede verlo como un esquema o un mapa de todo el proyecto. Toda la estructura comenzaría con el entregable de nivel superior y luego continuaría con subentregables más pequeños en una jerarquía.
Plantillas de estructuras de desglose de trabajo
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La estructura de desglose del trabajo la realiza todo el equipo del proyecto primero estableciendo los entregables más importantes y luego dividiendo esos entregables en partes y subentregables más pequeños y más manejables. Estas partes más pequeñas luego se desglosan aún más hasta que un solo miembro del equipo pueda hacerse cargo de ellas. En la parte inferior, las tareas de cada miembro se especifican de modo que cuando se inicia el proyecto, el trabajo comienza desde la parte inferior, avanzando gradualmente hacia la parte superior hasta la finalización del proyecto .
En este artículo, aprenderá todo lo que necesita saber sobre las estructuras de desglose de trabajo, como los diferentes tipos, beneficios e incluso algunas guías y pasos sobre cómo hacer su propia plantilla. Si estás pensando en iniciar un proyecto en tu empresa, te beneficiaría mucho conocer toda esta información. Primero, aprendamos sobre los diferentes tipos de WBS.
Tipos de Estructuras de Desglose de Trabajo
Existen diferentes tipos de plantillas de estructura de desglose del trabajo y se realizan de acuerdo con el enfoque principal del proyecto. Dado que WBS es básicamente diagramas o mapas de ilustraciones fáciles de entender para un proyecto, se pueden hacer muchos tipos diferentes. Echemos un vistazo a los diferentes tipos de plantillas WBS que puede adaptar a su empresa u organización.
Estructura de desglose de trabajo orientada a verbos
Este es un tipo de WBS orientado a la acción. Este tipo establece los entregables del trabajo del proyecto en términos de las acciones que se deben realizar para que se pueda producir el entregable. En cada elemento de este tipo de WBS, un verbo es la primera palabra utilizada, como desarrollar, transferir, diseñar, etc.
Estructura de descomposición del trabajo orientada al sustantivo
Este es un tipo de WBS orientado a elementos. En este tipo, los entregables del trabajo del proyecto se definen en términos de los elementos físicos o funcionales del proyecto, que suelen ser sustantivos como módulo, motor de automóvil, antena, etc. Los sustantivos suelen ser partes de los productos en la EDT, por lo que este tipo también se conoce como estructura de desglose del producto o PBS.
Estructura de desglose del trabajo en fases temporales
Este es un tipo de WBS orientado al tiempo que normalmente se usa en proyectos que requieren mucho tiempo . Los proyectos que utilizan este tipo de WBS se dividen en fases principales en lugar de tareas y acciones. En este tipo, las fases se planifican en detalle y luego se tratan de una en una según las más actuales.
EDT de organización, EDT geográfica, EDT de costos y EDT de centro de beneficio
Estos tipos también se utilizan y se centran en la organización, la ubicación y el presupuesto, costes o beneficios de todo el proyecto. Estos tipos no se usan tanto como los demás, pero hay muchos ejemplos de estructuras de desglose del trabajo disponibles en línea si desea obtener más información sobre ellos.
Estos son los tipos más comunes de WBS que son creados y utilizados por empresas u organizaciones para organizar y llevar a cabo sus proyectos de manera más eficiente. Ahora pasemos a los diferentes beneficios de usar una estructura de desglose del trabajo para sus proyectos.
Ejemplos de estructuras de descomposición del trabajo
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Beneficios de usar una estructura de descomposición del trabajo
Hay diferentes beneficios de utilizar una estructura de desglose del trabajo para llevar a cabo de manera efectiva un proyecto en una organización. Los proyectos requieren mucho tiempo, esfuerzo e incluso dinero, por lo que cuando planea comenzar uno, debe asegurarse de que se llevará a cabo bien y se completará en la cantidad de tiempo adecuada.
Estos son los numerosos beneficios de usar una estructura de desglose del trabajo:
La WBS produciría pasos detallados
Al crear una WBS, el gerente del proyecto y los miembros del equipo se verían obligados a crear pasos detallados para poder definir de manera efectiva lo que se debe hacer para poder construir un producto o brindar un buen servicio. Tener pasos vagos generaría muchas preguntas o podría causar problemas de comunicación o malentendidos que son contraproducentes para los objetivos del proyecto.
La WBS se puede utilizar como referencia para hacer un cronograma y un presupuesto
La creación temprana de una EDT puede sentar las bases para trazar un buen cronograma y planificar el presupuesto para todo el proyecto . Una buena EDT permitiría al director del proyecto y al equipo asignar recursos y presupuestos específicos a tareas específicas. Conocer estas tareas también ayudaría a hacer un cronograma realista desde el inicio del proyecto hasta su finalización.
La EDT fomenta el compromiso y genera responsabilidad
La planificación y creación de una EDT involucran no solo al director del proyecto, sino también a todo el equipo del proyecto. Todo el proceso de planificación de un proyecto y creación de una EDT podría crear entusiasmo entre los participantes, lo que alentaría su compromiso de seguir el proyecto hasta el final. Dado que los roles y responsabilidades de las tareas se especifican en la WBS, las personas son responsables de las tareas que se les asignan.
La WBS promueve la transparencia y podría conducir a una mayor productividad
La EDT sería desarrollada por todos los involucrados en el proyecto, lo que significa que todos y cada uno de los miembros conocen y están informados de todo lo involucrado en el proyecto. Además, dado que la creación de la WBS sería un esfuerzo de equipo, se necesitarían muchos aportes para determinar cómo se completaría el proyecto de manera productiva. Se puede establecer el número de personas a asignar para cada tarea así como el presupuesto que se necesitaría. Esto garantizaría que el proyecto se completaría sin problemas y que los miembros del equipo del proyecto trabajarían al máximo de su productividad.
La WBS es la herramienta perfecta para el seguimiento del progreso
Progreso en términos de qué tareas se han completado, cuánto tiempo aún se necesitaría para las tareas restantes y si hay algún presupuesto o recursos que no se hayan utilizado para completar cada tarea. Esto es muy importante para que el gerente del proyecto sepa que el proyecto está progresando bien y que se completará a tiempo.
Estos son los beneficios de desarrollar una EDT antes de poner en marcha un proyecto. Ahora veamos los componentes esenciales que se necesitan al hacer una EDT.
Muestras de EDT
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Componentes importantes de una estructura de descomposición del trabajo
Como ha visto, existen muchos beneficios al crear y utilizar una estructura de desglose del trabajo. Ahora, para poder hacer su propia plantilla de estructura de desglose del trabajo, debe conocer los componentes más importantes que deben incluirse en la EDT. No tener estos o tener componentes incompletos podría afectar la efectividad de su WBS. No solo eso, sino que puede perderse algunos detalles importantes que solo descubrirá al final del proyecto.
Estos son los componentes importantes de una EDT que deben incluirse al crear una:
Las tareas de todos y cada uno de los miembros del equipo del proyecto
La razón principal para hacer una WBS es simplificar toda la información y las actividades necesarias para completar un proyecto en una colección precisa de tareas que los miembros del equipo del proyecto deben asignar y llevar a cabo. Las tareas deben especificarse para que el gerente del proyecto tenga más facilidad para supervisar cómo se realizan las tareas a medida que se realizan.
Todas las tareas deben ser específicas, independientes y medibles y deben tener sus propios límites claramente definidos. El trabajo involucrado en las tareas también debe incluirse y ningún otro trabajo que no sea del proyecto debe ser parte de él.
Cualquier costo necesario para la finalización del proyecto
Dado que las tareas que incluya deberían ser medibles, los costos se pueden asignar a cada una de esas tareas. Tener una WBS permitiría a los gerentes de proyecto distribuir efectivamente el presupuesto del proyecto de acuerdo con los costos necesarios para completar todas las tareas. Es importante tener en cuenta que el total de todos los costos de tareas combinados no debe exceder el costo total del proyecto.
Todo el cronograma del proyecto, en detalle
El cronograma para el proyecto y las tareas del proyecto deben incluirse en la EDT. Esto es importante para que el administrador del proyecto pueda realizar un seguimiento de la finalización del proyecto según el cronograma. Dado que las tareas del proyecto deben tener límites claramente definidos, el director del proyecto puede ver cómo progresa el proyecto comprobando cuáles de las tareas ya se han completado. El gerente del proyecto también debe verificar el porcentaje de finalización de cada tarea individual, ya que las tareas también son medibles.
Todo el alcance del proyecto
El alcance del proyecto es todo lo que está involucrado en la realización de todo el proyecto. El gerente del proyecto ya debe haber definido el alcance del proyecto para que cuando esté haciendo su WBS, el proyecto pueda completarse sin tener que hacer ningún trabajo adicional. Hacer una WBS ayudaría a establecer el alcance completo del proyecto, ya que estaría haciendo una lista de todas las tareas necesarias para su finalización. El equipo del proyecto debe poder terminar el proyecto solo completando estas tareas.
La función o el propósito de todo el proyecto
Un proyecto puede considerarse exitoso si al final del mismo se han cumplido los objetivos o el propósito. Todas las tareas en una EDT están destinadas a cumplir una parte de la función general del proyecto. Una tarea solo puede considerarse completa cuando es capaz de lograr su función individual. Por lo tanto, cuando se han completado todas las tareas, el proyecto ya es completamente funcional.
Funciones y responsabilidades
Finalmente, las tareas en una EDT no se pueden realizar sin el esfuerzo de las personas involucradas en el proyecto. La EDT debe contener todos los roles y responsabilidades que se esperan de cada miembro del equipo o de cada unidad asignada a una tarea específica. El administrador del proyecto está a cargo de asignar estas responsabilidades y el administrador de tareas sería responsable de asegurarse de que todas las tareas se realicen a tiempo, dentro del presupuesto y al final del mismo, el proyecto es completamente funcional.
Estos son los componentes más importantes de una WBS y deben incluirse en ella. Sin estos, es posible que no tenga una plantilla WBS efectiva y su proyecto podría verse comprometido. Para ayudarlo aún más, analicemos algunas pautas para crear su WBS para que cuando comience a hacer uno, tenga toda la información esencial necesaria.
Directrices para hacer una plantilla de estructura de desglose del trabajo
Antes de pasar a crear su propia plantilla, veamos algunas pautas importantes a tener en cuenta. Estas pautas lo ayudarán a crear una WBS eficiente, detallada y funcional para su proyecto. Estas pautas son las siguientes:
- Recuerde que el nivel más alto de su WBS representaría el objetivo final o entregable de su proyecto. Esta es la parte más importante y el objetivo principal de su proyecto. Al final del proyecto, esto debe haberse logrado para poder decir que fue un éxito.
- Los diferentes niveles de su WBS contendrían sub-entregables. Estos contendrían los paquetes de trabajo que asignaría a una persona, un equipo, una unidad o un departamento de la organización. Es esencial dejar claras todas las responsabilidades específicas que van con las tareas para que los miembros del equipo estén bien informados y puedan llevar a cabo bien sus tareas.
- Un paquete de trabajo definiría el trabajo que se necesita hacer, la duración o el marco de tiempo necesario para completarlo y los costos y recursos necesarios para producir los sub-entregables. Es importante tener en cuenta que un paquete de trabajo debe completarse en un exceso de 10 días.
- Los paquetes de trabajo son todos diferentes y deben estar separados de otros paquetes de trabajo en su WBS. Aparte de esto, cada paquete de trabajo debe ser único y no debe repetirse en toda la estructura de descomposición del trabajo.
- Todos y cada uno de los elementos de la WBS no necesitan ser definidos y establecidos al mismo nivel. Algunos elementos deben explicarse con más detalle, mientras que los elementos más simples solo pueden indicarse si son fácilmente comprensibles.
Tenga en cuenta estas pautas cuando cree su propia plantilla para que pueda crear una WBS que sea fácil de entender para que su equipo de proyecto pueda trabajar de manera efectiva para completar su proyecto.
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Cómo hacer una plantilla de estructura de desglose de trabajo
Ahora que tienes mucha información sobre estructuras de desglose de trabajo y plantillas de estructuras de desglose de trabajo, también te sería muy útil saber cómo hacer tu propia plantilla WBS para que puedas organizar bien tus proyectos. Aquí hay algunos consejos y pasos útiles para guiarlo en la creación de su propia plantilla:
- Lo primero que debe considerar al hacer una EDT es escribir y registrar todos los objetivos que está tratando de lograr en su proyecto. Estos objetivos pueden ser desde los más simples hasta los más complicados que tendrían un gran impacto en su organización. Piense en los principales objetivos que tendría para su proyecto y enumérelos todos.
- Luego, tendría que dividir esos objetivos en tareas más pequeñas y simples hasta el punto en que comenzaría a asignar tareas específicas a las personas involucradas en el proyecto. En este punto, tendría que concentrarse más en los entregables del proyecto que en las tareas. Puede comenzar dividiendo su proyecto en fases y entregas de proyectos más grandes.
- La regla del 100% que incluiría todo el trabajo que sería necesario para completar el proyecto y lograr todos los objetivos. Esto no incluye ninguno o todo el trabajo extra, adicional o no relacionado necesario para completar el proyecto.
- El hecho de que todo es mutuamente excluyente. Esto significa que no tendrás que repetir dos veces ninguna de las subtareas o cargas de trabajo para no incumplir la regla del 100 %. La repetición también daría lugar a errores de cálculo e inexactitudes cuando intenta averiguar los recursos que necesitaría para completar su proyecto.
- Concéntrese en los resultados en lugar de las tareas o acciones. Concentrarse en los entregables en lugar de las tareas haría que su WBS fuera mucho más efectivo, ya que llamaría más la atención sobre los resultados que sobre los procesos.
- La regla de esfuerzo 8/80 establece que cualquier carga de trabajo debe completarse en no menos de 8 horas pero tampoco más de 80 horas de esfuerzo. En pocas palabras, si informa sobre su proyecto todos los meses, la carga de trabajo no debería demorar más de un mes en completarse.
- Por lo general, la EDT se completaría en 3 niveles principales. Estos niveles principales deben ser lo suficientemente detallados y pueden subdividirse aún más si se necesitan más detalles.
- Finalmente, tendría que comenzar a asignar tareas a los miembros del equipo del proyecto. Todos y cada uno de los paquetes de trabajo deben asignarse a una persona específica o a un pequeño equipo de personas para completarlo. Todas las responsabilidades deben ser claras y no debe haber superposición de trabajo.
