Más de 40 cartas de referencia para propietarios y muestras de formularios

Una carta de referencia del arrendador generalmente la escribe el arrendador a pedido del arrendatario. Dicha carta se puede utilizar como comprobante de domicilio del inquilino o para cualquier otro propósito relacionado con la residencia. Esta carta contiene toda la información relevante sobre su acuerdo con el inquilino sobre la propiedad alquilada. También contendrá alguna información sobre el carácter de los inquilinos.

Hacer una carta de este tipo es bastante fácil ya que no existe un formato estándar para ella. Siempre que contenga toda la información importante sobre el contrato y el inquilino, la carta es efectiva. En realidad, este tipo de carta es más comúnmente utilizado por un inquilino si se muda a un apartamento o casa diferente . El arrendador de la nueva propiedad puede requerir la carta del arrendador anterior como verificación de que el arrendatario será un arrendatario aceptable. Solo después de que el nuevo arrendador reciba la carta de referencia del arrendador, el arrendatario será elegible para alquilar la nueva propiedad.

Cartas de referencia del arrendador

Por cualquier motivo, es posible que sus inquilinos actuales o anteriores le pidan una carta.

La escritura real de la carta no es muy complicada, pero a veces los propietarios se confunden en términos de lo que se debe decir. Como propietario, definitivamente estará agradecido si sus inquilinos le brindan una referencia de alquiler honesta y completa para inquilinos potenciales . Así que deberías estar dispuesto a hacer lo mismo. Cuando un inquilino le solicite una carta de este tipo, escríbala de la manera más directa y honesta posible, en función de lo que haya experimentado durante todo el arrendamiento.

La carta solo debe contener hechos relacionados con el arrendatario y el arrendamiento real. Debe ser factual y no debe contener referencias subjetivas. También es aconsejable no dar demasiada información personal sobre el inquilino, especialmente si lo conoce bien. Solo debe contener información relevante, luego puede terminarlo con un breve respaldo. Una vez que el futuro propietario haya leído su carta, puede decidir si le alquila al inquilino.

Además de toda la información importante, la carta también debe incluir el nombre del inquilino y la dirección exacta de la propiedad alquilada. Como la carta no tiene un formato estándar, puedes escribirla como quieras. Puede ver diferentes muestras en línea o seguir los consejos que hemos recopilado para usted (que se analizarán más adelante en el artículo).

 

Elementos importantes de una carta de referencia del arrendador 

Mientras escribe una carta de este tipo, no necesitará demasiado tiempo y esfuerzo para hacerlo. Eso es si tiene toda la información, así como algunos consejos útiles. En esta sección, hablaremos sobre los elementos importantes que debe contener su carta.

La fecha

En la parte superior de su carta, debe escribir la fecha en que realmente escribió la carta. Es importante escribir esto para que el lector sepa que la carta es actual.

Información de arrendamiento

Esta es la parte más importante de la carta. Debe escribir el nombre completo del inquilino, la dirección exacta de la propiedad que se alquiló y la fecha de inicio y finalización del arrendamiento.

Detalles sobre el arrendamiento

Si bien la información del arrendamiento contiene la información básica sobre el arrendatario, los detalles del arrendamiento contendrán otra información relevante. Debe indicar si el inquilino ha realizado o no los pagos en tiempo y forma. Si hubo instancias en las que el alquiler se pagó con retraso , puede explicar por qué y cómo se resolvió el problema.

Aquí también escribe cómo se veía la propiedad después del arrendamiento. Puede compartir si el inquilino cuidó y mantuvo la propiedad en la que vivía o no. Es importante usar palabras descriptivas en esta sección para transmitir su mensaje lo suficientemente bien.

Detalles sobre el inquilino

También es importante que discuta el comportamiento del inquilino durante todo el período de arrendamiento, sin dejar de ser objetivo. Puede discutir situaciones destacadas cuando haya interactuado con el inquilino, siempre que crea que es relevante para la carta que está escribiendo.

Resumen

Haga un resumen de toda la relación que habían compartido como propietario e inquilino. Indique también si está dispuesto o no a volver a alquilarle al inquilino si se presenta la oportunidad.

Tus detalles

Finalmente, agregue su propia información de contacto y anime al lector a llamarlo o enviarle un correo electrónico si tiene alguna pregunta o si algo no está claro.

Sencillo, ¿no? Siempre que tenga a mano todos los detalles técnicos, como las fechas del alquiler, podrá escribir la carta fácilmente. A continuación, analicemos alguna información sobre dicha carta.

 

Formularios de referencia del propietario

Alguna información sobre una carta de referencia del arrendador

En un momento u otro, tendrás que hacer una carta para tus inquilinos si estás alquilando cualquier tipo de propiedad. Es un hecho que los inquilinos no se quedan en un lugar de forma permanente, por lo que lo más probable es que le pidan una carta de referencia del propietario. En realidad, comenzar la carta puede parecer un desafío, pero no tiene por qué serlo. Es importante tener en cuenta que los posibles futuros propietarios (al igual que usted) desean verificar:

• Las fechas del arrendamiento
• Si el alquiler siempre se pagara a tiempo
• Si la propiedad estaba bien mantenida
• Si hubiera habido alguna queja
• Si el inquilino es educado y no exigente
• Si hubiera necesitado desalojar al inquilino
• Si volverá a alquilar al inquilino en el futuro

Si tiene la suerte de tener un buen inquilino, entonces no tendrá dificultades para escribir una carta positiva. Pero no intentes cantar alabanzas con demasiado entusiasmo. Podría dar un mensaje equivocado al lector. Puede hacer que el lector sospeche de tus intenciones de escribir la carta.

Sin embargo, ¿es correcto escribir una carta sobre un inquilino, que es negativa?

Hay ocasiones en las que se encuentra con inquilinos que:

• Siempre se atrasa en el pago del alquiler;
• Dañar su propiedad o la estructura de su propiedad;
• Recibe muchas quejas de los vecinos;
• O es grosero, impaciente y antisocial.

En casos como estos, es muy tentador escribir una referencia negativa o incluso mordaz. Sin embargo, eso NO es una buena idea. Cuando escribe una carta de este tipo, es importante ser objetivo y ceñirse a los hechos.

Entonces, a menos que tenga evidencia concreta para respaldar todas las cosas malas que planea escribir sobre su inquilino, es más recomendable guardarse los comentarios negativos para usted. El problema es que cuando escribes referencias negativas, el inquilino puede usar la carta en tu contra, especialmente si no tienes pruebas que la respalden. Entonces, en el caso de que realmente no pueda pensar en nada bueno o haya tenido una experiencia realmente mala con el inquilino, puede negarse a escribir la carta de referencia por completo.

Al pensar en una buena referencia, debe encontrar el equilibrio adecuado. Al escribir su carta, no debe ser demasiado entusiasta ni demasiado robótico. Encuentra el punto dulce en el medio que hará que tu carta sea una buena lectura.

Por lo general, los futuros propietarios potenciales desean comunicarse con los propietarios anteriores para verificar que el inquilino potencial sea un buen inquilino. Así que cuando te pidan una carta, asegúrate de saber cómo hacerlo y todo el contenido de tu carta será cierto. Para ayudarte, aquí hay algunos consejos de escritura útiles para ti.

 

Consejos útiles para escribir una carta de referencia del arrendador 

Si está alquilando una propiedad, en algún momento se le pedirá una carta de referencia del arrendador. Escribir uno no es tan desafiante y cuando te guían consejos útiles, la tarea se vuelve mucho más fácil. Aquí hay algunos consejos útiles para que usted se convierta en un profesional de la redacción de cartas de referencia:

Siempre se honesto

Independientemente de los sentimientos que pueda tener sobre el inquilino, siempre sea honesto cuando escriba una carta de referencia. La verdad es importante y debe estar presente a lo largo de su carta.

Centrarse en los hechos

Puede que tenga que escribir detalles sobre el inquilino, pero nunca los escriba subjetivamente. Concéntrese en los hechos sobre el comportamiento y todos los hechos relacionados con el arrendamiento.

Sé justo

No es necesario mencionar la raza, etnia, género, antecedentes y otra información personal sobre el inquilino. Estos no son importantes y, de hecho, mencionarlos podría plantear problemas.

Hacer uso de una plantilla formal

Aunque no existe un formato estándar para una carta de este tipo, utilice una plantilla de carta comercial , incluso si el contenido no es tan formal.

Estos consejos son simples, pero realmente te ayudarán cuando estés escribiendo la carta. Esto es lo que vamos a pasar a continuación.

Cómo escribir una carta de referencia del arrendador 

Escribir una excelente carta de referencia de propietario es fácil cuando tiene toda la información importante más algunos consejos que pueden ayudarlo. Siempre que haya tenido una buena relación con el inquilino, es recomendable escribir una carta con una nota positiva. Esto asegurará que incluso si el inquilino ya no le alquila, aún mantendrá su buena relación. Además, el inquilino puede recomendar su propiedad para que otros también la alquilen. Aquí hay algunos tips para ayudarte:

• Reúna toda la información que necesita para la carta. Confirme las fechas de inicio y finalización del arrendamiento consultando su contrato. Por lo general, el arrendador potencial querrá saber cuánto tiempo permaneció el arrendatario en la propiedad anterior.
• Si no puede encontrar su acuerdo, también puede buscar en sus registros bancarios. Podrá ver desde allí la fecha de inicio cuando se depositó el alquiler en su cuenta.
• Mientras revisa sus registros bancarios, también tenga en cuenta si hubo pagos atrasados ​​y cuándo. Si el inquilino había alquilado durante mucho tiempo, es posible que no recuerde si hubo pagos atrasados ​​o cuándo. Los registros bancarios pueden confirmar eso.
• Si hubo algún retraso en los pagos, trate de recordar si los motivos eran válidos o si tuvo que avisar al inquilino más de una vez.
• Comprobar si ha habido alguna queja sobre los inquilinos por parte de los vecinos. Si la hubiera, debe incluir esa información en la carta. Hable sobre las quejas, cómo las resolvió y si se repitieron.
• También hay que mencionar si ha habido alguna queja sobre las mascotas del inquilino. Muchos propietarios son reacios a alquilar a dueños de mascotas y si las mascotas han sido la causa de la queja, entonces es importante tener esto en cuenta.
• Antes de escribir su carta, haga una verificación de la propiedad. Si se dejó en buen o mal estado, hay que indicarlo en la carta. También a lo largo del arrendamiento, trate de recordar si hubo algún daño y, si lo hubo, el inquilino se lo informó.
• Si el inquilino todavía vive con usted, primero debe pedirle al inquilino que vea la propiedad. Explique que es para el propósito de la carta que le está solicitando.
• En la medida de lo posible, trate de evitar escribir referencias negativas. Esto podría causarle muchos problemas, incluso posibles problemas legales. El inquilino puede usar su carta como evidencia de que no pudo alquilar una propiedad debido a la carta que usted escribió.
• Si no tiene nada bueno que decir sobre un inquilino y el arrendamiento, entonces es una mejor idea que se niegue a escribir la carta por completo. Esta es una mejor opción porque si escribe una buena carta para un mal inquilino, entonces el propietario del inquilino puede responsabilizarlo legalmente, usando la carta como evidencia.
• Una vez que tenga toda esta información a mano, es hora de comenzar a escribir su carta. Abra el software de su elección y formatee la página. Configure las fuentes y los márgenes como si fuera una carta comercial. Puede imprimir en papel con membrete o escribir su dirección en la parte superior de su carta antes de comenzar.
• Comience con el saludo . Haz que sea general si no sabes para quién es tu carta. Si sabe el nombre de la persona, entonces puede escribir su nombre.
• Después del saludo, puede continuar y exponer todos los hechos que ha reunido. Una carta de referencia del arrendador no tiene que ser larga. De hecho, cuanto más breve sea, mayor será la probabilidad de que el lector lea la carta completa.
• Puede escribir un breve párrafo para cada uno de los elementos que aprendió en la sección anterior de este artículo. Las quejas no son necesariamente negativas, especialmente si hubo una buena razón detrás de la queja y si el inquilino resolvió el problema por sí mismo. Entonces puede resaltar este hecho a favor del inquilino.
• Después de que haya declarado todos los hechos necesarios, coloque una declaración que invite al lector a ponerse en contacto con usted si tiene alguna pregunta. Proporcione sus propios datos de contacto para que el posible futuro propietario pueda comunicarse con usted si surge algún problema. Puede dar su número de teléfono, así como su dirección de correo electrónico.
• Una vez hecho esto, cierre su carta. Incluya un cierre, su nombre y asegúrese de insertar espacios sobre su nombre para que pueda colocar su firma una vez que esté impresa. Una vez impresa, firme la carta con un bolígrafo azul o negro.
• Aunque no es una buena idea escribir referencias negativas, tampoco es recomendable escribir una carta demasiado positiva. Cuando elogias demasiado al inquilino, los propietarios potenciales pueden sospechar que tus sentimientos son falsos y que en realidad estás tratando de deshacerte del inquilino. En su lugar, trate de ser objetivo pero de una manera positiva.
• Además, mientras escribe su carta, sea honesto. No tiene que agregar declaraciones que no sean ciertas solo para ayudar al inquilino. Mentir nunca es una buena idea.
• Antes de imprimir su carta, revísela más de una vez. Déjalo a un lado por un tiempo y luego, cuando hayas tenido tiempo para descansar y repensar, revísalo de nuevo. Luego, puede detectar cualquier palabra faltante, faltas de ortografía y errores de gramática o puntuación. Es una buena idea leer su carta en voz alta; esta es una forma de encontrar errores.
• Cuando esté seguro de que su carta es correcta, puede imprimirla. Firme la carta y luego envíela por correo al propietario o entréguesela al inquilino si eso es lo que solicitó. De cualquier manera, haga otra copia de la carta para usted y archívela con sus otros documentos relacionados con la propiedad.
• Cuando estés escribiendo la carta, ten en cuenta también que en un momento u otro tu inquilino probablemente la lea. Por eso, si hay “hechos negativos” que se incluyen, es mejor mostrárselos al inquilino de antemano. Luego tendrá la oportunidad de discutir por qué esos puntos están en la carta.

Ahí tienes, pasos y consejos para guiarte mientras escribes la carta. Ahora hay momentos en los que tendrá que llenar un formulario en lugar de hacer una carta usted mismo. En casos como estos, necesita saber qué contiene el formulario para poder prepararse.

¿Qué contienen los formularios de referencia de arrendador? 

En lugar de escribir una carta usted mismo, también puede completar un formulario de referencia del propietario. Estos son formularios que ya contienen mucha información relevante y todo lo que tiene que hacer como arrendador es completar los espacios en blanco. Por lo general, los formularios de referencia del arrendador contienen:

• El nombre, dirección y datos de contacto del arrendador. Los datos de contacto son el número de casa, el número de teléfono móvil y la dirección de correo electrónico.
• La dirección del apartamento o casa que fue alquilada por el inquilino.
• Las fechas en que el inquilino había vivido en el apartamento o casa. Se debe indicar la fecha de inicio y la fecha de finalización.
• Si el inquilino dio aviso previo antes de mudarse.
• La cantidad de alquiler que pagó el inquilino cada mes. También es una pregunta si el inquilino todavía le debe al propietario alguna renta atrasada.
• Preguntas sobre si o no y con qué frecuencia el arrendatario:
• pagó el alquiler tarde
• exigió un aviso de alquiler
• se le dio un aviso de desalojo
• Preguntas sobre qué tan bien el inquilino mantuvo la limpieza y el mantenimiento de la propiedad alquilada.
• Si el inquilino permite o no que personas no autorizadas vivan en la propiedad alquilada.
• Si recibió o no alguna queja de los vecinos sobre el inquilino. Si hubo alguna queja, es posible que tenga que elaborarla.
• Si hubo o no daños a la estructura o al contenido de la propiedad alquilada mientras el arrendatario vivía en ella. Si lo hubo, ¿informó el arrendatario al arrendador o no?
• Si el depósito de seguridad fue devuelto o no al inquilino. Si no, tienes que explicar por qué.
• Si el inquilino poseía o no mascotas que vivían dentro de la propiedad alquilada.
• Si el inquilino siguió o no inició ningún procedimiento de prevención o erradicación de plagas.
• Si aceptará o no volver a alquilarle al/a los inquilino/s. Si no es así, puede que tenga que dar sus razones por qué.
• Luego, al final, debe colocar su firma como propietario para que el formulario sea oficial.