Más de 40 formularios y plantillas de solicitud de tiempo libre efectivo

Las empresas exitosas siempre mantienen un cronograma para aprobar el tiempo libre de sus empleados. Este es un factor importante para mantener la mano de obra necesaria para administrar el negocio de manera eficiente en un momento dado. Un formulario de solicitud de tiempo libre modificado se hará cargo de esta necesidad.

Es posible que ya esté en vigor una política establecida sobre este tipo de formularios, pero siempre habrá espacio para mejorar, específicamente sobre cómo agilizar el proceso para realizar estas solicitudes. Los empleados pueden acceder fácilmente a dichos formularios, que están disponibles en línea, para solicitar su permiso de ausencia planificado. El formulario debe ser sencillo y proporcionar detalles del empleador sobre su solicitud. Tal sería la base para la aprobación de la denegación de las solicitudes. El mismo formulario también proporcionará detalles sobre cómo administrar las solicitudes de tiempo libre pagado y no pagado de todos los empleados.

Incluso los mejores y más dedicados empleados siempre necesitarán un tiempo libre en el trabajo. Es una parte inevitable del ciclo de trabajo. Un permiso de ausencia permitiría a los empleados atender sus necesidades personales, ya sean médicas, sociales, una emergencia o simplemente pasar tiempo de calidad con sus familias.

Hay solicitudes en línea de formularios de tiempo libre, que serían herramientas muy convenientes. Los empleados solo necesitan completar sus nombres, su departamento, ID de empleado, horario normal de trabajo y fecha/s del tiempo libre solicitado. Se debe actuar sobre la solicitud de inmediato, ya sea que se deniegue o se apruebe, agregando las notas pertinentes al respecto.

Formularios de solicitud de tiempo libre

Uso de un formulario de solicitud de tiempo libre

El formulario de solicitud de tiempo libre permitirá al empleador realizar un seguimiento de las licencias de vacaciones y licencias por enfermedad solicitadas por sus empleados . La información contenida en estos documentos proporcionará los datos del empleador que se utilizarán para ajustar las horas de trabajo para que no haya escasez de mano de obra. Al mismo tiempo, el formulario es una herramienta fácil para que los empleados soliciten sus permisos correspondientes.

Este documento se puede utilizar si:

1. El empleador no tiene un formulario preexistente
2. Los empleadores de pequeñas empresas quieren proporcionar a los empleados todos los formularios necesarios que puedan necesitar
3. Trabajas en Recursos Humanos

El llenado del formulario es indispensable ya que siempre quedará a criterio del empleador su aprobación o denegación. Tener tanto tiempo de vacaciones acumulado no te califica como una prioridad. Hasta que no haya presentado la solicitud, no podrá ser objeto de una decisión.

Tomemos como ejemplo a un compañero de oficina que presentó su formulario antes solicitando el mismo período de tiempo libre. Probablemente le darían el visto bueno. Solo para ser inteligente, presente su solicitud para que sea oficial. Esto va lo mismo para el empleador. Recuerde a sus empleados que notifiquen sus bajas. Llenar y enviar el formulario es la mejor manera para que los empleadores lleven un registro de las licencias de los empleados, ya sean vacaciones, eventos especiales o personales. Este formulario ayudará enormemente a mantener las cosas organizadas.

 

¿Qué debe incluirse en su plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre?

Hacer un documento de este tipo requiere mucha reflexión. Puede descargar recursos en línea y usarlos como referencia, o puede comenzar desde cero y crear su propio formulario para su organización. De cualquier manera, mientras crea su formulario, debe incluir algunos elementos importantes para que sea efectivo. Estas son las cosas importantes que se necesitan en el formulario de solicitud de tiempo libre:

1. Fechas y/u horas de permiso solicitado. Asegúrese de completar los días libres solicitados (por ejemplo: 12 de julio de 2017 – 21 de julio de 2017).
2. También anote el número total de días (por ejemplo: 10 días).
3. Recordatorio de la antelación con la que se realiza la solicitud de tiempo libre y la forma de solicitar el tiempo libre.
4. También se debe incluir la fecha de solicitud y la fecha de aprobación o denegación.
5. Las firmas del empleado y del supervisor que aprobó o denegó la solicitud

Otras cosas importantes a incluir:

• Agregue una sección como recordatorio para registrar las fechas en el calendario del empleado y en el sistema de nómina para distinguir el tiempo libre pagado del tiempo libre no pagado.
• Diferentes procesos pueden estar involucrados para diferentes tiempos libres. Éstos incluyen:
  
  • Tiempo de vacaciones versus tiempo de enfermedad versus licencia por duelo
  • Si el tiempo libre es remunerado o no remunerado
  • Si alguien que llama podría necesitar un proceso diferente al de un trabajador asalariado.

No existe un formato estándar para este tipo de formulario, pero los que se encuentran en línea son similares entre sí. Esto se debe a que el propósito del formulario es el mismo, por lo que el formato fluye de manera similar. Pero, ¿para qué sirven estos formularios? ¿Son realmente importantes? Siga leyendo para conocer la importancia de tener y usar dichos formularios en el lugar de trabajo.

Plantillas de solicitud de tiempo libre

La importancia de tener una plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre

¿Es realmente importante tener los documentos adecuados, especialmente con respecto a las solicitudes de tiempo libre de sus empleados? Sí, lo es. Esto se debe a que lo hace más fácil, especialmente si su proveedor de nómina concentra los cálculos de forma regular, sin detalles de tiempo libre.

Dichas solicitudes también le darían al empleador la capacidad de reprogramar las horas de trabajo cuando se le informe con anticipación sobre las solicitudes de tiempo libre. Con las pequeñas empresas , los formularios de vacaciones facilitan molestos problemas. Estas son las razones importantes por las que estos formularios son esenciales en una organización:

1. Mantiene informados tanto al empleador como al empleado sobre su tiempo. A través de estos documentos, se puede acceder fácilmente al registro de todos los empleados sobre sus días libres y los días libres restantes. También es una herramienta importante para rastrear qué empleados solicitan constantemente días libres y, por lo tanto, imponen dificultades excesivas a otros miembros del equipo.
2. Los formularios de solicitud de tiempo libre de los empleados también proporcionarán información precisa sobre cuánto le debe un empleador a un empleado. Esto es útil en situaciones en las que se va a despedir a un empleado. Los documentos arrojarán cuánto tiempo libre pagado tiene derecho el empleado al momento de la terminación .
3. Con las solicitudes de tiempo libre, el empleador puede reprogramar y/o contratar personal para llenar los espacios de tiempo vacantes temporalmente por los que están de licencia. Por lo general, los empleados se reorganizan para mantener las necesidades de mano de obra. La contratación de trabajadores temporales también podría ser una solución. Esta solicitud de tiempo libre presentada con anticipación facilita el proceso de reemplazo.

Como puede ver, los formularios de solicitud de tiempo libre realmente importan. Sin ellos, los empleadores no podrán realizar un seguimiento de los empleados que se toman tiempo libre, y eso puede presentar desafíos y problemas dentro de la organización. Ahora pasemos a algunos consejos que le ayudarán a gestionar las solicitudes de tiempo libre.

 

Gestión de solicitudes de tiempo libre

La mayoría de la fuerza laboral considera que las ventajas y los beneficios de un posible trabajo son tan importantes como el salario mismo. No cometa el error de restringir las políticas de tiempo libre. El tiempo libre es una parte integral del empleado común. Cuando publica demasiadas restricciones en el tiempo libre, tendrá dificultades para conseguir candidatos que lo merezcan o tendrá dificultades para retener a los empleados o tendrá dificultades para mantener el personal completo durante las horas pico de vacaciones.

Cuando un empleado envía un formulario de solicitud de tiempo libre, significa que no se presentará a trabajar, por diferentes motivos. El tiempo libre da tiempo a los empleados para tener una mejor calidad de vida. También le permite tener la libertad de tener una vida personal lejos del entorno laboral. Para poder administrar estas solicitudes de manera eficiente, aquí hay algunos consejos para guiarlo:

Asegúrese de comunicar sus políticas de tiempo libre desde el principio

Los empleadores deben informar a los empleados sobre sus políticas de tiempo libre, preferiblemente tan pronto como sean contratados. Sin el conocimiento de los límites de tiempo libre, ocurrirán dos resultados:

• Los nuevos empleados preguntarán constantemente a otros empleados sobre los límites de las políticas de tiempo libre y esto puede generar resentimiento entre otros empleados.
• Los empleados desinformados dudarán en preguntar por temor a que se les niegue su solicitud de tiempo libre porque no conocen los límites. Esto eventualmente conducirá a la frustración.

Las políticas de tiempo libre de algunas empresas pueden ser parte de un contrato sindical. En tal caso, el empleador está obligado por esas políticas. De lo contrario, el empleador podría volverse flexible con sus políticas con respecto a las licencias de tiempo libre.

Lo más importante es incluir flexibilidad gerencial para que pueda tener en cuenta situaciones que no puede planificar con anticipación. Escriba un manual del empleado y ponga sus políticas a disposición de todos los empleados para atender sus preguntas si surgen. Si es posible, cubra el tema durante sus entrevistas.

Se debe establecer una fecha límite para las solicitudes

También es fundamental regular las solicitudes de tiempo libre de los empleados. Ciertas empresas no podían permitirse una avalancha de solicitudes de tiempo libre, especialmente aquellas involucradas durante temporadas de alta intensidad. Estos son los negocios en los que demasiado tiempo libre significaría un desastre. Caso que nos ocupa son los establecimientos de venta al por menor que operan durante las vacaciones.

Para evitar la presentación de tiempo libre durante estos tiempos, el empleador debe establecer una fecha límite para la presentación del tiempo libre. Yendo más allá, también puede establecer un marco de tiempo para cuando las solicitudes pueden llegar. Algunos empleados tienen la molesta costumbre de presentar solicitudes para el próximo año, una clara desventaja para los empleados que aún no han sido contratados.

Dicho aviso de fecha límite también debe anunciarse al mismo tiempo a todos los empleados. Esto es importante porque le dará tiempo al empleador para decidir a quién se le otorgará el tiempo libre en caso de que las solicitudes de tiempo libre se presenten al mismo tiempo. Por lo general, la decisión se toma por orden de llegada, seguida de la antigüedad.

La base de “primero en llegar, primero en servir” beneficia a las solicitudes tempranas, pero también falla porque quienes solicitaron temprano también podrían ser los mismos el próximo año. Sería injusto para aquellos que no pudieron presentar su solicitud hasta el día siguiente. Si y cuando dos solicitudes son razones válidas, se considerará la antigüedad.

Pero no dependa demasiado de la base de «primero en llegar, primero en servir» al elegir quién tiene tiempo libre. Su discreción tampoco debe estar influenciada todo el tiempo por la antigüedad. Si lo hace, los nuevos empleados sentirían que nunca merecerán oportunidades de tiempo libre porque son neófitos en el grupo. Considere que estos jóvenes cambian de trabajo por períodos cortos de tiempo y mostrar algún tipo leve de discriminación en las decisiones de tiempo libre podría acelerar su salida de su establecimiento.

Durante las horas pico de negocios, intente usar las recompensas para empleados

Es probable que los empleados no agraden a los empleadores que se apegan estrictamente a las reglas. Practica algo de flexibilidad. Para los horarios que requieren sacrificio, las recompensas generalmente funcionan en una fuerza renuente.

Por ejemplo, los empleados que están dispuestos a trabajar durante las vacaciones, los fines de semana u otras horas pico que son notorias por las solicitudes de tiempo libre, una recompensa es un gesto de bienvenida. Los bonos de tiempo libre para resolver problemas de tiempo libre serían geniales. Ojo por ojo para los empleados que lo merecen. Luego, por supuesto, tenemos aquellos empleados que no quieren ningún tiempo libre. Pero esa es una historia diferente. 

Proporcione un horario rotativo para sus empleados

Una encuesta realizada por HR Solutions, Inc. ha recopilado las diez principales quejas que tienen los empleados y el favoritismo se encuentra en el número uno. En todos los establecimientos comerciales, siempre hay empleados que pueden encantar su camino para obtener lo que quieren.

Como fines de semana libres para el verano o, a menudo, emergencias familiares o bajas por enfermedad no programadas. Estos personajes grasientos pueden obtener fácilmente solicitudes de tiempo libre. Esto es muy injusto para los empleados reservados que solicitan su tiempo libre de la forma habitual. Y es por eso que se necesita un horario rotativo de tiempo libre.

Muchos empleados siempre recordarán estar atrapados en el trabajo durante las vacaciones. Es bastante seguro asumir que a algunos incluso se les da tiempo de trabajo durante las vacaciones durante dos años seguidos. Rotar las solicitudes de tiempo libre de los empleados es una forma justa de administrar estas solicitudes, especialmente cuando se trata de vacaciones y fines de semana. 

Supervisar todas las solicitudes anteriores que se han realizado

Con la ayuda de formularios, sería muy fácil realizar un seguimiento de las solicitudes de tiempo libre de los empleados. A partir de estos, pudimos registrar cuándo hicieron la(s) solicitud(es), por qué la solicitaron y el tiempo libre real. Ciertamente es tedioso revisar todas estas solicitudes, pero le dará una idea de los patrones de tiempo libre de los empleados.

Aquí, uno descubriría quiénes han solicitado con demasiada frecuencia tiempo libre por las mismas razones. La próxima solicitud de este empleado ciertamente sería denegada. O descubra a un empleado que rara vez solicitó tiempo libre y, por lo tanto, lo merece. A menudo, dichos empleados no tienen la confianza suficiente y necesitan que se les informe que tienen derecho a un tiempo libre. 

Sugerir turnos o días de negociación

Es inevitable que ocurran emergencias. ¿Qué pasa si el empleado ha agotado todo su tiempo libre? ¿Qué sucede si la empresa tiene horarios rotativos estrictos? El Patrón deberá tener cierta flexibilidad para resolver el predicamento. La mejor solución a esto es permitir que los empleados intercambien turnos/días.

Los empleados sólo tendrán que acordar entre ellos el turno de trabajo. Esto saca al empleador de la ecuación. También disipa la idea de que el empleador está mostrando favoritismo al otorgar permisos de emergencia. Una palabra de precaución aquí: debe verificar con el empleado que el acuerdo es mutuamente ventajoso para ambos.

Administrar las solicitudes de tiempo libre no es tan complicado. Es un collage de políticas definidas, flexibilidad en materia de emergencias y la evitación, si no, la eliminación del favoritismo. Pero a medida que administra las solicitudes de tiempo libre de sus empleados, será muy útil si tiene la plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre adecuada para que le sirva como referencia.

Solicitud de formulario de tiempo libre

Escribir una solicitud de tiempo libre

Un empleado debe tener en cuenta que cuando solicita tiempo libre, siempre es una buena práctica ponerlo por escrito. Esto le daría un sentido de profesionalismo y formalidad. Los documentos pertinentes requeridos deben acompañar la carta. Debe ser conciso y debe proporcionar toda la información vital relevante para la solicitud.

La presentación de dicha carta tendrá repercusión en el empleador o en el responsable de su aprobación o denegación. Una mala presentación ciertamente sería negada. Se debe investigar un poco antes de escribir la carta, especialmente las políticas de vacaciones de su lugar de trabajo.

Todos los formularios requeridos deben completarse en un marco de tiempo provisto por la política. Un detalle importante que debe proporcionar el empleado es la duración de la solicitud, cuándo comenzaría y cuándo terminaría. Cumplir con todos los requisitos reglamentarios de la empresa le daría al empleado una mejor oportunidad de obtener una aprobación. Todos estos requisitos deben adjuntarse a la carta de solicitud. Las cartas de solicitud generalmente se entregan cuando la organización no tiene su propio formulario de solicitud de tiempo libre.

Al hacer una carta de solicitud, debe asegurarse de cubrir o considerar lo siguiente:

• El objetivo principal de su carta de solicitud debe indicarse desde el principio, idealmente en el primer párrafo. Al hacer esto, estás informando al lector de tus intenciones desde el principio.
• Debe explicarse claramente el motivo de su solicitud. Si es necesario, incluye detalles importantes para que el lector entienda lo que intentas decir.
• Su carta debe ser corta y al punto. Hacer una carta larga puede disminuir la posibilidad de que el lector revise todo el contenido. Cuando envíe su carta a su supervisor inmediato oa su gerente, recuerde que tienen cosas más importantes que hacer.
• Si su jefe inmediato ya ha accedido a su solicitud, puede adjuntar una carta de él / ella, que contiene una declaración de dicha aprobación. Una buena cosa para incluir en su carta son los nombres de las personas que se encargarán de su trabajo mientras usted no esté.
• También debe indicar la fecha en que regresará al trabajo. Las fechas de inicio y finalización de su tiempo libre son importantes para que las personas de su departamento puedan hacer planes sobre cómo manejar el trabajo cuando usted no esté.
• Si trabaja en una empresa pequeña, puede dirigir su carta a su supervisor inmediato. Pero si está trabajando en una empresa más grande, deberá enviar la carta al departamento de recursos humanos.