En las empresas, especialmente aquellas que implican mucha comunicación a través de móviles o teléfonos, sería fundamental practicar el registro de llamadas. Aquí es cuando se recopilan, evalúan y reportan datos estadísticos y técnicos para poder derivar información útil de ellos. Por lo general, cuando realiza el registro de llamadas, debe crear una plantilla de registro de llamadas para registrar todas las llamadas que ocurren todos los días.
En una plantilla de registro de llamadas telefónicas, debe anotar el origen de la llamada para las llamadas entrantes, el destino de la llamada para las llamadas salientes, la hora de inicio y finalización de las llamadas y otra información como las características de la transmisión. o la llamada. Estos registros se utilizan principalmente para registrar todas las llamadas entrantes y/o salientes por día con muchos más detalles.
Plantillas de registro de llamadas telefónicas
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Muchas empresas pueden beneficiarse de tener tales registros, especialmente aquellos que tratan con clientes potenciales, clientes y socios comerciales, ya que la información registrada puede ser vital en el día a día de los negocios. Cuando tiene un registro de este tipo, todo lo que tiene que hacer es mirarlo o usarlo como referencia según sea necesario y podrá identificar rápida y fácilmente una llamada en particular junto con quién la hizo y para quién fue.
Cuando esté creando una plantilla de hoja de llamadas o incluso una plantilla de registro de llamadas de ventas, puede buscar muestras en línea o incluso hacer una propia con un formato que se ajuste a sus preferencias. Solo asegúrese de que contenga la información relevante que necesitaría al usarlo como referencia. Dicha información relevante sería, pero no se limita a:
- Si la llamada era entrante o saliente,
- La fecha y hora exactas de la llamada,
- Las personas involucradas en la llamada (la persona de su organización y la persona externa a la organización) y
- Toda otra información relevante que se aplicaría a su organización .
Este artículo trata sobre los registros de llamadas, desde los beneficios, lo que puede aprender de ellos e incluso algunos pasos y consejos útiles para guiarlo en la creación de su propia plantilla con Microsoft Excel, así que siga leyendo y manténgase informado.
Beneficios de tener un registro de llamadas
Antes de que comencemos a pensar en hacer una plantilla de registro de llamadas telefónicas real para su empresa u organización , averigüemos los beneficios de tener dicho documento o registro. Como verá, estos beneficios serían muy buenos para usted, especialmente si maneja una buena cantidad de llamadas telefónicas todos los días.
Para Controlar Costos
Si ha establecido un presupuesto de uso del teléfono, sería muy útil que comenzara a tener un registro para registrar todas las llamadas realizadas desde sus teléfonos. Es posible que deba orientar a sus empleados sobre el nuevo sistema de grabación de llamadas o registro de llamadas para que estén al tanto y comiencen a grabar las llamadas que hacen cada vez que usan su teléfono. Mientras supervisa sus llamadas, también tendrá una mejor idea de cuántas llamadas se realizan desde su propia organización en promedio cada día o cada mes.
Para evitar la piratería
Es un hecho desafortunado que hoy en día la piratería de sistemas telefónicos esté aumentando nuevamente. Las personas nefastas están comenzando a piratear los sistemas de las organizaciones para hacer llamadas al extranjero que podrían terminar siendo extremadamente costosas. Una vez que vea que se han realizado llamadas adicionales pero que no forman parte de su registro, puede tomar medidas para rectificar la situación.
Para realizar un seguimiento de las cuentas principales
Si tiene muchas cuentas y desea realizar un seguimiento de las más grandes o más importantes, puede hacerlo con un registro. Si conoce los números y los detalles de las principales cuentas, podrá asegurarse de que responderá a sus llamadas cada vez que intenten comunicarse con usted, manteniendo una buena relación con ellos.
Para realizar un seguimiento de todas las llamadas de ventas
Si su organización se ocupa de muchas llamadas de ventas, o si es la naturaleza real de su negocio, entonces tener una plantilla de registro de llamadas es de suma importancia. Usando el registro, podrá ver quién se está desempeñando mejor, quién necesita capacitación y qué tan efectivos son sus agentes.
Para ayudar a administrar las mesas de servicio
Saber quién está bloqueando sus líneas telefónicas todos los días le permitirá medir cuántos de sus clientes se están comunicando realmente con su gente. En cualquier tipo de negocio, la mayoría de las llamadas tendrían que ser para o de clientes reales en lugar de aquellos que simplemente tienen curiosidad pero que en realidad no le compran ni aprovechan sus servicios.
Identificar fortalezas y debilidades
Cuando proporciona un registro de llamadas a todos sus empleados, especialmente en empresas que involucran muchas conversaciones telefónicas, podrá ver exactamente cómo se están desempeñando sus empleados . Luego puede dar crédito o incentivos a aquellos que tienen un historial de desempeño excelente y tomar medidas para mejorar a aquellos que parecen tener debilidades. Puede hacer esto capacitando, entrenando o guiando a los empleados hasta que su desempeño mejore significativamente .
Impulsar la retroalimentación durante el entrenamiento
Hablando de sesiones de capacitación, siempre que las tenga en su organización, puede usar los registros como referencia y como punto de discusión durante la capacitación. Sin mencionar los nombres de los empleados, puede usar sus registros personales para mostrar cómo se ve un buen desempeño y cómo se ve un bajo desempeño y qué pasos puede tomar para mejorarlos. El registro sería una herramienta efectiva y concreta que puede usar para mejorar su capacitación y brindar una mejor perspectiva a sus empleados.
Ayuda en el proceso de establecer metas
Recopilar registros y evaluarlos le daría una buena idea de qué tan bien va su negocio, según las ventas telefónicas y las conversaciones. Una vez que haya realizado sus evaluaciones y haya visto que el desempeño está mejorando, puede establecer metas más altas e informar a sus empleados sobre estas nuevas metas. Por otro lado, si ve que el desempeño no está a la altura, puede establecer metas más alcanzables y brindarles a sus empleados la oportunidad de alcanzarlas para el mejoramiento de su organización. De cualquier manera, una vez que las plantillas de registro de llamadas de ventas se hayan llenado con la información correcta, podrá usarlas de manera efectiva.
Para monitorear el progreso
Cuando haya establecido objetivos que son nuevos o existentes, necesitaría una forma de monitorear su progreso, y los registros lo ayudarían a hacerlo. En organizaciones como centros de llamadas, los registros se pueden usar para monitorear el progreso de sus agentes y ver si están alcanzando su cuota. Si todos los agentes son capaces de hacerlo, entonces significa que la organización, en su conjunto, se está moviendo hacia la consecución de su objetivo. Es muy importante seguir monitoreando el progreso de todos y cada uno de los empleados para que aquellos que lo están haciendo bien reciban crédito y aquellos que lo están haciendo mal reciban la ayuda o asistencia que necesitan para estar donde necesitan estar, profesionalmente.
Desarrollar un entorno de trabajo progresivo y de aprendizaje
Tener un sistema de registro de llamadas en el que los empleadores evalúen regularmente los resultados de los registros y tomen las medidas adecuadas en función de los resultados permitiría que todo el entorno laboral avance hacia una cultura de aprendizaje y progresión. Todos los empleados tendrían que ver y apreciar la importancia de los registros y lo que está haciendo la organización para ayudarlos en caso de que lo necesiten. Cuando los miembros de la organización están abiertos al aprendizaje, es solo entonces que toda la organización progresa y avanza hacia su meta. Además, cuando la organización desarrolla un ambiente progresivo y de aprendizaje, el ambiente general mejora y la organización se vuelve más productiva.
Para mejorar la satisfacción del cliente y la calidad del servicio
Cuando observe todos los beneficios enumerados anteriormente, verá que todos trabajan para la mejora de su empresa u organización. Cuando toda la organización se vuelve más productiva, significa que los empleados están trabajando bien. Esto, a su vez, significa que también se mejora su capacidad para brindar una mejor calidad de servicio y, cuando esto sucede, aumenta la satisfacción del cliente. Como todos sabemos, esta es una de las partes más importantes de una organización, cuando los clientes están contentos, porque lo más probable es que continúen patrocinando sus productos y servicios e incluso pueden difundir la buena noticia de lo increíble que es. en lo que estás haciendo.
Todos estos beneficios de un sistema simple y de la creación de una plantilla de registro de llamadas telefónicas eficiente. Puede parecer una simple hoja de papel o un simple documento, pero en realidad tiene muchos usos y aplicaciones prácticas. Ahora que está familiarizado con los beneficios, podemos pasar a descubrir qué puede aprender de dichos registros antes de ver los pasos para crear su propia plantilla.
Registro de llamadas imprimible
Lo que puede aprender de los registros de llamadas de ventas
Para los centros de llamadas y otras empresas similares, los agentes o empleados pasan la mayor parte de su tiempo al teléfono, ya sea resolviendo problemas o inquietudes con respecto a sus productos y servicios o configurando e intentando cerrar tratos. No importa qué tan rápido avance la tecnología, muchas organizaciones todavía dependen del teléfono para poder prosperar y progresar.
Hacer una plantilla de registro de llamadas y dársela a sus empleados o agentes para que la llenen a medida que toman o hacen llamadas le brindará una gran cantidad de datos que pueden ser muy valiosos para usted si sabe exactamente qué información solicitar. Hacer un buen registro implicaría mucho pensamiento de su parte, pero una vez que haya creado la plantilla real, todo lo que tendría que hacer es distribuir su plantilla y una vez que se hayan llenado, podrá aprender mucho de cosas de eso.
Aprenderá cuántas llamadas se necesitan para cerrar un trato
Una vez que haya recopilado todos los datos de sus agentes, podrá ver, en promedio, cuántas llamadas se necesitarían para cerrar un trato. Diferentes tipos de tratos necesitarían diferentes estrategias y posiblemente un número diferente de llamadas. Tener el registro le permitiría hacer cálculos y evaluar sus resultados para poder llegar a conclusiones.
Aprenderá si el tamaño del trato tiene un impacto en la cantidad de llamadas que se necesitarían para cerrarlo
Naturalmente, los tratos más grandes probablemente requerirán más llamadas para completarlos. Si descubre que los tratos más pequeños requieren tanto tiempo, esfuerzo y llamadas, entonces tendrá que repensar sus estrategias y sugerir otras formas de hablar con la gente a sus agentes o empleados. Es posible que deba organizar una sesión de capacitación para presentar estos nuevos métodos, si es necesario.
Aprenderá si la fuente del cliente potencial afecta el tiempo que se tarda en convertir el cliente potencial
Nuevamente, usando los registros, podrá ver cómo van las tendencias. Al tratar con clientes potenciales, es posible que deba modificar su plantilla para que incluya la información que necesita, como la fuente del cliente potencial. Hacer esto lo ayudaría a aprender más sobre el impacto de la fuente y otra información similar.
Aprenderá si es realmente efectivo en la calificación de clientes potenciales
Examinar sus registros y los resultados de las llamadas de sus empleados en realidad proporcionaría información sobre si sus iniciativas de divulgación de ventas y marketing son efectivas. Al analizar sus registros, puede desarrollar una mejor comprensión de qué fuentes brindan las pistas más sólidas para que pueda concentrarse más en ellas.
Aprenderá cuánto tiempo se tarda en descalificar a un cliente potencial
Aprender esto al estudiar la tendencia de los registros le ahorraría mucho tiempo y dinero. Si puede evaluar si un cliente potencial es prometedor o no, puede compartir esa información con sus agentes y ellos pueden descalificar al cliente potencial una vez que determinen que ya no es viable.
Como puede ver, aprenderá mucho creando registros de llamadas e iniciando un sistema de registro de llamadas. ¿Convencido todavía? Luego, pasemos a la última sección, donde aprenderemos a crear sus propias plantillas con Microsoft Excel. Siga leyendo y tal vez esté creando un registro efectivo para su empresa en muy poco tiempo.
Plantillas de registro telefónico
Hacer una plantilla de registro de llamadas en Excel
Ahora que tiene más información, puede comenzar a aprender cómo hacer una plantilla de registro de llamadas tontas. Puede crear uno usando el software de su elección, pero por lo general es mucho más fácil usar Microsoft Excel. Cuando utilice este software en particular, le permitirá crear un registro para registrar todas las comunicaciones entrantes y salientes en un libro de Excel, que es más organizado y conveniente.
Excel en realidad tiene plantillas integradas que tienen tablas que puede ordenar y asignar categorías, como los nombres, números de teléfono, horas de inicio y finalización de las llamadas y demás para mantener sus datos organizados para una fácil visualización, ya sea en su computadora o cuando se imprimen. en un trozo de papel. También podrá personalizar la plantilla con las herramientas de cinta para asegurarse de que todo el contenido de sus registros sea significativo.
Si desea o necesita actualizar o modificar su registro, todo lo que debe hacer es realizar los cambios y luego guardar el archivo con un nombre de archivo diferente. Siga leyendo para aprender pasos útiles para crear una plantilla con Microsoft Excel.
- Abra su software de Microsoft Excel .
- Haga clic en la pestaña «Archivo» y luego seleccione «Nuevo» para ver la página con selecciones de miniaturas de plantillas.
- Haga clic en el campo «Buscar plantillas en línea» y escriba el registro de llamadas, luego presione Intro para ver los resultados de la pantalla.
- De los resultados, elija la miniatura «Registro de llamadas de ventas y organizador» para ver la plantilla en una vista más grande y leer la descripción de la plantilla. Cuando esté satisfecho con la plantilla, haga clic en «Descargar» o «Crear» para copiar la plantilla en un nuevo archivo de libro de Excel. Guarde el documento incluso antes de comenzar a editarlo. Esto es para que todo su trabajo se guarde, incluso si la batería se agota o hay un corte de energía.
- Haga clic en una de las pestañas inferiores de la hoja (como información de contacto del cliente, registro de llamadas de ventas u otras) para que pueda ver la hoja de trabajo en su pantalla.
- Ahora puede comenzar a personalizar el diseño de su tabla de Excel haciendo clic en una sola celda o seleccionando un rango de celdas. Una vez que haya hecho eso, puede hacer clic en la pestaña «Diseño» que se encuentra en la cinta Herramientas de tabla.
- Busque y haga clic en el botón «Más» que se encuentra en la galería de Estilos para que pueda abrir el gráfico de Estilos de tabla. Aquí verá miniaturas mostradas y enumeradas en las categorías Personalizado, Ligero y Medio.
- Pase el cursor sobre una miniatura para que pueda ver una vista previa del efecto del estilo en su tabla o selección de celdas. Puede revisar todos los estilos y seleccionar el que más le guste y aplicarlo a toda su hoja de trabajo para que tenga un diseño único.
- En la hoja de trabajo Información de contacto del cliente, proceda a ingresar todos los datos de sus contactos , como los nombres y números de contacto. Si corresponde, incluso puede agregar detalles de teléfonos secundarios si tienen otros números.
- En la hoja de trabajo Registro de llamadas de ventas, compile e ingrese todos los detalles de sus llamadas. Asegúrese de actualizar la hoja de trabajo de la lista de verificación y revise todos los elementos aplicables.
- Guarde su libro de trabajo en una carpeta que recordará.
- También puede optar por hacer una plantilla de registro de llamadas de ventas en blanco o una plantilla de hoja de llamadas en blanco si lo desea y distribuirla a sus empleados para que puedan comenzar a completarla. Puede imprimir copias o enviarles por correo electrónico los archivos del registro para que puedan ingresar la información a mano o en sus propias computadoras.