Hoy en día, la mayoría de las personas confían tanto en sus teléfonos que básicamente se han convertido en parte de nuestro estilo de vida. Solían ser solo un dispositivo que se puede usar para hablar y comunicarse verbalmente. Ahora son mucho más que eso. Los teléfonos o teléfonos móviles ahora se pueden usar para adquirir mensajes grabados cuando no puede atender la llamada, por una razón u otra. Estos mensajes grabados se llaman correo de voz y pueden ser muy beneficiosos para ti, especialmente si eres de los que depende de la comunicación para tu negocio .
Sin embargo, si usted es el tipo de persona que valora todo tipo de mensajes telefónicos, entonces también puede considerar el uso de plantillas de mensajes telefónicos en su negocio. Estos son especialmente útiles para mensajes o llamadas telefónicas que llegan a los teléfonos del trabajo y usted no está cerca.
Hacer uso de estas plantillas le permitiría leer los mensajes escritos por el receptor de la llamada en la oficina. Aparte de eso, tener estas plantillas significaría que tiene un registro de todas las llamadas que han entrado en su oficina, ya sean para usted o para otra persona.
Tomar mensajes telefónicos y hacer uso de una plantilla adecuada también es esencial para que pueda mantenerse en contacto con sus clientes y clientes.
Plantillas de mensajes de correo de voz
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Elementos importantes de una plantilla de mensaje telefónico
Una plantilla que se puede utilizar para anotar y registrar los detalles de los mensajes telefónicos es importante y muy fácil de hacer. Hacer uso de una plantilla de este tipo en la oficina haría que su teléfono y los procedimientos de llamada en la oficina fueran estándar y eficientes. Contar con un sólido procedimiento de comunicación telefónica definitivamente fortalecerá su negocio.
Le dará a sus empleados la información correcta sobre cómo lidiar con la comunicación con los clientes y clientes. No solo eso, la mala etiqueta telefónica podría costarle a su negocio, lo cual es un gran no-no en el entorno empresarial competitivo actual.
Al tomar un mensaje telefónico para alguien, todos los detalles e información relevantes deben anotarse. No existe un formato estándar para hacer una plantilla, pero hay información importante que debe incluir si desea que su plantilla sea efectiva:
- El nombre completo de la persona que llama, así como el cargo (si corresponde)
- El nombre de la empresa u organización de la persona que llama
- El nombre de la persona de la empresa a la que va dirigida la llamada
- La fecha y hora exacta en que se realizó la llamada
- El número de teléfono de la persona que llama para poder devolver la llamada
- Una breve descripción de qué se trata la llamada o qué necesita la persona que llama de la persona a la que llama
Una vez que el empleado haya completado una plantilla, debe colocarse inmediatamente en el escritorio o en el buzón de mensajes de la persona para la que se realizó la llamada. O eso o el mensaje se le puede dar directamente a la persona una vez que regrese a la oficina.
Cuando la llamada es urgente, es posible que la persona que recibió la llamada tenga que contactar con la persona a la que va dirigida la llamada, según los procedimientos establecidos por la organización. Sin embargo, lo más importante que debe recordar es que el mensaje que se escribió en la plantilla debe transmitirse a la persona adecuada lo antes posible.
Beneficios de una plantilla de mensaje telefónico
Si está buscando una manera de hacer que la comunicación de su empresa sea mucho más productiva y eficiente, puede comenzar a utilizar las plantillas de mensajes telefónicos. Cuando haga uso de estos, podrá realizar un seguimiento de todos los mensajes telefónicos que ingresan y también puede registrar información importante sobre sus clientes y clientes. Esta plantilla puede ser una herramienta muy útil para empresas y organizaciones, especialmente si se crea y utiliza bien.
En esta sección, aprenderemos sobre los beneficios de hacer uso de dichas plantillas. Como ha leído en la sección anterior, estas plantillas contendrán mucha información útil que se puede utilizar para diferentes propósitos. Aquí están los beneficios:
- Cuando requiera que sus empleados realicen un registro de todas y cada una de las llamadas, le permitirá realizar un seguimiento de todas las llamadas telefónicas que ingresan a su organización. Si hizo bien su plantilla, contendría datos cruciales que puede usar para transacciones futuras.
- Cuando requiere que sus empleados tomen mensajes para personas que no están disponibles, entonces los mensajes pueden transmitirse efectivamente a la persona en cuestión. Esto es importante y puede ser muy beneficioso para que la comunicación se mantenga abierta sin importar las circunstancias.
- Este tipo de plantillas se pueden utilizar para cualquier tipo de propósito, son muy versátiles. Todo lo que necesita hacer es crear una plantilla y luego difundir las instrucciones sobre cómo se deben usar. Se pueden utilizar para una comunicación eficaz y para garantizar que no se pierda nada importante.
Como puede ver, estas plantillas son realmente importantes, sin importar cuán simples sean. Antes de pasar a aprender sobre las plantillas de mensajes de correo de voz, aprendamos algunos consejos para tomar mensajes telefónicos de manera efectiva.
Consejos para tomar mensajes telefónicos de manera efectiva
La creación de una plantilla de mensaje telefónico es el primer paso para iniciar un buen procedimiento de comunicación telefónica, pero no termina ahí. El simple hecho de tener la plantilla es inútil si no sabe cómo utilizarla correctamente. Para guiarte, aquí hay algunos consejos que pueden ser útiles:
- Oriente a las personas en su oficina o en su hogar sobre cómo se deben usar las plantillas. Todo el mundo necesita saber para qué sirven y cómo se van a utilizar. En lugar de garabatear mensajes en hojas de papel aleatorias que pueden perderse o extraviarse, escribir en la plantilla sería aprovecharla al máximo.
- Asegúrese de que su plantilla tenga suficiente espacio para que el receptor de la llamada escriba. Esto es especialmente cierto para las plantillas hechas para oficinas u organizaciones. Es necesario incluir mucha información para que la persona a la que se dirige la llamada esté bien informada de todos los detalles de la llamada.
- Las plantillas deben colocarse justo al lado del teléfono de la oficina, junto con un bolígrafo que funcione y una copia de seguridad. Esto es para que no tengas que luchar para buscar otro bolígrafo cuando el que estás usando se quede sin tinta.
- Para evitar confusiones y malentendidos, asegúrese de que su plantilla sea clara y tenga espacio para todos los detalles relevantes. El receptor de la llamada debe ser capaz de escribir toda la información claramente y usar la plantilla como referencia para hacer las preguntas correctas a la persona que llama.
- Recuerde que la fecha y la hora de la llamada son importantes, por lo que es una buena idea colocar esa información en la parte superior de la plantilla. Grabar la fecha y la hora ayudará al receptor a recordar la conversación. Aparte de eso, registrar estos detalles puede ser importante si necesita verificación con fines legales.
- Al escribir la información, pida la ortografía correcta de los nombres. Esto es para que sea preciso al registrar la información.
- Pregunta si la llamada o el mensaje es urgente. Hacer esto le permitiría determinar si realmente necesita encontrar o contactar a la persona a la que llama de inmediato o si puede esperar a que la persona regrese.
- Antes de colgar, lea los detalles de su mensaje a la persona que llama para asegurarse de que no cometió ningún error.
- En la parte inferior de su plantilla, escriba su nombre o iniciales para indicar que recibió la llamada. Hacer esto le daría a la persona a la que llamó la oportunidad de pedir aclaraciones si algo no está claro.
- Finalmente, asegúrese de que la persona a la que se dirige la llamada reciba el mensaje lo antes posible.
Escriba sus iniciales en la parte inferior del mensaje. De esta manera, si se requiere alguna aclaración, puede ser contactado directamente. Una vez que haya tomado el mensaje, asegúrese de colocarlo en algún lugar donde el destinatario pueda encontrarlo. Tenga una ubicación común para recoger el mensaje o colóquelo en un lugar donde se pueda ver.
Plantillas de mensajes telefónicos
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Opciones para plantillas de saludo de correo de voz
Las plantillas suelen ser adecuadas para teléfonos en el trabajo. Sin embargo, lo más probable es que tenga su propio dispositivo móvil con el que sus clientes y clientes podrán contactarlo. En casos como estos, es posible que aún no pueda atender las llamadas, por diferentes razones. Aquí es donde entra el correo de voz.
Hoy en día, el correo de voz es cada vez más popular. Si tiene su propio correo de voz o sistema telefónico para teléfonos en su oficina, es posible que tenga diferentes opciones del tipo de saludos de correo de voz que puede componer:
Saludo General
Este tipo de saludo es el tipo predeterminado que se usa normalmente si nadie en la oficina establece o compone otro tipo de saludo.
Saludo Interno
Este tipo de saludo se utiliza para las personas que lo llamarán dentro de la empresa. Podría ser una persona de un departamento diferente o una extensión de llamada diferente.
Saludo externo
Este tipo de saludo se usa para personas que lo llamarán desde fuera de la empresa. Puede componer esto usted mismo para su propio teléfono de trabajo o se reproducirá un saludo general de la empresa para las personas que llaman.
Saludo fuera de la oficina
Este tipo de saludo se puede utilizar si estará fuera de la oficina durante un tiempo determinado. Por lo general, puede configurar las fechas de inicio y finalización del saludo automático para que no tenga que apagarlo cuando regrese.
Saludo ocupado
Este tipo de saludo se puede usar cuando desea informar a las personas que llaman que se encuentra en la oficina, pero que no puede atender su llamada en ese momento, por el motivo que sea.
Según los procedimientos de la empresa, puede redactar su propio mensaje o utilizar los mensajes automáticos que ya proporciona la empresa. Para ayudarlo a crear un excelente mensaje de saludo, repasemos los elementos básicos.
Elementos básicos de buenos saludos de correo de voz
Hacer un saludo para sus mensajes de correo de voz es fácil, pero eso no significa que sea simple. Especialmente cuando está creando un saludo de correo de voz profesional o un saludo de correo de voz comercial, debe incluir algunos elementos básicos. Éstos incluyen:
El saludo
Tu saludo debe ser breve pero agradable. No tiene que ser demasiado formal, pero asegúrate de que tampoco sea demasiado informal.
Su nombre
Asegúrate de mencionar tu nombre. Incluso si la persona que llama ya sabe a quién llama, es una buena idea mencionar su nombre. Esto es en caso de que la persona que llama no te conozca y acaba de recibir tu número.
El nombre de su empresa, el nombre de su departamento o ambos
Esta es información útil para compartir para que la persona que llama sepa exactamente a quién está llamando. Dar el nombre de su empresa y departamento verificará quién es usted.
Una declaración que le dice a la persona que llama que no puede atender su llamada
Puede especificar el motivo por el que no puede atender llamadas o ser más general con su estado de cuenta.
Una invitación para dejar un mensaje breve
También incluya una invitación a la persona que llama para que deje un mensaje corto. Este mensaje sería sobre el motivo por el cual te llamó.
Dígale a la persona que llama cuándo podrá devolver la llamada
También puede incluir una declaración sobre cuándo podrá devolver la llamada. Esto puede no ser tan importante, especialmente si nota que su saludo se está alargando un poco.
A quién contactar si el asunto es urgente
Si corresponde, puede proporcionar el nombre y el número de la persona a la que puede contactar la persona que llama en caso de que el asunto sea urgente.
Incluir toda esta información en su saludo lo hará eficiente. Una buena cosa para recordar es que su saludo debe durar de 20 a 25 segundos y no más que eso. Trate de evitar hacer un mensaje extenso que proporcione demasiada información. Aparte de los elementos de un saludo, también hay diferentes tipos que puede componer, que veremos a continuación.
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Tipos de saludos de correo de voz con ejemplos
Ahora que conoce los diferentes elementos de los saludos, analicemos los diferentes tipos de saludos que puede componer. El tipo de saludo dependerá de si se utilizará para el trabajo o para su propio dispositivo personal. Aquí están los diferentes tipos:
Saludos de correo de voz empresarial
Este tipo de saludos generalmente se componen para teléfonos de trabajo u oficina de una empresa u organización. Puede redactar un mensaje que se reproducirá para los clientes o clientes que lo llamarán al trabajo. Es importante redactar este tipo de saludo con una nota más formal, ya que lo escucharán los clientes potenciales. Algunos ejemplos de tal saludo son:
- Hola, te has comunicado con la oficina de [menciona tu nombre] en [menciona el nombre de tu negocio]. Le pido disculpas, pero en este momento no estoy disponible para atender su llamada. Deje su nombre, su número de contacto y un breve mensaje después del tono. Reenviaré su mensaje a la persona adecuada lo antes posible.
- Hola, soy [menciona tu nombre]. Estoy al teléfono o no estoy en mi escritorio en este momento. Deje su nombre y su número de contacto junto con un breve mensaje. Me pondré en contacto contigo tan pronto como pueda.
- Hola, te has comunicado con la oficina de [menciona tu nombre]. No estaré en la oficina desde [mencione su fecha de inicio] hasta [mencione su fecha de regreso]. Puedes llamarme cuando regrese o dejar un mensaje corto después del tono. Sin embargo, si es urgente, puede contactarme a mi teléfono móvil, que es [mencione su número de teléfono móvil].
Saludos de correo de voz profesional
Este tipo de saludos suelen ser más concisos y directos. Dicho saludo suele ser más corto, pero requiere más reflexión para transmitir el mensaje. A veces, ir directamente puede ser la opción más ideal y puede ser una excelente manera de demostrar que eres muy profesional. Aquí hay algunos ejemplos para usted:
- Se ha comunicado con [mencione su nombre] en [mencione su empresa]. Deje su nombre, su número de contacto y un breve mensaje después del tono. Te devolveré la llamada lo antes posible.
- Se ha comunicado con [mencione su nombre] en [mencione su negocio]. Deje su nombre, su número de contacto y un breve mensaje después del tono. Me pondré en contacto contigo tan pronto como pueda.
- Se ha comunicado con [mencione su nombre] en [mencione su negocio]. Muchas gracias por su llamada. Disculpe las molestias, pero si deja su nombre, su número de contacto y un breve mensaje, le devolveré la llamada. ¡Gracias!
Saludos divertidos del correo de voz
Componer este tipo de saludos es divertido, pero no son aplicables para algunas situaciones. Puede hacer un saludo de correo de voz divertido para su propio buzón de correo de voz personal. Sin embargo, no es apropiado para teléfonos profesionales o comerciales. Aquí hay algunos ejemplos humorísticos para ti:
- Ha llegado a [mencione su nombre]. Gracias por llamar, por favor deje su nombre, su número y un mensaje corto. Te llamaré tan pronto como apague este fuego.
- Ha llegado a [mencione su nombre]. Gracias por llamar, por favor deje su nombre, su número y un mensaje corto. Me pondré en contacto contigo tan pronto como pueda. Habría respondido, pero ya estaba hablando por teléfono con el presidente, ¡lo juro!
- Ha llegado a [mencione su nombre]. Gracias por llamar, deje su nombre, su número y un mensaje corto. Sin embargo, si eres [menciona el nombre de la celebridad que te gusta], llama a mi línea de emergencia.
Decidir el tipo de mensaje a componer dependería de diferentes factores, pero principalmente de lo adecuado. Hay otras cosas en las que pensar y considerar al hacer este tipo de mensajes. Vamos a repasarlos a continuación.
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En qué pensar al hacer saludos de correo de voz
La mayoría de las veces, el saludo que compuso para su correo de voz es el primer contacto entre usted y sus clientes. Por lo tanto, es crucial que cause una excelente primera impresión. Para poder hacer eso, necesitas considerar estos 4 factores:
Información
El factor más importante a considerar es la información en su saludo. Por breve que sea, debes proporcionar todo lo que sea relevante para que tu saludo sea efectivo.
Validación
Considere la validación. La persona que llama debe obtener 2 sentimientos importantes de su saludo. El primero es agradecer a la persona que llama por tomarse el tiempo para hacer la llamada. Y el segundo es disculparse por perder la llamada. Debe incluir uno o, si es posible, utilizar ambos.
Motivación
Es importante recordar que cuando alguien te llama, es porque está interesado. Ahora, si llegan a su correo de voz, potencialmente puede ganar o perder al cliente. Por lo que su saludo debe actuar como un factor de motivación para mantener a los clientes y los clientes interesados. Así que piensa en eso.
Largo
Piensa en cuánto tiempo es tu saludo. Si es demasiado largo, podría terminar perdiendo clientes potenciales. Es posible que cuelguen en lugar de escuchar todo el mensaje. Así que recuerda mantenerlo breve, agradable y al grano. Por lo general, un saludo no debe exceder los 25 segundos para que sea efectivo.
