A lo largo de la duración de un proyecto, las personas involucradas siempre pueden encontrar problemas de los que aprender algo. Estos se discuten regularmente para que los miembros del equipo puedan elegir algo práctico para aplicar en caso de que tales problemas vuelvan a ocurrir. Estas ocurrencias generalmente se registran en una plantilla de lecciones aprendidas para que la información recopilada de la experiencia no se pierda.
Plantillas de lecciones aprendidas
#01
#02
#03
#04
#05
#06
#07
#08
#09
¿Por qué las lecciones aprendidas son importantes?
Incluso los proyectos más rentables del mundo tienen sus altibajos y, en general, los bajos tienen un impacto tan grande como los altibajos. Para ser un gerente de proyecto exitoso, siempre debe documentar y analizar las lecciones que ha aprendido en una plantilla de lecciones aprendidas y aplicarlas más adelante cuando sea necesario en proyectos futuros.
Escribir estas lecciones aprendidas en un documento de lecciones aprendidas debe convertirse en una parte básica de cualquier proyecto, ya que sirve para una serie de propósitos. Aunque la documentación completa de un formato de lección aprendida generalmente se realiza durante el proceso de cierre del proyecto, debe registrar cada lección aprendida a lo largo de la duración del proyecto .
Esto asegura que toda la información se documente de manera precisa y oportuna. Las siguientes son las razones más importantes por las que debe crear sus propias lecciones aprendidas del proyecto:
- Es una herramienta útil y esencial
Todas las lecciones aprendidas de cada proyecto pueden servir como una herramienta esencial, especialmente cuando te asignan proyectos similares. Los ejemplos de lecciones aprendidas deben describir las cosas que salieron mal durante el proyecto junto con recomendaciones para evitar que ocurra algo similar en el futuro.
En el lado positivo, el documento también debe describir los aspectos del proyecto que salieron bien y cómo proyectos similares pueden beneficiarse de dicha información. - Ayuda a garantizar la inclusión
Debe enviar el documento de lecciones aprendidas a la oficina de gestión de proyectos (PMO) y al patrocinador del proyecto para que pueda incluirse en los archivos y activos de la organización como una adición a la base de datos de lecciones aprendidas. Si su organización no tiene una PMO, entonces debería haber algún otro medio de comunicación que asegure la inclusión de todos los gerentes de proyecto . - Captura las lecciones aprendidas del proyecto.
El propósito principal de las lecciones aprendidas del proyecto es recopilar las lecciones aprendidas en un proyecto en un documento oficial que luego puede compartir con otros gerentes de proyecto asignados a proyectos similares en el futuro.
El documento puede incorporarse como parte de un nuevo proceso de planificación de proyectos para proyectos similares. Su uso puede determinar los problemas que ocurrieron, cómo los resolvió y cómo evitarlos en el futuro. - Describe todo lo que salió bien en el proyecto
. El formato de lecciones aprendidas también debe detallar lo que salió bien en el proyecto y las razones por las que los otros gerentes de proyecto capitalizaron las acciones tomadas. También sería una buena idea que otros gerentes de proyectos averigüen quiénes fueron los miembros del equipo del proyecto para que puedan solicitar comentarios y sugerencias para la planificación de proyectos futuros.
Formatos de lecciones aprendidas
#10
#11
#12
#13
#14
#15
#dieciséis
#17
#18
#19
¿Cuáles son las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos?
Las lecciones aprendidas pueden convertirse en una discusión informal, especialmente cuando se miran los proyectos en retrospectiva. Por lo general, ocurre después de la finalización de un proyecto en una reunión a la que asiste usted, junto con representantes clave del lado del cliente y del contratista.
La reunión puede ser aún más reveladora con alguna organización. Durante la reunión de lecciones aprendidas, todos los involucrados en el proyecto comparten sus perspectivas sobre sus pensamientos sobre el proyecto, lo que les gustaría cambiar, las cosas que han aprendido y qué mejorar.
Lecciones Aprendidas Documentos
#20
#21
#22
#23
#24
#25
#26
#27
#28
#29
¿Qué es un registro de lecciones aprendidas?
Cada proyecto debe tener un documento para registrar el conocimiento adquirido durante el proyecto para su uso en el proyecto actual y, posteriormente, ingresado en el registro de lecciones aprendidas para referencia futura. El objetivo principal de este documento es recopilar las lecciones aprendidas en toda la organización. La captura de información clave relacionada con el proyecto de manera consistente puede ayudar a otros miembros del equipo a analizar y señalar lecciones relevantes.
Puede usar el registro de lecciones aprendidas y compartirlo a través de una unidad compartida o en la nube. También puede personalizar el formato de la lección aprendida para fomentar la colaboración. Puede adaptar cualquier valor o categoría en el documento para satisfacer sus requisitos.
Lecciones aprendidas del proyecto
#30
#31
#32
#33
#34
#35
#36
#37
#38
#39
¿Cómo hacer una plantilla de lecciones aprendidas?
Otro uso de las lecciones aprendidas de un proyecto es como un componente principal de la cultura de una organización que está comprometida con la gestión y mejora adaptativas continuas. En palabras más simples, puede usar los ejemplos de lecciones aprendidas para comunicar el conocimiento de una manera más efectiva y asegurarse de que la información útil se incluya en los procesos de trabajo, las actividades y la planificación. Estos son los pasos básicos para hacer una plantilla de lecciones aprendidas:
- Defina su proyecto
Este es el primer paso en el que se identifica la necesidad de lecciones aprendidas y se establece el proceso, así como el equipo a través del cual recopila las lecciones. Es fundamental establecer el propósito y la necesidad de las lecciones, las personas para el uso del producto y los miembros del equipo del proyecto.
Elija personas para trabajar en el documento de lecciones aprendidas que tengan conocimientos específicos o experiencia en el proyecto y otras habilidades importantes, especialmente en términos de redacción y comunicación. Los miembros deben estar de acuerdo con el formato del producto, las estrategias para la recopilación de datos, los métodos de análisis, las estrategias de difusión y otras actividades que pueda necesitar el proyecto. - Recopilar datos
Esto implica la recopilación de información a través de procesos estructurados o no estructurados, como críticas de proyectos, reuniones y formularios escritos. Puede haber muchas fuentes de las que puede recopilar datos para su plantilla de lecciones aprendidas.
Puede basar estas lecciones tanto en experiencias positivas que logran los objetivos de la organización como en experiencias negativas que dieron lugar a resultados no deseados. Para algunos proyectos, un proceso de recolección de lecciones colaborativas puede ser tan importante como registrar el proceso. - Verificación y síntesis
Las lecciones enviadas deben verificarse para garantizar su aplicabilidad y precisión. El proceso involucra a expertos en la materia y el dominio que coordinan y realizan revisiones para averiguar si la lección tiene o no:
Relevancia con otros proyectos.
Cualidades únicas en un determinado departamento.
Funcionalidades aplicables a toda la organización . - Almacenamiento
Este aspecto del documento de lecciones aprendidas trata sobre la incorporación de lecciones en una base de datos compartida con el fin de difundirlas y compartirlas en el futuro. La información debe almacenarse de tal manera que permita a los usuarios buscar e identificar lecciones usando palabras clave. - Difusión
Este último elemento es el más importante e implica la difusión de las lecciones aprendidas. Habrá poco beneficio, si es que ninguno, a menos que las lecciones aprendidas sean utilizadas y distribuidas por aquellos que podrían beneficiarse de ellas. El proceso de difusión puede incluir la revisión del proceso de trabajo, la distribución rutinaria y la capacitación.
#40
#41
#42
#43
#44
#45
#46
#47
#48
Uso de la plantilla de lecciones aprendidas para realizar reuniones
Utilice una plantilla de lecciones aprendidas para recopilar recomendaciones personales y de equipo durante y después del proyecto. Debe haber una reunión rápida con su equipo para repasar las lecciones aprendidas a mitad del proyecto.
Dejar estas sesiones informativas hasta el lanzamiento del proyecto podría resultar en la pérdida de información incluso antes de que ocurra el lanzamiento. Estas son las principales razones por las que debe realizar una reunión con su documento de lecciones aprendidas:
- Para aprender de cualquier error y evitar cometer los mismos errores en el futuro.
- Determinar las mejores prácticas y transmitir este conocimiento a otros proyectos en el futuro.
- Para generar confianza con los miembros de su equipo y los accionistas. Involucrar a las personas en el proceso hace que apoyen más la gestión de proyectos.
Todo esto significa que las reuniones de lecciones aprendidas no son solo un lugar para que las personas compartan sus sentimientos de ira y frustración, que a menudo es la impresión que se siente cuando las personas se vuelven demasiado negativas.
Pero las revisiones de proyectos a través de las lecciones aprendidas siempre deben centrarse en compartir comentarios constructivos y útiles para mejorar. Echemos un vistazo más de cerca a un proceso estándar para una reunión de lecciones aprendidas:
- Cuando realice una reunión con todo el equipo , tendrá miembros que se reunirán en pequeños grupos para presentar sus hallazgos al final de la reunión.
- En una reunión de lecciones aprendidas donde solo tiene unos pocos asistentes, puede discutir la conclusión de todos sin necesidad de presentaciones.
El principal desafío de estas reuniones es que las personas pueden dudar en brindar comentarios sinceros. Temen que puedan parecer duros, temen herir los sentimientos de otras personas o incluso ser juzgados por otros.
Pero a menudo, habrá un miembro que rompa el hielo y muestre una postura más valiente. Cuando esto sucede, otros lo siguen y comienzan a compartir sus críticas abiertamente. Este es el tipo de ambiente que debe promover.
Si cree que los asistentes tienen esa tendencia a dudar en abrirse, puede considerar planificar algunos puntos para la discusión con anticipación, como por ejemplo, colocar un par de auto-golpes como muestra de humor y humildad. Esto también demuestra que ser autocrítico con ellos mismos y con los miembros del equipo es totalmente aceptable.
Además, si tiene buenas relaciones con el equipo, puede tener un par de «plantas» en el equipo que puedan participar con comentarios ensayados previamente de las lecciones aprendidas. Esto puede ayudar a poner las cosas en marcha, especialmente para los miembros tímidos del equipo.
