Los organigramas son herramientas visuales utilizadas por los gerentes para ayudar a ilustrar los roles y la jerarquía de una organización. Ya sea una organización comercial, sin fines de lucro o gubernamental, un gráfico puede ayudar a sus empleados a comprender la cadena de mando, con información clara sobre qué personas reportan a qué gerente. Con un gráfico preciso, podrá desarrollar estrategias de crecimiento y asignar nuevos proyectos . Incluso podrá evaluar si el cuadro tiene sentido: algunas empresas descubren que tienen empleados con múltiples talentos que podrían trabajar en otros proyectos o responder a varios apartamentos. Un organigrama claro puede ayudarlo a mapear las ineficiencias en su lugar de trabajo.
Plantillas de organigramas
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¿Cuáles son algunas otras razones para usar una plantilla de organigrama?
- Un gráfico puede ayudarlo a construir y diseñar la estructura de su empresa según sus objetivos.
- Los empleados tendrán una comprensión clara de sus derechos y responsabilidades en la organización, así como la jerarquía de gestión.
- Un cuadro puede ayudarlo a explicar de manera lógica las funciones o deberes de cada departamento.
- Obtenga una visión general clara de los miembros del personal de su organización.
- Identifique a los empleados que tienen demasiadas tareas, o que no tienen las suficientes.
- Ayude a otros departamentos a ver la cadena de mando para que los grandes proyectos se puedan planificar fácilmente.
- Analizar y dar cuenta del equipo de trabajo de diseño de presupuesto de cada departamento y generar informes.
Uso de una plantilla de organigrama para evaluar las funciones de la empresa
Una forma de usar organigramas como propietario de un negocio es usarlo como una herramienta para que la administración elimine las ineficiencias. Un vistazo rápido a un cuadro puede ayudarlo a determinar las brechas de habilidades y funciones, así como a identificar a los empleados que pueden llenar esas brechas. Cuando tiene una pequeña empresa , es posible que descubra que sus empleados dedican demasiado tiempo a ciertas funciones que podrían realizarse de manera más eficiente mediante la subcontratación. Por ejemplo, es posible que descubra que hacer que su departamento de marketing también responda las consultas de servicio al cliente está causando que sus ventas se descuiden. Es posible que descubra que es mucho mejor que subcontrate su servicio al cliente a una empresa que pueda manejar las consultas telefónicas.
Usar una plantilla de organigrama para reestructurar
Si su negocio está funcionando bien, es posible que desee comenzar a buscar formas de aligerar la carga de trabajo en algunos de sus departamentos. Una plantilla de organigrama, cuando se completa correctamente, puede ayudarlo a ver dónde los puestos pueden beneficiar más a su empresa y qué funciones puede necesitar que proporcione una persona en un nuevo puesto. También puede trazar quién será el gerente de esta nueva persona y cuál será su cargo, así como a qué gerentes puede responder.
Si está buscando ahorrar dinero, esté atento a las áreas que parecen tener más superposición que otras. Reasignar personas a nuevas tareas puede ayudarlo a acelerar la productividad. Lo mejor de usar una plantilla de organigrama es que puede revisar el organigrama, según sea necesario, y realizar cambios cuando corresponda.
Solo asegúrese de que todos obtengan una nueva copia cuando cambien las cosas.
Ejemplos de organigramas
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¿Por qué funcionan tan bien los organigramas?
Cuando intenta administrar un negocio, usar el software y las herramientas adecuadas realmente puede ayudarlo a mantenerse organizado en el camino. Es por eso que tenemos una plantilla de organigrama gratuita disponible en esta página una vez que tenga la información que necesita para completarla.
Entonces, ¿cuáles son las principales razones por las que los organigramas parecen tan universales en el mundo de los negocios? Por un lado, son fáciles de leer. Muchas personas tienen problemas para visualizar la estructura de una empresa o un departamento sin una ayuda visual.
Un organigrama tiene una estructura de informes clara. De un vistazo, los empleados saben a quién informar o a quién deben contactar (con correo electrónico, nombre de mensajería instantánea y/o extensión de teléfono) si hay un problema que debe resolverse o una pregunta que hacer.
¿Qué tiene de bueno un organigrama, de todos modos?
La información clara y organizada es esencial en grandes organizaciones con muchos departamentos diferentes. Facilitan ponerse en contacto con la persona adecuada cuando está trabajando en un proyecto que necesita información o aportes de los departamentos vecinos.
Para los nuevos empleados , su organigrama es una hoja de ruta que les ayuda a conocer su empresa y aprender los nombres de las personas antes de que tengan la oportunidad de estrecharles la mano. Tener una guía práctica como un gráfico ayudará a los nuevos reclutas a navegar.
Como se mencionó anteriormente, una plantilla de organigrama ayudará a su empresa a administrar bien su carga de trabajo. Los gerentes pueden usar el gráfico para visualizar la carga de trabajo de ciertas personas y pueden encontrar que es más fácil redistribuir ciertas tareas entre el personal según sea necesario. Por ejemplo, puede ver que un gerente tiene menos personal para administrar que algunos de sus contrapartes y optar por reorganizarse de una manera que redistribuya ciertas funciones importantes.
Un organigrama simplemente facilita la planificación de la empresa: ya sea que esté planeando el lanzamiento de un nuevo proyecto o un picnic de la empresa, tendrá la información que necesita al alcance de su mano, y eso puede ayudarlo a elegir asignar recursos de manera más eficiente y encontrar rápidamente competencias. de trabajadores individuales.
Gráficos de jerarquía
¿Cuándo es mejor NO utilizar un organigrama?
A veces, un organigrama no es tan funcional como otras formas de presentar información, especialmente cuando analiza detenidamente los presupuestos departamentales y las operaciones diarias.
Una cosa que un organigrama no puede mostrar es la complejidad de las relaciones entre oficinas y los canales informales de comunicación dentro de la propia organización. Algunas personas pueden asumir deberes para ayudar a los compañeros de trabajo que están sobrecargados, mientras que algunos gerentes pueden tener una «política de puertas abiertas» que los hace más accesibles que otros en la cadena de mando.
Si tiene muchos trabajadores temporales o contratistas , es posible que se encuentre con un organigrama desactualizado que es difícil de mantener actualizado. Si este es el caso, es posible que desee asignar las actualizaciones a Recursos Humanos, quienes realizan un seguimiento de las idas y venidas de los trabajadores temporales. En una empresa muy grande, esto puede resultar una tarea que requiere mucho tiempo.
Si su empresa considera que mantener el cuadro actualizado lleva demasiado tiempo, es posible que desee encontrar una mejor manera de enumerar a los empleados y sus funciones. En lugar de tener un organigrama integral, puede decidir enumerar solo departamentos o gerentes. O bien, puede solicitar a los gerentes que mantengan sus propios cuadros de personal y funciones específicamente para su departamento.
Arriba he enumerado las ventajas y desventajas de los organigramas. Siento que las ventajas superan las desventajas, pero eso podría depender de su organización.
Una vez que haya completado su plantilla de organigrama
Su organigrama final debe revisarse para mayor claridad y comprensión. Antes de convocar su reunión para discutir el organigrama y sus funciones, revise la siguiente lista de verificación.
- Revisar y Revisar. ¿Está todo actualizado en el gráfico? ¿Son correctos los títulos? Si tiene una empresa grande, su organigrama puede tener muchos nombres y deberes superpuestos. Proporcione a todos sus empleados una copia del organigrama. Repase el cuadro con ellos y discuta su contenido. Con cada cuadro, debe incluir números de extensión y otra información de contacto para empleados clave.
- Dar formato al gráfico para que quepa en una sola página. Claro, si tiene una organización grande, esto significará que tendrá que usar papel de tamaño legal. Afortunadamente, la mayoría de las fotocopiadoras e impresoras en entornos corporativos tienen esta opción. Es mucho mejor que reducir las fuentes: si la fuente del gráfico es demasiado pequeña para leer, básicamente se volverá inútil.
- Imprima/formatee su gráfico en modo horizontal. El modo horizontal le dará suficiente espacio para leer el gráfico fácilmente. Descubrirá que siempre hay más empleados en la parte inferior que en la parte superior, y necesitará el modo horizontal para acomodarlos. Una combinación de arreglos horizontales y verticales de los cuadros de gráficos puede ayudarlo a colocar más cuadros en un página.
- ¿Está su gráfico demasiado abarrotado? Agrupar personas con el mismo título juntas. Si necesitas espacio, esta es la mejor opción. Coloque a todas estas personas en la misma caja para ahorrar espacio.
- Mantenga el diseño consistente. Las cajas en el mismo nivel deben tener el mismo tamaño, excepto las cajas que contienen varias personas.
- Asistentes de grupo con su Gerente. Agrupe a los asistentes administrativos, secretarias y otros asistentes con una barra lateral debajo de su gerente, SI solo le responden a él o ella. Si tiene un personal de apoyo que ayuda a seis gerentes, dibuje líneas para designarlo.
- Escriba los títulos antes que los nombres. Los nombres cambian, pero las jerarquías rara vez lo hacen. Indique primero el título del puesto, luego el nombre de la persona que tiene el título. Esto le ayudará si necesita hacer cambios debido a una promoción u otro cambio de personal.
- Crea una Versión Digital para Tu Internet o Intranet. Esto requerirá la ayuda de un diseñador web o gráfico, pero puede valer su peso en oro. Después de todo, puede hacer un hipervínculo a una variedad de información sobre títulos de trabajo, deberes, políticas y procedimientos dentro del texto del gráfico.
Estructura organizativa
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¿Realmente necesito una plantilla para hacer un organigrama?
Esto depende de una serie de factores. Si tiene un diseñador gráfico o web en el personal, es posible que desee solicitar su ayuda. En general, una plantilla es fácil de usar para cualquier persona, por lo que si le pide a una persona administrativa que lo ayude con el diseño, darle una copia es la mejor opción para comenzar.
¿Qué más puede hacer que mi organigrama se destaque realmente?
El uso adecuado de colores y otros elementos de diseño puede ayudarlo a crear un organigrama verdaderamente legible y utilizable. Use una fuente consistente y legible que tenga al menos 10 puntos, preferiblemente más grande para aquellos en su empresa a los que no les gusta entrecerrar los ojos. Algunas de las fuentes favoritas de los diseñadores gráficos son Futura, Garamond, Gills Sans y Helvetica. Puede combinar algunas de estas fuentes para crear un gráfico con una tipografía atractiva, como usar Helvetica para títulos y Garamond para nombres y títulos.
El uso de colores para resaltar las posiciones clave dentro de la empresa en la plantilla de su organigrama también puede brindarle legibilidad y atractivo. En Microsoft Word, esto se puede agregar fácilmente haciendo clic derecho en la forma y eligiendo la opción «Formato de forma». A partir de ahí, no solo puedes elegir colores de relleno; también puede agregar sombras o luces para que las formas parezcan más tridimensionales. También puede cambiar los colores de las flechas o líneas para indicar las acciones que realiza un grupo de personas u otras conexiones.
Cuando use colores en su organigrama, no se exceda: elija colores en la paleta que sean pálidos, como bronceados, amarillos claros y otros colores claros. Desea colores para resaltar posiciones, no abrumar el texto que lleva cada cuadro.
La codificación por colores también puede ayudarlo a ilustrar diferentes jerarquías en sus organigramas, como la gerencia intermedia versus la gerencia superior, o designar a un empleado que responde ante varias personas.
