Las reuniones brindan la oportunidad de discutir los problemas, ya sea brevemente o extensamente. Muchas ideas que podrían ayudar a resolver un problema que se está abordando normalmente se expresan verbalmente. Podría ser útil anotar estos puntos para uso futuro o, alternativamente, podrían servir como evidencia en un acuerdo determinado . También será bueno llevar un registro de los asistentes, así como de los miembros que no pudieron asistir a la reunión. Mucha gente se abstiene de levantar actas de las reuniones, trabajo que se ha hecho formalmente para los secretarios.
Las actas se pueden definir como los registros oficiales que lleva una organización. Es de suma importancia que estos registros se tomen con precisión, ya que son un registro legal de las acciones y los procedimientos de una organización determinada.
Si te encuentras en una situación que requiere que tomes minutos, no necesitas preocuparte tanto por esto. Nuestro sitio proporciona una manera conveniente de hacer esto al proporcionarle plantillas de actas de reuniones, siéntase libre de usarlas. Ya sea que se trate de una reunión oficial o informal, le respaldamos con nuestras plantillas de notas de reunión que simplifican todo el proceso .
Plantillas de actas de reuniones
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Descargar fuentes Hay varios tipos de plantillas de actas de reuniones que se clasifican según el tipo de reunión que se va a celebrar. Estas son la plantilla de actas de reuniones formales, la plantilla de actas de reuniones básicas y la plantilla de actas de reuniones detalladas.
La plantilla de actas de reuniones formales
Esta plantilla ha sido diseñada de una manera que está en línea con las recomendaciones de la 11ª edición de las Reglas de Orden de R0bert . Es un manual que se utiliza principalmente para regular las interacciones de los miembros de las organizaciones parlamentarias. Proporciona una forma más fácil de incluir toda la información clave que debe conservarse en cada minuto que se lleva a cabo.
La plantilla básica de actas de reuniones
Esta plantilla es una herramienta bastante útil para aquellos que desean tener una guía sobre cómo tomar actas para una reunión informal en lugar de las reglas estrictas que se aplican para una reunión formal. Como tal, no encontrará ningún formato especial basado en tablas. Está diseñado de manera que se puede personalizar fácilmente para satisfacer las necesidades de un cliente determinado.
Plantilla detallada de actas de reuniones
En caso de que desee realizar un seguimiento de más detalles de las reuniones que está teniendo, esta plantilla será muy útil. Esta plantilla de actas de reuniones le permite completar fácilmente toda la información crítica y esto se hará de manera ordenada en tablas bien organizadas.
Algunos consejos para ayudarlo a mantener las actas de las reuniones usando las Reglas de Robert:
- Por lo general, el secretario es quien se encarga de llevar las actas de todas y cada una de las reuniones. Durante cada reunión se lee y aprueba el acta de la reunión anterior, se pueden hacer algunas correcciones cuando sea necesario. Una vez hecho esto, las minutas se agregan a la carpeta de minutas de la organización y esto se hace para cada reunión.
- En caso de que se adopte una moción mediante votación nominal. Se supone que debe enumerar los nombres de todas las personas que votaron a favor de esa moción, así como los que votaron en contra de la moción. Esto es mejor que sumar los nombres de quienes participaron en el ejercicio.
- También se supone que el secretario debe firmar y fechar las actas después de que se aprueben en la próxima reunión.
- Para las minutas que requerirán publicación, se deberán incluir más detalles en las minutas. Por ejemplo, debe incluirse un resumen de las declaraciones de cada persona que habló en cualquiera de los lados de un tema.
Cómo redactar y llevar actas de reuniones de forma eficaz
- El primer párrafo debe tener detalles que elaboren el tipo de reunión que se llevará a cabo; una reunión formal o informal, el nombre de la organización así como la hora y fecha de la reunión y el lugar elegido. El nombre del presidente así como el del secretario, el número aproximado de miembros que estuvieron presentes, la constitución del quórum así como las diligencias tomadas para el acta de la reunión anterior.
- El cuerpo normalmente se compone de mociones que se abordan en cada párrafo por separado. Lo que debe incluirse en cada moción son;
- La redacción exacta de cada moción, ya sea que haya sido aprobada o no. Esto también debe ir acompañado del nombre del fabricante, así como la forma en que se eliminó si falla.
- Los votos deben contarse y este recuento debe registrarse. En caso de que haya informes de caja, esto también debe incluirse. Para las votaciones nominales se debe incluir el registro del voto de cada persona.
- Avisos para cada moción, en algunos casos se requiere el aviso previo de instancia las reformas de los estatutos.
- Cuestiones de orden y de apelación
- El último párrafo suele marcar la hora de la clausura.
- Las cosas que no están incluidas;
- La opinión o la interpretación hecha por el secretario
- Cualquier frase que parezca ser de naturaleza crítica.
- Discusiones; intente en la medida de lo posible captar lo que se hizo o acordó, pero no todo lo que se dijo o mencionó en la reunión.
- Cualquier moción que fue retirada
- El nombre del secundador es innecesario en el acta
- En cuanto a los archivos adjuntos; la copia oficial de la reunión copias originales de los siguientes documentos adjuntos a la misma;
- Informes del comité
- Informes escritos
- Informes de oficiales
- Informes de cajeros
- Correspondencia
- Se puede hacer que el proceso de aprobación de la reunión sea ridículo, fácil y corto al distribuir las actas a los miembros antes de la próxima reunión. En este caso, todo lo que el oficial que preside tendrá que decir es solicitar cualquier corrección en las actas que se han impreso. Para una situación que no tenga correcciones o enmiendas que deban hacerse en el acta, el oficial que preside declarará que el acta de la reunión está aprobada tal como se imprimió.
- Las firmas normalmente se adjuntan después de la aprobación del acta. Las firmas del secretario y del presidente son las que se adjuntan. La palabra aprobado también debe incluirse en el acta en esta sección.
- El uso de un Libro de Actas; una copia oficial del acta debe ser asentada en el libro de actas y debe ser conservada por el secretario. Esto se considera parte de la propiedad de una organización y en el caso de que exista una oficina central, esta debe servir como lugar de almacenamiento.
- En caso de que los miembros reciban copia del acta no será necesario incluir copias de los anexos. Una alternativa es dar una breve relación de los anexos en el acta.
Reuniones anuales y actas de la Convención
Las actas de una reunión anual o de una convención deben ser tomadas por el secretario con la ayuda de los miembros del Comité de Aprobación de Actas. El secretario debe preparar un esqueleto de las reuniones antes de la reunión anual. Algunos elementos que pueden ser útiles en esto son la agenda, un programa, las actas previas y el guión. Lo que se espera en la reunión actúa como una guía de cómo debe ser el esqueleto. Es prudente dejar tantos espacios en el esqueleto como sea posible antes de que se registren los movimientos adicionales o se deban hacer las correcciones.
Se supone que se entregarán copias de las actas esqueléticas al secretario, a los miembros del Comité de Aprobación de Actas y al parlamentario. Estas personas luego usarán los minutos esqueléticos durante los minutos y tendrán que llenar los espacios vacíos como les parezca. Inmediatamente después de cada reunión de negocios, el secretario y el Comité de Aprobación de Actas deberán reunirse y acordar el acta de esa reunión. Después de la última reunión de negociosde una convención dada, el secretario luego hará una copia final del acta, basándose en lo acordado por el comité. Esta copia final luego tendrá que ser revisada por otros miembros del comité de aprobación del acta. En caso de que todos estén de acuerdo con la copia final, adjuntarán sus firmas a la copia original y se habrá hecho la aprobación de la asamblea.
En caso de que haya una transcripción para una reunión determinada, el secretario es quien tiene la tarea de revisar la transcripción para asegurarse de que las actas sean precisas. En caso de que se deba cambiar el acta, todos los miembros del Comité de Aprobación de Actas deben estar de acuerdo con esto y con los cambios que se deban hacer.
Este sitio le ofrece la mejor plantilla de actas de reuniones que puede usar para simplificar su trabajo de manera meticulosa. Siga los consejos y pautas recomendados anteriormente y se sorprenderá de lo fácil y perfecto que puede resultar tomar minutos.
Algunos consejos para ayudarlo a mantener las actas de las reuniones usando las Reglas de Robert:
- Por lo general, el secretario es quien se encarga de llevar las actas de todas y cada una de las reuniones. Durante cada reunión se lee y aprueba el acta de la reunión anterior, se pueden hacer algunas correcciones cuando sea necesario. Una vez hecho esto, las minutas se agregan a la carpeta de minutas de la organización y esto se hace para cada reunión.
- En caso de que se adopte una moción mediante votación nominal. Se supone que debe enumerar los nombres de todas las personas que votaron a favor de esa moción, así como los que votaron en contra de la moción. Esto es mejor que sumar los nombres de quienes participaron en el ejercicio.
- También se supone que el secretario debe firmar y fechar las actas después de que se aprueben en la próxima reunión.
- Para las minutas que requerirán publicación, se deberán incluir más detalles en las minutas. Por ejemplo, debe incluirse un resumen de las declaraciones de cada persona que habló en cualquiera de los lados de un tema.
Cómo redactar y llevar actas de reuniones de forma eficaz
- El primer párrafo debe tener detalles que elaboren el tipo de reunión que se llevará a cabo; una reunión formal o informal, el nombre de la organización así como la hora y fecha de la reunión y el lugar elegido. El nombre del presidente así como el del secretario, el número aproximado de miembros que estuvieron presentes, la constitución del quórum así como las diligencias tomadas para el acta de la reunión anterior.
- El cuerpo normalmente se compone de mociones que se abordan en cada párrafo por separado. Lo que debe incluirse en cada moción son;
- La redacción exacta de cada moción, ya sea que haya sido aprobada o no. Esto también debe ir acompañado del nombre del fabricante, así como la forma en que se eliminó si falla.
- Los votos deben contarse y este recuento debe registrarse. En caso de que haya informes de caja, esto también debe incluirse. Para las votaciones nominales se debe incluir el registro del voto de cada persona.
- Avisos para cada moción, en algunos casos se requiere el aviso previo de instancia las reformas de los estatutos.
- Cuestiones de orden y de apelación
- El último párrafo suele marcar la hora de la clausura.
- Las cosas que no están incluidas;
- La opinión o la interpretación hecha por el secretario
- Cualquier frase que parezca ser de naturaleza crítica.
- Discusiones; intente en la medida de lo posible captar lo que se hizo o acordó, pero no todo lo que se dijo o mencionó en la reunión.
- Cualquier moción que fue retirada
- El nombre del secundador es innecesario en el acta
- En cuanto a los archivos adjuntos; la copia oficial de la reunión copias originales de los siguientes documentos adjuntos a la misma;
- Informes del comité
- Informes escritos
- Informes de oficiales
- Informes de cajeros
- Correspondencia
- Se puede hacer que el proceso de aprobación de la reunión sea ridículo, fácil y corto al distribuir las actas a los miembros antes de la próxima reunión. En este caso, todo lo que el oficial que preside tendrá que decir es solicitar cualquier corrección en las actas que se han impreso. Para una situación que no tenga correcciones o enmiendas que deban hacerse en el acta, el oficial que preside declarará que el acta de la reunión está aprobada tal como se imprimió.
- Las firmas normalmente se adjuntan después de la aprobación del acta. Las firmas del secretario y del presidente son las que se adjuntan. La palabra aprobado también debe incluirse en el acta en esta sección.
- El uso de un Libro de Actas; una copia oficial del acta debe ser asentada en el libro de actas y debe ser conservada por el secretario. Esto se considera parte de la propiedad de una organización y en el caso de que exista una oficina central, esta debe servir como lugar de almacenamiento.
- En caso de que los miembros reciban copia del acta no será necesario incluir copias de los anexos. Una alternativa es dar una breve relación de los anexos en el acta.
Reuniones anuales y actas de la Convención
Las actas de una reunión anual o de una convención deben ser tomadas por el secretario con la ayuda de los miembros del Comité de Aprobación de Actas. El secretario debe preparar un esqueleto de las reuniones antes de la reunión anual. Algunos elementos que pueden ser útiles en esto son la agenda, un programa, las actas previas y el guión. Lo que se espera en la reunión actúa como una guía de cómo debe ser el esqueleto. Es prudente dejar tantos espacios en el esqueleto como sea posible antes de que se registren los movimientos adicionales o se deban hacer las correcciones.
Se supone que se entregarán copias de las actas esqueléticas al secretario, a los miembros del Comité de Aprobación de Actas y al parlamentario. Estas personas luego usarán los minutos esqueléticos durante los minutos y tendrán que llenar los espacios vacíos como les parezca. Inmediatamente después de cada reunión de negocios, el secretario y el Comité de Aprobación de Actas deberán reunirse y acordar el acta de esa reunión. Después de la última reunión de negociosde una convención dada, el secretario luego hará una copia final del acta, basándose en lo acordado por el comité. Esta copia final luego tendrá que ser revisada por otros miembros del comité de aprobación del acta. En caso de que todos estén de acuerdo con la copia final, adjuntarán sus firmas a la copia original y se habrá hecho la aprobación de la asamblea.
En caso de que haya una transcripción para una reunión determinada, el secretario es quien tiene la tarea de revisar la transcripción para asegurarse de que las actas sean precisas. En caso de que se deba cambiar el acta, todos los miembros del Comité de Aprobación de Actas deben estar de acuerdo con esto y con los cambios que se deban hacer.
Este sitio le ofrece la mejor plantilla de actas de reuniones que puede usar para simplificar su trabajo de manera meticulosa. Siga los consejos y pautas recomendados anteriormente y se sorprenderá de lo fácil y perfecto que puede resultar tomar minutos. Tomar notas de reuniones no será difícil con la ayuda de nuestras plantillas de notas de reuniones.
