50 plantillas gratuitas de árbol de teléfonos (MS Word y Excel)

Una plantilla de árbol telefónico es una herramienta muy útil en empresas y organizaciones, especialmente en caso de emergencia. A través de esta plantilla, puede ponerse en contacto con las personas más importantes de su organización con el fin de transmitir un mensaje importante. También conocida como plantilla de árbol de llamadas o plantilla de árbol de teléfono de emergencia, es fácil de hacer pero muy beneficiosa.

Plantillas de árbol de teléfono

Los beneficios y limitaciones de una plantilla de árbol de teléfonos

Si desea crear una estrategia de respuesta a incidentes o emergencias en su organización, es esencial utilizar una plantilla de árbol telefónico. Esto le facilitará ponerse en contacto con todos los que forman parte de la plantilla. Siempre que se asegure de que la información de contacto en la plantilla esté siempre actualizada, cumplirá su propósito. Estos son algunos de los beneficios de crear su propia plantilla de árbol de teléfonos en blanco:

• Puede usar la plantilla para comunicarse con varios empleados en un corto período de tiempo.
• Puede transmitir su mensaje rápidamente sin tener que sobrecargar un solo sistema o persona.
• A diferencia de un mensaje automatizado, la plantilla permite la comunicación bidireccional entre el destinatario y la persona que llama. También puede informar a su superior en caso de que la persona con la que se supone que debe comunicarse no responda.
• Esto puede ayudar a crear una fuente de información común para todos los miembros de su organización.
• Dado que las partes de la plantilla del árbol de llamadas se llamarán personalmente, muestra que la organización tiene un interés personal en el bienestar de su personal.

Como cualquier otro medio de comunicación, una plantilla de árbol telefónico de emergencia también tiene algunas limitaciones, a saber:

• El error humano puede comprometer la eficacia de la plantilla. Esto es especialmente cierto en los casos en que uno o más de los empleados enumerados en la plantilla no tienen claro lo que se supone que deben hacer y a quién se supone que deben llamar durante una emergencia.
• Además, si no se contacta a una persona, esto significa que tampoco se contactará a todas las personas a las que se supone que debe llamar. Dependiendo de las circunstancias de la emergencia, es posible que algunos de los empleados ni siquiera puedan físicamente hacer una llamada.

Además de usar esta plantilla de árbol de teléfonos, también debe considerar iniciar un proceso alternativo para contactar a sus empleados . Si uno de ellos no responde a la llamada después de varios intentos, debe probar otros métodos de comunicación.

Plantillas de árbol de llamadas

Construyendo su árbol de teléfonos para la plantilla

Una plantilla de árbol de teléfonos en blanco es un aspecto esencial de un sistema en el que se comunica con un grupo de empleados a través del teléfono. El sistema puede ayudarlo a transmitir un mensaje corto de manera rápida y eficiente a un gran grupo de personas. Una vez que haya completado su plantilla de árbol de teléfonos, puede usarla para:

• Movilice a sus empleados en un solo lugar cuando necesite convocar una reunión de emergencia.
• Difundir un mensaje importante en caso de emergencia.
• Notifique a sus empleados sobre tareas o cambios de última hora en audiencias o reuniones.
• Aumenta el número de personas que asisten a las reuniones que establezcas.
• Refuerce la información que ha enviado por correo electrónico .

Si usted es el encargado de coordinar el árbol de llamadas, solo necesita una lista completa y actualizada de los nombres y detalles de contacto de las personas que planea hacer parte de su plantilla de árbol de llamadas. Si desea crear su propia plantilla, aquí hay algunos pasos para guiarlo:

• Cree una lista completa de nombres y detalles de contacto actualizados de las personas a las que desea comunicarse a través de la cadena telefónica. Incluya números de celular, números de oficina y números de casa también.
• Si está llamando a empleados de otras sucursales, hable con el jefe de la sucursal para que pueda brindarle los detalles relevantes. Además, pídale al líder de la sucursal que le informe sobre cualquier cambio de nombre o datos de contacto si es necesario.
• De su lista principal, seleccione un pequeño grupo de empleados confiables a quienes asignará para llamar y activar a los otros empleados en su plantilla.
• Antes de implementar el sistema de árbol telefónico, asegúrese de hablar con todos los involucrados, especialmente con el grupo pequeño. Dígales que deben comunicarse con usted en los casos en que las personas con las que se supone que deben comunicarse no atienden.
• Solicite a sus empleados que le informen si tomarán un descanso del trabajo para que pueda asignar a otras personas para que se responsabilicen de llamar a las otras personas en la cadena telefónica.

Plantillas de árbol de teléfono de emergencia

Creación de una plantilla de árbol de teléfonos en Microsoft Word

Como se mencionó anteriormente, las plantillas de árboles telefónicos son herramientas muy útiles en las organizaciones. Utilizado correctamente, le permitirá difundir mensajes urgentes o importantes a un grupo de personas de forma eficaz y rápida. En lugar de poner la presión de contactar a todo un grupo de personas con una sola persona, una plantilla de árbol de teléfonos de emergencia le permite dividir la responsabilidad.

Siempre que seleccione un grupo clave de personas que esté formado por sus empleados más confiables, esto ayudará a garantizar la eficacia de su estrategia de respuesta ante emergencias. Por ejemplo, usted, como primera persona en su plantilla, tendría que llamar a 3 o 4 personas importantes. Luego, cada una de estas personas tendrá que llamar a otras 3-4 personas para compartir la información que acaba de dar.

Esto continuará hasta que todos los miembros de su árbol telefónico hayan recibido el mensaje. Lo mejor de una plantilla de árbol de teléfonos en blanco es que es fácil crear una usando Microsoft Word o cualquier otro software de procesamiento de textos. Aquí están los pasos:

• Abre un nuevo documento en Microsoft Word.
• Haga clic en la pestaña «Insertar» que se encuentra en la parte superior de la página. Busque el grupo «Ilustraciones» en la pestaña y haga clic en «SmartArt».
• Cuando se abra la ventana de SmartArt, haga clic en «Jerarquía». Mire las diferentes opciones y luego elija el estilo de diseño que desee. Cuando haya elegido un estilo, haga clic en «Aceptar». Asegúrese de que la plantilla que elija contenga todos los cuadros que necesita para su árbol telefónico y en el orden correcto. Si no es así, es posible que deba eliminar, agregar o reorganizar algunas de las cajas.
• Si desea agregar más casillas, haga clic en una de las existentes. Luego busque la pestaña «Diseño» y haga clic en ella. En el grupo «Crear gráfico», justo al lado de la opción «Agregar forma», abra el menú desplegable. Aquí, puede seleccionar «Agregar forma antes» o «Agregar forma después». Al hacer esto, creará un nuevo cuadro que está en el mismo nivel que el que hizo clic.
• Si desea agregar un cuadro encima o debajo del que hizo clic, puede seleccionar «Agregar forma debajo» o «Agregar forma arriba».
• Si necesita cambiar la posición de alguna de las casillas, haga clic en «Mover hacia abajo», «Mover hacia arriba», «Degradar» o «Promover».
• Si necesita eliminar una de las casillas, simplemente haga clic en ella y presione la tecla «Eliminar» del teclado.
• Cuando esté satisfecho con su plantilla, es hora de guardarla. Haga clic en «Archivo», «Guardar como» y elija el destino del archivo. Asigne a su plantilla un nombre apropiado para que pueda encontrarla fácilmente en la ubicación de destino.
• Una vez que haya creado su lista de nombres y detalles de contacto para el árbol de teléfonos, abra la plantilla y comience a escribir. Después de completarlo, guarde el documento con un nombre de archivo diferente para que pueda seguir usando la plantilla en blanco para diferentes árboles de teléfonos.

Plantillas de árbol de teléfono en blanco

Activando su plantilla de árbol de teléfonos

La persona que inicia la cadena telefónica es el coordinador. Si ese es tu trabajo, debes saber exactamente cómo activar el árbol telefónico. Sería muy útil que proponga un breve guión para compartir con el Grupo Clave. De esta forma, sabrás exactamente lo que tienes que decir cuando hagas esas primeras llamadas. Aquí hay algunos tips para ayudarte:

• Si los miembros de su grupo clave no están con usted en la oficina, llámelos a cada uno de ellos. Pero en los casos en los que trabaje con ellos, llámelos a una reunión para discutir el mensaje que necesita compartir.
• Después de eso, recuérdeles sus responsabilidades. Si es necesario, también puede pedirles que le den su opinión sobre las llamadas que hicieron y cómo respondieron los destinatarios.
• Si hizo un guión para el grupo clave, compártalo también con ellos. Al hacer esto, tendrán toda la información necesaria para informar a los demás miembros de la cadena telefónica.
• Realice una verificación puntual de la eficacia de su árbol telefónico. Haga esto llamando a algunas personas al azar para asegurarse de que recibieron la información completa y precisa de la persona asignada para contactarlos.
• Cuando haya confirmado que todos recibieron el mensaje, agradezca a los miembros de su grupo clave y felicítelos por un trabajo bien hecho. Apreciar sus esfuerzos los mantendrá motivados y dispuestos a desempeñarse bien la próxima vez.
• Junto con la plantilla del árbol de teléfonos, cree un organigrama que sirva como guía para los miembros del árbol de teléfonos.
• Además, piense en otras formas de comunicarse con los miembros de su árbol telefónico además de simplemente llamarlos al trabajo.