50 plantillas y formularios útiles para la lista de verificación de nuevos empleados

Después de la selección inicial y posiblemente varias rondas de entrevistas para contratar nuevos empleados, finalmente ha encontrado un candidato que cumple con todos los criterios. Podrías pensar que después de todos los arduos esfuerzos, que a veces serían muy tediosos, el proceso ha terminado. Ojalá las cosas fueran así de simples para el equipo de recursos humanos. Ese es solo un paso del proceso de reclutamiento. La incorporación es la próxima gran cosa. Hay muchos pasos involucrados en la incorporación del nuevo empleado. Para mantener todo organizado y «encaminado», utilice una nueva lista de verificación de contratación.

Plantillas de listas de verificación de nuevas contrataciones

El proceso de incorporación formal

Antes de dar más pasos, el nuevo debe orientarse con una colección escrita de procedimientos y políticas coordinados que pueden ayudar al empleado a adaptarse a su rol en términos de socialización y las tareas que debe realizar. Esto también se conoce como «incorporación».

Para asegurarse de que la nueva contratación pueda beneficiarse de este proceso, debe crear una nueva lista de verificación de contratación para agilizar el proceso. El uso de una nueva plantilla de lista de verificación de contratación asegurará que cada paso vital se siga meticulosamente, lo que en consecuencia conducirá a alcanzar los objetivos básicos con la nueva contratación.

Formularios de nuevas contrataciones

La nueva lista de verificación de contratación comienza incluso antes de que su nuevo empleado llegue a trabajar

Hay más en una lista de verificación de formularios de contratación nueva que solo definir y seguir reglas. El diseño de una lista de verificación de orientación para nuevos empleados bien hecha también debe considerar el viaje del empleado donde se eliminan todos los posibles obstáculos para su éxito. Tales disposiciones asegurarán que su viaje sea acogedor. Para el empleador, el proceso comienza incluso antes del primer día de trabajo del nuevo empleado:

• Presentar al nuevo empleado al resto de los empleados
  Enviar un correo electrónico al nuevo empleado sobre su aceptación es un gran comienzo de bienvenida. La comunicación debe describir las cosas más relevantes que necesita saber antes de informar sobre el primer día. Además, el nuevo empleado también debe recibir un resumen de los próximos procesos en la nueva lista de verificación de contratación para que sepa qué esperar.
• Completar toda la documentación requerida para nuevos empleados
  
  Este paso es un requisito para cualquier nuevo empleado que se incorpore por primera vez. No hay necesidad de abrumar al nuevo miembro haciéndole llenar todos los formularios de nuevo empleado, especialmente en su primer día. Ya puede recopilar la mayor parte del papeleo y las cuentas de los nuevos empleados y luego configurarlos incluso antes de que el nuevo empleado llegue a la oficina.
• Configure la capacitación del nuevo empleado y todas las comunicaciones internas
  
  Después del correo electrónico inicial de bienvenida al nuevo empleado, debe seguir un segundo correo electrónico que contendrá información sobre cómo configurar los canales para la comunicación interna. Los procedimientos de inicio de sesión son muy importantes y debe configurarlos antes del primer día laboral oficial del empleado . Esto dará tiempo para que sus nuevos empleados se familiaricen con todos los programas en los que participarán. En el correo electrónico se incluyen instrucciones sobre cómo acceder a los portales de capacitación en línea de la empresa. Este es un excelente método para capacitar a los reclutas en procesos, políticas y más.
• Prepare cualquier formulario de nuevo empleado y el espacio de trabajo del nuevo empleado.
  
  Todos los involucrados en el puesto del nuevo empleado deben obtener la información sobre la entrada del empleado y la fecha en que comienza a trabajar. Esto incluye a los miembros del equipo y otros departamentos relacionados. Por lo general, es parte del trabajo del supervisor alentar a todos los demás miembros del equipo a dar la bienvenida a los nuevos empleados.

Papeleo de nueva contratación

Partes importantes de una nueva lista de verificación de contratación

Un nuevo empleado que pueda adaptarse rápidamente al entorno de trabajo se convertirá en un empleado más productivo. Recuerde que un empleado feliz no tendrá motivos para buscar otro trabajo en secreto y, por lo tanto, es fundamental que se sienta seguro y cómodo, especialmente en sus primeros días. Estas son las partes importantes de una nueva lista de verificación de contratación que debe incluir:

• Esquema de orientación
  
  Casi todos los empleados nuevos se someterán a un programa de orientación, también llamado programa de inducción, para que se familiaricen con las políticas y los procedimientos de la empresa. La naturaleza de los programas varía de una compañía a otra. Enfatice cualquier elemento único como la presentación del nuevo empleado al equipo, sus asignaciones de trabajo y capacitación. Mantenga una lista de verificación de orientación para nuevos empleados para asegurarse de que el nuevo empleado reciba un programa de inducción completo e integral.
• Contrato de Trabajo
  
  Debería haber enviado este documento al nuevo empleado con su oferta de trabajo . Asegúrate de que lleve su firma.
• Requisitos
  
  legales Los requisitos legales diferirán según el estado y mucho más en otro país. Y estos podrían volverse más complicados si la empresa está en un país o estado diferente y el empleado trabaja en el extranjero.
• Requisitos de la empresa
  
  Hay muchos documentos y formularios que el nuevo empleado debe firmar de acuerdo con los requisitos de la empresa. Es importante que el nuevo empleado lea todos estos documentos antes de firmarlos.
• Información general
  
  Siempre habrá información que deba abordar que no se ajuste a ninguno de los elementos antes mencionados. De modo que puede incluir toda esta información en un solo grupo para el beneficio del empleado.
• Paquete de Beneficios
  
  Este tema suele ser discutido durante el proceso de contratación. Para que todo sea vinculante para el empleo, hay documentos que el nuevo empleado debe firmar para evitar malentendidos o confusión sobre la cobertura de los beneficios.
• Información personal
  
  Es un procedimiento estándar que el nuevo empleado proporcione información de contacto en caso de emergencias. También existe la necesidad, si corresponde, de información médica importante, como preferencias dietéticas, alergias alimentarias y más. Los cumpleaños también están bien solo para agregar un elemento personal a su relación profesional.

Nuevos formularios de empleados

Pasos a seguir al crear una nueva lista de verificación de contratación

Una nueva lista de verificación de contratación es de gran ayuda, ya que garantizará que no se omita ningún paso importante al presentar nuevas contrataciones a la oficina. La nueva lista de verificación de formularios de contratación se vuelve más importante si es nuevo en recursos humanos y contrata a un empleado por primera vez. Puede parecer complejo, así que para facilitar las cosas, siempre puede descargar esta nueva plantilla de lista de verificación de contratación de forma gratuita. Pero si desea crear su propia lista de verificación, aquí hay algunos consejos para considerar:

Parte 1: Para sus primeras nuevas contrataciones

• Solicite el Número de identificación de empleado antes de contratar a sus primeros empleados, ya que el IRS lo exige para la administración tributaria.
• Asegúrese de registrar su empresa para los impuestos locales y estatales.
• El seguro de compensación para trabajadores es un requisito para las empresas que tienen una o más contrataciones nuevas para comprar un seguro de compensación para trabajadores. Puede aprovechar esto ya sea usando un transportista privado o a través del estado.
• Publique los carteles y avisos requeridos. Según el estado en el que se encuentre su negocio y el tipo de industria en la que participe, es un requisito publicar avisos sobre las leyes laborales en el tablón de anuncios de la oficina. Estos carteles de leyes laborales incluyen detalles sobre las tasas de salarios mínimos, el empleo a voluntad, las leyes contra la discriminación y más. Debido a que se trata de asuntos gubernamentales, las agencias estatales y federales generalmente entregan estos carteles de forma gratuita. También puede conectarse en línea y consultar el sitio web del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos. El sitio puede proporcionarle un cuestionario que es interactivo y lo ayudará a determinar qué carteles exhibir en su lugar de trabajo. Para cualquier otro aviso importante, también puede consultar con su oficina estatal.
• Determinar la tasa de impuesto de desempleo de su estado. La tasa de impuesto del Seguro de Desempleo del Estado, mejor conocido como SUI, puede variar anualmente dependiendo del salario del empleado . También puede acceder a esta tasa de impuestos SUI, que generalmente se le envía por correo todos los años en línea. Simplemente inicie sesión en el sitio de registro de impuestos de su estado y búsquelo allí. Hay una tasa predeterminada para los nuevos negocios.

Parte 2: Para todas sus nuevas contrataciones exitosas

• Llevar a cabo verificaciones de antecedentes o preselección. Esta es una decisión opcional, pero sigue siendo un buen hábito. Al hacer estos controles en las nuevas contrataciones se verificará su veracidad durante la entrevista y la aplicación. Está dentro de los límites de la propiedad realizar verificaciones de antecedentes de las nuevas contrataciones. Además, si es legal en el estado en el que se encuentra su empresa, también podría incluir pruebas de detección de drogas.
• Obtenga un formulario federal W-4 firmado por su nuevo empleado. Antes del primer día de trabajo del nuevo empleado, pídale que llene el formulario federal W-4. Esto especificará las preferencias de retención de impuestos del empleado. Para mayor comodidad, el formulario está disponible en el sitio web del IRS. No es necesario enviar esto al IRS, pero debe conservar al menos una copia en el archivo de su empleado.
• Si este es un requisito en su estado, obtenga un formulario estatal W-4 firmado por su nuevo empleado. Esto solo se aplicará a aquellos estados que recaudan impuestos sobre la renta.
• Haga que su nuevo empleado complete el Formulario I-9. Este formulario verificará la elegibilidad del empleado para trabajar en los Estados Unidos. Ser ciudadano, inmigrante o tener una visa de trabajo lo hace elegible para el empleo. No es necesario que presente el I-9, pero aún debe mantenerlo en el archivo de su empleado durante un mínimo de tres años, a partir de la fecha en que lo contrató o un año después de la terminación del empleado, lo que ocurra más tarde.
• Regístrese en el programa New Hire Reporting. Se requiere que todas las empresas registren las nuevas contrataciones en el programa de informes de nuevas contrataciones de su estado. Este es un registro importante para el estado, ya que puede ayudar al gobierno a hacer cumplir ciertas políticas y procedimientos.

Listas de verificación de orientación para nuevos empleados