Las personas a cargo de una organización no deben tolerar ningún comportamiento inapropiado de sus subordinados. Hacerlo conduciría a una falta de respeto hacia la gerencia, los colegas y los subalternos, y eso, en última instancia, conducirá al caos. Una forma de manejar esta situación es escribir una carta de advertencia al empleado a la persona que cometió la conducta inaceptable. Esta carta también se conoce como Advertencia escrita, Carta de amonestación, Formulario disciplinario o Formulario de advertencia del empleado .
Puede utilizar este tipo de carta para muchas situaciones, pero su objetivo principal es abordar una irregularidad.
Cartas de advertencia para empleados
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¿Cuándo usar una carta de advertencia para empleados?
Los empleados son recompensados o amonestados dependiendo de su desempeño. Por lo general, es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos monitorear sus desempeños y su comportamiento. Luego emiten una carta disciplinaria para el empleado si el empleado tiene un desempeño deficiente o se involucra en alguna conducta inaceptable. Dirigir la carta al empleado puede ayudar a proteger al empleador contra futuras disputas.
Por lo tanto, la carta de advertencia al empleado debe tomar la forma de un documento oficial que indique la conducta inaceptable del empleado en cuestión. Sus deficiencias pueden incluir asistencia, comportamiento, desempeño y otros problemas que requieren atención. Estas son las razones más comunes que pueden justificar la emisión de dicha carta:
- Incumplimiento de obligaciones en el trabajo.
- Tardanzas frecuentes
- Faltar al trabajo sin previo aviso
- Incumplimiento de la política de confidencialidad de la empresa.
- Incumplimiento de la política de seguridad y salud.
- Una violación de la política de alcohol y drogas
- Falsificar las calificaciones de uno
- Hurto
- Amenazar o dañar físicamente a los compañeros de trabajo
Como empleador, solo esperaría lo mejor de su fuerza laboral. Por supuesto, esto no es así siempre. Siempre hay alguien que no está haciendo lo que se espera de él. Escribir una carta disciplinaria para empleados puede ser una tarea desalentadora, pero si desea inculcar orden y disciplina en la fuerza laboral, debe hacerlo. La carta debe mencionar las razones por las que está reprendiendo al empleado. Aquí hay algunos detalles que pueden ser parte de esta carta:
- El empleado no está a la altura de los estándares comerciales de la empresa.
- Está al tanto de los continuos comportamientos inapropiados del empleado .
- La carta debe especificar los pasos que el empleado debe tomar para rectificar su situación.
- Los documentos de respaldo, como las revisiones de desempeño y los registros de asistencia, son la mejor prueba del desempeño insatisfactorio del empleado .
Mantenga una carta de advertencia de muestra para el empleado en el archivo, ya que esto puede ayudar al empleador contra cualquier demanda, en caso de que el empleado intente demandar o causar una disputa laboral. Las cartas de advertencia son lo suficientemente amplias como para desestimar el caso.
Ejemplos de cartas de advertencia para el empleado
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¿Qué información debe incluir en la carta de advertencia del empleado?
El nombre de esta letra ya habla por sí mismo. Es una comunicación del empleador al trabajador, informándole a éste sobre su incumplimiento de las normas de la empresa. Sirve como una advertencia al empleado sobre su comportamiento inapropiado y la carta puede incluir las consecuencias de sus acciones.
Al emitir estas cartas, los empleadores siempre deben conservar una copia para ellos a efectos de la documentación de recursos humanos. Los datos básicos que un formulario o carta de advertencia a los empleados pueden incluir son los siguientes:
- La información personal del empleado, como el nombre, el número de empleado y el cargo.
- La información de la empresa como el nombre de la empresa, el nombre del gerente e incluso el nombre del oficial de recursos humanos, cuando corresponda.
- La información sobre la política o regla que el empleado violó debido al comportamiento.
- Lo que el empleado debe hacer o mejorar para rectificar su situación.
También debe haber un área para los comentarios del empleado, los detalles de la firma de todas las partes involucradas, si aún se requiere una reunión de seguimiento y, de ser así, cuándo ocurrirá la evaluación o evaluación de seguimiento.
Una carta de advertencia para empleados generalmente debe referirse a un incidente en particular o varios incidentes que han ocurrido en poco tiempo, como un par de días o semanas. Esto asegurará que la empresa mantenga registros detallados de los incidentes y que el empleado pueda recordar fácilmente dónde cometió exactamente los errores.
Formularios de advertencia para empleados
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Consejos para escribir una carta de advertencia para empleados
Los empleadores generalmente emiten muestras de cartas de advertencia a los empleados por comportamientos inaceptables o conductas en las que participan los empleados. Es el último recurso para advertir al empleado que tales comportamientos no son tolerados. También le da al empleado la oportunidad de enmendarse, de lo contrario sufrirá las consecuencias.
En caso de que la transgresión continúe, la empresa tiene todos los derechos para relevar o suspender al empleado de su cargo. Aquí hay algunos consejos útiles para escribir una carta efectiva a un empleado por mala conducta o bajo rendimiento:
- Ve directo al grano. Indique la conducta o las acciones del empleado que no son inaceptables según los estándares de la empresa. También, si el empleado sigue repitiendo el comportamiento a pesar de varias advertencias verbales.
- Recuérdele al empleado que la carta es una advertencia por dichas transgresiones.
- Señala que de continuar esta tendencia, la empresa recurrirá a acciones más severas que pueden incluir la suspensión o terminación .
- Termine la carta solicitando al empleado que corrija su conducta y observe el buen comportamiento de ahora en adelante.
La carta debe ser muy concisa y simple para que su empleado la entienda fácilmente. Además, enfatice el mal comportamiento desde el principio para que no haya posibilidad de mala interpretación. Aunque la carta tiene una connotación negativa, aún puedes expresar tu intención de manera cortés. Tenga en cuenta que la carta también ayudará al empleado tanto a nivel personal como profesional. Esto asegurará el buen funcionamiento continuo de la fuerza laboral.
Cartas disciplinarias para empleados
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¿Cómo usar una carta de advertencia para empleados?
Los empleadores tienen la obligación con sus empleados y clientes de mantener un ambiente de trabajo estable, eficiente y seguro. Si alguna circunstancia pusiera en peligro este entorno de trabajo, el empleador debería tener una respuesta rápida.
Si un empleado causa esa circunstancia en particular, entonces se debe enviar una carta disciplinaria al empleado , especialmente si no se siguen las advertencias verbales anteriores dadas por los empleadores, o si el empleado las ignora. Los malos comportamientos harán que el empleador emita un aviso de advertencia como primer paso para resolver el problema.
No hace falta decir que solo una persona con autoridad puede emitir la carta de advertencia y se basa en la gravedad de la ofensa. Los empleadores pueden emitir la carta contra una persona, un grupo o incluso un departamento completo. La carta de advertencia del empleado es una correspondencia oficial entre el empleador y su empleado. También se convierte en un registro oficial que puede utilizar como referencia futura.
Los empleadores también deberán seguir procedimientos específicos al escribir este tipo de carta. Aquí hay algunos consejos que los empleadores necesitan para ayudar a guiarlos al escribir el documento:
- Las Normas Nacionales de Empleo definirán las normas mínimas de empleo. Por lo tanto, es posible que deba consultar estos estándares antes de escribir su carta.
- En caso de que exista un instrumento industrial aplicable, como un laudo o un acuerdo registrado, es posible que deba adjuntar requisitos adicionales.
- La violación de un contrato de trabajo o una política del lugar de trabajo también puede requerir requisitos adicionales.
- En cualquier caso, el empleador deberá cumplir con los requisitos que deba cumplir al escribir la carta.
Una vez que el empleador haya cumplido con los requisitos sobre cómo tratar con el empleado infractor, puede preparar la carta que incluirá toda la información relevante cuando se le solicite. La carta debe contener toda la información para que el empleado conozca las transgresiones cometidas y lo que puede hacer para corregirlas. La carta del empleador puede incluir:
- detalles de cualquier advertencia previa hecha contra el empleado
- detalles de cualquier reunión que haya ocurrido
- detalles del bajo desempeño laboral del empleado
- confirmación de si el empleado ha tenido o tendrá la oportunidad de explicarse
- si el empleado ya ha tenido la oportunidad de explicar, puede incluir los detalles de esta explicación
- si el empleado tendrá la oportunidad de explicar, detalles sobre lo que debe hacer
- detalles de lo que el empleado debe hacer para mejorar su desempeño laboral
- detalles de las reuniones de seguimiento, si las hubiere
- cualquier otro comentario que el empleador o la persona que prepara la carta en nombre del empleador desee incluir.
Ejemplos de cartas de advertencia para empleados
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Después de preparar la carta y recopilar todos los documentos de respaldo, el empleador puede organizar una reunión con el empleado. Es durante la reunión que el empleador debe proporcionar al empleado la carta de advertencia del empleado.
El empleador también debe conservar una copia para los registros de recursos humanos de la empresa. En caso de que el empleado no esté listo para asistir a la reunión o unirse al equipo de recursos humanos para una discusión, el empleador puede hacer que le entreguen la carta en la dirección oficial del domicilio del empleado . El profesionalismo dicta que una reunión es una mejor alternativa, pero es la situación la que decide el curso de acción.
Después de que el empleado haya aceptado la carta, el empleador puede comenzar a monitorear el desempeño del empleado. Si hay una fecha para una reunión de seguimiento, el empleador deberá realizar un seguimiento de esa fecha y hacer un seguimiento con el empleado según lo acordado. Si no hay mejora en el desempeño del empleado, entonces el empleador deberá escribir una carta de advertencia posterior. Esta vez, será la última carta de advertencia al empleado errado.
