Uno de los componentes más importantes de la gestión de proyectos es un plan de comunicación. Este es un documento que puede utilizar para brindar información a sus partes interesadas por igual.
A través del plan, puede informarles cuándo, por qué y cómo se producirá la comunicación. La comunicación es una de las formas más efectivas de abordar los problemas y riesgos. También es una excelente manera de garantizar que todas las tareas se realicen completamente a tiempo.
Un plan de comunicación de muestra exitoso debe identificar a las partes interesadas. También debe contener la información a comunicar y el método de comunicación. No se debe dejar nada al azar. En dicho documento, debe incluir estos elementos importantes:
- Un breve resumen de la plantilla de su plan de comunicación.
- El análisis de los stakeholders.
- Objetivos claramente enunciados.
- Sus estrategias para llevar a cabo la comunicación.
- Posibles riesgos y problemas.
- Su presupuesto.
Ejemplos de planes de comunicación
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Ejemplo de partes importantes de un plan de comunicación
Una buena plantilla de plan de comunicación debe contener todas las partes importantes. Entonces, antes de comenzar a redactar una plantilla, es útil aprender todo sobre ellos. Por lo general, tomaría la información que necesita para el documento de estas fuentes:
- la declaración de misión de su empresa,
- la auditoría de comunicación,
- grupos de enfoque y encuestas de miembros,
- liderazgo y aportes del comité,
- Discusiones con otros departamentos y personal.
Una vez que tenga toda la información que necesita, comience con el plan de comunicación de muestra. Es necesario realizar una auditoría de comunicación de la investigación. También tienes que evaluar tus procesos de comunicación actuales.
Puede hacer estas tareas usted mismo o contratar a una empresa para que lo haga por usted. Si elige hacer las tareas usted mismo, necesita aprender:
- cómo cada uno de los miembros de su personal se comunica entre sí,
- lo que sus actividades de comunicación deben lograr,
- y qué tan efectivas son esas actividades.
No es tan difícil aprender sobre todo esto. Necesitas hacer algunos pasos para obtener toda la información. Para hacer esto, debe:
- lluvia de ideas con su personal de comunicación,
- hablar con los otros departamentos,
- entrevistar a la junta y al director ejecutivo de personal,
- hablar con los miembros del comité de comunicación,
- evaluar la membresía,
- organizar algunos grupos focales,
- Hable con los que no son miembros también.
También debe definir todos sus objetivos. Para hacer esto, ya debe tener suficiente información. Luego puede comenzar a establecer todos los resultados que desea lograr. Algunos ejemplos de objetivos son:
- servicio superior a los miembros de la organización,
- la lealtad de sus miembros,
- centralización de los esfuerzos de comunicación,
- mejora del trabajo en equipo de los empleados,
- mejores procesos de entrega de productos,
- visibilidad para la industria que representa,
- Influencia en los consumidores, los medios y audiencias similares.
Hablando de audiencias, también debes definirlas. Esta es una parte importante de la plantilla de su plan de comunicación. Al hacer una plantilla de plan de comunicación de crisis, haga una lista completa. Incluya a todas las personas con las que podría ponerse en contacto cuando sea necesario. Esto incluye:
- miembros y no miembros,
- consumidores y clientes,
- asociaciones afines y antagónicas,
- gobiernos locales, regionales y federal,
- Industrias relacionadas, medios de comunicación y más.
Sus metas y objetivos también son partes muy importantes del documento. Debe tener en cuenta muchas cosas al definirlas. Los objetivos incluyen productos, servicios o programas que utilizará para lograr sus objetivos.
También necesita identificar qué herramientas usará. Inclúyalos para que los lectores sepan cómo usarlos para lograr sus metas . Las herramientas pueden ser tan simples como volantes y tan complicadas como sitios web. Para obtener grandes ideas, intente hacer una lluvia de ideas con su personal.
Un horario también es esencial. Esto es lo siguiente que debe incluir en su documento. Cree una línea de tiempo o una cuadrícula de calendario que describa aproximadamente cuándo realizará sus proyectos. Separe sus objetivos en períodos de tiempo razonables.
Finalmente, debe incluir una evaluación de sus resultados. Por lo tanto, debe incluir una forma de medir los resultados en su plan. Esto puede tomar la forma de:
- un informe sobre el progreso del trabajo una vez al mes,
- informes formales de los departamentos que presentarán durante las reuniones de personal,
- sesiones informativas intermitentes de los jefes de departamento y el jefe ejecutivo de personal,
- Un informe anual o un resumen de fin de año.
Desarrollar un ejemplo de plan de comunicación requiere mucho esfuerzo. Si es la primera vez que desarrolla un documento de este tipo, es mejor planificar con anticipación. Una vez que haya finalizado su plan, debería hacer que las comunicaciones sean mucho más fluidas. Esto definitivamente mejorará los procesos dentro de su organización.
Plantillas de planes de comunicación
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Tipos de ejemplos de planes de comunicación
Existen diferentes tipos de plantillas para planes de comunicación. Por ejemplo, puede crear una plantilla de plan de comunicación de crisis. Úselo para establecer lo que necesita hacer durante las crisis.
Este plan proporcionará un diseño de cómo las personas se transmitirán la información entre sí. Dichos documentos suelen incluir metodología, frecuencia y otros detalles. También puede incluir qué tipo de comunicación usar, ya sea formal o no.
Un documento eficiente creará conciencia. Sus empleados podrán saber cómo y cuándo se espera que intercambien información.
Tales planes son realmente importantes. El jefe de la cadena de comunicación establece el tono de toda la interacción. El jefe siempre puede mantener el control sobre todo el proceso de comunicación.
El documento también permite la transparencia. Con un plan bien hecho, nadie se sentirá excluido. Esto es especialmente cierto si involucra a todos en el plan de comunicación. Esto hará que todos sus empleados se sientan apreciados . Puede hacer tales planes para:
- Negocio
- Gestión del cambio
- estrategia de gestión de las comunicaciones
- Crisis
- Peligro
- Marketing integrado
- Interno
- Integración y acción
- Márketing
- Proyecto
- Estratégico
Ejemplos de planes de comunicación
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Los beneficios de un plan de comunicación
Un plan de comunicación de muestra bien hecho es la columna vertebral de un proyecto exitoso. Aunque se necesita mucho esfuerzo para crear uno, no es una tarea imposible. Si está planeando iniciar un proyecto , también necesita un plan de comunicación.
Dichos planes pueden ser muy ventajosos para usted. No importa cuál sea su propósito para hacer el plan, puede disfrutar de estos beneficios:
- Minimice los malentendidos y la confusión
La comunicación es importante en cualquier organización. Por ejemplo, puede tener un cliente que quiera hablar con uno de los miembros de su equipo. Esto suele suceder cuando los clientes tienen preguntas técnicas.
Esto también puede funcionar al revés. Es posible que uno de sus empleados necesite ponerse en contacto con un cliente por un motivo u otro. Sin un plan de comunicación, no hay manera fácil de resolver estas situaciones.
Los planes de comunicación pueden ayudar a minimizar los malentendidos y la confusión. Garantizará que todos entiendan cómo funcionan los procesos de comunicación. Sus empleados sabrán exactamente con quién comunicarse con respecto a problemas específicos.
Un plan bien hecho también debe tener un sistema de seguridad. Asigne a una persona que actuará como contacto alternativo. Puede haber ocasiones en las que la persona principal, normalmente el director del proyecto, no esté disponible. Con un sistema de seguridad, la cadena de comunicación no tendrá que terminar. - Los destinatarios apropiados recibirán el mensaje
Es frustrante para cualquier persona acercarse a alguien con un problema sin obtener resultados. No hay nada peor que escuchar las palabras «No sé» de empleados o compañeros de trabajo.
Afortunadamente, esto no será un problema si tiene un buen plan de comunicación que describa cómo debería funcionar el proceso de comunicación. El plan establecería quién debería recibir los mensajes.
Además, establece qué tipo de mensajes deben recibir. Esto crea un entorno en el que todos saben de quién obtener soluciones. También asegura que los que están a cargo estén siempre armados con la información correcta.
Necesitan mantenerse informados para estar siempre listos para dar soluciones o tomar decisiones inteligentes. - Administre mejor las comunicaciones
Cuando tiene un plan de comunicación bien elaborado, puede administrar mejor las comunicaciones. No hay nada peor que tener mala comunicación en una organización. Esta es una causa común de problemas en proyectos o empresas.
Por ejemplo, un empleado podría enviar un mensaje a la persona equivocada. Podría usar un lenguaje que tú usas en un proyecto en el que la persona no está involucrada. Esto generará confusión y mala comunicación.
Si esto continúa sucediendo, es posible que comience a experimentar muchos problemas que requieren tiempo y esfuerzo para resolver. Afortunadamente, puedes evitar todo esto a través de un plan de comunicación.
Las plantillas de planes de comunicación superiores pueden ayudar a su proyecto oa su organización. Cuando crea y sigue dicho plan, mantendrá a todos bien informados.
Dado que todos entienden los procesos de comunicación, podrán trabajar juntos de manera efectiva. Todos tendrán una imagen clara de toda la cadena de comunicación.
Plantillas de planes de comunicación de crisis
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Consejos para crear tu plantilla de plan de comunicación
Un ejemplo de plan de comunicación es una especie de hoja de ruta para transmitir su mensaje. El documento es una herramienta importante que los diferentes departamentos pueden utilizar. Cuando dedica tiempo y esfuerzo a hacer el documento, definitivamente tendrá un gran impacto.
Además, mejorará su capacidad para lograr el resultado que desea. Aquí hay algunos consejos para crear un gran documento:
Cree su propio plan de comunicación de muestra
- En primer lugar, debes saber el motivo de tu plan de comunicación. ¿Qué cambios desea ver como resultado de una mejor comunicación? Es importante pensar en esto antes de comenzar a redactar su documento.
- Lo siguiente que debe pensar es con quién debe comunicarse. Haga una lista de todas las audiencias potenciales para incluir en su plan.
- Una vez que haya hecho eso, piense en las audiencias de su lista. ¿Qué piensan esas audiencias actualmente sobre su tema? Anota todo lo que necesitas saber sobre tus audiencias.
- Además, piense en lo que quiere que su público sepa o piense. Todo esto vendrá como resultado de la comunicación.
- Anota los mensajes para cada una de tus audiencias. Puede utilizar el mismo mensaje para todos ellos. De lo contrario, también puede utilizar diferentes mensajes para abordarlos. Al crear sus mensajes, tenga en cuenta la intención de su comunicación.
- Luego, piense en cuándo impartirá sus mensajes. El momento es extremadamente importante. Determinará cómo se comunicará con sus audiencias.
- Después de esto, también decida cómo transmitirá sus mensajes. Por ejemplo, estás tratando de crear conciencia. En este caso, una comunicación escrita puede ser suficiente para transmitir su mensaje. Pero si tiene un mensaje controvertido, es posible que deba considerar un enfoque más interactivo.
- Piense en cómo preparará su mensaje y quién lo transmitirá. Además, considere los recursos que necesitará. Si desea habilitar la retroalimentación, ¿cómo lo hará? Es posible que también deba pensar en cómo sabrá si su audiencia recibió su comunicación.
Algunos consejos a tener en cuenta
- Tenga en cuenta que la comunicación es un proceso continuo. Esto significa que su plan debe coincidir con sus actividades.
- Es extremadamente importante conocer a sus audiencias. Tienes que entender sus preocupaciones, prioridades y entornos. Al hacer esto, tendrá una mejor oportunidad de transmitirles sus mensajes.
- Organiza tu información. Puede hacer esto creando una tabla con columnas.
- Piense en formas creativas de acceder a su audiencia. Si tiene audiencias en línea, comuníquese con ellos en línea. Si trabaja con sus audiencias, comuníquese con ellas en persona.
- Piensa en las necesidades de tus audiencias. Esto le ayudará a identificar sus mensajes y desarrollarlos.
- Considere por qué necesita comunicarse. Luego, cuando expreses tus razones, sé muy claro acerca de ellas. Esto será muy importante cuando esté haciendo su plan.
- Si no está seguro de su información, no la agregue a su documento. Si es importante, aclara la información primero. Nunca incluya información que no pueda respaldar con hechos.
- Sea honesto y sincero al crear su documento. Además, no hagas el documento demasiado largo. Hacer esto podría reducir la posibilidad de que su audiencia lea el plan hasta el final.
