Más de 40 plantillas y ejemplos de planes de mejora del rendimiento

Al menos una vez en su vida, cada gerente o supervisor se enfrentará a una situación en la que un miembro de su equipo no está rindiendo a la altura. La situación es frustrante para todo el equipo, ya sea que el miembro del equipo con bajo rendimiento no cumpla con sus responsabilidades laborales de manera regular o simplemente esté holgazaneando. Al contrario de lo que cree la mayoría de los gerentes, despedir al empleado de bajo rendimiento no es lo mejor que se puede hacer aquí. En su lugar, debe llegar al fondo de las cosas y averiguar por qué el empleado o miembro del equipo tiene un desempeño deficiente.

El empleado puede tener muchas ‘buenas’ razones para tener un bajo rendimiento y no cumplir con las expectativas. Sin embargo, solo puede descubrir las razones del bajo rendimiento y corregir el déficit si se comunica de manera efectiva con el empleado o miembro del equipo. Además, esto puede revelar deficiencias dentro de su sistema de gestión y expectativas corporativas. Sin embargo, es posible que necesite un enfoque más impactante si el desempeño del empleado no mejora después de la comunicación. Uno de esos enfoques es el plan de mejora del desempeño (PIP).

¿Qué es un plan de mejora del desempeño (PIP)?

También conocido como plan de acción de desempeño, un plan de mejora del desempeño se usa comúnmente cuando se supone que un empleado no se ha desempeñado de manera satisfactoria. PIP responsabiliza a los empleados con dificultades por el desempeño anterior y les brinda la oportunidad de tener éxito. Un plan de mejora del desempeño ayuda a los empleados o miembros del equipo a mejorar su desempeño y/o comportamiento en el trabajo.

Hay varios resultados a los que puede conducir un plan de mejora del rendimiento. Esto incluye posibles acciones como terminación, descenso de categoría o transferencia, el reconocimiento de la brecha de capacitación o habilidades, o la mejora en el desempeño general. Alternativamente, los gerentes/empleadores pueden usar un plan de mejora del desempeño (PIP) para comunicar las expectativas de desempeño a los empleados que pueden ser nuevos en un puesto. Los siguientes son los objetivos de un plan de mejora del desempeño (PIP):

• Comunicar a un empleado que su desempeño/comportamiento no está a la altura
• Determinar las razones por las que el rendimiento/comportamiento no está a la altura
• Indique claramente lo que es inaceptable en el desempeño del empleado.
• Indique claramente lo que espera del empleado en el futuro.
• Advierta claramente al empleado que tendrá que enfrentar consecuencias adversas si el desempeño y/o el comportamiento no mejoran o rectifican

Una excelente manera de identificar problemas de rendimiento y/o comportamiento y encontrar formas de resolver esos problemas es un plan de mejora del rendimiento. Sin embargo, un plan de mejora del rendimiento solo funcionará si sigue los pasos correctos para desarrollar un PIP y utiliza la plantilla de plan de mejora del rendimiento adecuada. Con una plantilla de plan de mejora del rendimiento, puede desarrollar un plan de mejora del rendimiento para corregir las discrepancias de rendimiento. Además, la plantilla del plan de mejora del desempeño le proporcionará las formas de medir y monitorear los desempeños laborales y/o comportamientos deficientes de un empleado en particular, lo que a su vez le permitirá modificar el comportamiento o mejorar el desempeño. Sin embargo, antes de crear un plan de mejora del desempeño, el gerente ya debería haber:

• Discutió los problemas de desempeño con el empleado reuniéndose con él o ella
• expectativas descritas
• Escuché la explicación del empleado.

Después de haber realizado las acciones antes mencionadas, el desempeño del empleado debería mejorar en aproximadamente un mes. En caso de que el desempeño no mejore, se requerirá un plan de mejora del desempeño. Durante un período de tiempo razonable, un plan de mejora del desempeño bien pensado y redactado debería mejorar el desempeño y/o el comportamiento. Es importante que establezca un plan de mejora del desempeño de una manera que beneficie a su empleado y no lo elimine.

El objetivo principal de un PIP es ayudar a un empleado de bajo rendimiento a rendir al máximo para su empresa. Su empleado tendrá una idea clara de lo que se espera de él si establece pautas claras. Esto, a su vez, les permitirá moverse en una dirección que mejore el rendimiento y/o el comportamiento. Al seguir una plantilla de plan de mejora del desempeño adecuada, podrá establecer objetivos, registrar el progreso de su empleado, realizar sesiones de revisión y medir el éxito.

Ejemplos de planes de mejora del rendimiento

Redacción de un plan de mejora del rendimiento

Un plan de mejora del desempeño debe aclarar el nivel requerido de desempeño laboral y facilitar una discusión constructiva entre el empleado y su gerente. Las expectativas mínimas y los entregables de rendimiento que deben lograrse dentro de un período de tiempo determinado es lo que debe delinear su plan de mejora del rendimiento. Los siguientes son los pasos involucrados en la redacción de un plan de mejora del desempeño.

identificar el problema

El primer paso para redactar un PIP es determinar si el problema es un problema de desempeño o de comportamiento. Enumere los problemas por separado si hay más de uno. Debe indicar claramente por qué el desempeño o el comportamiento del empleado es una preocupación y cómo está teniendo un impacto negativo en el entorno laboral. Los eventos y hechos que indican los problemas también deben incluirse en un PIP.

Explicar qué debe cambiar e identificar los estándares de medición para el desempeño o comportamiento identificado.

Para mejorar el desempeño, identifique pasos específicos y medibles. Al definirlos en detalle, asegúrese de que el empleado comprenda claramente las expectativas. Además, asegúrese de que las expectativas sean razonables y alcanzables dentro del período de tiempo asignado. Finalmente, explíquele a su empleado cómo puede mejorar cuando lo conozca.

Establezca fechas de revisión periódica e identifique cuánto durará el plan de mejora del desempeño

Es importante que identifique un período de tiempo realista para lograr el cambio de desempeño/comportamiento requerido para cada área identificada en el plan de mejora del desempeño. Dependiendo del progreso, este período de tiempo puede ser entre uno y seis meses. Sin embargo, puede extender un PIP en casos extremos.

Revise el PIP reuniéndose con el empleado. El empleado debe estar al tanto de lo que se revisará. Esto es algo que los gerentes deben garantizar. Después de recibir los comentarios y aportes del empleado, es posible que deba modificar ligeramente el plan de mejora. El gerente y el empleado deben firmar el plan de mejora del desempeño una vez que se hayan realizado los cambios en el plan.

Además de las reuniones formales de revisión del PIP, los gerentes deben programar reuniones de seguimiento mensuales con el empleado, ya que esto garantizará un contacto activo con el empleado o miembro del equipo. Después de reunirse con el empleado, los gerentes deben documentar la mejora que se está logrando hacia el(los) resultado(s) esperado(s) o las áreas de debilidad continuas en el plan de mejora del desempeño.

Identificar el apoyo y los recursos disponibles para ayudar al empleado.

Para ayudar al empleado a realizar los cambios/mejoras necesarios, identifique el apoyo y los recursos disponibles para él o ella. Esto puede incluir tiempo fuera de las responsabilidades habituales, fondos para actividades y materiales de capacitación o el tiempo o la experiencia de otras personas. Además, deberá indicar el apoyo que le brindará la gerencia. Los ejemplos son la observación de trabajos o la tutoría y la organización de seminarios y clases fuera del campus. Además, solicite a su empleado que identifique los recursos que cree que podrían ser útiles cuando se reúna con ellos.

Resume las consecuencias

Su plan de mejora del desempeño debe establecer claramente las consecuencias de no cumplir con las expectativas. Las consecuencias pueden incluir la suspensión temporal del trabajo, la pérdida de privilegios, la extensión del PIP por otro período específico o la terminación del empleo . Comprender la gravedad de la situación es importante para el empleado. Sin embargo, solo lo desanimarás o lo desmotivarás más si te enfocas demasiado en las consecuencias negativas.

Por lo tanto, es importante transmitirle a su empleado que está implementando el plan solo porque está realmente interesado en verlo triunfar. Debe dejar en claro al empleado que está utilizando el PIP para asegurarse de que sea parte del equipo en el futuro. En términos simples, su PIP debe ser específico y debe brindarle al empleado una oportunidad razonable de éxito.

Actualizar el plan antes de cada reunión de revisión del PIP

El plan de mejora del desempeño necesita identificar tanto la mejora como la debilidad continua. Por lo tanto, debe actualizar el plan y proporcionar el documento actualizado al empleado antes de cada reunión de revisión del PIP.

Debe determinar si el plan de mejora del desempeño fue exitoso o no una vez que se completó. Es importante que haga todo lo que esté a su alcance para ayudar al empleado a tener éxito. Sin embargo, esto no debe hacerse a expensas del éxito de su empresa. Como gerente, debe tomar un curso de acción apropiado, como la suspensión temporal del trabajo, la pérdida de privilegios, la extensión del PIP por otro período específico o la terminación del empleo si el empleado se niega a comprometerse con el plan de acción o no puede mejorar.

Por otro lado, debe permitir que el empleado continúe en el empleo y cerrar formalmente el plan de acción si responde positivamente al cumplir los objetivos. Esto puede tener lugar antes de la fecha límite mencionada en el documento del plan de mejora del desempeño.

Ejemplos de planes de mejora del rendimiento

Directrices del plan de mejora del rendimiento

Para ayudarlo a comprender mejor PIP, veremos una plantilla de plan de mejora del rendimiento. Sin embargo, antes de hacerlo, echemos un vistazo a las pautas para preparar un plan de mejora del desempeño. Antes de preparar PIP, debe considerar las siguientes pautas:

• Antes de emitir un PIP, consulte con su departamento de recursos humanos
• Considere PIP como una herramienta efectiva para monitorear y medir desempeños, comportamientos, procesos y productos de trabajo que requieren mejoras
• Notifique al empleado que está emitiendo el PIP para ayudarlo a elevar sus niveles de desempeño para cumplir con los estándares, expectativas y requisitos aceptables.
• Identificar el problema, así como la mejora requerida para cumplir con los estándares de desempeño.
• Identificar qué debe cambiar y para cuándo. También identifique cómo medirá el resultado
• Establecer las metas, los recursos y el período de tiempo para cumplir con los estándares.
• Programe reuniones de seguimiento y evalúe si el empleado ha cumplido con los estándares de desempeño requeridos
• Lograr que el empleado se comprometa con la mejora e involucrarlo en la resolución de las deficiencias
• Proporcionar recursos y apoyo al empleado.
• Indique claramente las expectativas
• Tenga en cuenta que la mejora del rendimiento no son advertencias escritas
• Tanto el gerente como el empleado deben actualizar el PIP periódicamente.
• Mantener la comunicación y monitorear el progreso mediante la realización de reuniones de supervisión semanales.

Contenido de una plantilla de plan de mejora del rendimiento

Ahora que hemos discutido las pautas de PIP, echemos un vistazo a las cosas que encontrará en un plan de mejora del rendimiento:

Participantes:

Esta sección incluye el nombre y cargo del empleado, el nombre y cargo del gerente y el área de trabajo.

Áreas de preocupación:

Esta sección debe revelar las áreas problemáticas del empleado que deben mejorarse o rectificarse.

Observaciones, discusiones previas o consejería:

Esta sección debe incluir las observaciones del gerente, la discusión mantenida con el empleado y el asesoramiento realizado.

Áreas para mejorar:

Esta sección debe revelar lo que el empleado podría hacer para mejorar/rectificar las áreas de preocupación.

Recursos:

Esta sección enumera los recursos disponibles para que el empleado complete sus actividades de mejora:

Apoyo de la gerencia:

Esta sección enumera cómo el gerente apoyará las actividades de mejora del empleado.

Expectativas:

Esta sección debe incluir los estándares de desempeño que un empleado debe cumplir para demostrar el progreso hacia el logro de cada objetivo de mejora.

Actualizaciones de seguimiento: esto incluye la retroalimentación que el empleado recibirá sobre su progreso en la reunión de supervisión semanal.

Línea de tiempo para la mejora:

Esta sección debe incluir el período de mejora del desempeño (fecha de inicio y finalización), la fecha de la revisión del desempeño y la fecha de la revisión final de la mejora.

Consecuencias y expectativas:

Esta sección debe informar al empleado que él o ella está en un PIP por una cierta cantidad de días. Además, debe revelar las expectativas que tiene del empleado durante este tiempo. Finalmente, debe indicar las consecuencias de no cumplir con esas expectativas.

Firmas:

Esta sección debe incluir el nombre y la firma del empleado, el nombre y la firma del gerente y la fecha (DD/MM/AA) en que se firma el PIP.

Plantillas de planes de mejora del rendimiento

Puede descargar nuestras plantillas de PIP detalladas para comprender mejor el plan de mejora del rendimiento. Con la ayuda de nuestras plantillas de plan de mejora del rendimiento, podrá preparar un plan de mejora del rendimiento impactante que le permita mejorar el rendimiento y/o el comportamiento de su empleado/miembro del equipo con bajo rendimiento o problemático.