Más de 30 plantillas de informes comerciales y ejemplos de formato

Una empresa reporta un tipo de tarea o proyecto que se realiza en una empresa u organización en donde se examina un caso de estudio o una situación real. Luego, en el formato de informe comercial, se aplican teorías comerciales para poder generar una variedad de sugerencias e ideas para mejorar lo que se analiza.

Por lo general, este tipo de documentos se entregan como un proyecto o una tarea para que pueda:

• Examinar todas y cada una de las posibles soluciones a las cuestiones, problemas, inquietudes o situaciones.
• Emplear diferentes teorías de gestión o de negocios para situaciones de la vida real.
• Demuestre sus habilidades de razonamiento, evaluación y análisis en términos de establecer y considerar soluciones potenciales, así como sus resultados.
• Llegar a conclusiones bien pensadas sobre una inquietud, tema o problema.
• Presentar posibles sugerencias o recomendaciones para uso futuro.
• Demuestre su lenguaje claro y directo y sus habilidades de comunicación .

Cuando se trata de plantillas de informes comerciales, generalmente no existe una solución correcta, sino que hay varias que tienen sus propias ventajas, desventajas y costos para la empresa u organización. Identificar y luego sopesar estas ventajas, desventajas y costos es principalmente de lo que se tratará su informe.

Plantillas de informes  comerciales

Al mirar cualquier tipo de ejemplo de informe comercial, sería evidente que fue escrito con la audiencia (o el lector de dicho informe) en mente. Asegúrese de identificar quién leerá lo que ha hecho, ya sean los empleados de mayor rango u otros miembros de la organización, para que pueda escribir su informe con el tono y el nivel correctos de profesionalismo, objetividad, sensibilidad, formalidad y justicia.

 

Elementos esenciales de un informe comercial

Al hacer un formato de informe comercial, debe incluir datos y hechos relacionados con las actividades de su negocio . Todas las características y elementos esenciales que debe incluir el informe es lo que lo diferencia de otro tipo de informes. Echemos un vistazo a estos distintos elementos:

El problema específico

Todos y cada uno de los informes (incluso este) están escritos sobre la base de un único problema o tema específico. Básicamente está escrito para lograr una necesidad específica.

La audiencia preespecificada

Al escribir este tipo de informe, ya debe tener una audiencia en mente. A pesar de que muchas otras personas pueden terminar leyendo su informe, ya debería tener una audiencia preespecificada que esté considerando.

El diseño o estructura específica

Tendría que seguir un diseño o estructura específica para este tipo de informe, sin importar qué tipo de informe esté planeando escribir. Los diferentes tipos de informe se discutirán más adelante.

Base de eventos pasados

Por lo general, este tipo de informes se escriben sobre la base de hechos pasados. Por lo general, se declaran las razones de los eventos, así como los métodos para resolver las inquietudes y problemas involucrados en los eventos.

Imparcial en la naturaleza

Su informe tendría que ser estrictamente imparcial y no debería contener ningún material subjetivo, ya que podría afectar la forma en que se toman las decisiones y cómo se interpreta su informe.

Información basada en hechos

Todos los datos y la información de su informe deben basarse en hechos. Nunca incluya información de la que no esté seguro o de la que no pueda hacer una copia de seguridad cuando se le pregunte al respecto.

Esfuerzo compartido

Este tipo de informes rara vez los realiza una sola persona. Por lo general, un grupo de personas o un comité tendrían que reunirse para escribir todas las secciones importantes y completar este informe.

Presentación organizada

Asegurarse de que su presentación esté organizada es clave para que su audiencia pueda comprender su informe y encontrar toda la información necesaria cuando la necesite.

Una dirección ascendente

Su informe debe fluir hacia arriba en la estructura organizativa . Las personas con mayor autoridad normalmente delegan el deber de hacer los informes a las personas con menor autoridad y, una vez que se ha preparado el informe, se vuelve a enviar a las personas con mayor autoridad.

Materiales adicionales para la presentación

Los informes deben presentarse de tal manera que sean interesantes. Para poder hacer eso, puede incluir materiales adicionales para ayudar en su presentación.

La firma y la fecha

Por lo general, cualquier tipo de informe o documento no está autorizado ni es oficial hasta que haya sido firmado y fechado. El relator debe firmar el informe, así como todos los miembros del comité.

Como puede ver, este tipo de informe necesitaría muchos elementos distintos que deberían incluirse en él. Sin todo esto, es posible que no haya realizado un informe eficiente y que no sea bien recibido. Ahora pasemos a los diferentes tipos de informes.

 Formato de informe comercial

Tipos de informes comerciales

Por lo general, los tipos de plantillas de informes comerciales dependerán del propósito de hacer estos informes, pero todos deben contener las cuatro partes esenciales: la introducción, el resumen, las discusiones y las conclusiones. Un informe que contenga todo esto sería completo, completo y eficiente. Estos son los diferentes tipos de informes:

Analítico

Este tipo contendría datos junto con el examen, análisis o interpretación del autor o autores del informe o en respuesta a la persona o personas que solicitaron el informe. Este tipo de informe se utiliza para tomar decisiones importantes o poder dar solución a un problema.

Informativo

Este tipo solo contendría datos e información sin ningún comentario del autor o autores del informe. De naturaleza más informal, este tipo debe tener información, hechos y resultados con respecto a un tema en particular con todo detalle sin ninguna sugerencia o explicación.

Investigación y recomendación

Este tipo contendría datos, así como el análisis de los autores del informe sobre los datos. También debe contener alguna o todas las acciones apropiadas recomendadas por el/los redactor/es del informe. Por lo general, basado en muchas investigaciones, este tipo de informe lo realiza un individuo o un grupo con respecto a una inquietud o tema en particular.

Estos son los 3 tipos de informes más habituales que se realizan, dependiendo de la finalidad con la que se necesiten utilizar. Antes de pasar a aprender cómo hacer su propio informe, analicemos los diferentes propósitos de estos documentos.

 

Propósitos de los informes comerciales 

Hacer un buen ejemplo de informe comercial es fundamental en las organizaciones. Hay diferentes propósitos de hacer este tipo de informes que debe conocer antes de ver cómo haría su formato de informe comercial. Aquí están los diferentes propósitos:

Para Difundir Información

Este tipo de informes se utilizan generalmente para compartir información de un individuo a otro o de un nivel o departamento a otro. Esto es especialmente útil para organizaciones más grandes donde el contacto entre empleados y personas de mayor rango es muy raro.

Para interpretar y explicar un evento

Estos tipos de informes deben dar una buena interpretación y explicación de la información que contienen para que los lectores puedan comprender todo sobre un evento en particular.

Para la toma de decisiones

Informes como estos pueden ser utilizados por la gerencia como una herramienta para tomar decisiones importantes. Los informes contienen la información vital que los gerentes necesitarían para resolver problemas.

Para la comunicación con las partes interesadas clave

No solo para uso dentro de la organización, estos informes también pueden usarse para comunicarse con partes interesadas clave fuera de la organización. Los stakeholders deben mantenerse informados de lo que ocurre en las organizaciones y este tipo de informes son fundamentales para ello.

Para desarrollar una base de información

Las organizaciones deben tener una amplia base de información y la elaboración de informes definitivamente se sumaría a eso. Estos informes se pueden usar como referencia y se pueden agregar a una base de información para que sea sólida y sólida.

Para llegar a recomendaciones

Los informes no solo contienen datos e información, sino que también incluyen acciones o soluciones sugeridas para una cuestión o un problema. Esto es importante para que la organización se mantenga funcionando sin problemas y productivamente.

Para la recopilación de datos

Este tipo de informes sirven como un documento para rastrear su progreso y le brindan una forma de comparar el tiempo, los detalles de su proyecto y el historial de crecimiento. Todos estos datos, así como la información que encontrará mientras realiza la investigación, serían importantes para la organización.

Para construir un rastro de papel

Hacer este tipo de informes le permitiría comenzar a construir un registro en papel de sus eventos pasados ​​y del pasado. Puede mantener copias impresas en su computadora y copias impresas en sus archivos físicos para que todos sus informes estén bien respaldados. Recuerde que estos informes contienen una gran cantidad de información importante y si desea crear un registro en papel, asegúrese de archivarlos correctamente.

Para una buena referencia

Cada año, las organizaciones tienen la tarea de realizar informes anuales para accionistas y agencias gubernamentales para supervisar diferentes negocios corporativos . Tener informes a mano facilitaría el proceso de creación de informes anuales, ya que tendría documentos reales a los que hacer referencia al hacerlos. Un informe anual es esencial en las organizaciones y el uso de informes comerciales como referencia o como complemento es extremadamente importante.

para practicar

Crear el hábito de escribir diferentes tipos de informes lo hará más fácil cada vez que lo haga. Las organizaciones confían en los informes, por lo que practicar cómo hacer uno tanto como sea posible es clave para aprender a hacer informes efectivos y completos. También podrá aprender mucho sobre su organización mientras elabora su informe y también podrá perfeccionar sus habilidades de escritura en el proceso.

Como puede ver, existen diferentes propósitos para escribir este tipo de informe que, en última instancia, beneficiaría a su organización. Ahora pasemos a la sección final de este artículo, que hablará sobre los pasos y consejos para escribir un informe para su organización. Puede usar estos pasos y consejos como una guía para que pueda crear de manera eficiente un buen informe que sea entendido por su audiencia y que transmita el mensaje que le gustaría transmitir.

 Ejemplos de informes comerciales

Cómo escribir su propio informe comercial 

Ahora tiene mucha información sobre los informes comerciales, por lo que ahora es el momento de aprender a escribir sus propios formatos de informes comerciales o plantillas de informes comerciales. Saber cómo hacer esto le permitiría comenzar a hacer uno propio para su organización cuando vea que es necesario. Para tener una mejor idea de cómo se hace, puede conectarse en línea y buscar otros ejemplos de informes comerciales y leerlos. Para guiarlo más, aquí hay algunos pasos y consejos útiles:

• Establezca sus objetivos para hacer el informe, así como el formato que utilizará.
• Asegúrese de que sus objetivos sean directos, claros y fáciles de entender para mantener la credibilidad de su informe.
• Piense en su audiencia o en las personas que leerán su informe. Dependiendo de si su audiencia son personas dentro o fuera de la organización, debe considerar el conocimiento que tienen sobre el tema sobre el que planea escribir.
• Establezca todas las cosas que necesitaría aprender a lo largo de todo el proceso. Escribir el informe puede no ser demasiado desafiante, pero en realidad llegar a una conclusión y recopilar los datos vitales necesarios para respaldar su conclusión. Tendría que poseer varias habilidades, como análisis de mercado y recopilación de datos, para completar con éxito el proyecto.
• Investigue y recopile todos los datos que necesita para su informe. Asegúrese de que todos los datos que recopile sean precisos y verdaderos. La forma en que recopilará datos depende en gran medida del tipo de informe que planee escribir. Solo asegúrese de que todo lo que investigue y recopile sea significativo para su tema y para el objetivo general de su informe.
• Los datos internos serían mucho más fáciles de obtener, ya que los recopilaría dentro de la organización, mientras que si necesita datos externos, es posible que deba hacer su propia investigación y encontrar lo que necesita fuera de la organización.
• Organiza toda tu información y comienza a redactar tu informe. Asegúrese de tener toda la información que necesita para comprender el contenido de su informe para que no tenga demoras.
• Divide los datos más importantes en diferentes secciones. Su informe no debe ser un flujo continuo de información y cifras que se presentan en párrafos uno tras otro. Cuando su informe se divide en secciones, es mucho más fácil e interesante para su audiencia y lo más probable es que lo lean hasta el final.
• Enfatice las secciones usando encabezados para que sus lectores puedan leerlos primero y tener una mejor idea de lo que trata su informe.
• Comience a sacar conclusiones de las diferentes recomendaciones en su informe. Sus conclusiones deben ser claras y concisas y deben derivarse lógicamente de la información analizada en su informe.
• Cualquier objetivo en su informe también debe incluir acciones medibles específicas para ellos. Identifique cualquier modificación en las descripciones de trabajo , gastos o horarios necesarios para aplicar el nuevo plan. Todas sus declaraciones deben mostrar claramente cómo los nuevos procedimientos ayudarán a cumplir todos los objetivos de su informe.
• Escriba su resumen ejecutivo al final, pero colóquelo como la primera página de su informe. Debe contener todos los resultados y conclusiones, así como un breve resumen de lo que contiene el informe.
• Si corresponde, utilice gráficos de información para interpretar datos cuantitativos. Puede usar diferentes tipos de gráficos y codificarlos con colores si cree que serían útiles para transmitir su mensaje o el contenido de su informe.
• Por lo general, las cifras visuales pueden ser muy útiles para hacer este tipo de informes, ya que simplemente presentar todo por escrito puede ser demasiado aburrido. Solo asegúrate de que todas las infografías que incluyas sean relevantes para tu tema.
• Mencione todos sus recursos si es necesario. Es posible que deba dar una explicación de dónde obtuvo la información, según el tipo de investigación que deba realizar. El propósito de agregar esto en su informe es para que sus lectores puedan hacer un seguimiento de la información que ha brindado.
• Antes de enviar su informe, asegúrese de revisarlo más de una vez. Un informe que contiene errores ortográficos o gramaticales puede disminuir la credibilidad del mismo.
• No intente agregar al contenido de su informe simplemente usando palabras elegantes o jerga técnica, ya que esto puede confundir a sus lectores. El uso de oraciones con jerga o demasiadas palabras haría que su informe fuera menos eficiente. Use un tono pasivo y objetivo al escribir para que su informe se vea profesional.
• Para estar seguro de que no hay errores en su informe, también puede pedirle a otra persona que corrija su trabajo. Pedirle a un tercero que inspeccione su trabajo garantizaría que se haya revisado correctamente, ya que es muy probable que las personas ajenas estén más alertas para detectar e identificar cualquier error que pueda haber cometido.
• Haga una tabla de contenido para su informe para que sea más fácil leer y encontrar toda la información escrita en él. Recuerde incluir todas las secciones importantes, el resumen ejecutivo y las conclusiones.
• Empaqueta tu informe de forma profesional. Puede colocarlo en carpetas o carpetas resistentes para que se vea ordenado y organizado. Hacer esto también agregaría un elemento de estilo a su informe y podría intrigar a su audiencia lo suficiente como para que lo lean. Asegúrese de que todas las partes de su informe también estén incluidas en su paquete.