Las 38 mejores plantillas de propuestas de eventos y ejemplos gratuitos

El mejor movimiento que puede hacer un planificador de eventos exitoso para captar la atención de los clientes potenciales es presentar una plantilla de propuesta de evento efectiva y completa. Dominar la habilidad de hacer una buena muestra de propuesta de evento lo convertirá en uno de los favoritos en la competencia de planificación de eventos.

La planificación de un evento implica mucho estudio y atención a los detalles, la organización, la programación y el seguimiento. Si le presentas a tu cliente una carta de propuesta de evento que esté bien formateada, esto impresionará a tu cliente y también reconocerá en ti las habilidades necesarias para manejar sus eventos o actividades. Aprender a escribir una propuesta de evento implicaría comprender todos los requisitos de su cliente.

Plantillas de propuestas de eventos

Ejemplos de eventos en los que puede necesitar una plantilla de propuesta de evento

Muchas organizaciones hoy en día delegan la responsabilidad de manejar las necesidades de las reuniones formales a los planificadores de eventos. El primer paso es hacer una plantilla de propuesta de planificación de eventos que podría ser para una función personal o comercial. Resaltar los puntos clave del evento es la clave principal para una buena propuesta de evento.

Los planificadores generalmente ya tienen una plantilla para cualquier propuesta de planificación de eventos porque puede hacer que su diseño se vea más profesional, sin mencionar el ahorro de tiempo en la planificación. Además, las muestras de propuestas de eventos y la plantilla de propuestas de eventos como esta son fácilmente accesibles. Aquí hay una lista de los eventos más comunes donde los planificadores pueden usar una propuesta de este tipo:

• evento de la iglesia
• Evento de fotografía
• Evento para recaudar fondos
• Evento musical
• Evento especial
• evento de patrocinio
• Evento deportivo
• evento de boda

Muestras de propuestas de eventos

Elementos importantes de una plantilla de propuesta de evento

Los detalles son importantes al planificar una carta de propuesta de evento y la cantidad de detalles, por supuesto, dependerá de la importancia y la escala del asunto. Afortunadamente, la mayoría de las propuestas tienen componentes similares. A continuación se enumeran los aspectos básicos que suelen contener las propuestas de eventos, aunque podrían ser más:

Descripción del evento

Esto involucra principalmente el tema del evento. La propuesta debe dar una visión general al lector de lo que se trata el asunto. En algunos casos, el evento no necesitará demasiadas explicaciones ya que son comunes. Pero un planificador no debe dar las cosas por sentadas. Un buen planificador no debe depender únicamente del título del evento para llevar a cabo su mensaje.

Tu experiencia como planificador

La entidad u organización que presente una oferta para el evento deberá ensalzar su capacidad y experiencia como oferentes. Es fundamental que quien evalúe a los postores se asegure de que tendrán un buen desempeño. Deben asegurarse de que la propuesta contenga información concisa y relevante sobre las experiencias de gestión de eventos del equipo que presenta la propuesta.

El recinto y todas sus instalaciones

El lugar del evento también debe ser un punto importante a considerar. En primer lugar, debe adaptarse al asunto. El planificador debe enumerar en detalle todas las instalaciones disponibles en el lugar, como baños, espacios de estacionamiento y más. Si vas a realizar el evento en un lugar cerrado, ten en cuenta estos y, si es posible, descríbelos en detalle:

• el tipo de superficie del suelo
• aparatos de iluminación
• aire acondicionado si lo hay
• asientos
• equipo electronico

Si el evento es al aire libre, considere y describa lo siguiente:

• el nivel de mantenimiento del lugar
• asiento de los espectadores
• cualquier área sombreada donde los invitados puedan quedarse
• Esgrima
• drenaje
• También vale la pena mencionar la iluminación

Para cualquiera de las sedes, el número de camerinos y las condiciones de los participantes también son importantes. Los buenos planificadores también deben incluir en sus propuestas un diagrama de piso o un mapa del lugar.

El programa

En general, el club u organización anfitriona tiene muy poco que decir en la creación del programa, especialmente después de haber fijado la fecha. Sin embargo, la propuesta del evento puede incluir una sugerencia para que un programa tenga un flujo de cómo progresará todo el evento. Un elemento importante que el tomador de decisiones debe saber es la cantidad de horas que puede usar el lugar.

El presupuesto propuesto para el evento.

Incluir en la propuesta un borrador de un presupuesto de gastos o ingresos probables. No hace falta decir que el presupuesto debe ser realista y, por lo tanto, necesitará una consideración cuidadosa, especialmente al sugerir patrocinadores que aún no han formalizado un acuerdo de patrocinio. El presupuesto no debe mostrar ningún tipo de pérdida cuando ya se han tenido en cuenta los gastos e ingresos previstos.

Cartas de propuesta de evento

Consejos útiles para escribir una plantilla de propuesta de evento

La idea de crear una propuesta debería ser emocionante, especialmente si está creando plantillas de propuestas de entretenimiento, plantillas de propuestas de conciertos o cualquier otra propuesta que pueda indicar nuevos negocios para usted. Pero para la mayoría de las personas, crear la propuesta en sí puede resultar agotador e incluso frustrante, ya que implicaría horas de trabajo.

Para los más experimentados, hay algunas maneras de prevenir esta fatiga y hacer que el trabajo de escribir la propuesta sea mucho más fácil. Para hacer esto, puede diseñar una plantilla para usar que se puede reutilizar la próxima vez. No hay dos eventos idénticos, pero siempre tendrían puntos en común entre ellos. Aquí hay algunos consejos sobre cómo crear una plantilla de propuesta de evento efectiva:

Reúna todos los datos que necesita

Los buenos planificadores de eventos no se sentirán satisfechos con los recursos que tienen y no tienen miedo de pedir ayuda si necesitan alguna aclaración. Si basa su propuesta en datos de los que no está seguro, esto puede traducirse en confusión cuando comience a escribir su plantilla de propuesta de evento. Como mínimo, las cosas más importantes a considerar son el presupuesto de su cliente, su autoridad para tomar decisiones, lo que necesita el cliente y el cronograma del evento . Con estos en la mano, puede comenzar a hacer su borrador.

Redactar un resumen de la propuesta

Esto es bastante básico. Al inicio del borrador, indique los detalles más relevantes del evento. Una buena práctica es agregar un número de versión, en caso de que necesite hacer revisiones después de entregar la propuesta. En una situación ideal, trataría con un tomador de decisiones desde el principio. Sin embargo, si está tratando con un representante inferior, es posible que deba hacer algunas revisiones. El control de versiones lo ayudará a usted y a su cliente a realizar un seguimiento de cualquier cambio.

Demuestra por qué el cliente debería seleccionarte

Usted y su equipo de planificación mostrarán las principales competencias de sus experiencias de planificación de eventos ante su cliente. También puede utilizar otros testimonios, referencias o reseñas de clientes para respaldar sus afirmaciones. Como planificador de eventos, puede comunicar de manera articulada a su cliente su percepción de lo que necesita y cómo lo llevará a cabo.

Considere la audiencia, los objetivos y el concepto del evento.

Después de captar la atención de su cliente, este próximo consejo será la sustancia real de su propuesta de evento. Los eventos cumplen objetivos específicos y es su trabajo encontrar formas de conectar estos objetivos con los asistentes. Es genial tener un lugar impresionante o una comida deliciosa, pero el objetivo principal es enviar el mensaje a los asistentes. No hacerlo será una enorme pérdida de tiempo, recursos y energía. Por lo tanto, piensa en:

• Audiencia
  
  Defina quiénes son los invitados, de dónde son y cuál es su relación con su cliente.
• Objetivos
  
  Para esto, debe concentrarse en enfatizar lo que su cliente quiere que haga su audiencia en lugar de hacer que esto sea procesable.
• Concepto
  
  Explique lo que planea hacer para conectar a la audiencia con los objetivos del evento .

El alcance del evento y los servicios que brindarás.

Si sus servicios abarcan todas las fases de un evento, entonces cada evento puede tener muchas similitudes. Sin embargo, al igual que otros planificadores de eventos, lo que hace junto con lo que ofrece puede cambiar según los requisitos de su cliente. Expón en detalle lo que harás, con quién trabajarás y cómo te pondrías en contacto con todos.

los elementos de diseño

Esta es su oportunidad de mostrar sus ideas creativas. No hay reglas específicas sobre cómo hacer esto. No debe ir más allá de los límites de la propiedad. Haga que sus diseños sean innovadores y animados al mostrar algunas representaciones primarias con colores atractivos. Esto llamará la atención de su cliente, y él puede comenzar a imaginar cómo será el evento.

Hacer una línea de tiempo inicial

En esta etapa, ya ha abordado la mayoría de las decisiones del cliente, cuáles son sus necesidades y el cronograma. Aquí se pueden desgranar los hitos más importantes de la propuesta. Siempre tenga esto en cuenta para ayudar a empujar a su cliente a una imagen más clara de su evento.

suposiciones

Es posible que haya recopilado suficiente información antes de escribir su propuesta, pero siempre habrá algunas áreas grises en las primeras etapas de la propuesta. Aquí, es posible que tengas que hacer algunas conjeturas. Será de ayuda si incluye estas suposiciones cuando envíe su propuesta. Esto le dará a su cliente la oportunidad de corregir o confirmar tales suposiciones, si es necesario.

Una estimación del presupuesto.

Esta sección requerirá números y cálculos. Todo se reduce a una serie de elementos de línea después de toda la planificación. Cuando trate con números, sea transparente y específico. Según sus planes, informe a su cliente sobre el costo de los servicios, el equipo y la mano de obra.

Pídele a tu cliente que firme

Darle al cliente la oportunidad de poner su firma y estar de acuerdo con tu propuesta es una buena idea. Le ahorraría las revisiones innecesarias.

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