Como miembro de cualquier organización , debe seguir políticas y procedimientos, ya que estos sirven como pautas para definir su existencia en términos de estructura, cumplimiento y la esfera dentro de la cual se cumplirán la misión y la visión. Puede utilizar una plantilla de política y procedimiento para tomar decisiones y proporcionar un marco para las actividades de la organización. Las políticas y los procedimientos ayudan a una empresa con el cumplimiento y pueden brindar una estructura para enfrentar y enfrentar desafíos o problemas.
Plantillas de políticas y procedimientos
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¿Qué es una política y un procedimiento?
Las políticas y los procedimientos a menudo se unen aunque tienen diferentes propósitos. Por un lado, las políticas se refieren a pautas de alto nivel utilizadas para definir la cultura de una organización. Las organizaciones los necesitan para la toma de decisiones y para proporcionar un marco para sus actividades. Por el contrario, los procedimientos se refieren a procesos de nivel inferior. Estos proporcionan pasos a seguir por los empleados para que puedan adherirse a las políticas de la organización.
Plantillas de políticas de empresa
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La importancia de una plantilla de política y procedimiento
Todas las organizaciones deben tener su propia plantilla de políticas y procedimientos. Esta es una herramienta de gestión importante con la que los empleados deben familiarizarse. Todos los ejemplos de políticas y procedimientos establecen las directrices y los objetivos de la empresa. Estos también comunican los estándares adecuados de comportamiento y acción para todos los empleados.
Todas las plantillas de manuales de políticas y procedimientos incluyen las mejores prácticas de la empresa, las descripciones básicas de los procesos comerciales y los estándares y métodos sobre cómo los empleados deben hacer su trabajo. Por lo general, en forma manual, una plantilla de política de la empresa lo ayuda a estandarizar la capacitación de los empleados para que pueda concentrarse en el crecimiento de la empresa.
Los ejemplos de políticas de la empresa tienen que ver con la comunicación efectiva de los estándares entre empleadores y empleados. Aquí hay algunas razones que muestran la importancia de este documento:
- Mantiene informados a sus empleados
Una empresa necesita un manual como referencia en la gestión de los procesos comerciales diarios. Cuando documenta los estándares, puede comunicarse fácilmente con los empleados sobre lo que es relevante para el crecimiento, la satisfacción del cliente y la calidad de la empresa. Además, la presencia de un documento de política y procedimiento ayuda a los empleados a saber qué hacer cuando ocurre algo inesperado. - Mantiene a su empresa protegida
Otro gran beneficio de tener una plantilla de políticas y procedimientos es que protegerá a la empresa de cualquier posible fraude o acción legal por parte de los empleados. Debe prestar atención al contenido del manual ya que contiene los pasos a seguir para acciones disciplinarias u otras acciones en diferentes situaciones comerciales.
Los abogados de la empresa pueden recurrir al documento para verificar si hay algún problema legal que requiera atención o si la empresa cumple con los requisitos legales estatales y federales. - Ayuda a su empresa a evitar incoherencias
. Siempre puede consultar una plantilla de política empresarial bien redactada si su equipo, con instrucciones claras de la dirección, tiene que lidiar con problemas laborales específicos. Las políticas y procedimientos claramente establecidos ayudan a mantener el deseo de la empresa de tomar decisiones imparciales y consistentes. - Puede usarlo como una herramienta de capacitación
En sí mismo, puede usar la plantilla del manual de políticas y procedimientos como una herramienta de capacitación, ya que informa a los empleados sobre sus puestos en la estructura general de la empresa. Informa a los empleados dónde y a quién dirigirse cuando tienen inquietudes o preguntas.
Para los nuevos empleados, el manual puede ayudarlos a comenzar su trabajo a tiempo. Los ejemplos de políticas y procedimientos efectivos describen tareas importantes para realizar diariamente y todos los empleados deben cumplirlas para que la empresa opere de manera eficiente y segura.
Ejemplos de políticas y procedimientos
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¿Quién puede beneficiarse de una póliza?
Todas las empresas y organizaciones, independientemente de su tamaño o tipo, pueden beneficiarse de una plantilla de políticas y procedimientos. Estos son los campos más comunes que se beneficiarán de ejemplos de políticas de empresa claramente definidos:
- Construcción
Los manuales aquí incluyen las políticas de capacitación y orientación, la política de rechazo de trabajo, las políticas de informes de tiempo y más. - Educación
Para este tipo, el manual incluye la política de permanencia, la política del código de ética, la política de horas de crédito y más. - Atención médica
Algunos ejemplos incluyen las pólizas de telefonía celular para proveedores, el aviso de no discriminación en la póliza de seguro médico y las pólizas de citas. - El departamento de Recursos Humanos
proporciona muchas de las pólizas necesarias a las empresas. Los ejemplos incluyen la política contra la discriminación, la política de despido, la política de tiempo libre y más. - Servicios de emergencia y aplicación de la ley
Algunos ejemplos incluyen la política de drones, la política de cámaras corporales, la política de comunicación de emergencia y otros. - Administración de la oficina
Algunos ejemplos incluyen el acceso a la caja chica, las llamadas fuera del horario de atención, el acceso al gabinete de suministros y más. - Organizaciones sin fines de lucro
Incluyen seguro voluntario, reclutamiento, selección, gastos, etc.
Manuales de políticas y procedimientos
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Características de una buena política y procedimiento
Una plantilla de políticas y procedimientos es un documento que toda organización o empresa debe poseer, ya que establece claramente cómo deben ser las cosas. Esto no solo se aplica a las grandes empresas que lo necesitan para que los diferentes departamentos puedan trabajar de forma eficaz, sino también a las pequeñas empresas. Cualquiera que sea la razón que pueda tener para crear su propia plantilla de política de empresa, este documento debe tener las siguientes características:
- Eficiente
Evite explicaciones demasiado complicadas al contar para todos los escenarios posibles. Cada paso definido debe existir por una razón. Pero no simplifique demasiado las cosas, ya que podría terminar omitiendo información importante. - Medible
Cuando desarrolle cada actividad, asegúrese de que siempre haya alguna medida relevante que la acompañe. Esto puede ser algo tan simple como una casilla de verificación para indicar la finalización o tan complejo como necesite que sea. - Compartido
Debe almacenar la plantilla de su manual de políticas y procedimientos en áreas comunes a las que solo puedan acceder quienes tengan permiso para verlas. Esto podría ser un archivador, una carpeta o incluso un sitio compartido en línea. - Las
Políticas y procedimientos actuales pueden cambiar según las necesidades de la empresa. Debe tener un proceso de revisión para este documento. Después de los cambios, deseche las copias antiguas o márquelas como reemplazadas. - Probado
Generalmente, primero debe probar un procedimiento antes de publicarlo. La prueba debe contar con la concurrencia de todos los involucrados para que puedan dar fe de su éxito.
Ejemplos de políticas de la empresa
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¿Cómo redactar una política y un procedimiento?
Crear una plantilla de política y procedimiento puede requerir esfuerzo y tiempo, pero puede mejorar esto si tiene en cuenta algunos datos básicos. La mayor parte del trabajo para crear uno sucede incluso antes de que hayas comenzado a escribir algo. Estas actividades previas a la escritura pueden incluir investigar los antecedentes y decidir el enfoque de su documento.
Después de escribir el borrador de sus ejemplos de políticas y procedimientos, debe revisarlos, validarlos y aprobarlos. Por último, difunda el documento y luego capacite a los empleados en las nuevas políticas y procedimientos. Tenga en cuenta lo siguiente antes de comenzar a escribir los ejemplos de políticas de su empresa:
- Una política o procedimiento debe centrarse en un concepto a la vez.
- Debido al esfuerzo necesario para desarrollar políticas efectivas y debido a cómo afectan los valores de su empresa y pueden tener consecuencias legales, asegúrese de que sus empleados apoyen y respalden sus esfuerzos.
- Apoye la política con educación y capacitación de los empleados.
- No espere que los empleados solo lean la información y recuerden todo. A medida que comience la capacitación, dé a los empleados una buena razón para aprender las nuevas pautas y seguirlas.
Considere el uso de una política y un procedimiento en línea
Durante los últimos años, las empresas han examinado activamente sus procesos de toma de decisiones con el objetivo de encontrar una autoridad decisoria en los niveles más bajos. Mejorar el proceso de documentación de políticas, como el uso de una política en línea y una plantilla de procedimiento, puede brindar los siguientes beneficios:
- Acceso más fácil al documento
En la actualidad, hay demasiados memorandos y documentos sueltos que provocan una avalancha de información. Esto hace que los empleados se confundan porque no saben lo que es importante. Las políticas y los procedimientos que existen no siempre están actualizados, lo que hace que los empleados tengan dificultades para localizar los documentos necesarios para tomar decisiones informadas. Sin embargo, una plantilla en línea actualizada permite el acceso a los empleados que usan o están directamente afectados por las políticas y procedimientos para tener acceso a ellos. - Es más económico
Actualmente, los departamentos individuales deben dedicar sus recursos a mantener archivos de políticas y procedimientos importantes. Al mismo tiempo, dichos departamentos responsables de las políticas deben responder a las solicitudes de documentos de políticas, ya que otros usuarios individuales podrían necesitarlos.
Debido a esto, utilizarán recursos ya escasos dentro de sus departamentos que podrían asignarse mejor a otras actividades. Si las políticas y los procedimientos escritos estuvieran fácilmente disponibles de un solo departamento o puesto dentro de la empresa y se identificara dicho departamento en la política al que se pueden dirigir las consultas, esto podría resultar en una serie de beneficios. - Mejora la capacidad de respuesta
La rápida actualización y difusión de los procedimientos permite a la empresa satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes y adaptarse a nuevos entornos. - Promueve la rendición de cuentas
Uno de los elementos fundamentales de un sistema en el que las unidades y las personas son directamente responsables de su cumplimiento es el uso de políticas y procedimientos claramente escritos y disponibles. Una plantilla de políticas y procedimientos puede quedar obsoleta fácilmente, incluso si existe un proceso de revisión de políticas eficaz, si no se combina con el esfuerzo.
Debe haber un departamento a cargo de mantener y distribuir los registros de políticas, así como de actualizar los procedimientos. Esto hace que su esfuerzo en la creación del documento sea más gratificante.
