Manual de capacitación: más de 40 plantillas y ejemplos gratuitos en MS Word

Los manuales de formación suelen utilizarse como guía para lograr los objetivos de una tarea realizada. Aunque el concepto de manuales generalmente se aplica a principiantes, también pueden resultar útiles para personas familiarizadas con la tarea realizada. Permitiría uniformidad en el logro de las metas deseadas . Básicamente, un manual es un libro de instrucciones diseñado para mejorar una tarea realizada.

El uso de manuales no se limita solo a las empresas sino también a todos los establecimientos que están involucrados en metodologías como las instituciones militares, educativas e incluso religiosas. Un nuevo recluta siempre requerirá un manual. Lo mismo ocurre con una persona con experiencia que está trabajando en un nuevo entorno. Estas herramientas de formación se pueden utilizar para:

  • Introducir el tema antes de la capacitación.
  • Servir como esquema a seguir durante la capacitación
  • Servir como referencia del tema después de la capacitación.
  • Ser documento de referencia general

El uso de este tipo de manual garantiza la coherencia en la presentación de su contenido, que incluye habilidades, procesos y otra información. El manual asegura que las tareas realizadas sean siempre consistentes en una forma. Dichos manuales también pueden diseñarse como:

  • Workbooks o Libros de Texto: Se entregan durante las sesiones de capacitación con información básica, ejemplos y ejercicios.
  • Manuales de referencia: está fácilmente disponible para los alumnos al proporcionar información detallada sobre procesos y procedimientos.
  • Guías a su propio ritmo: El manual está diseñado para facilitar las instrucciones a los alumnos, incluso sin la ayuda de los capacitadores.
  • Ayudas de trabajo: los manuales generalmente siempre brindan instrucciones detalladas para usar en el lugar de trabajo.
  • Folletos: Proporciona información general para apoyar lo realizado durante la capacitación.

 

Plantillas de manuales de capacitación

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Elementos de una plantilla de manual de capacitación para empleados

La formación es un proceso continuo. Involucrarse en actividades relevantes para la tarea realizada enriquecerá aún más el conocimiento y las experiencias. Esto hace que sea más fácil para uno lidiar con situaciones futuras. La formación no termina con el manual. Va más allá de eso. Formación basada en manuales en sólo un evento, un comienzo. Se convierte en un proceso cuando el aprendiz (empleado) comienza a involucrarse con tutoriales, seminarios web, orientación en pantalla y aplicaciones de aprendizaje.

Pero nunca se debe descuidar la importancia del manual. Es la piedra angular para preparar a los nuevos empleados para trabajar. Se ha convertido en una parte integral del proceso de formación. En analogía, es el ABC de los nuevos empleados, su guía básica de referencia.

Cuando diseñe una plantilla, tenga en cuenta establecer un núcleo poderoso pero lo suficientemente flexible para cumplir funciones variadas y aún así brindar una experiencia de usuario personal. Un buen manual debe incluir los siguientes elementos básicos:

La introducción

Esta parte debe ser concisa, atractiva y clara y debe proporcionar directamente a los nuevos usuarios el propósito principal del programa de capacitación en particular.

La instrucción

Las instrucciones son cruciales ya que le darían instrucciones al usuario sobre cómo navegar a través de las diversas partes del programa de entrenamiento. Proporcionar la función al principio captaría inmediatamente el interés del alumno al mismo tiempo que le permitiría navegar de forma independiente por el manual. Como máximo, esto les daría una experiencia de capacitación personalizada que se ajuste a sus estilos de aprendizaje individuales.

Los objetivos

Con las instrucciones necesarias sobre cómo navegar a través de su programa de capacitación, el siguiente paso es presentarles sus objetivos. Con estos objetivos claramente definidos (metas y objetivos) presentados desde el principio, los nuevos empleados ahora pueden navegar a través del programa. Pasarán de ser simples aprendices a nuevos roles.

El contenido del manual

Este elemento ahora definirá el corazón del material. El contenido de cada manual variará de un programa a otro. Tenga en cuenta que los contenidos no son estáticos. En otras palabras, el manual puede usar otras formas de medios (como videos e imágenes) para maximizar la entrega del contenido. Esto es extremadamente beneficioso para el proceso de aprendizaje.

Las Encuestas y/o Evaluación

Este aspecto no necesita ser parte integral del contenido del folleto. Puede ser independiente para decidir sobre su forma. Pero es un elemento crítico que determinará la eficacia de su programa. También demostraría si los alumnos pueden aplicar efectivamente lo que han aprendido. La segunda parte de esto es la importancia de las encuestas, ya que permitiría la retroalimentación de los usuarios al mismo tiempo que serviría como indicador del progreso de los alumnos. Arrojaría luz sobre dónde el programa necesitaría mejoras.

El resumen y algunos pasos de seguimiento

Resuma los puntos principales del folleto de la manera más sucinta. Debe incluir pasos de seguimiento que mejoren la capacidad de los usuarios para reforzar lo que ya han aprendido. Pueden revisar manuales anteriores y/o acceder a fuentes adicionales. Por último, prepare a los alumnos para el próximo manual del programa, si lo hay.

Una línea de tiempo o horario

Los alumnos tienen la opción de organizar su propio tiempo y ritmo, para algunos tipos de programas de formación. Esto es más factible que asignarles plazos que tal vez no puedan cumplir. Es posible que los aprendices no puedan completar su módulo de capacitación en un horario rígido. La flexibilidad debería resolver el problema. Permite a los alumnos configurar sus propios horarios , detener/continuar/pausar su formación en función de su disponibilidad. Hay casos en que los programas de capacitación permiten estas situaciones y, si corresponde, también deben incluirse en el manual.

Preguntas frecuentes

La mayoría de los folletos ahora vienen con una lista de preguntas frecuentes. Esto permitiría al aprendiz cuando esté confundido buscar una solución a su problema. Un gran ahorro de tiempo.

Cualquier fuente relacionada o material complementario

Si corresponde, incluya cualquier recurso relacionado con su programa de capacitación, así como material complementario. Esto les daría a los alumnos más información sobre lo que están aprendiendo.

En estos días, la tecnología está en todas partes, pero los manuales concretos siguen siendo muy esenciales. El diseño de la plantilla de su manual de capacitación debe incluir programas hechos a la medida de los diferentes hábitos de aprendizaje. Los manuales no solo deben incluir la información primaria y básica, sino también los materiales de la empresa, otros manuales complementarios y programas de capacitación más especializados.

Ejemplos de manuales de capacitación

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Beneficios de usar un manual de capacitación 

El cuadernillo realizado para la formación facilita la vida de los empleados de un grupo empresarial. Proporciona principalmente toda la información necesaria para realizar una determinada tarea con una supervisión mínima. Pero todo esto dependerá de la precisión del contenido. Por lo tanto, es imperativo que para que los procesos transcurran sin problemas con los máximos beneficios, el manual debe investigarse y escribirse bien. Aquí hay algunos beneficios de un manual bien investigado y bien escrito:

Reduce el tiempo necesario para entrenar

Un manual bien investigado y bien escrito será un salvavidas para los empleados cuando se trata de realizar sus tareas. La mayoría de las veces, el manual contendrá procedimientos que permitirán al empleado realizar la tarea asignada con la mínima interferencia del supervisor.

Claramente, esto le ahorrará tiempo y esfuerzo al empleado, al mismo tiempo que aumentará su confianza. Por ejemplo, si se le asignó asistir a una conferencia fuera del estado, puede consultar el manual mientras organiza su viaje: qué aerolínea, qué auto de servicio, cómo comunicarse con los delegados del taller, etc. Un buen manual le brindará todos los esa informacion.

Garantizar la Continuidad de un Negocio

Ante la ausencia de un compañero de trabajo, el trabajo no se detiene. Consulte el manual sobre SOP para averiguar quién más puede hacerse cargo del trabajo de los ausentes para asegurarse de que no haya una vacante en la continuidad de ese trabajo.

Estandarización de Procedimientos y Procesos

El manual proporcionará SOP que facilitarán la búsqueda de políticas y procedimientos para manejar situaciones/tareas repetitivas.

Delegar es más fácil

Las descripciones breves del trabajo y los detalles de contacto de cada miembro del personal se incluirán en un buen manual SOP. Esto podría proporcionarle fácilmente datos sobre el personal que podría hacerse cargo.

El SOP es un documento que siempre está sujeto a cambios y siempre para mejor.

Por lo tanto, es útil tener este tipo de manual y también tener un manual separado para la capacitación. Puede obtener muchos beneficios con un buen manual que contenga procedimientos bien investigados. Beneficios para los empleados, para los empleadores y también para los clientes. A continuación, se incluyen algunos consejos útiles para crear una excelente plantilla para un manual de capacitación.

 

Manual de capacitación para empleados

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Algunos consejos al hacer plantillas para manuales de capacitación 

Escribir un manual es fácil. El consejo más importante es hacerlo lo más simple posible para no confundir a los usuarios. Sigue estos consejos para poder hacer una gran plantilla:

Escriba el contenido en inglés sencillo

Utilice palabras fácilmente comprensibles para el usuario medio. Deben evitarse las palabras técnicas a menos que formen parte del vocabulario del lugar de trabajo. En tales casos, aún debe explicarlos en términos simples y comprensibles. También se deben especificar las siglas y abreviaturas.

Practique la consistencia en el estilo y el tono de su escritura

Evite oraciones y párrafos largos. Tenga cuidado con los signos de puntuación. Si los párrafos se vuelven demasiado largos debido a múltiples pensamientos, divídalos y use pasos numerados. Sería mucho más fácil entender su proceso de pensamiento.

Si cree que necesita gráficos (como gráficos, tablas de cuadros, imágenes, pantallas) para ilustrar un punto, inclúyalos

Recuerda el dicho, una imagen vale más que mil palabras. Además, los usuarios tienden a apreciar más si se utilizan elementos visuales. Como todos los demás, les encantan las fotos.

Escriba su tabla de contenido con todo detalle

Facilitaría la búsqueda de información. tener uno hace que el manual se pueda usar como una obra de referencia para uso futuro.

Revise todo su documento

Un paso muy elemental, sin embargo, hace una gran diferencia.

Esta parte trata principalmente de la forma del manual, pero es igual de importante. Presta atención a todos los detalles. Acostúmbrate a revisar dos veces tu trabajo. Al final, todo saldrá bien. Ahora nos estamos acercando a la parte sustancial del manual.

 

Manual de entrenamiento para servir

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3 Técnicas para Elaborar tus Manuales de Capacitación

Es básicamente a través de manuales de capacitación que los empleados acceden a las políticas de la empresa. A través de él, los nuevos empleados aprenden sobre la empresa, los antiguos sobre nuevos sistemas o programas. El contenido del manual generalmente se define sobre para qué sirve la empresa, pero hay cosas generales que se pueden lograr para ayudar a los empleados a aprovecharlo al máximo.

Antes de hacer el manual, verifique que tenga toda la información relevante que necesita. Siempre piense primero en su audiencia, asegurándose de que su trabajo les facilite el aprendizaje. Incluya en cualquier imagen y gráfico relevante, espacios en blanco para notas, algunas pruebas para revisar cómo aprenden los alumnos y una lista de verificación de tareas importantes . Aquí hay 3 técnicas para guiarlo mientras hace su manual de capacitación: 

Recopilación y ensamblaje de la información

  • Revise y recopile la información que necesita cubrir para el manual. Examine los diversos procesos y puntos de conocimiento que deben cubrirse y asegúrese de tener claro cada tema. Haga una lista de toda la información importante y consulte esta lista con tanta frecuencia. Asegúrese de incluir todos los problemas.
  • Preste atención a los detalles, ya que la falta de uno podría confundir a sus usuarios más adelante. Siempre verifique dos veces. Omitir un paso en un procedimiento podría generar resultados incorrectos.
  • Haga un esquema del flujo del manual de capacitación. Un diagrama de flujo sería una ayuda visual. Con su lista de (1), organice su información en una secuencia lógica de partes. Comience con lo básico y trate los conceptos más profundos más adelante. Piensa con una mente general. Asegúrese de que todos los aspectos del manual sean coherentes, un aspecto relacionado con el siguiente. Continúe con el flujo del manual y no introduzca secciones que aún no se hayan abordado.
  • Es posible escribir secciones independientes en su manual. Es decir, una sección que no necesita construirse una sobre la otra. Hágalo pero segréguelo de las secciones que son coherentes.
  • Incluye una tabla de contenido y un índice. Este elemento es muy importante y útil para ayudar al usuario a navegar por el contenido de su manual sin tener que leer todo el manual. Haga la tabla lo más detallada posible para que sea más fácil para el usuario ubicar los elementos que deben revisarse. Incluir títulos de capítulos, títulos de secciones.
  • Haz lo mismo con el índice, es decir, lo más detallado posible. Sería muy beneficioso ubicar fácilmente los elementos en un índice detallado.
  • Escribe avances informativos de los capítulos. Permita dos o tres párrafos de vista previa para cada capítulo. La vista previa incluirá la lista de objetivos para el capítulo. También puede ir más allá indicando las palabras clave que podrían ayudar a los usuarios en su búsqueda de respuestas. Puede incluir cuestionarios y/o actividades que podrían probar aún más las habilidades del usuario.
  • Proporcione cada final de capítulo con un resumen. Hazlo conciso, tocando la información más importante del capítulo. Repita los objetivos del capítulo nuevamente para dar a los usuarios la oportunidad de evaluar si aprendieron o no lo que se suponía que debían aprender.
  • Escribir un manual requeriría colaboración y cooperación. Sería un mayor ahorro de tiempo y propenso a menos errores. Reúne a la gente para que te ayude. Algunas ventajas en el trabajo en grupo: facilitar la comprobación de errores, tener segundas opiniones sobre la comprensión del contenido y asegurarse de que se cubren todos los aspectos. 

Considere quién usará el manual

  • Escribe para y para tu audiencia. Es un requisito saber quién es tu audiencia, si ya tienen una base de conocimiento o están comenzando desde cero. Esto sentará las bases sobre qué tan amplio o específico será a lo largo del manual. Tomemos el caso del nuevo software que nadie ha visto aún. Por lo tanto, es seguro asumir que no saben nada al respecto. O en el caso de que esté entrenando técnicas de venta en una tienda de ropa, aquí no necesita explicar qué son los pantalones y las camisas. Estos ejemplos ilustrarán si debe ser amplio o específico en sus discusiones en el manual. No sea condescendiente exponiendo demasiado sobre conceptos simples. Tampoco debe asumir que su audiencia sabe algo que tal vez no sepa.
  • Incluya escenarios de resolución de problemas y temas de discusión. Leer el manual no es suficiente para aprender los procesos que contiene. Incluya formas para que los usuarios apliquen lo que han leído para que puedan obtener experiencia práctica. Crea una situación en la que el lector pueda intentar resolver un problema usando sus lecturas. Permita discusiones grupales para obtener varias posibilidades de solución. Recuerde, puede haber más de una solución para un problema.
  • Mejore el manual con videos o grabaciones de audio. Un manual escrito es el instrumento básico que los usuarios leen para conocer las políticas de la empresa. Pero se recomienda que esto se complemente con materiales adicionales, como videos y grabaciones de audio.

Evaluación de la comprensión de sus usuarios

  • Incluye una sección para notas de usuario. Cada sección del manual debe proporcionar espacios en blanco. Esto tiene un gran propósito: anima a los usuarios a anotar lo que están aprendiendo, aumentando así la cantidad de información que retienen.
  • Además, puede dejar espacios en blanco para cada capítulo al final del manual para notas que puedan servir al usuario en consecuencia.
  • Utiliza imágenes y gráficos. La mayoría de los lectores/usuarios están fascinados o atraídos por el uso de algo visual. Para aprovechar esto, use imágenes cuando pueda, pero evite abarrotarlo con demasiado. Los gráficos de datos importantes son buenos visuales y fáciles de entender. Las imágenes de maquinarias que el usuario encontrará en el trabajo también son buenas. Puede usar muchas imágenes, pero tenga en cuenta para qué está entrenando y qué sería más útil que viera el usuario.
  • Incluya listas de verificación de los pasos importantes. Los manuales suelen tener varios procesos con múltiples pasos. Sería una buena idea hacer una lista de verificación de estos procesos, ya que facilitaría que un usuario consulte esto cuando lo necesite. Una mejor idea es hacer que estas páginas sean fáciles de romper para que el usuario pueda tener la lista de verificación a mano cuando trabaje en las tareas. La lista de verificación también podría incluir, además del paso: materiales necesarios, secciones para antes, durante y después de completar el trabajo, o cómo evaluar el trabajo una vez que se haya completado.
  • Incluya actividades y cuestionarios que midan el aprendizaje. Las actividades y los cuestionarios son un indicador importante para medir el progreso de los usuarios. Puede incluirlos en su manual, junto con las respuestas correspondientes ubicadas en un lugar separado en el manual.
  • Estos cuestionarios no son parte de las pruebas oficiales que se les darán a los empleados al final de su capacitación. Esta es solo una forma de ayudarlos en el camino, evaluando cuánto han aprendido y dónde necesitarían ayuda adicional.