Una carta de disculpa es una herramienta muy útil para diferentes propósitos. Puede usarlo para expresar su disculpa además de hacerlo personalmente. La gente escribiría una carta de disculpa o una carta de disculpa formal para mostrar su sinceridad. Puede utilizar esta carta para diferentes tipos de transacciones o situaciones. Para algunas personas, escribir esta carta es un desafío. Si eres una de estas personas, este artículo puede guiarte para que puedas redactar un documento maravillosamente redactado como un gesto de disculpa.
cartas de disculpa
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¿Por qué es tan difícil escribir una carta de disculpa?
El arte de disculparse es uno que hace que muchos de nosotros nos sintamos incómodos. Una de las principales razones por las que es tan difícil para muchas personas escribir una carta de disculpa es que no les gusta admitir sus errores porque hacerlo puede tener un reflejo negativo de su carácter.
Sin embargo, negarse a disculparse o dar una disculpa poco sincera es aún peor. Aquí hay más razones por las que redactar una carta de disculpa parece una tarea tan difícil:
- tenemos la suposición de que si cometemos errores, esto significa que somos malas personas
- nos avergonzamos de lo que hemos hecho, por lo que nos negamos a admitir el mal
- nos ponemos a la defensiva cuando nos sentimos avergonzados
- nos preocupa que disculparnos signifique que asumimos toda la responsabilidad por lo que sucedió, lo que podría significar que la gente nos acusará de cosas que no hemos hecho
Pero cuando escribimos una carta de disculpa a los clientes oa otras personas a las que hemos ofendido, entonces podemos enviar un mejor mensaje. Escribir la carta significa que puedes seguir editando y puliendo el contenido hasta que diga todo lo que quieres decir.
Cartas de disculpa de negocios
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Razones para escribir una carta de disculpa
Escribir una carta de disculpa formal significa que debes considerar qué poner exactamente en ella. Por ejemplo, si está escribiendo una carta de disculpa a los clientes o una carta de disculpa comercial, deberá usar un tono y un formato más formales. Si ha hecho algo mal, acepte la responsabilidad y actúe profesionalmente.
Al mismo tiempo, también debes hacer sentir al destinatario de tu carta que tu disculpa es completamente sincera y de corazón. Hay diferentes razones por las que uno redactaría una carta formal de disculpa, como por ejemplo:
- una empresa de fabricación que se disculpa con un cliente por un producto dañado o defectuoso
- una empresa disculpándose con un cliente por enviar un paquete incompleto
- una empresa que se disculpa con un cliente por errores en las facturas , la facturación, las órdenes de trabajo o las cotizaciones
- una persona que se disculpa con una empresa por hacer pagos atrasados
- un estudiante disculpándose con un maestro por no cumplir con una fecha límite
- un comerciante que se disculpa con un cliente por el retraso en el envío de los productos pedidos
- una persona involucrada en una sociedad que se disculpa porque violó los términos o condiciones del acuerdo de sociedad
- una empresa que se disculpa con un cliente por registrar información inexacta que resultó en transacciones erróneas
- una empresa que se disculpa con un cliente por un mal servicio al cliente
- un cliente o un solicitante que se disculpa por perder una entrevista o una cita programada, especialmente si no llamó con anticipación para cancelar
Estas son las razones más comunes para escribir una carta de este tipo. También hay otras razones, tanto de carácter profesional como personal. La conclusión es que escribirías una carta de disculpa como un gesto a la persona o grupo al que has agraviado.
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Principales tipos de cartas de disculpa
Antes de comenzar a escribir su carta de disculpa, tenga en cuenta que hay diferentes tipos que puede usar. Independientemente del tipo que elija, asegúrese de que la carta sea breve y directa. No tienes que recordar todo lo que pasó desde el principio. Redactar una carta larga puede hacer que el destinatario no la lea hasta el final.
Estos son los tipos básicos de cartas de disculpa que puede escribir:
- Personal
Hay ocasiones en las que le has hecho algo malo a un amigo oa un miembro de tu familia. En tal caso, redactaría una carta de disculpa que sea de naturaleza personal. No tienes que poner ninguna excusa en la carta. Escribe tu disculpa y muéstrale a la persona que eres sincero y que quieres mejorar. - Corporativo o comercial
Esta es una carta de disculpa formal que puede provenir de diferentes entidades, incluidas:
empresas,
empleados
, dueños de negocios . - Tercero
Por lo general, un supervisor o un gerente escribiría este tipo de carta. Haga esto en los casos en que uno de sus subordinados haya cometido un error y tenga que disculparse con el cliente en su nombre. Al escribir la carta, asuma la responsabilidad por el error en lugar de culpar a su subordinado por escrito. - Misa o grupo
Aunque puede avergonzarse ante la sola idea de tener que disculparse con toda una masa o grupo de personas, esto sucede a veces. En tal carta, utilice un lenguaje general para dirigirse a los miembros del grupo en lugar de referirse a una sola persona. - Otros tipos
Hay otros tipos de cartas de disculpa que también puede escribir. Estos dependerán del propósito de la carta. Escriba una carta para: Hacer
trampa
Mala conducta
Faltar a reuniones o entrevistas Quejas de
clientes Quejas
de comida
Errores comerciales
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¿Qué incluir en tu carta de disculpa?
Para mucha gente, lo siento es la palabra más difícil de pronunciar. Pero cuando lo pones por escrito, disculparse puede volverse un poco más fácil. Al redactar la carta, desea causar una buena impresión. Echemos un vistazo a la información básica que se debe incluir en una carta cuando intentas disculparte:
- Di que lo sientes.
- Reconoce el error que has cometido. Debes mostrarle a la persona que estás asumiendo todas las responsabilidades por tus acciones.
- Haz una breve descripción de lo que pasó. Explique que comprende lo que ocurrió y que le ha causado dolor a la persona. Concéntrate en lo que has hecho en lugar de culpar a otras personas o circunstancias.
- Elabora un plan y hazle saber a la persona que quieres corregir tus errores.
- Admite que lo que hiciste no estuvo bien. Hacer esto te convierte en una persona más grande en lugar de divagar y poner excusas.
- Pídele perdón a la persona. Mostrar un poco de vulnerabilidad contribuirá en gran medida a demostrar tu sinceridad.
Lo siento cartas
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Consejos para escribir una carta de disculpa
Ahora que sabe qué incluir en su disculpa por escrito, es hora de comenzar a redactar la carta. Por difícil que sea, esta carta puede ayudar a salvar su relación personal o profesional. Si quieres aprender a escribir una gran carta de disculpa, aquí hay algunos consejos para guiarte:
- Comience la carta estableciendo primero su propósito. Este es un paso común al redactar cartas formales. Indique el motivo de la carta al principio para informar al destinatario qué esperar después de leer todo el documento.
- Crea un breve párrafo sobre el mal que has hecho y cualquier otra cosa por la que te arrepientas. Este es un paso importante ya que el destinatario debe escuchar el error directamente de usted. Además, esto establece el estado de ánimo de la carta y ayudaría al destinatario a comprender mejor la carta.
- Lo siguiente que debe hacer es escribir una breve explicación del error. Escriba los hechos sobre el incidente y establezca la razón por la que sucedió en primer lugar. Enumere los hechos cronológicamente sin tener que agregar demasiados detalles, especialmente si no son relevantes.
- Reconozca cualquier cosa incorrecta que haya hecho durante el incidente. Hazle saber al destinatario que eres consciente y que comprendes que lo has decepcionado o lastimado. Este paso te ayudará a reconectarte con el destinatario y demostrar que quieres arreglar las cosas entre ustedes.
- Si puede, sugiera una solución al problema. Proporcionar sugerencias sería muy útil, especialmente si sabe a ciencia cierta que usted es la razón del problema. Esto es muy importante en las transacciones comerciales y si se está disculpando con un cliente.
- No termine su carta con una simple disculpa. Especialmente en el caso de cartas de disculpas comerciales, agregue una declaración sobre cómo le gustaría tener una relación profesional continua con el destinatario de la carta. Pida disculpas por el error, pero también indique que desea brindar un mejor servicio en el futuro.
- Cuando expliques el motivo por el que te disculpas, sé muy específico. No engañe al destinatario ni cause confusión agregando detalles o hechos innecesarios.
- Termina la carta aceptando la responsabilidad por tus errores en el incidente que había ocurrido. Sería muy útil si evita poner excusas sin importar cuán válidas crea que pueden ser. Las personas decepcionadas u ofendidas aceptarán mejor tus disculpas si te mantienes humilde y evitas culpar a los demás por lo que has hecho.
- No haga ninguna promesa en su carta. Es posible que no puedas cumplir esas promesas y que tengas que escribir otra carta de disculpa. Esta vez, sin embargo, es posible que el destinatario ya no te crea.
- Finalmente, elige tus palabras cuidadosamente de principio a fin. Asegúrate de sonar sincero y profesional, para que el destinatario te perdone por lo sucedido.
