47 Plantillas y ejemplos de descripción de puestos

Una parte esencial de la contratación y gestión de empleados, las descripciones de puestos son una declaración escrita amplia de un puesto específico. Generalmente, una descripción de trabajo incluye el propósito, el alcance, los deberes, las responsabilidades y las condiciones de trabajo de un trabajo.

Un documento crítico para cada puesto, la descripción del trabajo ayuda a sus candidatos y empleados a comprender sus funciones. Además, una descripción del trabajo:

• Ayuda a atraer a los candidatos de trabajo adecuados
• Describe las habilidades y competencias requeridas para desempeñar el rol.
• Describe las áreas críticas del trabajo o puesto de un empleado.
• Sirve como una valiosa herramienta de gestión del rendimiento.
• Se utiliza como base para el contrato de trabajo.
• Sirve como base para delinear la capacitación laboral, las expectativas de desempeño, el avance profesional y la evaluación laboral.
• Define el posicionamiento del trabajo dentro de la jerarquía general de la empresa.

Plantillas de descripción de puestos

Para definir efectivamente sus necesidades, debe escribir una descripción del trabajo clara, práctica y precisa. Una plantilla de descripción de trabajo puede ayudarlo en este sentido. Un análisis cuidadoso de los hechos importantes del trabajo es con lo que suelen comenzar las buenas descripciones de trabajo. Los hechos importantes del trabajo incluyen:

• Calificaciones requeridas para el trabajo
• Cómo se relaciona el trabajo con otros trabajos
• Las responsabilidades y el propósito del trabajo.
• Tareas individuales involucradas
• Los métodos utilizados para completar las tareas.

Dado que los trabajos están sujetos a cambios por la evolución de las nuevas tecnologías, el desarrollo organizacional y/o el crecimiento personal, es importante ser flexible con la descripción de su trabajo. Con una descripción de trabajo flexible, podrá alentar a los empleados a crecer dentro de su puesto y contribuir a su negocio. Las descripciones de trabajo se escriben para una variedad de propósitos. Sin embargo, hay 3 propósitos principales de una descripción de trabajo. Los tres propósitos principales de una descripción de trabajo son:

Función definitoria:

Con el fin de proporcionar a los empleados un punto de referencia para sus responsabilidades y el nivel de desempeño requerido, una descripción del trabajo busca definir claramente el rol. 

Atraer candidato:

Para atraer una respuesta de un solicitante de empleo interno o externo, una descripción del puesto describe el rol y las credenciales requeridas.

Referencia de gestión:

Una descripción del trabajo proporciona a la gerencia, en particular a un nuevo gerente, un punto de referencia para comprender el alcance y el nivel de responsabilidad del rol.

La importancia de las descripciones de puestos

Una herramienta de comunicación, las descripciones de puestos pueden contribuir al éxito de su organización si se desarrollan de manera eficaz. Por otro lado, dificultará la comunicación, aumentará la confusión en el lugar de trabajo y evitará que las personas entiendan lo que se espera de ellos si las descripciones de su trabajo están mal escritas. Las siguientes preguntas pueden ayudarlo a determinar si las descripciones de trabajo de su organización están escritas y utilizadas de manera efectiva:

• ¿Usted u otras personas en su organización actualizan las descripciones de trabajo con regularidad o cuando cambian los criterios de trabajo? ¿Participan los empleados en este proceso?
• ¿Quién usa o se refiere a las descripciones de puestos con regularidad?
• ¿Utiliza descripciones de puestos para planificar actividades de formación?
• ¿Las descripciones de sus puestos incluyen criterios de desempeño?
• ¿Puede observar o medir los criterios de las descripciones de sus puestos?

A estas alturas, probablemente comprenda qué es una descripción de trabajo y cómo puede medir su eficacia. Sin embargo, es posible que aún no sepas su importancia. Puede pensar que es solo otro proyecto tedioso de recursos humanos. Por lo tanto, es importante comprender por qué las descripciones de puestos son necesarias y el papel que desempeñan en su organización. Además de ayudar en el proceso de contratación de trabajo, una buena descripción puede servir como esquema para informar sobre las condiciones y relaciones laborales. Las siguientes son las cosas para las que se puede usar una descripción de trabajo escrita de manera efectiva:

Comunicación clara y concisa de los requisitos del puesto.

La primera y principal razón para usar descripciones de puestos es comunicar de forma clara y concisa los requisitos del puesto a los solicitantes. Es importante que los solicitantes entiendan los requisitos básicos del puesto, ya que está buscando atraer y contratar empleados competentes. Una descripción del trabajo puede ayudarlo a hacer eso. Además, una descripción del trabajo puede mostrar su marca a los posibles empleados y darles una idea de la cultura de la empresa. En resumen, una descripción del trabajo bien escrita es una herramienta de comunicación que puede ayudar a que el proceso de contratación sea más fácil y menos costoso para usted. 

Comunicación de expectativas

Las descripciones de puestos son una gran herramienta para comunicar las expectativas de la organización a los empleados. Además, proporciona al empleado la dirección para lograr un desempeño laboral exitoso.

Gestión del rendimiento

Puede usar los deberes en la descripción del trabajo para establecer objetivos de desempeño medibles. Una vez que haya hecho eso, puede capacitar a sus empleados para cumplir con estos objetivos según sea necesario.

Capacitación y desarrollo del empleado.

Puede motivar a sus empleados para que realicen seminarios, clases y otras actividades de desarrollo profesional utilizando las descripciones de su trabajo junto con descripciones de promociones laborales realizables.

Compensación

Usando descripciones de puestos, puede desarrollar un programa de compensación estandarizado que incluya el mínimo y el máximo para cada puesto.

Disciplina

Si es necesario, puede usar la descripción del trabajo para demostrar que un empleado no está realizando las funciones laborales según lo requerido.

Reconocimiento y recompensas

Para alentar a los empleados a desempeñarse más allá de su deber, puede utilizar las descripciones de puestos como referencia para el desempeño. Cualquier desempeño por encima y más allá debe resultar en reconocimiento y recompensas.

Cumplimiento legal de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)

La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la Ley de Normas Razonables de Trabajo (FLSA) hacen que las descripciones de trabajo por escrito sean cada vez más importantes. Las descripciones de trabajo aseguran su cumplimiento legal con las leyes de derechos civiles antes mencionadas. Los detalles sobre las funciones esenciales del trabajo son lo que puede proporcionar una descripción del trabajo bien escrita. Esto es extremadamente útil cuando un empleado solicita una adaptación razonable en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA).

La descripción de su trabajo documenta firmemente los requisitos educativos del puesto, los requisitos físicos, la experiencia laboral, los certificados o licencias requeridos y las responsabilidades de supervisión. Por lo tanto, las descripciones de trabajo precisas y bien desarrolladas le permiten determinar qué constituye una adaptación razonable y establecer controles para ello. Además, las descripciones de trabajo lo ayudan a cumplir con la Ley de normas laborales justas (FLSA). Establece el parámetro para las horas de trabajo, el tipo de pago y las horas extra al incluir el estado FLSA de un puesto en la descripción del trabajo.

Para los empleadores, las descripciones de puestos son extremadamente beneficiosas y el proceso de desarrollarlas no tiene por qué ser agotador. De hecho, debe ver el proceso de desarrollo de descripciones de puestos como una oportunidad para involucrar a sus empleados y la gerencia. La flexibilidad es la clave en lo que respecta a la descripción del trabajo.

Crear descripciones de trabajo que se centren más en las expectativas y responsabilidades y menos en tareas específicas es algo sensato. Al hacer esto, alentará a los empleados a concentrarse más en los resultados y menos en las tareas laborales. Como referencia, puede usar una plantilla de descripción de trabajo. Una descripción de trabajo flexible es más fácil de mantener y no requiere modificaciones cada vez que hay un cambio en las funciones. Ahora echemos un vistazo a cómo puede escribir una buena descripción del trabajo.

Ejemplos de descripción de puestos

Cómo escribir una descripción de trabajo

Un primer paso importante para reclutar al mejor candidato para el trabajo es escribir una descripción del trabajo clara y precisa. Se requiere una comprensión clara de los deberes y responsabilidades del trabajo para escribir una descripción del puesto. Además, la descripción del trabajo debe definir claramente las habilidades requeridas para el puesto. La descripción del trabajo se divide en muchas secciones diferentes.

Saber qué incluir en estos apartados es fundamental. Podrá atraer candidatos calificados y reducir la rotación de empleados a largo plazo con la ayuda de una descripción de trabajo bien definida. Para escribir una descripción del trabajo y mejorar los resultados de su publicación de trabajo, puede usar una plantilla de descripción del trabajo. Las siguientes son algunas pautas para escribir una descripción de trabajo:

• Evite usar un lenguaje equívoco o complicado, en su lugar use un lenguaje claro y conciso.
• Usar lenguaje no preferencial
• Evite describir características personales y describa solo los deberes, habilidades y conocimientos requeridos para el puesto.
• Evite subestimar o exagerar las responsabilidades y deberes del puesto, en lugar de eso, sea preciso sobre ellos.
• Describir el estado actual del puesto en lugar de su estado pasado o futuro
• No utilice abreviaturas, acrónimos y términos técnicos.
• Asegúrese de que los deberes y responsabilidades realizados en la sección «trabajo realizado» de la descripción del puesto y las habilidades, conocimientos y atributos que necesita en el puesto estén directamente relacionados
• A menos que pueda ilustrar que son esenciales para los deberes y responsabilidades del puesto, evite indicar la educación, la experiencia, la capacitación o la certificación como requisitos del puesto.

Las funciones principales del trabajo, cómo se llevará a cabo el trabajo y las habilidades requeridas para realizar el trabajo son los detalles de una descripción de trabajo efectiva. Además, es una herramienta importante para medir el desempeño y tratar disputas o problemas disciplinarios . Una descripción del trabajo debe incluir las siguientes secciones: 

Título profesional

El título de Jon es el elemento fundamental de la descripción del puesto. El título del trabajo aclara el puesto y el rango o nivel.

Proposito y objetivos

Esta sección debe describir el propósito del objetivo del puesto en tres o cuatro oraciones.

Deberes y responsabilidades

Esta sección debe incluir los deberes y responsabilidades del puesto. Además, debe indicar la cantidad de tiempo que debe dedicarse a cada tarea. Utilice porcentajes para representar esto, es decir, entrada de datos 30 %, llenado 40 %, etc. Debe describir las funciones en dos o tres oraciones. Además, los deberes deben contener un objeto, una acción y un propósito. Finalmente, los deberes deben estar basados ​​en resultados.

Descripción de la estructura de informes

Esta sección proporciona una descripción detallada de todos y cada uno de los roles que desempeñará el empleado. Esta sección debe incluir las funciones de supervisión (si corresponde) del empleado. Además, debe indicar a quién reportarán. Además, notifique a los empleados/solicitantes si se supone que deben trabajar con otros empleados o departamentos.

Experiencia, habilidades y competencias

Al detallar las habilidades y la experiencia requeridas para realizar el trabajo, sea lo más específico posible. Por ejemplo, enumere el tipo de software o hardware utilizado para realizar el trabajo si el puesto requiere el uso de una computadora. Dado que son dos cosas completamente diferentes, es importante que enumere las habilidades y competencias por separado. Las habilidades son actividades que el candidato puede realizar utilizando las calificaciones que ha obtenido o las cosas que ha aprendido en el pasado.

Por otro lado, las competencias son atributos o rasgos que espera que el candidato presente en el puesto. La capacidad de dar una presentación efectiva aprendida a través de la práctica y el estudio es un ejemplo de habilidad, mientras que una característica innata, como una comunicación sólida, es un ejemplo de competencia. Hoy en día, se le está dando más peso a las competencias conductuales, como la comunicación, la flexibilidad, el liderazgo, la iniciativa y el trabajo en equipo, a medida que las empresas avanzan hacia descripciones de puestos basadas en competencias.

Descripción del candidato ideal              

Esta sección debe incluir las fortalezas requeridas para realizar el trabajo. Un ejemplo de esto sería la capacidad de trabajar con múltiples gerentes y plazos ajustados.

Horario y lugar de trabajo

Esta sección debe incluir la ubicación física del trabajo, los días y horas del puesto, y cualquier potencial a lo largo del tiempo requerido para realizar el trabajo.

Salario

Esta sección debe incluir el salario inicial, medio y máximo para el puesto. Además, debe incluir los criterios de elegibilidad para una compensación adicional, como aumentos anuales, bonificaciones por desempeño y comisiones de ventas . En lugar de asignar un salario particular al puesto, asigne un rango de salario que varíe según la educación y la experiencia.

Ejemplos de descripción de puestos

Algunos errores a evitar en la descripción del puesto

Para crear una descripción de trabajo efectiva, debe evitar los siguientes errores:

Ser poco realista

Es importante que la descripción de un trabajo no sea una lista de deseos imposibles de todas las habilidades del mundo. En cambio, la descripción del trabajo debe representar las credenciales exactas requeridas para realizar el trabajo.

No involucrar a todas las partes interesadas

Crear una descripción de trabajo sin la participación de RRHH, la gerencia de línea y los empleados en un rol similar es un error que debe evitar.

Usar lenguaje discriminatorio

Hay ciertas palabras y frases que no debe incluir en la descripción del trabajo porque estas palabras y frases pueden interpretarse como discriminatorias, lo que a su vez puede impedirle atraer a los diversos candidatos que buscan las empresas.

Las descripciones de puestos son extremadamente útiles para atraer a los candidatos adecuados para el puesto y animar a los empleados a rendir al máximo. Puede escribir fácilmente una descripción del trabajo descargando nuestras plantillas de descripción del trabajo. Con la ayuda de nuestras plantillas de descripción de trabajo, podrá escribir una descripción de trabajo efectiva y ganadora.