53 Plantillas y ejemplos de estado de pérdidas y ganancias

Un estado de pérdidas y ganancias (a veces llamado «P&L» por razones de brevedad) ayuda a un gerente a obtener una medición clara de las ventas y los gastos de una empresa durante un período de tiempo. El estado de pérdidas y ganancias ayuda a los gerentes a obtener una visión realista de las finanzas, mostrando los totales de todas las fuentes de ingresos. En la plantilla de P&L, restará todos los gastos relacionados con los ingresos de la empresa, lo que le brindará una visión general clara del progreso financiero que ha realizado durante el período de tiempo. Las pequeñas empresas tienden a usar un estado de pérdidas y ganancias todos los meses, pero las empresas más grandes solo pueden hacer los cálculos cada trimestre con el fin de informar a las partes interesadas, como la junta directiva, los accionistas u otros inversores.

Un estado de ganancias y pérdidas es uno de los principales documentos financieros que preparan los dueños de negocios o sus contadores. Los dueños de negocios y los contadores lo usan por igual. Esto es importante porque puede mostrar muy claramente el éxito financiero de su negocio durante un período de tiempo, y también puede mostrar dónde se está quedando corto. Por ejemplo, muchos minoristas en línea consideran que la temporada de Navidad es la época del año más importante para su comercio y mantener un estado de resultadospara este período de tiempo puede ayudarlos a comparar sus propias ganancias con las tendencias actuales de su industria. Sin embargo, durante gran parte del resto del año, los minoristas tienden a hacer mucho menos negocios en general. Algunos meses, un minorista se dará cuenta de que apenas alcanza el punto de equilibrio. Sin embargo, si incluye el valor de las ventas, los gastos y las ganancias de un trimestre completo, es posible que descubra que, en general, su negocio está sobresaliendo.

Plantillas de estado de pérdidas y ganancias

¿Sabías?

Un estado de pérdidas y ganancias también se denomina a veces «estado de ingresos» o «estado de ganancias». La plantilla y las categorías incluidas en la plantilla serán relativamente las mismas que las de un estado de pérdidas y ganancias.

El estado de pérdidas y ganancias contiene diferentes categorías de ventas y gastos, que incluyen:

• Las ventas netas
• Costo de los bienes vendidos
• Margen bruto
• Gastos de venta y administrativos/gastos operativos
• Beneficio neto

La plantilla de declaración de pérdidas y ganancias le dará, como gerente o propietario de un negocio, una idea de su flujo de caja y gastos regulares.

Existen múltiples razones para preparar una plantilla de declaración de pérdidas y ganancias. Una de las razones es que la contabilidad simple del estado de pérdidas y ganancias responde a la pregunta: «¿Estoy ganando dinero?» Todos sus créditos y débitos se presentan en consecuencia en el estado de cuenta, lo que le permite ver los gastos regulares y el retorno de la inversión cuando se trata de publicidad y marketing. En otras palabras, como propietario o administrador de un negocio, es una herramienta valiosa para monitorear las operaciones. La mayoría de las veces, preparará el estado de pérdidas y ganancias trimestral o mensualmente.

Una mirada mensual a su estado de pérdidas y ganancias puede ayudarlo a descubrir qué ajustes, si los hubiera, podrían ser necesarios para recuperar las pérdidas o reducir los gastos. Por ejemplo, tal vez su negocio esté pagando demasiado interés en su línea de crédito o tarjetas de crédito. ¿Hay algunas compras que le ahorrarán dinero al comprar directamente de su flujo de efectivo? También puede encontrar que está ordenando ciertos suministros de las empresas semanalmente. ¿Le serviría mejor comprar estos suministros a granel mensualmente? ¿Dónde obtendrá su empresa el mejor descuento? ¿Existen otros proveedores que ofrezcan suministros similares y mejores ofertas si compra al por mayor?

Además de brindarle una buena visión de sus gastos operativos , la plantilla de declaración de pérdidas y ganancias también puede ayudar a terceros, como posibles inversionistas o acreedores, a evaluar su capacidad para administrar y utilizar los recursos de su empresa.

Otra razón muy importante, si estás en los Estados Unidos, para preparar un estado de Pérdidas y Ganancias es porque es un requisito para pagar tus impuestos comerciales. El estado de pérdidas y ganancias es un registro de las operaciones comerciales y se utiliza para evaluar los impuestos sobre las ganancias obtenidas. De hecho, si se encuentra en los EE. UU., en realidad es el único estado financiero requerido por el IRS. Otros países seguirán necesitando las cifras más importantes de su estado de cuenta, incluidas las ventas netas, las ganancias y las pérdidas.

Formularios de declaración de pérdidas y ganancias

Antes de completar su plantilla de pérdidas y ganancias, algunas preguntas a considerar:

• ¿Cómo maneja actualmente el inventario? ¿Su método de inventario le permite calcular/o estimar con precisión la cantidad de bienes vendidos?
• ¿Puede calcular exactamente cuántos bienes o servicios se vendieron durante el período de tiempo que está utilizando?
• ¿Tiene registros de gastos generales, como alquiler de equipos, alquiler de espacio de oficina y pagos mensuales que realiza con regularidad?
• ¿Tiene recibos e información sobre todos los gastos administrativos de su oficina, como papel, engrapadoras y otros suministros?
• ¿Sabe lo suficiente sobre estas transacciones para poder separar fácilmente los gastos relacionados con la venta de los gastos externos?
• ¿Qué tipo de pérdidas ha experimentado? Si es dueño de una tienda minorista, ¿incluyó artículos dañados y/o robados? Si es un comerciante en línea, ¿qué tipo de cargos por contracargo está pagando? Todos estos son parte de hacer negocios, así que no los deje fuera.

Tampoco dejes que los pequeños gastos se queden en el camino. Claro, una carrera a la tienda de artículos de oficina para comprar papel o gomas elásticas puede parecer un gasto trivial, pero estos gastos siempre suman. Guarde sus recibos, incluyendo lo que ha comprado a crédito, y asegúrese de incluir los pagos a crédito en su lista de gastos.

 

¿Qué tipos de plantillas de declaración de pérdidas y ganancias existen?

Las declaraciones de pérdidas y ganancias se pueden preparar utilizando dos métodos, la declaración de ingresos de varios pasos y la declaración de ingresos de un solo paso. Las declaraciones de ingresos de varios pasos, como sugiere el nombre, son más complicadas y detalladas que las declaraciones de un solo paso, y normalmente las usan las grandes empresas. Las declaraciones de pérdidas y ganancias de un solo paso son más utilizadas por principiantes y pequeñas empresas, así que eso es lo que explicaremos en este sitio web.

 

Comprensión de los términos básicos en su estado de pérdidas y ganancias

Antes que nada, completará el encabezado de su hoja de trabajo con el nombre de su empresa y el período de tiempo que refleja el formulario. ¿Qué período de tiempo debe monitorear? Por lo general, una empresa completa un estado de cuenta mensual o trimestralmente, pero si está en medio de una gran campaña de marketing o un bombardeo publicitario, querrá ver esta información semanalmente durante la duración de la campaña. También puede mirar esta información más de cerca durante la «temporada alta», es decir, cuando su negocio tiende a venderse como loco. Si es un minorista, esto significa durante la temporada navideña o el período de ventas a corto plazo, como las ventas de regreso a la escuela. Si posee un parque acuático, esto significa que observará más de cerca sus ingresos durante las temporadas de verano.

Cuando esté completando la plantilla para su estado de pérdidas y ganancias, es posible que necesite un repaso sobre el significado de ciertos términos. Reúna todos los recibos y estados de cuenta bancarios comerciales para tener los datos que necesita. Asegúrese de que se tengan en cuenta todos los gastos de bolsillo.

Ejemplos de estado de pérdidas y ganancias

¿Qué información se necesitará para completar la plantilla? 

• Ventas netas: esto representa las ventas totales durante el período de tiempo que se analiza, menos cualquier gasto como contracargos de devoluciones/reembolsos. Si vende artículos tangibles, este suele ser un pequeño porcentaje de sus ventas, alrededor del 1 al 2%. Si tiene grandes cantidades de devoluciones de cargo, esto es algo que deberá trabajar para reducir.

• Costo de ventas/bienes vendidos : si es minorista, este es el precio mayorista pagado por los bienes durante este período de tiempo. No incluye los gastos generales de venta, marketing o administrativos. (Esos gastos se tratarán más adelante). Este es solo el precio básico de los bienes o el costo de fabricación de los bienes. Si su empresa brinda un servicio, el costo generalmente será «cero», a menos que tenga que comprar algo para crear un producto final (arte de archivo, por ejemplo, si es diseñador gráfico). Si gana dinero con las tarifas, comisiones y regalías, entonces probablemente no tenga nada que poner en esta sección.

Si eres minorista o mayorista, hay diferentes formas de calcular esta sección dependiendo de cómo trabajes con tu inventario. No olvide tener en cuenta la merma (pérdida, por accidente, robo, etc.) en la ecuación. La forma más fácil de realizar un seguimiento del inventario es contar lo que tiene disponible al comienzo del período contable y luego ver cuánto queda al final del período. Luego agregará cualquier gasto para volver a pedir inventario o suministros si se agota.

Una vez hecho esto, es hora de completar los gastos generales de venta, generales y administrativos de su negocio en la hoja de trabajo. Este es el gasto operativo neto, lo que significa los costos de hacer negocios. Esto incluye campañas de marketing , suministros de oficina, costos de Internet y cualquier otro gasto operativo diario.

 

¿Qué significa “otros ingresos y otros gastos”?

Si su negocio gana dinero de maneras menos convencionales, como alquileres, regalías o inversiones, ganancias de capital o intereses, esto irá en la sección «Otros ingresos» de su plantilla. Los alquileres generalmente incluyen cosas como el alquiler de una oficina trasera o algunos espacios de estacionamiento para una parte externa. Tal vez su empresa decidió comprar acciones u otra inversión; ese es un ingreso que deberá rastrear e informar. Si recibe un cheque de una compañía de seguros por una pérdida, también irá en esta sección.

La otra cara de esto es «Otros gastos». Aquí es donde puede informar las pérdidas financieras de malas inversiones o el costo de un abogado si se enfrenta a una demanda. Incluso las pérdidas que son tangibles, como el robo de una computadora portátil o la falla de un equipo costoso, pueden incluirse en esta sección. Sin embargo, es importante que cuando reporte esta información tenga un registro en papel para respaldar sus afirmaciones.

Ejemplos de estados de pérdidas y ganancias

Pasos finales: antes de calcular sus pérdidas y ganancias

Una declaración de pérdidas y ganancias inexacta puede hacer que se tomen decisiones horribles y también puede ser una completa pérdida de tiempo para usted. Asegúrese de que los datos que ingresa en la plantilla sean precisos y completos. No desea agregar pérdidas adicionales después del hecho: lo hace ver, en el mejor de los casos, desorganizado. En el peor de los casos, puede hacerte parecer incompetente.

El uso de registros digitales como recibos, estados de cuenta y otras facturas lo ayudará a asegurarse de que su información sea precisa.

Asegúrese de colocar también los números en la categoría correcta. Por ejemplo, los suministros de oficina pertenecen a la sección de «gastos operativos», no a la sección de «costo de los bienes vendidos». La precisión es una parte esencial de las buenas prácticas comerciales. Saque su estado de cuenta y compárelo con estados de cuenta anteriores, así como con el papeleo a partir del cual lo creó. Si algo se ve mal o es drásticamente diferente a la última vez que lo hizo, asegúrese de verificar todos los encabezados y números.