Una solicitud de cotización, también conocida como RFQ, es un tipo de documentación en la que una entidad solicita una cotización a los proveedores para completar proyectos o tareas específicos. La plantilla de solicitud de cotización proporciona toda la información sobre los requisitos del proyecto . En él, el proveedor detallaría los costos de cada etapa del proyecto. Esto le permite a la entidad que solicitó el documento compararlo con las otras ofertas de diferentes proveedores.
Solicitud de Cotizaciones
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¿Qué es un documento de solicitud de cotización?
Cuando una empresa solicitante sabe exactamente qué cantidad y calidad de servicios necesita, solicitará una solicitud de plantilla de cotización de diferentes proveedores conocidos como postores. Las empresas utilizarían una plantilla de RFQ para adquirir servicios o productos listos para usar. El uso de dicho documento permitiría a la empresa solicitante comparar fácilmente diferentes ofertas de una amplia gama de proveedores.
Cuando sea necesario, una empresa solicitante enviará una solicitud de cotización a muchos proveedores solicitando sus ofertas de precios. Por ejemplo, una empresa quiere comprar 300 computadoras con velocidades de procesamiento específicas y tamaños de disco duro.
Luego, la empresa tendría que hacer una plantilla de RFQ y enviarla a diferentes proveedores. Dado que necesitan un tipo específico de producto, es más fácil para ellos comparar las cotizaciones que reciben de los postores.
Por lo general, una plantilla de solicitud de cotización contiene cuatro secciones. Incluye las condiciones de pago, los factores que influirán en la selección de la oferta, una fecha límite para la presentación de la oferta y otra información relevante necesaria para la consideración de la oferta. Después de considerar todas las cotizaciones proporcionadas por los proveedores, la empresa solicitante adjudicará el contrato al proveedor legítimo.
Solicitud de plantillas de cotización
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¿Cuándo utilizar una solicitud de cotización?
Hacer uso de un formulario de solicitud de cotización hace que el proceso de solicitud sea más fácil y eficiente. Esto se debe a que la empresa solicitante solo recibiría unas pocas respuestas que incluyen las cotizaciones o estimaciones de los proveedores potenciales .
Cuando está considerando menos cotizaciones, esto significa una reducción en el tiempo de evaluación. Solo tendría que considerar las cotizaciones proporcionadas por los postores calificados en lugar de un grupo de postores calificados y no calificados.
Una cotización que ha recibido en respuesta a la solicitud de cotización que ha realizado no se considera una oferta. Esto significa que no puede usar el documento como un contrato vinculante . Solo contiene información relevante que puede usar para elegir qué ofertante elegir según sus necesidades.
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¿Qué es el proceso de RFQ?
La plantilla de solicitud de cotización es solo un aspecto del proceso de RFQ. Este proceso es una operación muy común que realiza el gerente de compras y abastecimiento todos los días. Sin embargo, por común que sea, existen diferentes formas de ejecutar el proceso de RFQ. No importa cómo planee llevar a cabo el proceso, debe seguir estas cuatro fases principales:
- Preparación
Esta es la primera y más importante parte del proceso de RFQ, por lo tanto, nunca debe apresurar este paso. A lo largo de todo el proceso, debe dedicar al menos la mitad del tiempo a esta fase y la otra mitad a las otras 3 fases. Durante esta fase, debe poder visualizar todo el proceso de RFQ de principio a fin. Tener este «panorama general» en mente lo ayudará a concentrarse en su objetivo final.
Existen diferentes tipos de RFQ, como subasta invitada, abierta, inversa u oferta sellada. La mayoría de las empresas realizan sus RFQ invitando solo a los proveedores que han precalificado. Por lo general, solo invitaría de 3 a 8 postores según la categoría.
Una vez que haya determinado el tipo de RFQ que le gustaría ejecutar, es hora de comenzar a preparar la documentación requerida. Los documentos utilizados para una RFQ son los que enviaría a los participantes de la oferta. Hay diferentes tipos de documentos que puede preparar, pero los más comunes incluyen:
Una invitación junto con una descripción de su empresa, los proyectos y otros antecedentes relevantes. Además, establezca claramente el propósito de su RFQ en este documento.
Los términos y condiciones generales para dar a los postores una estructura a seguir cuando están pensando en hacer una oferta. Indique claramente si los licitadores pueden negociar los términos o no.
Una plantilla de precios para que los postores la sigan. Proporcionar este documento le facilitará comparar las cotizaciones y determinar cuál sería la mejor opción para su empresa. Si cree que es necesario, también puede solicitar a los proveedores que dividan los precios de sus productos o servicios en los elementos de costo. Solo asegúrese de definir el desglose de precios de estos elementos de costo en su plantilla de precios.
Un cuestionario junto con los requisitos para la precalificación. Estos son importantes para que sus postores conozcan las calificaciones exactas que deben cumplir para que los considere a ellos y a su oferta. Nuevamente, los requisitos para la precalificación pueden variar según la categoría.
Los pesos y criterios de selección de adjudicación. Desea mantener la transparencia a lo largo de su proceso de RFQ. Además, desea que los participantes entiendan el proceso fácilmente para evitar confusiones. Por lo tanto, debe incluir esta información para que todos los licitadores estén al tanto. La distribución de esta información también puede ayudar a reducir las disputas que puedan surgir después de elegir un ganador.
Después de reunir toda la documentación que necesita, ahora puede enviar toda la documentación de RFQ a los posibles participantes. - Gestión
Durante todo el proceso de RFQ, asegúrese de tratar a todos los participantes por igual. Esto significa compartir la misma información con todos ellos y hacer las mismas preguntas a todos los participantes.
Nunca filtre ninguna información relevante proporcionada por sus licitadores ya que esto va en contra de la ética profesional. Si desea garantizar la confidencialidad total, existen algunos tipos de sistemas de contratación electrónica que tienen una función de «oferta sellada» que evita que alguien vea las ofertas completas. Entonces, el sistema de licitación solo se hará público después de que haya pasado la fecha límite.
En los casos en los que no haya alcanzado los objetivos de precio que necesita en la primera ronda, puede optar por tener una segunda ronda, también conocida como subasta inversa. Esta vez, sin embargo, solo consideraría un número menor de participantes. Pero esta vez, debe proporcionarles a los participantes su precio objetivo para darles una mejor idea de lo que está buscando. - Adjudicación
Este es el siguiente paso más importante en todo el proceso de RFQ. Durante esta fase, debe decidir qué postor elegirá. En este momento, todo el esfuerzo que has puesto en la fase de preparación será muy valioso. Si proporcionó a los licitadores una plantilla de precios, le resultará más fácil comparar las ofertas entre sí.
Al tomar la decisión final, es mejor involucrar a un grupo de personas en lugar de decidir por su cuenta. Por ejemplo, puede invitar a algunas de sus partes interesadas internas y permitirles utilizar criterios predefinidos para adjudicar la oferta.
Redacte un memorando que incluya la información sobre cuántas ofertas recibió en total, cuántas de ellas fueron ofertas calificadas, sus razones para descalificar cualquiera de las ofertas, los criterios de adjudicación, cómo votó cada uno de los miembros del comité de adjudicación y la decision final. - Cierre
Después de haber elegido al postor final, comuníquese con él y programe una reunión. Durante esta reunión, puede finalizar los detalles, cerrar el trato y firmar el contrato por escrito. Si incluyó todos los documentos relevantes en su documentación de RFQ, esta fase no debería ser demasiado complicada. De lo contrario, es posible que deba someterse a algunas negociaciones antes de llegar a un acuerdo final.
Es una buena práctica informar a todos los participantes sobre su elección y no solo al postor que eligió como ganador. Sin embargo, solo debe compartir las noticias después de la fase de cierre y ya ha firmado el contrato de cierre. Al hacer esto, puede mantener sus opciones abiertas hasta que haya llegado a un acuerdo final con las mejores condiciones posibles para usted y el postor.
Plantillas de RFQ
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Las desventajas de una solicitud de cotización
Una plantilla de RFQ tiene muchos beneficios. Sin embargo, este documento también incluye un par de inconvenientes que debe conocer. Por un lado, dado que la empresa solicitante seleccionará a los postores, esto limita la competencia. Esto, a su vez, puede resultar en algunas irregularidades debido a las respuestas selectivas.
Además, la solicitud selectiva puede dar lugar a la exclusión de determinados proveedores y empresas. Por ejemplo, incluso si vende el mismo servicio o producto pero a un precio más bajo, es posible que las empresas solicitantes ni siquiera se comuniquen con usted para solicitar una RFQ.
Como se mencionó anteriormente, una respuesta a una RFQ no sirve como un contrato vinculante. Debe tener mucho cuidado al tratar con el postor. Si elige un postor, asegúrese de presentar un contrato o una orden de compra que ambos firmarán. El hecho de que el postor que desea elegir haya respondido a su RFQ no significa que haya cerrado el trato. Primero finalice el contrato, obtenga todo por escrito y obtenga la firma para cerrar el trato oficialmente.
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