Muchas transacciones comerciales hoy en día involucran el uso de cheques, generalmente como pago por un producto o servicio. Para solicitar el pago cuando la factura nunca se compartió o aún no está disponible, la acción estándar es completar un formulario de solicitud de cheque. Debe respaldar esta solicitud con documentación que proporcione detalles, incluido el monto del pago, el nombre del beneficiario y el motivo del pago.
Compruebe las plantillas de formulario de solicitud
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¿Qué es un formulario de solicitud de cheque?
Un formulario de solicitud de cheques es una excelente alternativa para realizar transacciones de cheques asociadas con pagos como cuotas de membresía, suscripciones y registros u honorarios, reducción de ingresos , etc. Estos contienen toda la información asociada con la transacción del cheque, incluida la persona que emite la solicitud, la fecha de emisión y más.
Junto con la aprobación de la persona interesada, todos estos detalles en la plantilla del formulario de solicitud de cheque deben venir respaldados con la factura original y otros documentos requeridos, de lo contrario, el incumplimiento podría invalidar su formulario.
Formularios de solicitud de pago
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Consultar ejemplos de formularios de solicitud
Puede considerar un cheque o un formulario de solicitud de pago como un tipo de documento. Necesita esto para realizar una transacción de cuenta para la transferencia de fondos para reembolsos, reducción de ingresos y transacciones similares. También puede usarlo para reembolsar fondos debido a los gastos en los que ha incurrido un empleado. Estos son los tipos más comunes de formularios de solicitud de cheques:
- Solicitud de cheque duplicado
Este es un documento importante para proteger su cuenta de actividades fraudulentas. Úselo para justificar si una persona recibió o no el cheque. Un efecto notable debido a la introducción del formulario de solicitud duplicado es que se ha reducido el número de ocurrencias de cheques extraviados o cheques fraudulentos. - Solicitud de actividades de PTO Usaría
este formulario para monitorear y verificar los gastos incurridos durante cualquiera o todas las actividades relacionadas con PTO. - Solicitud de Reembolso de Cheque
Use este formulario para el reembolso o devolución de los gastos que debe pagar una empresa, ya sea un gasto médico, viáticos, y más. En el caso de gastos de viaje, se requiere un formulario de solicitud de viaje para el correcto reembolso de los gastos incurridos durante el viaje. - Formulario
de solicitud de talonario de cheques
Completar este formulario le permite solicitar un reemplazo o renovación de sus talonarios de cheques cuando se quede sin los que se pueden usar o si se pierden o son robados. - Formulario de solicitud de pago de cheque
El objetivo principal de este formulario es la confirmación de que los gastos fueron pagados o reembolsados por una empresa.
En estos días, existe la necesidad de la documentación adecuada y la presentación de sus asuntos comerciales para que pueda realizar un seguimiento de todas sus transacciones comerciales. Si bien es cierto que la tecnología ha mejorado a pasos agigantados, siempre vale la pena tener una copia impresa de sus transacciones por motivos de seguridad.
Formularios de solicitud de dinero
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¿Qué incluir en un formulario de solicitud de cheque?
Cuando utiliza plantillas de formulario de solicitud de cheques para solicitar pagos, sabrá que la siguiente información debe aparecer en el formulario:
- Fecha de solicitud
Esto se refiere a la fecha en que entrega la solicitud. - Nombre del departamento
Se refiere al nombre del departamento de donde proviene el cheque. - Fecha
de vencimiento
Se refiere a la fecha de vencimiento de la factura. - Pago directo
Marque «Y» si desea que el pago solicitado en la factura se pague en su totalidad o marque «N» si aceptará un pago parcial. - Cheque por correo
Marque «Y» si enviará el cheque por correo o «N» si desea que lo recoja. - Adjunto de correo
Marque «Y» si su cheque incluye documentación y adjuntos o marque «N» si el cheque no los incluye. - Beneficiario
Se refiere al nombre y dirección completos del beneficiario. - Identificación del proveedor
Se refiere al número de identificación del proveedor, empleado o estudiante. - Propósito
Asegúrese de documentar el propósito oficial del pago. - Número
de orden de compra Si el pago tiene un número de orden de compra, anótelo también. - Número de identificación fiscal o de seguro social
Ingrese el número de identificación fiscal o el número de seguro social de los servicios prestados e incluya un formulario W9. - Aprobaciones
Debe firmar el formulario. Asimismo, deberán firmar las personas autorizadas que aprueben los gastos del presupuesto. - Número de
cuenta para cargar Este es un número de cuenta que utiliza para cargar todos los gastos comerciales. - Número de factura
Incluya el número de factura que recibe el pago. Si hay más de una sola factura, enumérelas por separado. - Fecha de facturación
Se refiere a la fecha de facturación de la factura. - Importe del cheque
Se refiere al importe total solicitado en la factura.
Formularios de cuentas por pagar
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Procedimientos para usar un formulario de solicitud de cheque
Los procesos necesarios para completar los formularios de solicitud de cheques para todas las solicitudes de cheques manuales de una empresa generalmente se describen en un procedimiento de solicitud de cheques. Esto garantiza un mantenimiento de registros preciso y un procesamiento eficiente, y la tarea generalmente recae en el controlador.
Cada vez que un empleado necesita que se emita un cheque manual para ciertos gastos, como recoger artículos o artículos para pago contra reembolso, debe completar una plantilla de formulario de solicitud de cheque con toda la información relevante y la aprobación del personal requerida.
Para los casos en los que necesite enviar cheques por correo directamente a los proveedores, cualquier documentación aplicable, como formularios de pedido y similares, debe adjuntarlos al formulario. Estos son los procedimientos a seguir al utilizar el formulario de solicitud de cheque:
- Complete el formulario de solicitud de cheque al enviar facturas por servicios o compras. Antes de presentar la solicitud al Contador, debe llevar todas las firmas de autorización requeridas.
- Utilice un formulario de solicitud de cheque o pago para anticipos, reembolsos y otros artículos que no tienen factura.
- Si necesita una copia de la factura con el cheque, incluya la copia adicional.
- Si tiene varias facturas para un solo proveedor, engrape cada una de las facturas con sus propios archivos adjuntos. Indique la página total en la parte superior si tiene facturas de varias páginas. Luego puede recortar estas facturas juntas.
- Proporcione información completa cuando solicite un cheque utilizando una plantilla de formulario de solicitud de cheque.
- Si el formulario de solicitud es para cualquier tipo de servicio o mano de obra y su proveedor no es una corporación ni un proveedor «aprobado», es necesario proporcionar el Número de Seguro Social o el Número de Identificación Federal, junto con el formulario W9 del IRS. Los miembros del personal que brindan servicios o mano de obra fuera de sus roles regulares deben recibir su pago a través de Nómina .
- Cualquier anticipo debe contabilizarse dentro de los 60 días como parte de los requisitos del IRS. Debe presentar cualquier recibo o efectivo que totalice el monto del anticipo a la Oficina de Contabilidad.
- Cuando un cheque es robado o perdido, coloque la información de suspensión de pago en la cuenta inmediatamente para evitar pérdidas. En tal caso, un firmante autorizado del cheque puede estampar su firma en el Formulario de Suspensión de Pago del Banco, generalmente dentro de los 10 días hábiles. En general, la suspensión de pagos se coloca en la cuenta durante aproximadamente 6 meses. En caso de que sea necesario liberar la suspensión de pago, el personal autorizado debe llamar al banco y proporcionar una liberación firmada. Pero proporcionar tal liberación permite que se pague el cheque.
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¿Cuándo causan problemas los formularios de solicitud de cheques?
Una de las funciones más importantes de un formulario de solicitud de cheques es dar cabida a las solicitudes urgentes de cheques. Estas solicitudes son pagos únicos realizados a proveedores o vendedores fuera del proceso regular de presentación de facturas. Estas situaciones suelen ocurrir cuando un pago llega tarde. Esto puede hacer que un vendedor enojado amenace con suspender el crédito de una empresa. También puede arruinar su relación con el proveedor.
En cualquier caso, ya sea que planee usar el formulario de solicitud de cheques para cheques urgentes o porque de alguna manera haya extraviado la factura y no haya la documentación adecuada adjunta, las posibilidades de un pago duplicado pueden dispararse. Sin una factura para hacer un cotejo de 3 vías, la orden de compra y el receptor o POR permanecen abiertos en los libros de la empresa. Desafortunadamente, esto puede conducir a una serie de problemas que incluyen:
- El más común de estos problemas es un pago duplicado que puede hacer cuando la factura faltante finalmente llega y se paga.
- La segunda cuestión es qué sucede con las órdenes de compra y recepción abiertas cuando los estados financieros ya están preparados. Existe la posibilidad de que los estados consideren los receptores abiertos como propiedad no reclamada.
- El problema final es la posibilidad de fraude. Lamentablemente, la mayoría de los pagos fraudulentos ocurren debido a solicitudes de cheques. ¿Como sucedió esto? La respuesta más común puede referirse a un empleado deshonesto que completa un formulario de solicitud de cheque y luego convence o obliga al personal autorizado a firmar el formulario o falsifica la firma del personal.
El fraude también puede ocurrir en respuesta a un proveedor enojado que reclama la falta de pago. Los proveedores han aprendido a través de la experiencia que si llaman y se vuelven abusivos con el personal de A/P y los amenazan con retención de crédito, pueden hacer que un controlador intimidado firme un formulario de solicitud de cheque que autorice el pago. Los cheques siempre han atraído la atención de los estafadores que los falsifican o los utilizan como una herramienta para hostigar a las otras partes, ya sea en asuntos comerciales o personales, por lo que debe mantener los ojos bien abiertos cuando negocia con cheques.