49 rastreadores de vacaciones de empleados (Excel y Word)

La mayoría de los empleados, si no todos, valoran sus horas de vacaciones, ya que es su principal medio para aliviar el estrés del trabajo al que están sujetos todos los días. En general, obtienen una cierta cantidad de días de vacaciones cada año. El número depende de los términos de su contrato o de la duración de su servicio. La mejor manera de monitorear esta información es usando un rastreador de vacaciones.

Plantillas de seguimiento de vacaciones

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¿Por qué necesita un rastreador de vacaciones?

Los empleados deben recordar que cualquier tiempo libre que obtengan de un trabajo remunerado es uno de los beneficios laborales más significativos que nunca deben dar por sentado. Nunca confíe en su cheque de pago u otros documentos similares para obtener información sobre el tiempo libre. Tampoco debes calcular esto a mano. La mejor recomendación sobre este asunto es almacenar los detalles de sus vacaciones pagadas utilizando un rastreador de vacaciones.

Puede crear uno desde cero utilizando Hojas de cálculo de Google o Microsoft Excel o descargar una plantilla de seguimiento de vacaciones de empleados. Puede parecer intimidante al principio, pero en realidad no es tan difícil o complicado. Incluso puede descargar una hoja de cálculo de seguimiento de vacaciones y tiempo de enfermedad donde puede detallar toda la información de sus vacaciones.

Usted puede pensar que esta forma de hacer un seguimiento de sus días de vacaciones parece redundante ya que la información ya se encuentra en su estado de cuenta o comprobante de pago . Pero, ¿está seguro de que los datos contenidos allí son completamente precisos? Tenga en cuenta que su recibo de pago generalmente lo imprime un proveedor de servicios externo.

Esto significa que es posible que la información en su talón de pago no se actualice constantemente. Además, pueden ocurrir errores. Estas son las razones más comunes por las que debería tener un rastreador de vacaciones:

  • Si bien su portal seguro de recursos humanos para empleados puede tener una lista completa de sus días de vacaciones acumulados y usados, no tiene la capacidad de tomar notas sobre cómo piensa usar su tiempo libre que necesita al planificar con anticipación. Puede usar el rastreador de licencias para optimizar la forma en que solicita sus días libres.
  • Cuando hable sobre la precisión con respecto a sus beneficios laborales, no se limite a las deducciones y el salario de su cheque de pago. Incluya aquí la precisión de sus números acumulados de vacaciones pagadas para asegurarse de que sean 100% precisos a través del rastreador. Si encuentra alguna discrepancia, infórmelo de inmediato.
  • Si desea asegurarse de que le paguen por cada hora de vacaciones que haya ganado, eso le da más razones por las que debe realizar un seguimiento de sus días de vacaciones. Acostúmbrese a rastrear no solo la cantidad de días de vacaciones que ha acumulado, sino también cuándo y cómo los usó.
  • Compare la información en el rastreador de vacaciones de su empleado con la información en su recibo de pago. Asegúrese de revisar su talón de pago en cada período de pago e informe cualquier error o inexactitud a su departamento de nómina para que puedan hacer las correcciones necesarias de inmediato.
  • Cuando ingresa a un empleo en una empresa, los días de vacaciones son una parte importante del paquete general de beneficios. A los empleados no solo se les paga en términos de dinero, sino que también reciben una compensación en forma de beneficios que incluyen días de vacaciones. Simplemente haga algunos cálculos para averiguar cuánto le cuesta financieramente cada uno de sus días de vacaciones.

Es posible que actualmente esté en el proceso de realizar un seguimiento de sus ganancias monetarias o de sus días de vacaciones con un método menos que adecuado. Como tal, es posible que se pierda algunos detalles importantes con respecto a sus beneficios generales. Para ser más preciso y exacto sobre estos asuntos, comience a llevar un registro de sus beneficios, salarios y días de vacaciones.

Esta es la mejor manera de aprovechar estos beneficios de vida laboral. No dependas solo de los recordatorios del departamento de recursos humanos para tomar tus días de vacaciones durante todo el año. Ese no es su trabajo. Sin un rastreador de vacaciones, es posible que se le acabe el tiempo para usar todos sus días de vacaciones.

Rastreadores de vacaciones de empleados

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Consejos para crear un rastreador de vacaciones

No es un trabajo fácil rastrear manualmente y mantener registros sobre los detalles de las vacaciones. ¿Qué más si estás a cargo de hacer esto para toda una empresa? Esa sería una empresa intimidante. Pero puede simplificar esto creando una hoja de cálculo de seguimiento de vacaciones y tiempo de enfermedad.

Esto permite una entrada simplificada de datos. El software de hoja de cálculo también tiene herramientas que pueden ayudar a filtrar, clasificar e incluso realizar cálculos automáticos. Todas las aplicaciones de hojas de cálculo tienen sus propias funciones especiales y, para ayudarlo a mantenerse al día, debe aprender los conceptos básicos para configurar su registro de vacaciones:

  • Escriba el nombre del empleado para el que creará la hoja de cálculo en la parte superior de la página. Utilice la primera fila como fila de encabezado, pero deje la primera columna en blanco. Luego, cree un nombre de columna para cada uno de los meses, luego la última columna debe ser el «Total».
  • En la primera columna, escriba «Horas acumuladas» directamente debajo de la fila de encabezado. Luego escriba «Horas utilizadas» justo debajo de la celda «Horas acumuladas». Después de eso, escriba «Horas restantes» en la celda justo debajo de la celda «Horas utilizadas».
  • En la columna Total de la fila Horas acumuladas, escriba la fórmula para sumar los datos de todas las columnas de los meses. Haga lo mismo con la fila Total de horas utilizadas para resumir también los datos de todas las columnas del mes.
  • Escriba la fórmula en la columna Total en la fila de Horas restantes. La fórmula resta el Total de las Horas Utilizadas del Total de las Horas Acumuladas.
  • Ahora escriba los datos reales. Si se hace correctamente, la plantilla actualiza los totales automáticamente y le deja resultados precisos por hora. Ahora puede usar esto para monitorear las vacaciones.

Seguimiento de vacaciones y tiempo de enfermedad

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Consejos para hacer un seguimiento de las vacaciones

En estos días, todos los departamentos de recursos humanos utilizan plantillas de Excel como un seguimiento de las vacaciones de los empleados para gestionar las solicitudes de tiempo libre de sus empleados. Este rastreador de vacaciones se convierte en una poderosa herramienta de gestión para muchas empresas cuando se trata de licencias por enfermedad , vacaciones y otras solicitudes de tiempo libre .

El personal con un alto nivel de conocimientos de Microsoft Excel puede crear fácilmente plantillas que pueden ayudar a realizar un seguimiento de la cantidad de días que cada empleado tiene de vacaciones. Pero esta no es la única forma de realizar un seguimiento de las vacaciones y otros tipos de permisos.

Cuando se trabaja con una hoja de cálculo de Excel, Recursos Humanos tiene la tarea abrumadora y complicada de hablar con los empleados y pedirles que escriban todas sus solicitudes de vacaciones para ingresarlas en el archivo de Excel. HR debe verificar que no haya ningún otro empleado que ya esté de vacaciones durante los días solicitados.

Luego tienen que calcular el número de días restantes que el empleado aún puede solicitar. El departamento de recursos humanos de una gran empresa con muchos empleados necesita mucha paciencia para adaptarse a cada solicitud. También necesitan tutoriales adicionales para perfeccionar sus habilidades de Excel.

El departamento de recursos humanos tiene mucho en sus manos cuando se trata de la gestión del tiempo libre. Esta es una tarea que realmente requiere mucho tiempo. Deben tener la capacidad de administrar todo el calendario de la empresa para que sus empleados puedan disfrutar de sus vacaciones manteniendo el flujo de trabajo regular sin una caída en la productividad.

A medida que la empresa crece, la tarea se vuelve mucho más complicada. Negociar con cada empleado puede tener un efecto en toda la fuerza laboral. Por lo tanto, la empresa debe idear un sistema que funcione en beneficio de todos.

Dejar rastreadores

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Seguimiento de otros días

Además de los días de vacaciones, también existen otros días que otorga la empresa. Los que los empleados obtienen legalmente en base a sus contratos de trabajo. Estos son algunos de los otros días libres que puede incluir en su hoja de cálculo de seguimiento de vacaciones y tiempo de enfermedad:

  • Días flotantes

    A veces se conceden además de las vacaciones básicas de la empresa.
    Puede usar flotadores para celebrar las festividades de su elección, pero primero debe obtener la aprobación de su superior.
  • Días personales

    Este es otro tipo de día libre que se otorga a algunos empleados.
    Puede utilizar los días personales por enfermedad, vacaciones u otras razones que tengan una naturaleza personal. El término también se refiere a los días que los empleados toman de un banco de tiempo libre de PTO o políticas de tiempo libre pagado.
  • Días de bonificación

    Como implica la categoría, puede ganar días de bonificación por diferentes motivos.
    Por ejemplo, una empresa puede dar a sus empleados un día libre extra por el lanzamiento exitoso de una nueva línea de productos, un hito de la empresa o incluso por las vacaciones.


    Para los empleados asalariados exentos que no tienen derecho legal a recibir el pago de horas extras, también pueden ganar días adicionales con pago según las políticas oficiales de la empresa o del equipo no oficial.
    Por ejemplo, a cambio de un viaje de negocios durante el fin de semana o de las horas de trabajo extra realizadas durante un evento de la empresa, pueden recibir una compensación en forma de algunos días libres adicionales.


    Pero las reglas sobre los empleados asalariados pueden variar para cada empresa.
    Puede investigar cómo un empleador trata con el personal asalariado que trabaja fuera del horario normal.

Debe realizar un seguimiento de todas las categorías de días pagados. Esto se aplica también a los días regulares de vacaciones. ¿No se sentiría mal si perdiera un día extra de vacaciones porque tiene que volar a una reunión de negocios un domingo que es su día libre? ¡Eso son ocho horas o más de su propio tiempo por las que quizás nunca obtenga una compensación!

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