40 plantillas y formularios de registro de caja chica [Excel, PDF, Word]

En todo tipo de negocios, los empleados tendrían que manejar caja chica en un momento u otro y sería muy útil registrar todo en un libro de caja chica. Básicamente, una plantilla de registro de caja chica se puede hacer fácilmente en cualquier software de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, en el que crearía un formato con columnas para registrar toda la información financiera importante sobre las transacciones de caja chica.

Las columnas en su hoja de cálculo pueden incluir, pero no necesariamente se limitarán a:

• Una columna para cualquier retiro de efectivo,
• Una columna para los cheques emitidos de la cuenta de caja chica,
• Una columna para documentar el propósito de cualquier gasto y
• Una columna para información sobre depósitos.

 

Se puede crear un formulario de caja chica en su computadora y las columnas también se pueden completar allí. De lo contrario, puede imprimir un par de estos formularios y vincularlos para tener un registro físico de todas sus transacciones.

Plantillas de registro de caja chica

A lo largo del día, se realizan una gran cantidad de gastos menores, especialmente para las organizaciones más grandes, y tener un libro para registrar todo es esencial para que no pierda la cuenta de su dinero y no termine teniendo preguntas sobre los gastos diarios.

Cuando su organización tiene un libro real para gastos menores, todo lo que su cajero tendría que hacer es enumerar todo justo después de cada transacción. El monto, la fecha y el propósito (de los gastos) deberán enumerarse para que su registro sea completo y completo.

Por lo general, este tipo de libro o registro se crea para pequeños pagos o transacciones que involucran cantidades pequeñas para que todo quede registrado, por pequeño que sea. Algunos ejemplos de pagos tan pequeños son el pasaje de autobús, taxi o automóvil, sellos y franqueo, pagos por café o té y otros.

Importancia de tener un registro de caja chica

En todo tipo de negocios , sería muy importante tener su propio registro de caja chica para monitorear y registrar todas sus transacciones. Especialmente cuando se trata de cantidades más pequeñas, que podrían pasar desapercibidas, tener un registro o registro le permitiría realizar un seguimiento de todo a medida que se acumulan las pequeñas cantidades. Estas son las razones importantes por las que sería beneficioso tener un libro o registro de este tipo para sus gastos menores:

• Es una forma muy sistemática de mantener la documentación de todos los pagos y gastos menores que ocurren en su negocio a diario.
• Proporcionaría la información necesaria con respecto a las pequeñas transacciones que han sido realizadas y registradas por diferentes personas mucho más rápida y fácilmente.
• Puede servir como referencia si desea comparar gastos entre dos períodos de tiempo y le ayudaría a controlar sus gastos menores de manera más eficiente.
• Disminuye la cantidad de trabajo del cajero principal en el negocio, ya que él / ella no tendría que ser el que maneje las transacciones más pequeñas. Por lo tanto, su jefe de caja tendría más tiempo para administrar e incluso controlar de manera efectiva las transacciones de efectivo más grandes y más importantes en el negocio.
• Tener este tipo de libro de registro ayudaría a que su libro de caja principal sea mucho más informativo. Esto se debe a que solo incluiría transacciones importantes, por lo que sería mucho más limpio, claro y posiblemente más detallado.
• Ayuda a mantener actualizados los registros de las transacciones en efectivo porque la tarea de registrar las transacciones está dividida y, por lo tanto, es mucho más fácil.
• Le ahorra mucho tiempo ya que los pagos no tienen que registrarse por separado. todas las transacciones se anotan en tiempo real y luego la publicación se realiza periódicamente en un momento determinado.
• Tener este tipo de sistema de efectivo también disminuiría la necesidad de escribir cheques por montos pequeños, lo cual es bastante inconveniente. Podrá completar convenientemente una transacción usando efectivo en ese mismo momento.

Como puede ver, tener un registro de sus pequeñas transacciones es muy importante ya que facilitaría mucho el trabajo y lo haría mucho más conveniente. Piense en iniciar este sistema en su propio negocio, luego puede comenzar a crear su propio registro que será utilizado por las personas que asignará en el día a día. Antes de comenzar a hacer su registro, sería útil conocer los diferentes tipos, que servirían para diferentes propósitos.

Formularios de caja chica

Tipos de registros de caja chica

Aunque puede hacer su propia plantilla de registro de caja chica, conocer los diferentes tipos puede serle de gran ayuda. Es posible que descubra que ciertos tipos pueden aplicarse a su negocio de manera más efectiva y, por lo tanto, puede formatear su registro de la misma manera. Aquí están los diferentes tipos:

Sencillo

Este tipo de registro es el más básico y es similar a un registro de un solo barril. Solo tendrías que hacer una columna para la cantidad y una columna para la fecha. La cantidad que se recibe del cajero principal se anota en el lado del débito del registro y los pagos menores realizados por el cajero se anotan en el lado del crédito del registro. Luego, al final del día, puede calcular los fondos totales que le quedan en su caja.

Analítico

Con este tipo de registro, tendría que crear una columna separada para cada uno de los encabezados de gastos en la parte de crédito de su registro. La parte de débito de su registro solo incluiría una columna, que sería el efectivo recibido del cajero. Recuerde que solo se deben registrar cantidades pequeñas en el registro y si tiene este tipo de registro, debe especificarlo a la persona que pondrá a cargo de sus fondos.

De columna

Este tipo de registro contendría muchas columnas para cantidades de dinero para que pueda registrar los gastos diarios y debe tener un lado de débito y crédito. Todos los detalles, como los recibos y los gastos, se registran juntos en una columna a la que puede llamar «detalles». Otra columna contendría las fechas de los registros de débito y crédito.

En el lado del débito, se registra la cantidad de dinero recibida del cajero principal. El lado del crédito contendría más columnas, según sea necesario. Los gastos se registrarían en un método clasificado, ordenados de acuerdo con las fechas cronológicas de las transacciones. También se puede agregar un monto total en el lado del crédito para ver el monto total registrado para los gastos.

Cualquier efectivo gastado para la compra o el pago se escribe en columnas separadas, denominadas columna del libro mayor. La diferencia entre la cantidad de dinero en los recibos y la cantidad total de dinero en pagos se denomina saldo, que siempre es un saldo deudor.

Fondo fijo

Similar a un registro de columnas, este tipo también tendría muchas columnas en el lado del crédito y solo una columna en el lado del débito junto con una columna en particular y una columna para la fecha.

Al usar este tipo de sistema, el cajero principal proporcionaría una cantidad fija de efectivo o fondos al cajero menor por adelantado para poder cubrir cualquier gasto durante un período en particular. Cuando finalice el período, el cajero menor deberá presentar una declaración de los gastos incurridos al cajero principal. Con este sistema, sería importante tener en cuenta que el monto total de los gastos no debe exceder el monto entregado por el cajero principal.

El jefe de caja luego verifica el estado de cuenta y paga el monto total basado en los recibos de los gastos al cajero menor para completar el monto perdido del fondo. Tener un registro facilitaría mucho las cosas para ambos cajeros.

Ahora que conoce los diferentes tipos de registros y sistemas que puede emplear, puede decidir cuál sería ideal para su negocio . Antes de analizar el establecimiento de un sistema en su negocio, echemos un vistazo a algunos consejos y trucos para manejar la caja chica.

Ejemplo de registro de caja chica

Consejos y trucos para manejar la caja chica 

Para poder hacer que su pequeño sistema funcione con éxito, tendría que aprender algunos trucos que lo ayudarían. Estos trucos pueden guiarlo y ayudarlo para que pueda comenzar a usar su libro de registro de manera efectiva para registrar todas las transacciones. Sigue leyendo y aprende cosas nuevas:

Establezca una cantidad razonable para su fondo

Piensa en todos tus gastos diarios y establece un monto para tu fondo. Debe ser suficiente para cubrir todos los gastos pequeños en su negocio diariamente, pero no demasiado grande como para que las personas que trabajan para usted puedan tener la tentación de robarlo. También asegúrese de que la cantidad que establezca no requiera reposición con demasiada frecuencia para que no tenga que quedarse con una tarea tediosa.

Identificar dónde se puede usar el efectivo

Dado que este fondo está fácilmente disponible, sus empleados pueden tener la tendencia de comenzar a gastarlo en cosas para la oficina, pero no realmente relacionadas con su negocio. Es importante identificar cuándo se utilizará el efectivo y enfatizar que si no es para esos fines, no se debe utilizar el efectivo. Puede pegar una lista en su caja de efectivo para que sus empleados no se olviden y no tengan ninguna razón para gastar el dinero de otra manera.

Solicite a sus empleados que registren todo

Solo porque las transacciones involucradas en este sistema son pequeñas, sus empleados pueden olvidarse de registrarlas o descuidar conscientemente escribirlas, especialmente si la cantidad es insignificante. Sin embargo, esto puede causarle problemas a largo plazo, así que recalque la importancia de registrar todo a sus empleados y asegúrese de que lo hagan. Si es necesario, realice verificaciones aleatorias para que sus empleados se mantengan alerta y registren todo en caso de que usted se presente y verifique el registro.

No le dé a todos sus empleados acceso a los fondos

Los sistemas de caja chica no son para todos. Asegúrese de involucrar solo a las personas que han estado en su negocio por más tiempo o aquellas en las que realmente confía. Puede asignar la tarea a uno o dos de sus empleados para asegurarse de que el registro esté ordenado y sepa exactamente quién es responsable cuando hay discrepancias.

Nunca deje sus fondos sin supervisión

Estos fondos son muy líquidos, lo que significa que son muy propensos al robo. Incluso si tiene una oficina llena de empleados de confianza, dejar cualquier tipo de efectivo a la vista puede tentar a cualquiera, ya sea uno de sus empleados o tal vez uno de sus clientes. Asegúrese de que su caja esté bajo llave, solo accesible para aquellos que están a cargo de ella.

Seguir estos consejos o al menos usarlos como guía definitivamente lo ayudaría a establecer su sistema de caja chica y mantener un buen registro de todas las transacciones. Ahora aprendamos a establecer un buen sistema en el que podrá usar su libro de registro. Ya sea que decida hacer un formulario de caja chica o un libro real, los pasos serían los mismos y el resultado se traduciría en qué tan bien administra todo el sistema.

 Libro de registro de caja chica

Establecer un sistema para su caja chica 

Ahora que tiene suficiente información sobre el registro de caja chica, es hora de aprender cómo establecer un sistema de caja chica en su negocio. Una vez que haya establecido un sistema de este tipo, puede comenzar a crear una plantilla de registro de caja chica que será manejada por su cajero o quien quiera que esté a cargo de ello en su negocio. Eche un vistazo a estos pasos útiles:

• Obtenga una caja de seguridad para su negocio para colocar toda la caja chica que se recibe todos los días. Asegúrese de que pueda contener todo el efectivo, así como los recibos de las transacciones diarias.
• Asegúrese de que la cerradura sea resistente y solo se pueda abrir con una llave. Debes tener la llave y puedes darle un duplicado a una persona de tu negocio en quien puedas confiar.
• Asigne a alguien en su negocio para que esté a cargo del fondo de caja chica. Encuentre un buen lugar para guardar su caja en el que sea accesible para su personal pero sus clientes no puedan verlo.
• La tarea de la persona a cargo sería desembolsar el efectivo a cambio de recibos, reabastecer el fondo de efectivo según sea necesario y registrar todas las transacciones en el formulario o registro de caja chica que usted proporcionó.
• Considere dónde guardará su caja de efectivo. Puede colocarlo en un cajón, fuera de la vista pero de fácil acceso para la persona asignada. Para aumentar la seguridad, también puede colocarlo en un cajón que tenga su propia cerradura para que no tenga que preocuparse cuando uno de sus empleados necesite salir por unos minutos.
• Establezca los límites de efectivo para cada día. Recuerde que la caja chica se refiere a cantidades pequeñas, lo que significa que debe establecer un límite para gastos o retiros.
• Asegúrese de depositar efectivo en su fondo de efectivo también para establecer el fondo completo. El depósito inicial debería ser suficiente para cubrir los gastos habituales del día a día, así como un pequeño extra por circunstancias imprevistas. Deposite una buena cantidad que no sea demasiado grande como para fomentar el robo.
• Las denominaciones en su caja de efectivo no deben ser grandes, ya que podría necesitarlas para dar cambio por pequeñas cantidades. Tener grandes denominaciones puede causar problemas o confusión.
• Cree su registro para todas las transacciones menores. Orientar al responsable en el uso de la caja, los fondos e incluso la bitácora. Preste más atención a la demostración de cómo se debe usar el registro para que pueda realizar un seguimiento de todas las transacciones y comparar la cantidad con lo que está en el cuadro para verificar si hay discrepancias.
• Si está trabajando en una organización o empresa más grande, establezca el fondo que ha creado en todos los registros y libros contables de su organización. Las cuentas menores también se pueden contar como activos, por lo que sería útil incluirlas en sus libros.
• Una vez que haya resuelto todos los detalles de la diversión, la caja y el registro, puede comenzar a usar el dinero. Siempre que haya suficiente efectivo en la caja, su empresa puede comenzar a usar el dinero para las transacciones diarias siempre que sean mínimas.
• Hacer uso de recibos cuando se trata de pagos y clientes. Incluso puede solicitar el nombre del comprador para colocarlo en el recibo antes de colocarlo en la caja.
• Los gastos menores también pueden incluir pagos por adelantado para poder comprar algo que se necesita de inmediato. Puede idear un sistema en el que la persona que necesita un anticipo de efectivo tenga que acercarse a la persona que está a cargo de los fondos y enviar los recibos correspondientes, para fines de registro.
• Una vez que haya comenzado a usar el fondo, asegúrese de reponer el efectivo regularmente o según sea necesario. Sería una buena idea usar una nueva hoja para registrar transacciones cuando reponga fondos para que comience de cero. Tan pronto como el registro esté lleno o comience con uno nuevo, puede enviar el anterior a su departamento de contabilidad o guardarlo para referencia futura.
• Si su fondo no se usa con tanta frecuencia, puede ajustar la cantidad que agrega regularmente. Sin embargo, si encuentra que la cantidad no es suficiente para los gastos diarios promedio, es posible que deba agregar la cantidad cada vez que reponga su fondo.
• Contabilice o verifique regularmente su registro para que la información no se acumule. Además, cuando haga esto con regularidad, podrá detectar cualquier discrepancia, error o inquietud que pueda resolver más temprano que tarde. Es posible que tenga problemas si descubre algunos fondos faltantes meses después de que hayan desaparecido y es posible que no pueda rastrear adónde fue el dinero.
• Cuando esté revisando su fondo, debe asegurarse de que todas las cantidades en los recibos sean iguales a la cantidad inicial que había colocado en su caja. Siempre que las cantidades coincidan, significa que no tiene motivos para alarmarse o preocuparse.

Una vez más, es importante tener en cuenta que debe registrar todos sus gastos y asegurarse de que vengan con los recibos correspondientes. Hacer esto aseguraría que su registro esté completo, preciso