Al redactar una plantilla de carta de cobro, debe seguir varios pasos. Además, es importante incluir un lenguaje apropiado para proporcionar a sus clientes un aviso formal de que tienen una deuda. Por lo general, tendría que enviar más de una carta de cobro de deudas antes de necesitar buscar ayuda de una agencia de cobro profesional.
Colección de plantillas de cartas
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Tipos de modelos de cartas de cobro
Hay cuatro tipos diferentes de plantillas de cartas de cobro que se envían a los clientes. Si ha intentado llamar a un cliente o enviar muestras de cartas de cobro y él le responde, no es necesario que envíe los otros tipos de cartas. Eso es a menos que el cliente no cumpla con el plazo de pago. Las dos primeras letras tienen un carácter más ligero mientras que las dos últimas suelen ser más asertivas.
- Primera carta de cobro
Solo debe enviar esta primera plantilla de carta de vencimiento después de haber intentado enviar un correo electrónico o llamar al cliente. Incluso puede usar un software de contabilidad especial que envía automáticamente recordatorios por correo electrónico a los clientes.
Pero después de tus primeros intentos de llegar a tus clientes y estos no responden ni hacen los pagos, es hora de enviar esta primera carta. Por lo general, debe enviar esta carta al menos 14 días después de la fecha de vencimiento de la factura . Para que sea más oficial, imprima la carta con el membrete de su empresa que incluya la dirección postal y el logotipo de su empresa. - Segunda carta de cobro
Antes de enviar esta carta, intenta comunicarte con tu cliente nuevamente por teléfono o correo electrónico. Pregunta si el cliente recibió la primera carta y si ya desearía realizar el pago. Si sus intentos no tienen éxito, es hora de enviar la segunda carta de cobro de deudas.
La principal diferencia entre esta carta y la primera es que indicarás que has intentado llegar a tu cliente a través de la primera carta de cobro. Una vez más, imprima la carta en el membrete de su empresa, que incluye la dirección postal y el logotipo de su empresa. - Tercera carta de cobro
Después de enviar la segunda carta y haya pasado algún tiempo, intente llamar a su cliente. Sin embargo, si no puede comunicarse con el cliente y él no ha intentado comunicarse con usted durante semanas, es hora de enviar la tercera plantilla de carta de cobro.
Al igual que con la segunda carta, indica que has intentado abrir comunicación con el cliente a través de las dos primeras cartas. Además, explique cómo ha intentado comunicarse con el cliente a través del teléfono pero sin éxito. También se recomienda enviar esta carta por correo certificado.
Lo bueno del correo certificado es que al recibirlo, el cliente tendrá que firmarlo. Entonces, tendría pruebas de que el cliente recibió la carta. Dicha carta es una documentación esencial en caso de que decida emprender acciones legales contra el cliente. - Cuarta carta de cobro
La mayoría de las veces, si ha llegado al punto en que ya necesita enviar esta carta, significa que el cliente no puede o no está dispuesto a pagar lo que debe. En esta carta, es posible que deba usar un lenguaje más asertivo sin dejar de ser profesional. Al igual que con la tercera carta, es mejor enviar esta cuarta por correo certificado.
Ejemplos de cartas de cobro
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Las características de una plantilla de carta de cobro
Las muestras de cartas de cobro pueden ser muy útiles en diferentes empresas y organizaciones. El objetivo principal es pedir pagos a los deudores. La necesidad de tales cartas surge cuando los clientes o los clientes no hacen sus pagos y no se comunican con usted para explicarle por qué. A diferencia de otras cartas comerciales, las plantillas de cartas de cobro tienen algunas características únicas, como:
- Objetivo: el objetivo principal de escribir este tipo de carta es informar al cliente que tiene una deuda y se espera que pague antes de la fecha límite.
- Una referencia a la carta anterior: Al redactar la segunda, tercera y cuarta cartas, deben indicar una referencia a la carta anterior que ha enviado al cliente.
- Una advertencia de acción legal: Esto se aplica a la cuarta carta. Luego de que el cliente ignore las primeras tres letras y aún no haya dado el pago, la última tendría una advertencia informándole al cliente que si aún no responde o no realiza el pago, emprenderá acciones legales contra él.
- Las partes incluidas: Por lo general, las partes incluidas en esta carta son el comprador y el vendedor. Este último redactaría la carta y se la enviaría al primero para el cobro de las cuotas.
- El principio de mando: Se refiere al cobro del pago manteniendo a los clientes con la empresa.
- Su elección de idioma: es importante utilizar un lenguaje directo, efectivo, amigable y profesional para transmitir su mensaje.
Cartas de cobro de deudas
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Consejos para escribir una plantilla de carta de cobro
Es posible que los acreedores deban redactar una colección o una plantilla de carta de vencimiento para sus deudores que no hayan realizado los pagos a tiempo. Cuando alguien tiene una deuda con un acreedor o un vendedor, tendría un período de tiempo específico para pagar esas cuotas. Si la persona no puede hacer el pago a tiempo, el acreedor tendría que recordárselo.
Por lo general, intentarían comunicarse con el deudor por correo electrónico o por teléfono. Pero si eso no tiene éxito, surge la necesidad de escribir una plantilla de carta de cobro.
Una carta de cobro también puede ser muy útil para cobrar el dinero reembolsado por productos defectuosos o dañados. En tal caso, el cliente escribiría la carta al comerciante, daría todos los detalles sobre el producto y le devolvería su dinero.
Ejemplos de cartas de cobro
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No importa cuál sea el motivo para escribir la carta, es importante redactar la carta con un estilo formal. Si es la primera vez que redactas una carta de este tipo, aquí tienes algunos consejos que te ayudarán:
- Practique la moderación y el tacto
Los asuntos financieros tienen una naturaleza muy delicada. Por lo tanto, cuando tenga que recordarle a alguien que no pudo hacer un pago o cumplir con un compromiso financiero , elija sus palabras con cuidado.
Practicar el tacto y la moderación será de gran ayuda en términos de cómo el destinatario aceptará el mensaje de su carta. Limítese únicamente a los hechos e informe al destinatario de lo que debe. Haz esto en lugar de permitir que tus emociones se apoderen de ti y escribir declaraciones en la carta que podrían meterte en muchos problemas. - Utilice siempre un tono cortés
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Este consejo se aplica a cualquier tipo de carta formal o comercial . Recuerda que una carta es un documento escrito, por lo que si usas un lenguaje duro o irrespetuoso, el cliente puede usarlo en tu contra. Además, usar palabras hirientes puede alejar aún más al cliente. Cuando esto suceda, podría optar por ignorarte en lugar de cumplir con sus obligaciones financieras. - Demuéstrele al cliente que comprende sus problemas
En algunos casos, es posible que descubra que su cliente no puede realizar el pago porque está atrapado en un problema financiero. Por mucho que le gustaría pagar, no tiene el dinero para hacerlo. Al enterarse de esto, debe reflejar su comprensión en la carta. Muestre cierta sensibilidad tanto al escribir su carta como al abordar el proceso general de cobro. - Siga los pasos en el proceso de redacción de plantillas de cartas de cobro
Ya hemos analizado los diferentes tipos de cartas de cobro en una de las secciones anteriores de este artículo. En algunos casos, una sola carta no es suficiente para convencer al cliente de realizar el pago. Por lo tanto, debe redactar una serie de cartas en las que:
La primera carta sirva como un recordatorio formal con un tono suave.
La segunda letra sirve como un tono más firme y persuasivo. En esta carta, insista en la necesidad de realizar el pago lo antes posible.
La tercera carta sirve como un recordatorio asertivo de la obligación del cliente y tendría un tono más formal.
La cuarta carta es el «último recurso» en el que le informaría al cliente que si no paga a tiempo, ya iniciará acciones legales contra él. - Otros consejos a tener en cuenta
Trate de comunicarse con el cliente primero antes de enviar la primera carta.
Utilice siempre un tono formal y firme para la carta.
Nunca uses un lenguaje duro en tu carta. Además, nunca acoses a tus clientes sin importar lo frustrado que estés.
Incluya la cantidad que debe el deudor, así como la fecha de vencimiento del pago.
Al establecer una fecha límite, dé al deudor algo de tiempo para organizar y preparar sus fondos para el pago.
Incluye diferentes métodos de pago como efectivo, tarjeta de débito, tarjeta de crédito o cheque.
Mencione las consecuencias que podría tener que enfrentar el deudor si se niega a pagar después de la última fecha límite que usted fijó.
Incluya su información de contacto actual, como su dirección postal, dirección de correo electrónico y número de contacto.
También puede incluir un sobre de pospago para que su cliente pueda enviar su respuesta fácilmente.
Antes de enviar su carta, revísela para verificar si hay errores gramaticales u ortográficos.
En lugar de escribir la carta a mano, escríbala e imprímala en el membrete de su empresa.
Adjunte una copia de un estado financiero resumido que muestre los pagos pendientes de los clientes.
