El crecimiento y el éxito de las empresas de hoy se basa en la creación de redes y reuniones. Es inevitable que esto resulte en la divulgación de información confidencial. Esta es la razón por la cual las declaraciones de confidencialidad son esenciales para la información comercial no pública. Estos acuerdos obligan a las partes involucradas a responsabilidades específicas con respecto a la divulgación de información confidencial.
Declaraciones de confidencialidad
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¿Cuándo usar una declaración de confidencialidad?
Definido de manera simple, una declaración de confidencialidad para documentos es un documento legalmente vinculante que establece que dos partes no se beneficiarán ni compartirán información confidencial. Esta es ahora una práctica común en muchos establecimientos comerciales donde el acuerdo se otorga a un contratista o empleado para garantizar que la información de propiedad o los secretos comerciales no salgan a la luz.
Una declaración de confidencialidad también se denomina acuerdo de confidencialidad, acuerdo de no divulgación , cláusula de confidencialidad, formulario de no divulgación, acuerdo de secreto o acuerdo de información de propiedad. Aquí hay algunos casos en los que necesitaría usar una declaración de confidencialidad impresa o por correo electrónico:
- Para mantener una ventaja competitiva
Con un ejemplo de declaración de confidencialidad, siempre hay una garantía concreta de que la información patentada no llegará a los medios, al público ni a los competidores de la industria. Esta es una de las situaciones más comunes cuando este tipo de acuerdo se convierte en un requisito en industrias que están cambiando rápidamente. - Explicar las responsabilidades de cada parte
El documento crea una relación de confidencialidad entre dos partes. Por ejemplo, en el caso de un consultor, el acuerdo puede aclarar cómo puede y debe usar la información confidencial de nuevos clientes. - Para establecer los estándares sobre cómo manejar la información
Las partes involucradas en un acuerdo confidencial o descargo de responsabilidad confidencial sobre documentos tratarían la información confidencial de la otra parte como si fuera propia. Pero esto solo es posible si el destinatario ya tiene sus propios estándares para manejar dicha información. Estos estándares pueden incluir la restricción del acceso a la información confidencial o el uso de otros métodos para preservar la confidencialidad. - Para proteger los derechos de patente
En los EE. UU. y en muchos otros países, un inventor puede perder los derechos de patente si los detalles de su invención se hacen públicos. - Para proteger la información durante las fusiones
En los casos de adquisiciones o fusiones, la declaración puede proteger la información sobre el acuerdo de compra y negocio hasta la finalización de la adquisición o fusión. En la misma línea, tales acuerdos se vuelven útiles para proteger los intereses de la empresa en el caso de empresas conjuntas. - Para sentar las bases para acciones legales
Los acuerdos confidenciales son documentos legalmente vinculantes y, por lo tanto, puede usarlos como prueba en casos legales.
Ejemplos de declaración de confidencialidad
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¿Qué información debe incluir su formulario de confidencialidad?
En general, un ejemplo de declaración de confidencialidad eficaz debe incluir estas partes básicas:
- La definición de información confidencial
Esto significa que el acuerdo debe indicar la información específica que el acuerdo protegerá. Habrá dificultad para tratar sólo con información hablada. Uno de los compromisos más comunes es que el divulgador ponga por escrito la información proporcionada a la parte receptora poco después de la divulgación original. - Las partes involucradas
Las partes en el acuerdo incluyen la parte reveladora, la parte receptora y cualquier otro representante como funcionarios, agentes, directores, asesores, etc. - La razón por la que el destinatario recibió la información
La declaración de confidencialidad de los documentos debe contener una explicación de por qué el destinatario conoce la información confidencial. Por ejemplo, el destinatario necesita la información para cumplir con sus responsabilidades laborales. - Cualquier limitación o exclusión de la información confidencial
Esta parte puede incluir lo siguiente:
información ya conocida antes de la creación del acuerdo
información que la parte receptora adquirió sobre la parte reveladora a través del conocimiento público o a través de un tercero
información que el gobierno solicitó
información adquirida de forma independiente - Las obligaciones de la parte receptora
Estas pueden incluir lo siguiente:
el descargo de responsabilidad confidencial sobre los documentos
las disposiciones sobre la divulgación
el uso correcto de la información confidencial, incluido no compartir la información con otros
los pasos a seguir para asegurarse de que la información se mantenga confidencial
una declaración que diga que el beneficiario no puede trabajar en la misma industria después de dejar el empleo de la parte reveladora por un período de tiempo específico
una declaración que dice que la parte reveladora tendrá la propiedad de cualquier cosa que el beneficiario haya desarrollado o producido durante la duración de su empleo - Plazo o plazo
Se refiere a la duración de la relación laboral del beneficiario en la empresa desde la fecha de entrada en vigor del contrato hasta el momento de su extinción. Por lo general, una declaración confidencial debe caducar después de un plazo acordado o después de que suceda algo como el final del proyecto o incluso, nunca.
En promedio, un plazo normal sería de 2 a 5 años. Sin embargo, la divulgación podría ir más allá del final del plazo, ya que la parte divulgadora no renunciará a ningún derecho de propiedad, como los derechos de patente o los derechos de autor. - Revelador al destinatario
Esta no es una disposición común. Establece que el destinatario acordó mantener la confidencialidad de la información. En cuanto al divulgador, debe tener en cuenta el grado de provisión antes de divulgar la información. - Una cláusula cautelar
La inclusión de esta cláusula otorga a la parte reveladora el derecho de impedir que el destinatario infrinja la declaración de confidencialidad impresa o por correo electrónico antes de que se produzca un incumplimiento a través de un requerimiento judicial o una orden judicial.
Declaraciones de confidencialidad para documentos
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Tipos de declaraciones de confidencialidad
La información en una declaración de confidencialidad difiere para cada acuerdo, pero estos documentos generalmente se clasifican en una de dos categorías:
Declaración de confidencialidad unidireccional o unilateral
Es donde una de las partes no revelará información que la otra parte posee. Este es el tipo de acuerdo más común y generalmente lo utiliza una empresa cuando contrata a un empleado para proteger información confidencial.
Declaración de confidencialidad mutua o bilateral
Es donde ambas partes no compartirán la información del otro. El acuerdo se usa más cuando dos entidades comienzan a trabajar juntas y acuerdan mantener protegida la información de cada uno.
¿Cómo escribir una declaración de confidencialidad?
Puede utilizar declaraciones de confidencialidad para diversas transacciones comerciales. Independientemente del motivo, los necesita si una de las partes tiene información que no desea divulgar al público. Estos son los pasos más básicos para redactar un documento de este tipo:
Elaborar un esquema de la relación confidencial.
- Utilice un formato estándar para los contratos . Escriba el acuerdo en párrafos a espacio simple con doble espacio entre ellos.
- Decida qué tipo de declaración de confidencialidad debe utilizar.
- Identificar las partes involucradas en el acuerdo. Identifique a todas las partes que desean tener acceso a la información, de lo contrario, el contrato no las vinculará.
- Definir la información a mantener confidencial. El tipo de información destinada a permanecer confidencial puede incluir cualquier tipo de información que las partes involucradas puedan intercambiar.
- Enumere la información excluida del acuerdo. Por lo general, esto puede ser una lista de elementos no específicos. Sin embargo, no necesita proteger o clasificar amplias categorías de información como confidencial.
Establezca los términos de su acuerdo
- Establecer las obligaciones y deberes del destinatario de la información confidencial. La mayoría de los acuerdos confidenciales limitan las formas en que el destinatario puede usar la información confidencial proporcionada. También define el estándar para proteger y mantener la información confidencial.
Como regla general, los estándares de confidencialidad incluyen restringir el acceso a la información y tomar las precauciones necesarias para mantener la seguridad de la información. Esto es importante para que no caiga en manos de extraños. Un ejemplo de tal precaución es el uso de cifrados de correo electrónico cuando se habla de información confidencial. - Especificar la vigencia del acuerdo y el período de tiempo exigible. Un acuerdo confidencial generalmente tiene dos períodos de tiempo: el período durante el cual usted hace la divulgación y el período de tiempo posterior durante el cual la información debe permanecer confidencial.
Aunque no tiene que especificar la fecha de finalización, la fecha de inicio debe tener una. Esto deja en claro cuándo entra en vigencia el acuerdo y cuánto tiempo planea hacerlo cumplir. A veces, el período de tiempo de confidencialidad puede terminar si ocurre algo determinado. - Incluir sanciones o ramificaciones legales por incumplimiento de contrato . Para salvaguardar la confidencialidad de la información, algunos acuerdos pueden incluir sanciones si la información se comparte con el público. Otros pueden dejar que un árbitro o los tribunales decidan las consecuencias.
La severidad de las sanciones puede depender de la singularidad de la información que divulgó y cuánto daño podría causar si alguna vez se divulga al público. Cuanto más sensible sea la información, más probable es que haya una cláusula que indique una cantidad específica de daños. Si las partes involucradas están de acuerdo en que la información vale la cantidad, entonces no habrá necesidad de que los tribunales o un árbitro decidan. - Incluya cualquier disposición miscelánea que considere adecuada. Esto a menudo se llama un «repetitivo». Generalmente, todos los acuerdos contienen cláusulas diferentes que no encajan en ninguna sección. Puede incluirlos en una sección separada
- Proporcione espacio para que todas las partes involucradas coloquen sus firmas. Obviamente, requiere la firma de todas las partes antes de que el acuerdo sea válido.
Declaraciones de confidencialidad por correo electrónico
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¿Qué es un descargo de responsabilidad de confidencialidad?
Casi todo el mundo sabe lo que significa la palabra «confidencial». Si desea evitar cualquier problema en términos de responsabilidad confidencial, puede utilizar un descargo de responsabilidad. Esta es una breve declaración que a menudo se establece en letra pequeña y que contiene información relevante sobre la información en el documento.
