Hay varias formas de generar una matriz para los elementos de acción y la mejor manera de hacerlo es a través de una plantilla de elementos de acción. Esta plantilla es un método simple para realizar un seguimiento de sus elementos de acción para diferentes propósitos. Para asegurarse de que todos sus elementos de acción fluyan sin problemas, el uso de listas de elementos de acción será de gran ayuda.
Plantillas de elementos de acción
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¿Qué es una lista de elementos de acción?
Un elemento de acción se refiere a una tarea o trabajo que es un seguimiento de una reunión. Por lo general, es una acción que surge de una conversación, pero no es fundamental para el logro de los objetivos de la reunión . Con un rastreador de elementos de acción, los gerentes de proyecto pueden programar formalmente las tareas para asegurarse de que asigna y anota toda la actividad necesaria.
Una plantilla de lista de elementos de acción le permite agregar una lista de elementos de acción que requieren acciones correctivas. Puede enumerar los elementos en el registro de acciones para asegurarse de que se ejecuten según su importancia. La plantilla de elementos de acción también contiene toda la información y los documentos importantes relacionados con los elementos de acción.
Listas de elementos de acción
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Tipos comunes de plantillas de elementos de acción
En una plantilla de elementos de acción, enumera todos los elementos que necesitan acciones correctivas. Puede crear la plantilla desde cero o descargar una plantilla de lista de elementos de acción y comenzar a usarla. De cualquier manera, debes saber el tipo de plantilla que necesitas para tu propio proyecto o empresa. Algunos de los tipos más comunes de listas de elementos de acción incluyen:
- Acción correctiva
Este tipo de plantilla le muestra todos los detalles de los problemas de los elementos de acción. Asegúrese de incluir el nombre de su empresa y la fecha de la auditoría. Además, incluya el número de registro del documento, los problemas relacionados con los elementos de acción y las acciones correctivas correspondientes.
Para completar la plantilla, incluya la fecha límite para la corrección y un campo para la fecha de finalización. Esto permite la responsabilidad de aquellos a cargo de tomar medidas correctivas para los elementos de acción dados. - Acción Decisiva
Este tipo de plantilla proporciona una descripción de las decisiones que debe tomar en relación con las acciones correctivas. Aquí, incluya la fecha de la reunión y los nombres de todos los asistentes a dicha reunión. Asegúrese de que la decisión de la acción decisiva esté en todos los detalles.
Asimismo, incluya el nombre de la persona encargada de tomar la decisión, los niveles de prioridad de las acciones y las personas a informar sobre el estado y avance de las acciones decisivas o correctivas. - Acción de gestión de proyectos
Este tipo de plantilla proporciona una descripción de los elementos de acción en su proyecto, los niveles de prioridad de cada elemento de acción, cuándo debe informarlos y quién debe encargarse de los elementos de acción. Además, incluya el estado de las acciones correctivas para garantizar el buen desarrollo del proyecto. - Acción prioritaria
En este tipo de plantilla, hace una lista de los elementos de acción según la prioridad. Luego incluya la descripción del problema que necesita resolución, la persona a cargo, el área y el estado del problema. Además, incluya un campo para la resolución de cada uno de los elementos de acción y sus fechas de finalización.
Rastreadores de elementos de acción
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Consejos para escribir mejores elementos de acción
Un rastreador de elementos de acción es extremadamente importante, especialmente cuando tiene muchas tareas para supervisar a lo largo de un proyecto o evento específico. Redactar una plantilla de registro de acciones bien escrita y organizada le brinda toda la información que necesita saber y cuándo debe ocuparse de todo.
Considere estos consejos para escribir una mejor plantilla de elementos de acción:
- Tenga en cuenta que la «fase de captura» varía de la «fase de proceso».
No importa qué tipo de plantilla utilice para enumerar sus elementos de acción, todo el proceso consta de dos fases, a saber, la fase de captura y la fase de proceso. Durante la fase de captura, simplemente enumera todos los elementos de acción que se le ocurran.
Durante la fase de proceso, comienza a analizar estos elementos de acción. Piensas en su nivel de prioridad, quién debe cuidarlos, los plazos a establecer para su finalización, etc. Por lo tanto, esta fase es mucho más importante que la primera. - Cuando escriba los elementos de acción, escríbalos como si alguien más los fuera a leer.
La mayoría de las veces, cuando crea listas de elementos de acción, solo escribe los elementos de acción como códigos cortos para recordarle todo. Aunque esto puede funcionar si la plantilla es solo para su referencia, no será demasiado efectivo cuando otras personas también necesiten usar la lista como referencia.
Por lo tanto, mientras escribe los elementos de acción, expréselos como si otras personas los leyeran. Esto hace que todo en su plantilla sea fácil de entender, lo que, a su vez, lo deja claro para todos los interesados. - Utilice construcciones de verbo-sustantivo desde el principio Las construcciones de
verbo-sustantivo son extremadamente útiles ya que le indican lo que debe hacer para cada uno de los elementos de acción. Este tipo de declaraciones inician automáticamente una acción que es algo que desea. Esto se debe a que las personas que leen los elementos de acción no tienen que averiguar qué deben hacer.
Otra gran cosa acerca de las construcciones verbo-sustantivo es que su uso hace evidente cuando hay una necesidad de desglosar un elemento de acción específico en partes más pequeñas y factibles. Además, los verbos indican cuánto trabajo necesita para completar la tarea en cuestión. - Incluya campos para fechas importantes en su plantilla
. Los elementos de acción son muy importantes; de lo contrario, ni siquiera los incluirá en su registro de elementos de acción. Alguien debe encargarse o resolver cada uno de los elementos de acción para que el proyecto avance. Debido a esto, también es importante incluir campos para fechas importantes en su plantilla.
Desde el principio, incluya la fecha límite de cada elemento de acción. Luego agregue un campo para la fecha de finalización de los elementos de acción que debe completar la persona a cargo. De esta manera, puede ver cuáles de los elementos de acción ya se completaron y cuáles necesitan seguimiento. - Asigne a alguien para que se encargue de cada elemento de acción
A veces, esta parte puede ser un poco complicada, especialmente si está trabajando con un gran equipo con muchos miembros. Sin embargo, este es un paso muy importante que debes hacer. A menos que asigne a una persona para que se encargue del elemento de acción, ¿cómo se completará?
Asignar una persona, un departamento o un comité para realizar cada uno de los elementos de acción les otorga responsabilidad. Mientras conozcan la fecha límite, presionarán para cumplirla, especialmente si hay alguna consecuencia si no lo hacen. - Clarificar elementos de retransmisión
El propósito principal de los elementos de acción es iniciar la acción de las personas a cargo de ellos. Éstos estimulan las acciones de cada persona en toda la cadena del proyecto. Puedes pensar en esto como una carrera de relevos. La primera persona toma su turno y la siguiente persona solo puede comenzar después de que esa persona termine su tarea.
Muchos proyectos pueden contener elementos de retransmisión. Cuando maneja dichos elementos de acción, puede dividirlos en tareas más pequeñas o explicar a los miembros de su equipo que después de que finalizan una tarea, automáticamente informan o envían el elemento de acción al siguiente en el relevo. - Proporcione contexto a los elementos de acción como notas o comentarios
Siempre asegúrese de proporcionar contexto a cada uno de los elementos de acción en su lista. Proporcione información de antecedentes o una descripción que enfatice la importancia de los elementos. Esto ayudará a los lectores a completar las tareas de manera más efectiva porque las entienden por completo.
Sin estas notas, es posible que las tareas no tengan mucho sentido para las personas que leen su plantilla de lista de elementos de acción. Agregar estas pistas de contexto hace que sea más fácil para todos, así que no olvides incluirlas.
Registros de acción
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Usando su plantilla de elementos de acción
Una lista de elementos de acción es un documento muy importante que le permite registrar todos los mensajes, problemas o acciones que ha identificado durante sus reuniones . Contienen todos los detalles sobre los problemas y cuándo ocurrieron. También contienen toda la demás información relevante relacionada con estos elementos de acción.
La creación de esta plantilla le permite administrar fácilmente todos los elementos de acción. Por supuesto, también debe saber cómo usar la plantilla de manera efectiva para aprovecharla al máximo. Para ayudar, aquí hay algunos consejos para usted:
- Asegúrese de incluir todos los detalles al realizar modificaciones, notas o actualizaciones en su plantilla.
- Verifique para asegurarse de que cada uno de los elementos de acción tenga una persona o entidad específica asignada para completarlos. Además, asegúrese de incluir sus plazos, especialmente aquellos que son de alta prioridad.
- Si no puede pensar en la fecha límite para un elemento de acción pero sabe que es una prioridad, use la palabra lo antes posible como indicación de su urgencia.
- Cree la plantilla utilizando un formato y un software con los que se sienta muy cómodo. De esa manera, puede manipularlo fácilmente cada vez que necesite hacer cambios.
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