41 plantillas de presupuesto de proyecto útiles (Excel / Word)

Es posible que encuentre problemas en sus proyectos cuando olvide considerar algunos elementos importantes en su presupuesto. Como tal, se vuelve muy difícil controlar los gastos, lo que hace que su proyecto gaste más de lo que ha reservado para él. Para tener éxito en su proyecto, debe crear una plantilla de presupuesto del proyecto.

Plantillas de presupuesto del proyecto

La importancia de una plantilla de presupuesto de proyecto

Los proyectos constan de varias tareas y la finalización de todas ellas dará como resultado la finalización general. Para esto, necesita los recursos necesarios, como contratar un equipo, posibles contratistas y cualquier otro elemento que deba pagar. Incluirá todo esto en la plantilla de presupuesto de su proyecto.

Usted crea su plantilla de presupuesto de gestión de proyectos en las primeras etapas de su proyecto. Debe hacer una estimación de los costos tratando de ser lo más preciso posible para preparar los fondos asignados. Asegúrese de no exceder su presupuesto, esto pone en riesgo todo su proyecto.

Debido a las incertidumbres que podría enfrentar un proyecto, es bastante difícil crear una plantilla de costos del proyecto. Afortunadamente hoy en día, puede descargar plantillas o usar aplicaciones como hojas de cálculo de Excel para ganar terreno firme para crear su estructura financiera. Algunos de los costos involucrados en los proyectos son mucho más fáciles de recopilar, como:

• Honorarios del consultor
• Mano de obra
• Materias primas
• Viaje
• Licencias de software

También hay algunos costos que pueden cambiar o transferirse de un proyecto a otro, como:

• Administración General
• Cargos telefonicos
• Equipo de oficina
• Espacio de oficina
• seguro de empresa

Seguimiento del presupuesto del proyecto

¿Qué se incluye en el presupuesto de un proyecto?

Puede usar una hoja de cálculo del presupuesto del proyecto como herramienta para hacer estimaciones del costo total de su proyecto. Una buena plantilla de presupuesto de proyecto debe incluir una estimación completa de todos los costos en los que incurrirá a lo largo de su proyecto.

El tamaño de su presupuesto depende de qué tan grande sea su proyecto. Los realmente grandes y complejos pueden tener presupuestos de unas pocas páginas, ya que incluyen una gran cantidad de costos, como costos de adquisición de materiales, costos operativos y costos de mano de obra.

Debido a los procesos involucrados, la plantilla de presupuesto de gestión de proyectos se convierte en un documento esencial, ya que se espera que la actualice a lo largo de su proyecto. Al hacer este documento, incluya los siguientes elementos:

• Costos directos
  
  Esta categoría constituye la mayor parte de su presupuesto porque incluye las cosas que debe pagar o comprar para que su proyecto avance. Estos son muy fáciles de identificar. Debe coordinar con su equipo y luego hacer una lluvia de ideas sobre todas las cosas que necesita.
• Costos indirectos
  
  Estos son los costos involucrados en mantener su proyecto en marcha. Son los costos de hacer negocios y normalmente no están incluidos en su presupuesto.
• Costos de capital
  
  Estos son los costos en los que incurre cuando compra cosas para usar en su proyecto. Gastar capital significa que está adquiriendo activos para su empresa. Esto puede ser cualquier cosa que usará en su proyecto. Al comprar estas cosas, obtendrás algo tangible al final del día. Los costos de capital también están involucrados cuando actualiza los activos existentes o repara algo averiado para usarlo en su proyecto.
• Costos operativos
  
  Estos son los costos que tienen algo que ver con la ejecución de su proyecto y el equipo; son bastante similares a los costos indirectos. Pero los contabiliza de manera diferente a medida que afectan las cuentas de pérdidas y ganancias de su empresa . Puede administrar estos costos como un tipo diferente de gasto en su hoja de balance.
• Costos de los entregables
  del proyecto
  Estos son los costos involucrados en la creación de los entregables de su proyecto. Esto implica la estructura de desglose del producto o la estructura de desglose y luego mapear los costos para usar en cada aspecto del trabajo relevante para los entregables.
• Costos de gestión
  del proyecto
  Estos son los costos de ejecutar su proyecto. Estos costos varían dependiendo de quién esté a cargo de la gestión del proyecto .

Plantillas de costos de proyectos

¿Cómo creo un presupuesto de proyecto en Excel?

Generalmente, una plantilla de presupuesto de proyecto contiene toda la información financiera sobre su proyecto. Le proporciona una estimación de todos sus gastos relevantes. Siempre se recomienda que controle regularmente la hoja de cálculo del presupuesto de su proyecto para aprovecharla al máximo.

La creación de una plantilla de presupuesto de gestión de proyectos es un aspecto integral de la etapa de planificación de su proceso de gestión de proyectos. Estos son los pasos a seguir para crear su propia plantilla de presupuesto de proyecto:

• Identifique el alcance de su proyecto
  
  Antes de hacer una estimación de los costos de su proyecto, primero debe establecer su alcance. La mejor manera de hacer esto es crear una estructura de descomposición del trabajo. Con esto, puede capturar todo el trabajo involucrado en la entrega de su proyecto a un nivel muy detallado. A partir de ahí, resulta mucho más fácil evaluar los requisitos de recursos de su proyecto.
• Defina los recursos que necesita
  
  Este paso implica determinar los recursos que necesita para completar su proyecto. Estos pueden incluir:
  Dotación
  de personal
  Este suele ser el costo más alto para su proyecto. Dependiendo del alcance, es posible que necesite más miembros del equipo para su fuerza laboral. Debe calcular los salarios de cada miembro del equipo e incluir estos números en su presupuesto.
  Equipo
  
  Este gasto puede venir en forma de máquinas como una excavadora o un cargador útil para un proyecto de construcción. También puede venir en forma de adición de herramientas como software para la gestión de proyectos. Incluya todo esto en su plantilla también.
  Ventas y marketing
  
  La naturaleza de su proyecto puede involucrar costos de marketing y ventas, aunque algunos no los incluyen. Si su proyecto lo hace, asegúrese de tener en cuenta los gastos correspondientes.
  Capacitación
  
  En la mayoría de los proyectos, generalmente introducirá un grado de gestión del cambio organizacional. Dicho cambio requiere capacitación y cuanto más costoso sea el cambio, mayor será su inversión en capacitación.
  Artículos misceláneos
  
  Hay otras consideraciones del proyecto que dependen de las necesidades específicas de su proyecto. Por ejemplo, si necesita viajar para su proyecto, debe incluir los gastos de viaje como parte de su presupuesto. Si necesita los servicios de una empresa externa, debe incluir sus honorarios. Cosas como estas son parte de sus artículos misceláneos.
• Asignar montos estimados
  
  Ahora que ha identificado las necesidades de recursos de su proyecto, puede comenzar a asignar montos estimados. Revise su lista de recursos y comience a elaborar una evaluación para cada uno de ellos.
  
  A veces, puede ser un desafío determinar las cantidades exactas en dólares. Aquí es donde la investigación juega un papel importante. Investigue presupuestos históricos para proyectos similares en el pasado. Puede investigar en línea o hablar con los miembros de su equipo que tienen alguna experiencia o conocimiento sobre este aspecto.
  
  Puede haber algunos recursos en los que necesite modelar los costos. Esto es especialmente cierto para la dotación de personal, donde los salarios de los empleados pueden variar de una persona a otra. Como resultado, se vuelve más efectivo crear un modelo en una hoja de cálculo para estimar los costos de personal a lo largo del período de tiempo de su proyecto utilizando las normas salariales o de la industria promedio para los puestos de personal.
• Cree su presupuesto
  
  Después de enumerar los recursos que necesita para su proyecto y asignarles valores, ahora tiene su estimación. Recuerda siempre incluir un fondo de contingencia como parte de tu presupuesto.
  
  El siguiente paso es compilar las estimaciones en una hoja de cálculo o cualquier herramienta que su empresa utilice para este propósito. Si su empresa utiliza hojas de cálculo, será una buena idea agrupar primero los elementos relacionados.
  
  Durante el proceso de creación del presupuesto de su proyecto, debe considerar las suposiciones que hizo al calcular las cifras estimadas. Esto es vital porque tan pronto como comience su proyecto, algunas de sus suposiciones pueden ser ciertas y otras no. Esto podría conducir a un gasto real en el proyecto o a una desviación de su presupuesto. Al tomar nota de estas suposiciones, tendrá una mejor comprensión de por qué su presupuesto no refleja la realidad.
  
  Además, también debe incluir una línea de tiempo si su presupuesto abarca un período de tiempo específico, generalmente más de un mes. Esto le permite identificar claramente cualquier costo recurrente en su presupuesto. También ayudará si puede identificar los momentos en que surgen ciertos costos.
  
  Cuando finalmente haya completado su presupuesto, lo siguiente que debe hacer es revisarlo con los miembros de su equipo y obtener retroalimentación. Se vuelve mucho más fácil y rápido identificar elementos faltantes o confirmar la precisión de sus montos estimados si hay varios pares de ojos revisando su documento. Esto evitará cualquier error de presupuesto antes de enviar la plantilla para su aprobación.
• Haga que se apruebe su presupuesto antes de implementarlo
  
  Asegúrese de estar bien preparado para justificar las cantidades y los elementos cuando presente el presupuesto de su proyecto a las partes interesadas u otros líderes empresariales. Es durante este tiempo que debe resaltar los supuestos clave y otras justificaciones, como su modelo de dotación de personal.
  
  Después de que se apruebe su presupuesto, será responsabilidad del gerente del proyecto supervisarlo. Se recomienda que su gerente de proyecto use un software de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de los costos. De esa manera, cuando los miembros del equipo comiencen a retrasarse en las entregas o surjan otros retrasos, sabrá cómo afectan su presupuesto.

Hojas de cálculo del presupuesto del proyecto