40 plantillas y ejemplos de alcance de trabajo listos para usar

Escribir un proyecto de ámbito de trabajo (SOW) es una parte importante de hacer negocios para muchos contratistas, especialmente aquellos que manejan proyectos a gran escala para otras empresas. Su declaración de trabajo no solo explica las fases y los detalles específicos de un proyecto, sino que también ayuda a contar la historia del trabajo que planea realizar. El alcance del trabajo que su negocio planea hacer se detallará en este documento.

Definición del alcance del trabajo

A veces, es importante definir un documento. El documento Alcance del trabajo a veces también se denomina «declaración de trabajo». Para esta página, nos referiremos al documento como «alcance del trabajo», pero recuerde que puede usar cualquiera de estos indistintamente. El documento SOW sirve como un contrato o acuerdo que contiene información sobre cómo se realizará el trabajo realizado. Dentro del SOW, su contenido debe explicar los hitos, informes, entregables u otros productos finales y resultados que su empresa completará. También debe incluir un cronograma para cada entregable .

Esta página contiene una plantilla de Ámbito de trabajo que puede descargar y personalizar.

Alcance de las plantillas de trabajo

¿Por qué es importante un documento de alcance de trabajo?

Un documento de alcance de trabajo es algo importante para usar si es una empresa que tiene contratos con otras empresas . Si firma contratos con regularidad, el Acuerdo de Alcance del Trabajo lo ayuda a definir claramente los términos del proyecto, sin importar en qué industria se encuentre. Sirve como un documento formal que describe el trabajo a realizar, el proceso de actividades, un cronograma de entregables y condiciones de pago.

¿Qué industrias utilizan un ámbito de trabajo? 

Muchas industrias utilizan un documento de alcance de trabajo para detallar los detalles de un proyecto. Aquí hay una lista de empresas que pueden usar una SOW para hacer negocios:

• empresas de software
• empresas de diseño web
• Empresas constructoras
• fontaneros
• Empresas de decoración
• Contratistas de bodas
• Agencias de marketing
• contratistas independientes
• planificadores de eventos
• Empresas de reparación de electrodomésticos
• Subcontratistas

En el mundo digital, la mayoría de las empresas que hacen negocios con otras empresas asignan a cada proyecto un gerente de proyecto. Los gerentes de proyecto deben familiarizarse con las plantillas de Ámbito de trabajo, que ayudarán a todos los involucrados en el proyecto a mantenerse al día.

Cómo escribir un documento de alcance de trabajo

Muchos contratistas cometen el error de cortar y pegar para completar su ámbito de trabajo, simplemente completando los espacios en blanco en una plantilla. Este es un gran «no» que debe evitar. Utilice su plantilla SOW para impresionar a sus clientes y hacerlo completo. Un buen documento de Alcance del Trabajo reforzará a sus clientes que su empresa es la mejor disponible para el trabajo. Explicará los detalles, como el trabajo a realizar, los supuestos clave y el precio.

También sirve como documento legal una vez que se han acordado los términos.

Un documento de alcance de trabajo no es una propuesta y nunca debe ser tratado como tal. En realidad, es un documento que se redacta, a menudo inmediatamente antes de comenzar a trabajar. Por lo general, se escribe a máquina y se envía a una empresa una vez que se ha realizado la venta, e incluye una cotización del trabajo que se realizará, así como un cronograma para el proyecto.

A menudo se envía como seguimiento una vez que el cliente ha hecho un acuerdo oral para trabajar con usted.

¿Qué está contenido en un ámbito de trabajo? 

Todos los documentos del Alcance del trabajo deben contener un cronograma, un cronograma, información clave sobre el proyecto y, por supuesto, el precio final. A menudo también incluirán variaciones de lo siguiente:

• Objetivos:Todos los objetivos deben ser razonables y medibles en términos de resultados. Los objetivos del proyecto deben discutirse antes de este documento, pero el papeleo debe reiterar nuevamente su objetivo final. Si está construyendo una plataforma, explicará las dimensiones y otros detalles importantes sobre el producto final. Los objetivos deben responder a la pregunta “¿Por qué?” para usted y su cliente, también. Si está creando una SOW para un cliente de marketing, por ejemplo, el objetivo puede ser «aumentar las ventas en un 25 % mediante el uso de promociones de cupones en Facebook y Twitter». Cualquiera que sea su objetivo, debe ser algo que sea realista de lograr. Mucha gente incluye tareas dentro de la lista de entregables. Esto es incorrecto. Los entregables son solo eso… son elementos que entrega al cliente para su revisión y aprobación.
• Declaración o alcance del trabajo:Esta declaración define el trabajo que se realizará y los pasos para completarlo, así como los entregables, es decir, el trabajo que se completará y entregará al cliente. Por ejemplo, cuando está renovando un baño, no lo renueva todo de una vez. En su lugar, abordará cada paso en el orden más lógico, probablemente comenzando por reemplazar la bañera, la ducha y el inodoro y terminando con nuevos azulejos y lechada. Cada uno de estos elementos también incluirá sus propios pasos. A veces, las empresas incluyen tareas dentro de la lista de entregables. Esta no es la forma correcta de escribir un Alcance del trabajo. Los entregables son el producto final que luego entregará al cliente. Son elementos tangibles que se aceptan o rechazan fácilmente. También es importante indicar exactamente qué entregables se están creando e incluir los detalles que describen con precisión cada entregable. Si se trata de bienes como productos, incluir el tamaño, peso, cantidad y descripción. No cometa el error de darle al cliente opciones o alternativas en el alcance; para cuando esté escribiendo este documento, ya deberían haberse tomado todas las decisiones. El SOW debe escribirse como una declaración definitiva que pretende «sellar el trato».
• Calendario: aquí es donde establecerás hitos. Fechas para completar cada proyecto, con detalles sobre quién hará qué. Si su negocio involucrará varios departamentos, deberá coordinarse para asegurarse de que el cronograma sea viable.
• Precio: Esto incluirá el costo de mano de obra, bienes y cualquier subcontratista. Si se requieren hitos de pago o un depósito inicial, esta información debe incluirse en la sección de precios de SOR, no en el cronograma. El cronograma se aplica solo a los entregables. La sección de precios debe informar a su cliente si está pagando una tarifa fija o condiciones de pago de tiempo y materiales, incluido un cronograma de pago y las condiciones de pago . Asegúrese de especificar si los pagos se basan en un hito o en un cronograma.
• Aceptación: Esta es la parte del alcance del trabajo que transforma su documento en un contrato ejecutable. Esta sección incluirá la firma de su cliente y la firma del representante comercial. Nunca inicie un proyecto sin obtener esta firma. Es más que una simple formalidad; lo ayudará en caso de disputa y sirve como un contrato legalmente vinculante para los tribunales.

Antes de escribir su alcance de trabajo

Un ámbito de trabajo bien redactado le permite a su empresa sacar el máximo provecho de sus contratos, ayuda a generar buena voluntad entre los clientes y gana su respeto como un profesional consumado. El uso de un Ámbito de trabajo para cada proyecto puede ayudarlo a establecer credibilidad, y sus clientes llegarán a confiar en que su trabajo siempre es transparente y tiene un precio justo.

Antes de sentarse a escribir su Alcance del trabajo, querrá usar estas pautas:

• Use una plantilla para su Ámbito de trabajo. Querrá adaptar esta plantilla un poco para reflejar el estilo de lenguaje que usa su empresa.
• Dedique tiempo a ver un ejemplo de Ámbito de trabajo. Hay muchos de ellos en toda la web, pero querrá encontrar uno que sea específico para su industria.
• Tómese el tiempo para comprender los requisitos de su cliente, así como sus expectativas en cuanto a los objetivos del proyecto, los plazos y los resultados. Si está preparando un Ámbito de trabajo para una agencia gubernamental, es posible que deba usar la información de su RFP para escribir un documento claro.
• Comparta la información con todos los miembros de su equipo que estarán involucrados en el proyecto. Asegúrese de prestar atención a sus inquietudes y busque su opinión sobre cualquier hito o fecha límite.
• Describe el trabajo con detalles claros y no omitas nada. Debe ser minucioso y brindar un resumen completo del proyecto , así como también cómo se implementará y administrará el proyecto. Incluya información sobre políticas y procedimientos que puedan afectar el proyecto.
• Si su cliente no está familiarizado con los documentos del Alcance del trabajo, puede mostrarle un ejemplo del Alcance del trabajo de proyectos anteriores. Esto les ayudará a comprender por qué sus especificaciones son tan importantes y les permitirá saber que usted tiene la capacidad de manejar proyectos complejos con profesionalismo.
• Asegúrese de mencionar cualquier soporte técnico, términos de garantía, acuerdos de mantenimiento y otros términos y condiciones importantes. Asegúrese de que, si ofrece una garantía, sea específico al describir qué puede anular la garantía.

Ejemplos de alcance de trabajo

 

Cree un Acuerdo de Ámbito de Trabajo Impresionante Usando Metas SMART 

En el mundo de los negocios, es posible que escuche mucho acerca de los objetivos «inteligentes», pero no esté seguro de qué significa exactamente, aparte de «inteligente». SMART es en realidad un acrónimo que se usa con frecuencia en marketing.  El establecimiento de objetivos SMART puede ayudarlo a crear un proyecto realista y concentrarse en los puntos. Esto es lo que debe tener en cuenta al desarrollar estos objetivos. (¡Deletrea SMART cuando lo pones todo junto!):

• ¿Qué, específicamente, vas a hacer para este proyecto? Asegúrese de incluir precio, colores, tamaños y complementos opcionales. Tus objetivos deben incluir todo el producto final, también conocido como entregables. Estos deben ser elementos tangibles como un sistema de software completo, una cerca, etc.
• ¿Cómo sabrá cuando el producto esté listo? ¿Cuál es la cantidad total de entregables? ¿Cuándo considerará que el proyecto está completo?
• Esto debería ser evidente, pero no haga promesas que no pueda cumplir. Sea realista acerca de los plazos y los hitos del proyecto. Asegúrese de que puede lograr lo que se propuso hacer, a tiempo cada vez.
• No agregue campanas y silbatos en este acuerdo, y no mencione el trabajo que deberá ser subcontratado. Hágale saber al cliente lo que obtendrá, pero en realidad no es necesario decirle cada aspecto de quién hace el trabajo.
• Basado en el tiempo. Establezca plazos, hitos y otras fechas clave oficialmente. Una vez que se ha firmado el documento Alcance del trabajo, sirve como contrato. Asegúrese de que estos plazos sean fáciles de alcanzar.

Alcance de las muestras de trabajo

Consejos para escribir su documento de alcance de trabajo

El alcance del trabajo debe contener toda la información sobre el proyecto que está realizando y no hacer referencia a ningún documento externo o acuerdo oral. Todos los acuerdos a los que su cliente debe ceder deben estar claramente detallados en el documento. Incluya siempre el cronograma y las condiciones de pago en su documento de alcance de trabajo. El SOW es un documento legal, y hacer referencia a documentos externos podría generar problemas. En su lugar, tómese su tiempo para escribir todas las consideraciones a fondo. Si su cliente se opone a alguno de ellos, al menos podrá revisar el documento para que esté dispuesto a firmarlo.

A veces, es útil revisar los ejemplos del Alcance del trabajo para tener una idea de cómo otras empresas han utilizado el documento. Le proporcionamos una plantilla, así como un ejemplo de Alcance del trabajo en esta página. Tómese su tiempo para buscar en línea muestras que reflejen el tipo de trabajo que realiza en su industria. Le ayudará a mantenerse competitivo y también aprenderá sobre cualquier estipulación especial que su competencia pueda implementar.

Su documento de alcance de trabajo debe explicar claramente todo el trabajo involucrado y los entregables. Debe ser un documento profesional y fácil de leer. Tómese su tiempo para comprobar si hay errores. No confíe en la revisión ortográfica o gramatical para encontrar problemas; esos programas tienden a pasar por alto muchos errores. Leer el alcance del documento de trabajo en voz alta lo ayudará a descubrir errores ortográficos o mala gramática. Tómese el tiempo para asegurarse de que los números en el documento sean precisos y que la escritura sea específica y clara.