Las organizaciones generalmente dependen de otras organizaciones, ya sea uno de sus departamentos internos o clientes externos si necesitan completar ciertos trabajos. Si su organización desea realizar un trabajo, debe utilizar formularios de órdenes de trabajo. Este documento también se denomina ticket de trabajo, orden de trabajo, ticket de servicio o ticket de trabajo. Lo usaría para describir la tarea a completar o un producto que desea fabricar o comprar.
Plantillas de órdenes de trabajo
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¿Qué es una plantilla de orden de trabajo?
Un formato de orden de trabajo es un documento que especifica qué trabajo debe hacer alguien junto con todos los detalles necesarios. Estos incluyen los materiales necesarios, los precios, los impuestos, los detalles del contrato y las condiciones de pago. La orden de trabajo puede recibir esta orden de un contratista o cliente externo o de dentro de su organización como una solicitud de trabajo para un departamento diferente. En general, los formularios de órdenes de trabajo brindan toda la información de un proyecto y también describen el proceso de cómo el trabajador completará el proyecto.
Este documento también puede incluir información sobre el alcance del proyecto, quién lo autorizó, la persona asignada al proyecto, qué se espera. Las órdenes de trabajo son importantes si desea mantenerse organizado, especialmente si se trata de solicitudes de servicio o gestión de mantenimiento.
Todas las industrias usan estos pedidos cuando llega una solicitud de un cliente y debe responder a estos de manera eficiente y rápida. Para facilitar el proceso involucrado en las órdenes de trabajo, puede usar una plantilla que lo ayude a recopilar toda la información relevante para la tarea y organizarla.
Formularios de órdenes de trabajo
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¿Cuándo necesitas este documento?
Puede utilizar varios ejemplos de órdenes de trabajo al contratar a un trabajador externo o para procesar trabajos de servicio o reparaciones dentro de la empresa. Es imprescindible crear una orden de trabajo al momento de asignar la tarea. Puede comparar esto con un contenedor donde coloca toda la información necesaria para realizar el trabajo. Completar la orden de trabajo significa que está realizando una tarea y dando instrucciones detalladas sobre la naturaleza del trabajo cuando desea que se complete.
Una vez realizado y firmado, este documento servirá como un contrato vinculante. El contratista, cliente u organización que recibe la orden de trabajo utilizará el documento como guía cuando comience el trabajo. Debe enviar este documento antes de que comience cualquier trabajo, pero quienes lo reciban pueden usarlo durante la finalización de la tarea.
Para su comodidad, puede agilizar la gestión de las órdenes de trabajo utilizando algún tipo de software de gestión de proyectos. Por ejemplo, un software que le permita establecer los costos de mano de obra y realizar un seguimiento de los tiempos que sus contratistas dedican a sus tareas utilizando hojas de tiempo seguras. Esto también facilitará el proceso de pago.
Incluso puede usar tableros Kanban para proporcionar transparencia al flujo de trabajo o gráficos de carga de trabajo para que le resulte más fácil equilibrar y priorizar tareas. A lo largo del proyecto, los contratistas pueden consultar el documento para asegurarse de que cumplirán su acuerdo.
Las órdenes de trabajo son creadas tradicionalmente por alguien dentro de la organización. Proceden de la persona responsable de supervisar la realización de la tarea indicada en el documento. Por lo general, es el director del proyecto quien creará este documento. Luego, la persona que recibe el documento (como el contratista) presentará los detalles de los costos, incluidos elementos como materiales, mano de obra y más.
Tanto usted (como director del proyecto) como el contratista primero deben llegar a un acuerdo antes de estampar sus firmas en el documento. En cuanto a los clientes, no suelen estar involucrados en el proceso, pero también recibirán una copia del documento final para colocar su firma.
Información a incluir
Si desea crear una orden de trabajo bien escrita, debe incluir las secciones importantes que brindan los detalles necesarios para que los trabajadores puedan comprender de manera efectiva la tarea en cuestión y completarla. También puede usar una plantilla de orden de trabajo para crear órdenes de trabajo más eficientes. Estos documentos difieren de otros documentos.
Deben estar completamente libres de errores. Recuerde que si hay un error en un solo aspecto del trabajo, afectará a todo lo demás. Por lo tanto, asegúrese de incluir y verificar la siguiente información. Para esto, usemos una orden de trabajo de mantenimiento como ejemplo:
- Activo: La pieza de equipo que necesita trabajo.
- Descripción: Describa el problema y lo que ha observado en el momento previo al problema.
- Alcance del trabajo : Describa el trabajo o las habilidades requeridas para completar el trabajo.
- Herramientas y piezas necesarias: enumere las piezas que se deben reemplazar o las herramientas que se deben usar para solucionar el problema.
- Notas sobre salud y seguridad: Describa el equipo y los procedimientos de seguridad necesarios. Además, tenga en cuenta cualquier casi accidente o accidente que pueda haber ocurrido en el pasado mientras trabajaba en un problema similar.
- Fecha de solicitud: Indique cuándo creó el documento.
- Nombre, departamento y datos de contacto del solicitante: Proporcione sus datos.
- Fecha de finalización esperada: Indique la fecha en que espera que se complete el trabajo.
- Fecha de finalización real: indique cuándo se completó el trabajo y se cerró la orden de trabajo.
- Número esperado de horas de trabajo: Indique cuántas horas debe tomar para completar el trabajo.
- Horas de trabajo reales: Indique el número real de horas que tomó completar el trabajo.
- Lista de verificación de tareas: incluya una guía paso a paso para realizar el trabajo (si es necesario).
- Prioridad: indique si se trata de un trabajo de prioridad alta, media o baja.
- Asignado a: Indique quién hará el trabajo, si el trabajo requiere más de una persona o si necesita un contratista externo.
- Documentos asociados: Indique si existen recursos que puedan ser de ayuda para la realización del trabajo de manera más eficiente. Esto puede incluir manuales, SOP, diagramas, historial de activos, videos, imágenes, órdenes de compra o cualquier otra cosa.
- Notas: Incluya cualquier otra observación que pueda ayudar a completar el trabajo o revise la orden de trabajo después de que se complete el trabajo. Algunos ejemplos de notas pueden incluir la frecuencia con la que ocurre el problema, los métodos de solución de problemas o la solución que funcionó.
Plantillas de órdenes de trabajo de Excel
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Ejemplos de órdenes de trabajo
Es importante proporcionar a la persona o empresa con la que está haciendo negocios toda la información y los detalles necesarios sobre el trabajo que está solicitando. El uso de una plantilla proporcionará detalles sobre la orden de trabajo, el tipo de trabajo necesario, las cuotas, los impuestos y los detalles de pago de forma organizada. La mayoría de las industrias usan estos documentos para monitorear tareas y cómo completarlas. Estos son algunos ejemplos de plantillas que puede utilizar:
- Para trabajos de mantenimiento
Esta plantilla se crea específicamente para órdenes de mantenimiento. Incluye secciones que describen los detalles del trabajo, costos de materiales y mano de obra, y gastos totales. También tiene espacio para ubicación, fecha de inicio, información del contrato y una firma de aprobación.
- Para trabajos de servicio
Con esta plantilla, puede incluir información como los servicios que brindará, las piezas requeridas, los montos adeudados, los cargos adicionales y los impuestos. También incluye campos para la fecha del servicio y el número de seguimiento para que su registro sea más preciso.
- Para trabajos de automoción
Puede usar esta plantilla que incluye la información sobre el vehículo y detalles sobre las piezas y los costos de mano de obra.
- Por dejar de trabajar
Puede usar esta plantilla para suspender un proyecto o trabajo. Debe indicar los motivos de la suspensión y el plazo. También puede incluir detalles sobre el proyecto y qué parte del mismo le gustaría cancelar o suspender.
- Para trabajo de TI
Con esta plantilla, puede crear una solicitud de servicios de TI. Puede enumerar las tareas de TI requeridas e incluir la fecha de su solicitud, detalles sobre el trabajo y su información de contacto.
- Para trabajos de diseño gráfico.
Puede utilizar esta plantilla para solicitar servicios de diseño. Utilice un diseño que sea fácil de entender y que contenga un alto nivel de detalle.
- Para trabajos de paisajismo
Esta plantilla incluye secciones para más tareas, junto con espacio para descripciones más detalladas. También puede incluir secciones para listas de mano de obra y materiales para calcular los costos.
Formatos de órdenes de trabajo
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¿Cómo hacer una plantilla de orden de trabajo?
Las órdenes de trabajo impulsan sus operaciones de mantenimiento. Los usa para impulsar a su equipo para que puedan trabajar de una parte del proyecto a la siguiente. Por lo tanto, es importante dominar la plantilla de orden de trabajo para asegurarse de que sus operaciones siempre funcionen sin problemas. Considere estos pasos al escribir este documento. Nuevamente, usemos una tarea de mantenimiento como ejemplo:
- identificar el trabajo
Puede clasificar los proyectos de mantenimiento en dos grupos: mantenimiento planificado y no planificado. El primero incluye aquellas tareas que no puedes prever como averías inesperadas. El segundo incluye trabajos que ya conoce de antemano, como inspecciones de rutina.
- Crear la solicitud de mantenimiento
Reúna los detalles del trabajo, luego envíe el documento a su equipo de mantenimiento para que puedan tomar más medidas. Por ejemplo, tienes una máquina que se acaba de averiar. Primero debe crear una solicitud de trabajo y luego enviarla a su equipo de mantenimiento. Si se trata de un trabajo planificado, debe crear la orden de trabajo y enviarla de manera oportuna.
- Programar la orden de trabajo
Hay algunos trabajos que requieren más atención que otros. Por ejemplo, no necesita reparar una bombilla rota de inmediato, pero debe ocuparse de una cinta transportadora rota de inmediato, especialmente si afecta a otros trabajos en su organización. Es por eso que debe aprender a priorizar y programar todas las órdenes de trabajo que se crean.
Después de priorizar el trabajo, es hora de crear un horario para ello. Puede programar la orden de trabajo en función de una fecha límite, bloques de tiempo dedicados o activadores de mantenimiento planificados. Establecer una fecha límite para cada trabajo mantendrá a todos informados y responsables para que no se pierda nada.
- Asignar el trabajo
El siguiente paso es poner en marcha su orden de trabajo. Asignaría la orden de trabajo al trabajador que completará el trabajo. El trabajo puede ser tan simple como una revisión del equipo de 10 minutos o tan complejo como un trabajo de reparación que puede tardar algunos días o semanas en completarse.
- Cerrar y documentar la orden de trabajo
Tan pronto como la persona asignada haya completado todos los términos de la orden de trabajo, ahora puede cerrarla. Si es el director del proyecto, debe estampar su firma en el documento para el cumplimiento. Una vez cerrado, archivará la orden de trabajo. Es esencial mantener un registro adecuadamente organizado para que las órdenes de trabajo se utilicen para crear historiales de activos, revisar soluciones hechas en el pasado, preparar auditorías y más.
- Analizar o reformular la orden de trabajo
Las órdenes de trabajo que ya se cerraron archivadas aún contendrán información valiosa. Puede consultarlos cuando necesite proporcionar información sobre los sistemas y procesos de su empresa para que pueda mejorar sus operaciones. Un registro de órdenes de trabajo también ayudará a aquellos con quienes trabajará, ya que pueden identificar fácil y rápidamente cualquier solución alternativa o pasos perdidos, en caso de que vuelva a surgir el mismo problema.
Dar formato a una plantilla de orden de trabajo
Debe formatear sus órdenes de trabajo de tal manera que pueda usarlas fácilmente. También deben contener toda la información requerida y crítica para completar un trabajo. En la mayoría de los formularios, el nombre y los datos de contacto de la persona que realiza la solicitud de orden de trabajo estarían en la parte superior. Luego puede incluir los otros detalles. Luego, debe incluir una contabilidad de materiales y mano de obra más espacio para registrar las horas y el uso reales.
El formato correcto es esencial para el seguimiento de los costos y los procesos generales. Puede crear órdenes de trabajo manualmente usando un documento de hoja de cálculo o automáticamente usando un generador de órdenes de trabajo. Aquí hay más detalles sobre estas opciones de formato:
- Usa una hoja de cálculo
Crear una plantilla de orden de trabajo de Excel solo lleva poco tiempo. Puede personalizar las hojas de cálculo para que se ajusten a sus necesidades. El uso de Excel es una excelente solución para las empresas más pequeñas.
- Generador de órdenes de trabajo
Hay sitios que ofrecen generadores de órdenes de trabajo gratuitos en línea. Estos generadores le harán algunas preguntas antes de crear el documento para usted.
