Debemos darle crédito a los japoneses por idear un sistema de programación que, entre otras funciones, puede aumentar la productividad y minimizar el desperdicio en un entorno de fabricación. Kanban mejora la eficiencia de la fabricación y el sistema toma su nombre de las tarjetas que rastrean la producción dentro de una fábrica. En cualquiera de sus manifestaciones, las tarjetas y tableros Kanban han demostrado ser herramientas valiosas en muchas industrias productivas.
Tarjetas Kanban
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¿Qué son las tarjetas Kanban?
Taiichi Ohno, un ingeniero industrial y hombre de negocios conocido como el padre del Sistema de producción de Toyota, tiene el mérito de introducir el sistema de tarjetas Kanban. El objetivo principal de este sistema es gestionar el flujo de piezas en líneas de producción JIT o “justo a tiempo”.
El término «Kanban» es un término japonés derivado de «kan» y «ban», que significa visual y tarjeta respectivamente. En conjunto, kanban se traduce aproximadamente como «tarjeta que puedes ver». Ohno se inspiró para desarrollar plantillas de tarjetas Kanban para el sistema cuando notó que los estantes de una tienda de comestibles solo tenían existencias suficientes para satisfacer la demanda de los clientes.
Además, el inventario de la tienda solo se reabastecía si había espacios vacíos en los estantes. A partir de esta observación, a Ohno se le ocurrió la idea de crear marcadores visuales que pudieran disminuir los inventarios innecesarios. El sistema también ayuda a descubrir y procesar problemas de flujo de trabajo. Estos marcadores visuales son las tarjetas Kanban y, debido a su practicidad, todavía se usan en la actualidad.
El origen de las tarjetas Kanban
Las hojas y tarjetas Kanban tienen un sistema de naturaleza muy visual. Esto facilita que los equipos de una empresa se comuniquen mejor con respecto a qué trabajo deben hacer y cuándo. A medida que Kanban se convirtió en un sistema de trabajo de conocimiento, las tarjetas Kanban se volvieron representativas de un elemento de trabajo separado.
No hay procesos complicados relacionados con el uso de tarjetas Kanban y hojas Kanban. La forma más común de mostrar las «piezas de trabajo» es usando notas adhesivas en una pizarra con líneas para ilustrar los pasos que el equipo debe seguir en el proceso.
Estas notas simples contienen información vital para cada trabajo. La ubicación de las notas en la pizarra define visualmente el estado del elemento de trabajo dentro del proceso del equipo. De esta simple rutina surgió el uso moderno de las tarjetas Kanban.
¿Por qué las tarjetas Kanban son tan efectivas?
Al diseñar el concepto de las tarjetas Kanban, Ohno tuvo en cuenta los aspectos psicológicos y emocionales del cambio. Para hacer esto, Ohno formuló un conjunto de barandillas que guiarán las acciones para aclarar qué se requiere para que el sistema sea efectivo y empoderar a quienes contribuyen a él.
Estas barandillas son altamente efectivas y ahora son parte de las prácticas generales y principios básicos. Estos principios describen cómo y qué debe pensar para tener éxito en la gestión de la eficiencia:
- Comience con la información que conoce
El sistema Kanban nunca se trata de procesos específicos. Más bien, se utiliza para evaluar los procesos existentes, por lo que no es necesario realizar cambios radicales de inmediato. - Acepte seguir el cambio incremental
El método Kanban admite un cambio constante en el sistema actual. Pero tienes que hacer esos cambios gradualmente y en pequeños incrementos. No se recomiendan cambios drásticos, de gran alcance o radicales, ya que es posible que encuentre una resistencia inevitable. - Respetar los roles, procesos, títulos y responsabilidades actuales
El método Kanban permite cambios en el sistema, respeta y reconoce el hecho de que el estado actual de la organización tiene valor. El estilo Kanban de cambio incremental puede crear un soporte de implementación más amplio porque las pequeñas correcciones que introduce son más aceptables que una revisión completa. - Fomentar los actos de liderazgo en todos los niveles
El método Kanban es compatible con Kaizen, que es una filosofía empresarial japonesa de mejora continua de las prácticas laborales, la eficiencia personal, etc. Cree que cualquiera en el equipo puede crear grandes ideas, no solo la gerencia.
Plantillas de tarjetas Kanban
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¿Qué incluir en tus tarjetas Kanban?
El objetivo principal de las tarjetas Kanban es transmitir visualmente el progreso de un elemento de trabajo a medida que fluye a través de un sistema o proceso. Para entender esto mejor, debes conocer las características más importantes de una plantilla de tarjeta Kanban. Aquí hay algunos detalles de la tarjeta para ayudarlo a guiarlo mientras crea su propia plantilla Kanban Excel:
Cara o Frente
Dado que el propósito principal de la tarjeta es una vista rápida del estado visual de los elementos de trabajo, la cara o el frente deben presentar detalles significativos para su equipo y esta información incluye:
- Un título o identificador único
- Una breve descripción de la obra.
- Una estimación del tamaño de la obra.
- La persona asignada al trabajo.
La información debe caber en el frente de la plantilla de la tarjeta Kanban.
Atrás
A medida que la tarjeta avanza por el flujo de trabajo, cualquiera de los miembros del equipo puede utilizar la parte posterior de la plantilla para anotar las métricas aplicables, que incluyen:
- Fecha de inicio
- Ubicación y días bloqueados
- Tiempo de espera
- Fecha de finalización
En cierto modo, la tarjeta en última instancia proporciona información importante sobre el flujo de trabajo general. Con la tarjeta, puede comprender no solo el flujo de trabajo del sistema, sino también identificar cualquier problema de cuello de botella antes de que pueda tener un impacto significativo en el sistema.
La información de la tarjeta también le brinda una oportunidad de mejora continua. La precisión de las métricas de registro hace que el equipo se dé cuenta del valor del sistema Kanban.
Las prácticas generales al usar tarjetas Kanban
Para que un sistema Kanban funcione con los máximos resultados hacia un objetivo determinado , existen algunas prácticas que describen las cosas que debe hacer :
- Intente visualizar el flujo de trabajo Las
tarjetas Kanban funcionan de manera efectiva si puede visualizar todo el flujo de trabajo de su empresa. Si puede visualizar la cantidad de solicitudes, cuánto tiempo lleva cumplir con las solicitudes, quién hace los riesgos y las solicitudes, entonces puede tomar los pasos de administración apropiados como individuo y como equipo.
Puede colocar hojas y tarjetas Kanban en un tablero Kanban para que todos los miembros del equipo puedan permanecer en el flujo de trabajo existente. - Limite el trabajo en curso
Esta es una piedra angular muy importante del sistema Kanban. Si limita el trabajo en progreso, esto obliga a los miembros de su equipo a concentrarse en tareas específicas para completar. Esto también destaca dónde se obstruye el trabajo antes de que una situación llegue a una etapa crítica. - Administre el flujo
Kanban puede ayudar en el seguimiento visual y la administración de tareas para brindar el máximo valor. Puede lograr esto en función de los datos que ha recopilado sobre el tiempo del ciclo junto con otras métricas que acordó. Utilice la información sobre el estado reciente del trabajo. - Establezca políticas explícitas
Cuando los equipos trabajan de la mano, crean las reglas fundamentales sobre sus flujos de trabajo para varios elementos y deciden cuándo es el momento de mover los elementos a la siguiente fila o carril.
Los equipos también hacen sus planes sobre cómo tomar nota y tratar tareas o trabajos bloqueados. Marque todos estos elementos cerca de la pizarra para que el equipo trabaje para realizar mejoras. - Aplicar circuitos de retroalimentación
Es común que los equipos Kanban tengan reuniones diarias periódicas con la Junta para discutir formas de mejorar la entrega de tareas y el proceso general y determinar dónde pueden eliminar el desperdicio. - Trabajar juntos para mejorar
El sistema Kanban señala áreas en el proceso que requieren mejoras. Una vez determinados, los grupos de trabajo desarrollan formas de resolver problemas, formulan hipótesis y luego prueban sus soluciones.
Al utilizar los mismos principios y prácticas generales, también puede aplicar el sistema Kanban en muchos departamentos comerciales, incluidos:
- Equipos de auditoría
- Recursos humanos
- Gestión de proyectos de marketing
- Ejecutivo organizacional y liderazgo estratégico.
- Administración de tareas
Pero para que el sistema Kanban tenga éxito, el equipo debe involucrarse profundamente. Cada miembro del equipo debe manejar sus tareas asignadas dentro de los estándares establecidos y seguir las reglas antes de entregar la tarea al siguiente equipo o individuo. Además, cada miembro debe mantener actualizada la información de Kanban y hacer que sea fácilmente accesible para todos.
Plantillas Kanban de Excel
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Plantillas de tarjetas Kanban físicas o virtuales
Hay dos formas de hacer una plantilla de tarjeta Kanban, tiene la plantilla Kanban Excel física y la versión digital. Hoy en día, muchos prefieren la plantilla de tarjeta Kanban virtual debido a las funciones que ofrece. Pero tenga en cuenta que cualquiera de los dos puede servir para el mismo propósito.
- Plantillas de tarjetas Kanban
Hacer una plantilla de tarjeta Kanban es una forma de reducir estos descuidos en el entorno de trabajo. Sin embargo, por lo general, todos los miembros del equipo ya tienen una comprensión coherente y clara de sus trabajos, lo que hacen y lo que aún deben hacer. Incluso cuando hay un cambio en el alcance del trabajo , los miembros del equipo siempre pueden encontrar formas de optimizar los procesos.
Pero como se discutió anteriormente, la plantilla de la tarjeta Kanban es una gran herramienta para capturar y comunicar este aprendizaje. Para trabajos basados en repetición puedes estandarizar las tareas con el uso de hojas Kanban o plantillas de tarjetas. Esto mejora el proceso y lo hace eficientemente, ahorrando tiempo y recursos. - Plantillas de tarjetas Kanban digitales
Este tipo de plantilla proporciona un acceso fácil y equitativo para los miembros del equipo en el sitio y remotos. La recopilación automática de datos alimenta tablas y gráficos para una implementación de datos más rápida. También viene con historial almacenado durante toda la vida de la tarjeta.
