Una plantilla de línea de tiempo es una herramienta muy útil para los gerentes y planificadores de proyectos. Los cronogramas permiten que todos los involucrados en el proyecto tengan una idea de dónde se supone que debe estar el proyecto y cuánto trabajo queda. Los cronogramas también ayudan a mantener los proyectos encaminados y explican visualmente los diferentes logros del proyecto . Es imposible planificar adecuadamente algo sin una línea de tiempo. Necesita saber qué se está haciendo, qué se ha hecho y qué queda por hacer.
Las líneas de tiempo se usan de muchas maneras diferentes y también pueden representar muchas cosas diferentes. Tenemos muchos cronogramas de gestión de proyectos diferentes para que los descargue y los use.
Plantillas de línea de tiempo
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Uso de líneas de tiempo para marcar el ritmo
Los cronogramas a menudo se crean al comienzo del proyecto porque permiten a los gerentes marcar el ritmo del proyecto. Un proyecto involucra a muchas personas y tareas diferentes y tener una plantilla unificada significa que las personas saben lo que se supone que deben hacer y cuándo se supone que deben hacerlo. La línea de tiempo define cuándo debe completarse el proyecto, lo que les dice a todos los involucrados en el proyecto cuánto tiempo tienen para el proyecto. Si está creando una línea de tiempo para establecer el ritmo, es importante que tome medidas realistas de cuánto tiempo llevará cada tarea. A menudo, las personas terminan siendo demasiado optimistas cuando crean cronogramas y se comprometen con fechas de finalización que son inalcanzables. No cree una línea de tiempo que se salga totalmente de los rieles si alguna de las tareas involucradas se retrasa. Su línea de tiempo debe tener algo de margen porque en la vida real habrá algunas complicaciones sin importar cuán bien planificado esté. Es mejor crear un plan que pueda recibir algunos golpes sin descarrilarse.
Usar líneas de tiempo para administrar
Los cronogramas también son fantásticos para los gerentes porque facilitan la comprensión de la cantidad de trabajo que se ha realizado y la cantidad de trabajo que queda por hacer. Los gerentes deben tener una comprensión innata del proyecto y su alcance y plazos ayudan mucho en ese sentido. Si está utilizando líneas de tiempo para administrar el proyecto, entonces debe estar más atento y detallado al hacer la línea de tiempo. Algunas de las plantillas de línea de tiempo de Excel que tenemos le permitirán ingresar incluso los detalles más pequeños en la línea de tiempo.
La razón por la que tienes que ser más descriptivo es que tu propósito es diferente; si está haciendo una línea de tiempo para marcar el ritmo, puede hablar sobre los objetivos generales del proyecto. Si simplemente está tratando de contar una historia, solo necesita mencionar los hitos principales . Sin embargo, si está utilizando la línea de tiempo como una herramienta de gestión de proyectos adecuada, deberá asegurarse de que nada se pierda o se pase por alto. Una vez que haya creado su línea de tiempo, también debe seguir actualizándola a medida que pasa el tiempo. Siga ingresando más detalles a medida que surjan y su línea de tiempo será una gran herramienta para todos los involucrados en el proyecto.
Usar líneas de tiempo para contar una historia
Las líneas de tiempo también son una excelente manera de conmemorar el progreso o un logro. Muchas corporaciones tienen una línea de tiempo visual de los humildes comienzos y el estado actual de su empresa en algún lugar de la oficina. Cuando logras llevar una empresa de una pequeña startup a un gran jugador, es necesario guardar un recuerdo que muestre el viaje. Los cronogramas también son excelentes si está tratando de explicar un evento o un desarrollo. Simplemente puede mapear los puntos principales de la historia en la línea de tiempo y las personas podrán comprender las relaciones entre los eventos simplemente mirando dónde se encuentran los diferentes eventos en su línea de tiempo.
Si está utilizando líneas de tiempo para contar una historia, use una de las plantillas de línea de tiempo de PowerPoint que tenemos disponibles para descargar. La razón detrás de esto es simple; es mucho más fácil ser visualmente interesante en Powerpoint en comparación con Excel o incluso Word. Podrá agregar fácilmente gráficos y efectos para hacer que la historia realmente destaque. Cuando estás contando una historia, lo mejor es hacerlo con tantas imágenes como puedas para aumentar el impacto en el espectador.
Ejemplos de línea de tiempo
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Cómo hacer una línea de tiempo
Cuando se propone hacer una línea de tiempo, las cosas pueden parecer confusas si salta directamente a la línea de tiempo. Deberá trabajar un poco antes de crear la línea de tiempo si desea poder hacerlo correctamente. Siga estos pasos y podrá hacer una gran línea de tiempo en muy poco tiempo.
Averiguar el objetivo de la línea de tiempo
¿Qué está tratando de lograr su línea de tiempo? Si está haciendo la línea de tiempo con fines decorativos o si la está haciendo para un proyecto de clase, no es necesario que la llene de detalles. Si lo está haciendo para un proyecto , tendrá que pensar mucho en él. Primero debe determinar lo que está tratando de decirle a la gente a través de la línea de tiempo y luego podrá hacerlo.
Anota la información importante
Cree un archivo de texto e ingrese todos los eventos que mencionará en la línea de tiempo. Recuerde, se vuelve muy engorroso si ya ha diseñado una línea de tiempo y resulta que necesita cambiar algunos eventos más adelante. Es mucho mejor simplemente finalizar los eventos de antemano en lugar de pensar en ellos una vez que esté haciendo la línea de tiempo. Comparte los eventos que anotas con otras personas involucradas en el proyecto y recibe sus comentarios. Pregúnteles si quieren que se agregue alguna información o evento a la línea de tiempo. Una vez que esté seguro de haber ingresado la cantidad correcta de información, puede pasar a construir su línea de tiempo.
Elija una plantilla que se ajuste
Encontrará muchas plantillas diferentes de cronogramas de proyectos en nuestro sitio web. Debe averiguar qué plantilla de línea de tiempo es la adecuada para usted. Algunas de las plantillas tienen más estilo y se adaptan mejor a las líneas de tiempo visualmente más intensivas. Nuestras plantillas de línea de tiempo de PowerPoint son excelentes si se enfoca más en las imágenes y desea un archivo que se pueda editar rápidamente. Por otro lado, nuestras plantillas de línea de tiempo de Excel serán perfectas si desea ser más técnico con la línea de tiempo y tener un control más profundo sobre cómo se ve. Ninguna plantilla es incorrecta y ninguna plantilla es correcta. Lo que importa es entender qué plantilla es la adecuada para usted.
Usa imágenes
Una línea de tiempo es una herramienta visual; necesitas usar imágenes siempre que puedas. Un gran ejemplo es la línea de tiempo de un edificio en construcción. Claro, simplemente puede ingresar los hitos principales, pero la línea de tiempo se verá mucho mejor si realmente inserta imágenes del edificio en diferentes fases de la construcción y en construcción. Piense en su proyecto como un edificio; ¿Qué imágenes transmitirían el mismo mensaje pero para su proyecto? Inserte imágenes donde corresponda y su línea de tiempo tendrá un buen impacto visual. Recuerde que es posible ingresar demasiadas imágenes y hacer que se vea llamativo, por lo que debe mantener el buen gusto.
Use múltiples líneas de tiempo si es necesario
No tienes que dibujar todo en línea recta. Si está ejecutando un proyecto que consiste en diferentes tareas que se realizan de forma independiente, no tenga miedo de insertar más líneas que luego puedan converger en una línea de tiempo. Recuerde, lo importante aquí es que su línea de tiempo cuente la historia correcta. Eso a veces puede significar que tendrá que fusionar diferentes líneas de tiempo o resaltar las diferentes fases en las que se encontraba el proyecto. Encontrará que muchas de nuestras plantillas de línea de tiempo de Excel tienen diferentes tareas y líneas de tiempo más pequeñas independientes de la línea de tiempo original. Esto se hace para garantizar que su línea de tiempo proporcione información completa sin omitir la información necesaria. Siempre es una buena idea dividir la línea de tiempo en fases si está haciendo la línea de tiempo para un gran proyecto .
Ejemplos de línea de tiempo
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Errores comunes que se deben evitar al hacer una línea de tiempo
Hay algunos problemas que son muy frecuentes en muchas líneas de tiempo que hemos visto. Si desea asegurarse de no cometer uno de los errores que la gente suele cometer, siga leyendo y evite cometer cualquiera de estos.
demasiado texto
Es fácil ver por qué la gente comete tanto este error. Quieren contar la historia completa y terminan poniendo demasiado texto en la línea de tiempo. Si cree que el texto es lo único que transmitirá lo que desea transmitir, tal vez debería simplemente escribir sobre el proyecto en lugar de crear una línea de tiempo. Si está decidido a crear una línea de tiempo, debe dejar que las imágenes hablen. Comprenda que la línea de tiempo en sí misma cuenta un poco de la historia. Si simplemente ingresa los hitos principales, las personas podrán ver cuánta diferencia hay entre dos puntos diferentes en la línea de tiempo. Una línea de tiempo no pretende contar la historia completa; está destinado a proporcionar una idea general sobre qué tan avanzado ha llegado algo. Las personas que deseen más detalles pueden obtenerlos en otro lugar.
Malos esquemas de color
Cuando mire nuestras plantillas de cronograma de proyectos, notará que tienen combinaciones de colores bien pensadas. Muchas personas terminan usando combinaciones de colores inapropiadas y poco profesionales que pueden terminar pareciendo muy vulgares. Asegúrate de elegir colores que se adapten a la ocasión. Si lo está haciendo para un proyecto de oficina, es mejor quedarse con el negro, los grises y los tonos más oscuros de azul. Si está haciendo la línea de tiempo para la escuela , puede usar colores más brillantes y vivos. Puede elegir diferentes esquemas de color de las muchas plantillas que tenemos disponibles para descargar.
Texto ilegible
Demasiadas líneas de tiempo tienen texto demasiado pequeño o del color incorrecto. Debe tener una idea de dónde se mostrará su línea de tiempo. Si va a pegarlo en una pared, puede poner una gran cantidad de texto pequeño, pero si está destinado a verse en una pantalla, asegúrese de que el texto sea lo suficientemente grande como para poder leerlo. También asegúrese de que el texto contraste bien con el fondo de la línea de tiempo o los gráficos sobre los que ingresará el texto. Si no está seguro del texto, siempre puede optar por texto blanco con un contorno negro, ya que es fácilmente visible en casi cualquier color.
demasiados eventos
Debe haber algún espacio entre los diferentes eventos en la línea de tiempo. Si intenta incluir demasiados eventos en la línea de tiempo, comenzará a verse como una colección de eventos en lugar de una línea de tiempo organizada. Ingrese solo los hitos más importantes y los logros más importantes en la línea de tiempo y asegúrese de espaciarlos correctamente. Si el evento no significó un cambio importante en el proyecto o un logro importante, puede eliminarse.
Descargar plantillas de línea de tiempo
Para asegurarnos de que encuentre la plantilla de línea de tiempo del proyecto que necesita, hemos puesto a su disposición muchas plantillas diferentes para descargar. Encontrará plantillas que le permiten crear líneas de tiempo muy simples rápidamente y encontrará plantillas que le permiten hacer líneas de tiempo técnicas en Excel también. Nuestras plantillas se han diseñado pensando mucho para garantizar que encuentre algo que funcione para usted.
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