Como propietario de un negocio, puede usar acciones correctivas en situaciones en las que el proceso comienza a experimentar fallas y no está en línea con los objetivos previstos. Ocurre a menudo en el entorno de trabajo y necesita acciones correctivas para evitar que estos comportamientos vuelvan a ocurrir. Para esto, necesita una plantilla de plan de acción correctiva para anotar los detalles más importantes del proceso y las acciones correctivas de la situación.
Plantillas de planes de acción correctiva
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¿Qué es una plantilla de plan de acción correctiva?
Las organizaciones y empresas utilizan ejemplos de planes de acción correctivos para tratar y prevenir comportamientos y situaciones no deseadas en el trabajo. Con esto, puede identificar los incidentes adversos y los comportamientos indeseables y luego tratarlos de la manera más adecuada.
El uso de una plantilla de acción correctiva lo ayuda a crear un documento oficial que ofrece orientación en el proceso. Hay diferentes plantillas que puede usar, incluidos rediseños de productos, capacitación y otras mejoras.
También existen diferentes formas de implementar acciones correctivas. Por ejemplo, puede implementar cambios en toda la empresa y luego presentarlos en conferencias o reuniones . Para las cosas que involucran a un solo empleado, el enfoque más común es una reunión uno a uno.
Si una acción correctiva no logra resolver el problema, puede tomar otras medidas. Por ejemplo, puede enviar advertencias por escrito al empleado. En algunos casos, puede suspender al empleado hasta que se resuelva el problema.
Ejemplos de planes de acción correctiva
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¿Cuándo necesita una acción correctiva?
Puede aplicar acciones correctivas en diferentes situaciones y las aplicará dependerá del departamento. Aquí hay algunas situaciones en las que puede usar un formulario de acción correctiva:
- Aplicación de Recursos Humanos
Los gerentes del Departamento de Recursos Humanos pueden usar un plan de acción correctivo de muestra después de intentar aconsejar, entrenar o rectificar el comportamiento de un empleado. En la mayoría de los departamentos de recursos humanos, quienes favorecen la acción correctiva tienden a ver esto como una acción disciplinaria.
Pero en otros departamentos, como fabricación y producción, pueden adoptar el enfoque opuesto en el que fomentan el uso adecuado de acciones correctivas en los procesos como parte del proceso de mejora continua. - Aplicación de atención médica
En los casos que involucren servicios de atención médica, una agencia reguladora del gobierno podría instigar el uso de una plantilla de plan de acción correctiva. Muchos prefieren un plan de acción correctivo efectivo para prevenir planes de sanción y auditorías junto con acciones legales. - Fabricación de productos médicos
Dado que los productos farmacéuticos y los dispositivos médicos se rigen por la Administración de Alimentos y Medicamentos, es responsabilidad de CAPA evitar deficiencias eliminando los productos defectuosos.
Formularios de acción correctiva
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¿Cuáles son los elementos clave de un plan de acción correctivo?
Su plantilla de plan de acción correctiva debe incluir:
- Una forma estándar de tratar las deficiencias.
- Un proceso para comenzar, investigar y aplicar un plan de acción correctivo.
- Aclaración de las responsabilidades del contratista o miembro del equipo.
- Establecimiento claro de las cuestiones que requieren este plan.
- Información sobre los recursos disponibles, las limitaciones, las partes interesadas, las métricas de finalización, las fechas de vencimiento y las actualizaciones de progreso.
Muestras del Plan de Acción Correctiva
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¿Cómo se escribe un plan de acción correctivo?
La solución de los problemas que surgen comienza con la identificación de la causa de lo que salió mal como la máxima prioridad. El siguiente paso es donde comienza el verdadero trabajo, ya que crea una plantilla de plan de acción correctiva que resolverá completamente el problema. Estos son los pasos que puede usar como guía para hacer su formato de plan de acción correctivo:
- Enlace a un registro de cumplimiento
Las acciones correctivas no pueden existir por sí solas. Por lo general, están conectados a áreas significativas de los registros de cumplimiento para comunicar todo el contexto del problema. Esto significa que primero debe vincular cada acción correctiva a la fuente correspondiente. - Establezca los elementos de acción
El principal objetivo de los ejemplos de acciones correctivas de los empleados es la formulación de los elementos de acción que utilizará para tratar el problema en cuestión. Puede que tenga que dividir esto en pasos proporcionando más detalles cuando sea necesario. Esto ayuda a los involucrados a comprender lo que deben hacer. - Definió el flujo de trabajo
Asegúrese de que cada uno de sus pasos de acción correctiva pase por una serie de puntos clave. El proceso puede comenzar incluso antes de que haya formado el plan. Por ejemplo, cuando alguien hace una revisión del evento iniciador y examina la causa raíz.
Incluso la ejecución del plan en sí puede requerir la participación de varias personas, lo que podría crear oportunidades para que el problema se pierda. Recuerde que un proceso de acción correctiva verdaderamente integral evitará que esto ocurra y eliminará los intercambios de correo electrónico de ida y vuelta que desperdician tanto tiempo. - Identificar las partes responsables
Una parte importante de la redacción de este plan es la asignación de las partes responsables. Esto puede parecer demasiado obvio, pero todavía hay algunas formas en las que puede impulsar este proceso.
Primero, cree un cronograma de entregables según los roles. Esto agiliza el proceso al tiempo que crea responsabilidad en torno a cada uno de los elementos de acción. En segundo lugar, también debe considerar cuál es el proceso en caso de que la persona no lo cumpla. Usted crea reglas sobre quién tendrá la responsabilidad si un entregable cae en unas vacaciones programadas mientras notifica a un supervisor cuando alguien pierde la pelota por completo. - Evaluar los riesgos
Esta es la última parte importante de cualquier plan de acción correctiva que funcione. De hecho, también puede aprovechar una evaluación de riesgos tanto al principio como al final del proceso de acción correctiva.
Al principio, cada una de las solicitudes de acciones correctivas puede incluir un nivel de criticidad para calcular el riesgo en función de la matriz de riesgo que ha desarrollado internamente. Esto le permite filtrar los problemas de mayor riesgo que necesitan una solución inmediata antes de que comiencen a desarrollar problemas adicionales.
También puede evaluar el riesgo de forma crítica antes de resolver la solicitud, ya que sería el momento adecuado si la acción realizada puede o no reducir el riesgo de manera aceptable. Si la acción no cumple con los requisitos, sabrá que es hora de devolverla al inicio del proceso de acción correctiva.
Fuera del plan en sí, será el proceso de elaboración de informes el que unirá todo, brindándole así una visión general de alto nivel de la eficacia de su plan. Esto le permite ver elementos como qué artículos de alto riesgo ya están vencidos, el tiempo promedio de cierre y cualquier cuello de botella existente en su proceso.
Formatos de planes de acción correctiva
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Implementación de su plan de acción correctivo
Una vez que haya entendido el formulario de acción correctiva y su importancia, es hora de concentrarse en cómo implementarlo para obtener los mejores resultados. Cuando tenga a mano los ejemplos de acciones correctivas de sus empleados, impleméntelos a través de los siguientes pasos:
- Investigue el problema
Cuando haya creado su plantilla de plan de acción correctiva, debe tratar de comprender el problema subyacente. A pesar de que ya se han establecido procedimientos operativos estándar o pautas, todavía puede haber algunos obstáculos básicos que hacen que estos estándares y pautas sean demasiado difíciles de lograr.
Pero cuando llega a los problemas centrales, las soluciones a menudo se presentan solas. Como tal, se vuelve más fácil planificar, tomar nota y aplicar su plan de acción correctivo. - Planifique su proceso
Después de haber adquirido una comprensión integral del problema en cuestión, ahora es el momento de planificar su proceso de mejora. Para ello, debe hacer lo siguiente:
Examinar la causa raíz del problema.
Evalúe y evalúe los desencadenantes de no conformidad, como auditorías, quejas de clientes, especificaciones de procesos, etc.
Identifique cualquier otro problema relacionado.
Determinar posibles soluciones.
Implemente sus protocolos para la gestión de riesgos.
Establecer las responsabilidades de los involucrados en las distintas etapas.
Establezca un período de tiempo realista para probar su plan. - Escriba su plan de acción correctiva
Obtenga una hoja de papel, un bolígrafo y comience a escribir los detalles de su plan. Solo asegúrese de incluir detalles específicos como:
El problema que necesita abordar.
La solución para mejorar o resolver el problema.
Una documentación formal de sus pólizas .
Procedimientos específicos para abordar el problema.
Responsabilidades individuales y de equipo. - Capacite a los miembros de su equipo
Realice una reunión de capacitación que se centre en su plan de acción correctiva con su equipo. Este paso puede ser extremadamente complicado o sencillo, según el tamaño de su plan.
Si es solo para una persona, la capacitación solo puede durar un par de horas. Sin embargo, si su plan se enfoca en un problema mayor que afecta a todo su negocio, la capacitación puede demorar semanas o meses.
Cuando planifique su capacitación, asegúrese de explicar el proceso de principio a fin para que su equipo tenga la comprensión, las habilidades, la confianza y el conocimiento necesarios para cumplir con el plan. - Implemente su plan
Tan pronto como haya completado la capacitación, debe fijar una fecha para implementar su plan. Solo asegúrese de que antes de que llegue la fecha, ya tenga un plan completo con todos los procedimientos, métodos e instrucciones para todos sus empleados. - Evalúe los resultados
Durante el proceso de planificación, ya debería haber fijado una fecha para probar su plan. Independientemente de la duración, si el período de tiempo ya ha transcurrido, debe examinar los resultados. Piense en esto como una simple repetición del primer paso en el que intenta tener una idea del problema subyacente. - Haga ajustes a su plan
Después de examinar los resultados, cree un nuevo proceso haciendo ajustes a su plan y luego comience de nuevo.
