Carta de transmisión: más de 40 excelentes ejemplos y plantillas

¿Sabes lo que es una carta de transmisión? Es un documento que suele venir con otro documento más grande o más significativo, normalmente adjunto para explicar para qué sirve. Por lo general, se hace para brindar al destinatario el contexto particular en el que se colocará o utilizará el documento más importante. Aparte de eso, también serviría como documentación para el remitente de que se envió y recibió algo.

Una buena carta de ejemplo de transmisión suele ser muy corta. El primer párrafo sería una descripción de lo que se ha enviado junto con el propósito de enviarlo. Para cartas más largas, puede repasar todos los elementos más importantes del documento más grande, usando unas pocas oraciones. También puede anotar otra información útil para el destinatario. Este tipo de cartas con frecuencia se envuelven con un breve párrafo que establecería buena voluntad. Esto se hace dando un cumplido o una declaración de agradecimiento al destinatario.

Generalmente, una carta de transmisión es para:

• Explicar o aclarar sus requisitos o instrucciones con respecto al documento o artículo al que se adjunta.
• Acompañamiento de contratos o borradores de documentos que se van a enviar, ya sea para su revisión o para su aprobación. También pueden acompañar contratos que ya han sido firmados.
• Acompañar documentos más importantes y proporcionaría una explicación de qué es el documento, por qué debe leerse y considerarse y qué debe hacer el destinatario con el documento al que está adjunto.
• Dando la oportunidad de recordar al lector el título del documento así como enfatizar los puntos de interés más importantes. También puede incluir información confidencial o delicada que puede estar relacionada, pero que en realidad no es parte del documento más grande.

Normalmente, este tipo de carta se realiza para comunicar información por escrito, ya sea información sobre un documento importante, un equipo u otros elementos similares que se envían de un punto a otro. Este artículo trata sobre este tipo de cartas, desde los componentes, el propósito y otra información importante que lo guiará mientras crea su propio documento.

Ejemplos de carta de transmisión

Componentes de una plantilla de carta de transmisión

Tendría una mejor idea de lo que es una carta de envío si sabe cuáles son los componentes importantes. No hay un formato específico de carta de transmisión, pero siempre que conozca los elementos básicos, podrá hacer uno usted mismo. Estos son los componentes importantes de esta carta:

El encabezado

Esta suele ser su dirección. Asegúrese de colocar su dirección completa como encabezado de su carta. 

La fecha

Escribe la fecha en que habías escrito tu carta antes de empezar a escribirla. Esto es importante para que el destinatario sepa cuándo has preparado la carta y el documento o artículo que has enviado. 

La dirección del destinatario

Lo siguiente que tendría que incluir es la dirección del destinatario. 

Saludos

Por lo general, se trata de un breve saludo o presentación que se dirige al destinatario de la carta y al elemento al que se adjunta. 

El cuerpo de la carta

Por lo general, hay 4 subpartes para el cuerpo de la carta:

• la razón o el propósito de escribir la carta
• una declaración de todos los hechos sobre el artículo o documento que ha sido enviado
• una solicitud de seguimiento o una actualización cuando se ha recibido el elemento o documento
• su información de contacto en caso de que el destinatario quiera ponerse en contacto con usted 

La conclusión

La conclusión contendría sus palabras finales sobre el documento o artículo o declaraciones de buena voluntad. 

Notaciones

Esto contendría cualquier otra nota importante que le gustaría transmitir al destinatario. 

Componentes simples, pero que tendrían un gran impacto en el destinatario y harían que tu carta fuera mucho más efectiva. Ahora que conoce todos estos componentes, podemos discutir el propósito de hacer o escribir una carta de este tipo.

Plantillas de carta de transmisión

Propósito de una carta de transmisión 

Si ya ha visto un ejemplo de carta de transmisión, puede haber notado que, aunque es breve, estaba bien pensado. El objetivo principal de hacer una carta de este tipo es comunicarse con el destinatario de la carta y del documento o artículo al que se adjunta. Cuando está bien hecha, la carta debe:

• Presente el documento y proporcione el contexto que ayudará al lector a comprender para qué sirve.
• Contendrá el asunto del documento.
• Contendrá el nombre de la persona o de la agencia que solicita el informe.
• Contendrá el alcance así como las limitaciones del documento.
• Contendrá las instrucciones sobre lo que el destinatario debe hacer con la información del documento.
• También puede contener una sugerencia para que el destinatario se comunique con el remitente para obtener más información si tiene alguna pregunta o si algo no está claro.
• Proporcionar un registro de cómo se produjo el documento y cómo se transmitió el documento.
• Alertar al destinatario de la siguiente información:
• Cualquier discrepancia o inquietud con respecto al documento o el artículo que se ha enviado.
• Cualquier decisión que deba tomarse en relación con el documento o el artículo.
• Cualquier cambio en el formato o la dirección en relación con el documento o el artículo.

Es un documento simple y breve, pero importante tanto para el remitente como para el destinatario. Para poder hacer una plantilla de carta de transmisión para usted, también sería muy útil que supiera algunas cosas importantes al respecto, que se discutirán en la siguiente sección.

 

Carta de muestras de envío

Cosas importantes sobre una carta de transmisión

La carta de transmisión es un documento que daría la información inicial sobre un documento más grande o más importante al que se adjunta. El remitente usaría la carta para transmitir el documento al que está adjunto, a un destinatario, de ahí el nombre. Este tipo de carta se usa más comúnmente en el lugar de trabajo, ya que los documentos y artículos importantes se envían de un punto a otro. Para poder hacer una buena carta, analicemos algunas cosas importantes al respecto, que deben tenerse en cuenta.

Las funciones

Esta carta serviría como introducción a otro documento, que suele ser más importante. Tales documentos incluyen, pero no se limitan a:

• informes científicos o técnicos
• información financiera
• detalles del proyecto o propuestas de proyectos
• información confidencial o sensible que podría estar relacionada con las políticas o la legislación de una empresa u organización

El destinatario leería la carta para establecer el contexto en el que ver o utilizar el documento al que se adjunta. El documento pudo haber sido enviado como respuesta a una solicitud, como requerimiento o como cortesía profesional.

El remitente también podría usar la carta para repasar políticas y garantías importantes relacionadas con el documento que se ha enviado. Se puede usar eso o la carta para compartir información sensible o confidencial que no está incluida en el documento pero está relacionada con él. Finalmente, serviría como documentación para el remitente, acreditando que ha transmitido algo y lo ha recibido.

El formato

Este tipo de carta suele estar impresa en un membrete de la empresa o de la organización. El remitente tendría que utilizar un formato de carta estándar, que tendría el tamaño de página y los márgenes adecuados. También debe incluir todos los componentes importantes (que se discutieron en la sección anterior) para que sea efectivo. También debe terminar con la firma del remitente, el título del trabajo y cualquier anotación que signifique cualquier otro documento adjunto.

Este tipo de cartas son documentos breves, generalmente de una sola página que contendrían solo tres o cuatro párrafos. Estos párrafos deben fluir lógicamente, comenzando desde la introducción, hasta la explicación y finalmente hasta el cierre. Si hay cosas más importantes para resaltar o discutir, la carta puede ser más larga o tener un formato más pesado que el habitual.

El tono y el contenido

Una carta de transmisión puede ser simple y breve, pero en realidad es un documento comercial formal. El primer párrafo contendría lo siguiente:

• el nombre del documento
• una breve descripción del contenido del documento
• el motivo del envío del documento
• el nombre del remitente

Aparte de eso, el remitente puede agregar cualquier instrucción para el destinatario, que sería enviar el documento a otra persona, notificar al remitente cuando se haya recibido el documento o cualquier otra instrucción específica.

Los siguientes párrafos que seguirían deberían proporcionar explicaciones e instrucciones más detalladas. Luego, el último párrafo concluiría la carta con una declaración de agradecimiento o buena voluntad, así como la información de contacto del remitente. El remitente también puede incluir una oferta de asistencia en caso de que algo no esté claro o el destinatario tenga alguna pregunta. 

El uso correcto

Diferentes organizaciones y empresas tienen sus propias políticas y procedimientos para crear y utilizar este tipo de cartas. El remitente debe asegurarse de que la persona adecuada firme la carta (generalmente alguien con autoridad). Esto es especialmente importante si la carta se adjunta a un documento que contiene información confidencial o si el contenido del documento requiere un nivel específico de autoridad para su publicación o aprobación.

Se escribiría este tipo de carta y se tendrían que hacer copias de la misma. La carta original debe colocarse justo encima del documento adjunto. No debe adjuntarse como parte del documento ni incluirse en su índice . Luego, las copias o duplicados de la carta deben ser conservados por el remitente como documentación. 

El significado

Dado que hay casos en los que la carta podría contener información confidencial o delicada, podría ser una herramienta muy poderosa e importante para la comunicación. Dicha información confidencial podría ser una contraseña, un archivo protegido que contenga un documento electrónico u otros elementos relevantes, por lo que el remitente debe asegurarse de que el destinatario adecuado la reciba.

También se puede utilizar para llamar la atención del destinatario sobre el hecho de que se puede haber pasado por alto parte de la información del documento. 

Las características

Aunque es breve, la carta se puede utilizar para presentar el documento al que se adjunta de varias formas. El remitente puede demostrar al destinatario que el documento al que se adjunta cumple efectivamente los objetivos y expectativas que se han señalado anteriormente.

La carta se puede usar para discutir cómo se recopiló la información en el documento y quién participó en la creación del documento. por lo tanto, dando crédito a las personas que en realidad no fueron mencionadas en el documento mismo. La carta también se puede utilizar para instruir al destinatario a realizar una acción, a través de una sugerencia o una solicitud, todo en relación con el documento al que se adjunta. 

las consideraciones

Este breve documento no debe contener ninguna información técnica o detallada. Debe ser corto, simple y amigable. Hacia el final de la carta, trate de considerar hacer una declaración que transmita al destinatario que usted o la agencia que representa están disponibles para ser contactados en el futuro, para aclarar cualquier cosa o responder cualquier pregunta. Por eso es importante incluir su información de contacto.

Por otro lado, si le pide al destinatario que actúe en respuesta al documento al que se adjunta la carta, debe proporcionar una fecha o un plazo para que el destinatario actúe. 

El marco de tiempo

La carta debe enviarse al mismo tiempo que enviaría el documento que presenta. Nunca lo envíe antes de tiempo o después de enviar el documento. No solo eso, tendrías que tratar la carta como un documento diferente al más grande y no como parte de él.

Saber estas cosas y consideraciones importantes definitivamente lo guiará mientras crea una carta de formato de transmisión. Para ayudarlo aún más, veamos algunos consejos útiles que puede aplicar antes de pasar a la sección final, que son los pasos para escribir la carta.

 

Consejos para escribir un formato de carta de transmisión

Para poder escribir una buena carta de ejemplo de transmisión, es posible que deba aprender todo lo que pueda, especialmente si está escribiendo una por primera vez. Pero en realidad, incluso si ha estado escribiendo este tipo de cartas durante algún tiempo, estos consejos aún pueden ayudarlo y mejorarlo.

• Asegúrese de decirle al destinatario lo que está enviando y por qué está enviando el documento. Esto es importante para que el destinatario tenga una idea inmediata de lo que ha recibido y pueda manejar el documento adecuadamente. También le daría al destinatario una idea de cuán importante es el documento y qué acciones urgentes deben tomarse con él.
• Haga un resumen de todos los aspectos clave y el propósito del documento. O esto o hacer una descripción del contenido del documento en la carta, asegurándose de que sea breve.
• Agregue toda la información especial que ayudaría a la comprensión del destinatario. Dicha información incluiría enfatizar o resaltar partes del documento que son más importantes.
• Informe al destinatario de lo que sucederá a continuación y, si es necesario, proporcione una fecha límite para las acciones que deben tomarse. Sea lo más específico posible para que el destinatario no termine confundido.
• Termine con una nota positiva para mantener el entusiasmo del destinatario para llevar a cabo las acciones necesarias y para garantizar que cualquier transacción futura se acepte fácilmente.
• No tiene que ser muy formal. Aunque es un documento oficial, puede usar un tono más coloquial al escribirlo para que sea más fácil de leer.
• Aborde todos y cada uno de los problemas relacionados con el documento o el artículo que está enviando. Además, asegúrese de reconocer la ayuda de las personas que han ayudado a completar el documento.
• Al hacer su párrafo final o la conclusión de su carta, debe agregar uno o más de los siguientes:
• Agradezca a la persona que solicita el documento, especialmente si el documento le ha brindado la oportunidad de investigar un tema importante.
• Sugerencia al destinatario para que se ponga en contacto con el remitente para cualquier duda o aclaración.
• Tienes datos de contacto como remitente para que el destinatario pueda hacer un seguimiento, aclarar o hacer preguntas.

Como puede ver, estos consejos son realmente útiles y le servirán como buenas guías mientras escribe su carta. Ahora vayamos a la sección final, que en realidad es crear su propia carta o plantilla.

 

Escribir su propia plantilla de carta de transmisión 

Escribir una carta de envío es bastante fácil ya que es un documento breve. Es importante porque cumple un propósito importante, especialmente en el proceso de transmisión desde dentro o fuera de las empresas y organizaciones. Toma nota de estos pasos:

• Asegúrese de establecer buena voluntad desde el principio. Escriba sus saludos y el primer párrafo con un tono que anime al destinatario o al lector a leer toda la carta hasta el final.
• Su carta debe ser ordenada, clara y breve. Si es posible, sería ideal escribir la carta en una computadora e imprimirla en lugar de escribirla a mano.
• La carta no debe exceder una página, ya que solo debe contener la información más importante sobre el documento que acompaña y nada más.
• Agregue todas las fechas y plazos importantes que el destinatario debe conocer.
• En el caso de envío de paquetes, asegúrese de identificar todo el contenido.
• La carta debe dirigirse directamente al destinatario y debe explicar el título del documento que acompaña.
• Responda todas las preguntas que no están cubiertas en el documento, especialmente si son relevantes y están relacionadas con él.

Formato de carta de envío