En una empresa, negocio u organización , es posible que deba presentar la información en un documento más breve que aún contenga toda la información relevante. Aquí es cuando una hoja informativa o una plantilla de hoja informativa pueden ser muy útiles. Una hoja informativa, a la que también se puede hacer referencia como hoja informativa, hoja única, libro blanco u hoja de información, es una presentación breve y concisa de información relevante. Puede crear fácilmente una plantilla de hoja informativa en Microsoft Word siempre que utilice un formato que destaque brevemente los puntos más importantes de la presentación.
Se puede construir una plantilla de hoja de datos de la empresa utilizando encabezados, viñetas e incluso tablas, todo resumido en una sola página. Las hojas informativas suelen incluir información sobre productos, datos técnicos, resultados estadísticos, material educativo, respuestas informativas a consultas comunes y consejos útiles. A veces pueden ser un resumen conciso de un documento o informe más completo.
Plantillas de hojas informativas
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Una hoja informativa es una herramienta muy importante que se puede utilizar en relaciones públicas para una referencia rápida, ya que normalmente ofrece una visión total de su empresa u organización. Estos breves documentos se pueden usar por sí solos, sin embargo, se usan más a menudo como un documento complementario para un sitio web o comunicado de prensa, para reemplazar un folleto sobre la empresa o como un archivo adjunto a un kit de prensa.
Por lo general, este tipo de documento tiene solo 1 o 2 páginas y contiene «quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo», todo relacionado con la empresa u organización. Este artículo trata sobre las hojas informativas, las razones para usarlas, cómo hacer las suyas propias y toda otra información relevante que pueda resultarle útil.
Razones para usar hojas informativas
Dado que los documentos e informes a menudo circulan en una organización para difundir información entre los empleados y el personal o con los clientes, aprender a hacer una plantilla de hoja informativa, que es un resumen de los documentos más largos , es bastante esencial. Cuando se usan correctamente, las hojas informativas pueden ser una de las herramientas más simples, eficientes y útiles que puede usar para comunicarse en el lugar de trabajo.
Echemos un vistazo a las principales razones por las que debe comenzar a usar hojas informativas en su oficina:
son cortos y directos
Como se indicó anteriormente, las hojas informativas suelen tener 1 página, de hecho, 2 páginas en realidad lo estirarían. Por lo general, solo necesitaría una sola página para poder compartir la información más relevante sobre cualquier problema, servicio o producto en su organización. Y para ser honesto, esa página es todo lo que la gente estaría lo suficientemente interesada como para leer.
Es un hecho que las personas (especialmente en el entorno corporativo) no tienen tiempo ni ganas de leer documentos con demasiado contenido. Entonces, si ha creado una plantilla de hoja informativa y tiene aproximadamente dos páginas o más, intente revisarla hasta que haya reducido toda la información en una sola página. Elimina todos los puntos innecesarios y el exceso de palabras.
Si cree que no podrá colocar toda la información importante en 1 o 2 páginas, entonces tendría que hacer una hoja de datos diferente para hablar sobre otras partes de los datos que necesita dar. Sin embargo, recuerde no seguir reduciendo la fuente solo para que quepa en una sola página. Su documento podría terminar siendo ilegible.
Son muy fáciles de leer y entender.
En general, las hojas informativas están diseñadas y formateadas para parecerse a sitios web que tienen pestañas o libros que tienen capítulos. Deben tener encabezados para enfatizar los puntos más importantes.
Estos encabezados son importantes para que quien los lea pueda leer lo que sigue u omitir todo el punto si así lo desea. Es importante que sepa exactamente qué se debe colocar como encabezados en función de la relevancia de la información. Esto haría que su hoja informativa sea fácil de leer y comprender.
son directos
Tener que hacer una plantilla de hoja informativa breve de la empresa lo empujaría a reducir el contenido de la información que le gustaría compartir y pensar en cuáles son los puntos clave para incluir solo esos puntos. Agregar demasiada información no sería eficiente ya que las personas podrían perder interés en su hoja informativa. Reserve la abundancia de información para informes u otros documentos que pueden alargarse y contener mucho más contenido.
Son baratos de producir
Las hojas informativas de una sola página se pueden imprimir simplemente con el membrete de su empresa y luego se pueden copiar en blanco y negro. No tienen que ser documentos elaborados con colores llamativos. También puede distribuirlos solo cuando sea necesario y a las personas que necesitan estar informadas de ellos. Aún mejor, puede optar por no usar papel y enviar el archivo por correo electrónico o publicarlo en su sitio web para descargarlo.
Ahorran mucho tiempo y esfuerzo
Dado que las hojas informativas son breves, no necesitará mucho tiempo ni esfuerzo para leerlas. Dado que tienen encabezados y puede omitir las partes que no desea o no necesita leer, puede ahorrar aún más tiempo y esfuerzo. Finalmente, si su hoja informativa contiene toda la información relevante, entonces no tendrá que seguir respondiendo las mismas preguntas una y otra vez.
Estas son las razones por las que debería empezar a utilizar fichas informativas para difundir información y comunicarse en la oficina. Son extremadamente efectivos y debido a su naturaleza y formato, es más probable que los lectores lean todo el documento.
Ejemplos de hojas informativas
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Recursos útiles para sus hojas informativas
La elaboración de hojas informativas implica una gran cantidad de investigación y fuentes para poder encontrar los datos más precisos y relevantes que necesitaría para su presentación. Existen diferentes tipos de datos que podría necesitar, según el enfoque de su hoja informativa. Una vez que sepa qué buscar, le resultará mucho más fácil buscar y buscar y podrá clasificar los hechos y omitir cualquier información que en realidad no necesite.
Estos son algunos recursos que puede buscar al crear una hoja informativa:
Datos demográficos generales
Puede buscar datos y estadísticas recopilados de diferentes estados o áreas del país. Al hacer esto, asegúrese de verificar la fecha en que se realizaron los estudios para estar seguro de que la información está actualizada y no estará hablando de estadísticas que ya están obsoletas.
La búsqueda de datos demográficos probablemente le dará muchos resultados. Según el enfoque de su ficha técnica, puede obtener información sobre estadísticas mundiales, estadísticas nacionales o incluso estadísticas basadas únicamente en su ciudad o pueblo.
También hay motores de búsqueda en los que podría personalizar los criterios de búsqueda para reducir su búsqueda y especificar lo que está buscando exactamente en función de sus preferencias. Esta es una función muy útil, especialmente si tiene poco tiempo y necesita obtener los datos más precisos en un corto período de tiempo.
Los datos demográficos generales podrían incluir estadísticas sobre raza y etnia, población, género, edad, estado de la vivienda y demás. Puede buscar estos datos demográficos según los países, estados, pueblos o ciudades y luego comparar los resultados con otros lugares.
Hechos Económicos
Si está buscando productividad, empleo , tasas salariales y demás, deberá buscar datos económicos. La búsqueda de tales hechos lo ayudaría a aprender más sobre el funcionamiento de la economía del país, la ciudad o incluso de otras organizaciones de las que puede aprender. Este tipo de hechos y estadísticas pueden ayudarlo a tomar decisiones importantes en su propia organización para aumentar la productividad y la retención de empleados.
Datos sobre los niños y la generación más joven
Según el tipo de organización que tenga y los objetivos de hacer su hoja informativa, es posible que deba consultar datos y estadísticas sobre los niños y la generación más joven. Al buscarlos, aprenderá sobre las diferencias de los jóvenes que provienen de diferentes orígenes raciales y económicos. Esta información sería útil al estudiar sobre su salud, educación e incluso sus intereses, especialmente cuando se está elaborando una hoja informativa sobre productos que pueden interesar a los niños oa un mercado más joven.
Datos sobre la salud y la alimentación
Los datos y las estadísticas sobre la salud y la alimentación son muy importantes, ya que muestran las tendencias que dominan el mercado actual. Hoy en día, las personas son cada vez más conscientes de su estilo de vida y de los alimentos y bebidas que consumen. Por lo general, las organizaciones de la industria alimentaria están más interesadas en este tipo de datos, ya que pueden usarse para determinar qué nuevos productos deben introducirse o qué productos actuales deben eliminarse de la línea.
Como puede ver, hay muchos tipos de hechos que puede discutir en su hoja informativa. Elija su tema y encuentre los hechos correctos para servir como contenido para su documento. Siga leyendo para conocer más consejos útiles.
Diseños de hojas informativas
Consejos para hacer hojas informativas
Antes de que comencemos a ver cómo crearía su plantilla de hoja informativa, echemos un vistazo a algunos consejos útiles. Sin estos consejos útiles, es posible que no pueda hacer una hoja informativa efectiva para difundir y comunicar la información que necesita en el lugar de trabajo. Aquí hay algunos consejos útiles para guiarlo:
- Los hechos son importantes, pero no agregue demasiados. Cuando realice una investigación, lo más probable es que encuentre una gran cantidad de hechos, información y estadísticas que le gustaría agregar a su hoja de datos. Sin embargo, conténgase, ya que no podrá incluir todos esos datos en una sola hoja.
- Cuando busque hechos y estadísticas, use diferentes fuentes. Ceñirse a una sola fuente no será lo ideal, ya que no sabe qué tan precisa es esa fuente, especialmente si acaba de buscarla en línea. Hay muchos recursos en Internet, así que tome algunos y vea qué hechos tienen en común.
- Muchos hechos y estadísticas a menudo son aleatorios y carecen de estructura. Tendría que averiguar cuáles de estos hechos son los más precisos y presentarlos de tal manera que estén estructurados y fluyan bien en su hoja de datos.
- Intente leer comentarios y reseñas de sus fuentes para tener información sobre qué tan confiables son sus fuentes. Sería muy malo que presentaras hechos que en realidad no contienen ninguna verdad.
- Dado que obtendrá datos de diferentes fuentes, incluya esas fuentes en su documento para evitar que surjan problemas.
- Antes de presentar sus hechos, asegúrese de recortarlos y ordenarlos para que aparezcan en su documento de forma lógica. El primer hecho en su hoja debe hablar sobre la importancia del problema que está tratando.
- Además de la lógica, debe asegurarse de que todos sus hechos sean relevantes. Los hechos y las estadísticas son excelentes, pero si no son relevantes, no tienen cabida en su hoja informativa. Asegúrese de incluir solo hechos que estén relacionados con los puntos clave de enfoque en su hoja de datos para aumentar la importancia de su documento.
- También puede incluir comparaciones en su hoja informativa, siempre que estén relacionadas con sus problemas o temas principales.
- También se pueden hacer hojas informativas con líneas de tiempo en lugar de estadísticas. Las líneas de tiempo se pueden usar para ilustrar y definir visualmente las ocurrencias cronológicas en un solo evento. También se pueden usar para mostrar cómo surgió algo nuevo.
- Su hoja informativa debe contener, pero no tiene que limitarse a la siguiente información:
- Su gente con la que está en contacto en los medios.
- El nombre o título del evento junto con algunas oraciones que describen o explican todo el evento.
- La fecha y dirección exacta del evento.
- Las horas o zonas horarias del evento.
- Cualquier información relevante sobre la emisión de boletos, como dónde las personas pueden comprarlos junto con el costo de los boletos .
- Información importante como los nombres de las personas de contacto, números de teléfono, direcciones de correo electrónico e incluso el sitio web.
- Si es nuevo en la elaboración de hojas informativas, puede continuar y ver algunos ejemplos en línea y usarlos como referencia para no perderse nada importante.
Estos consejos son cruciales para ayudarlo a crear su propia hoja informativa o plantilla de hoja informativa. Ahora pasemos a crear su propia plantilla o hacer hojas informativas que puede usar para comunicar y difundir información en su organización.
Ficha técnica de la empresa
Creación de sus propias hojas informativas y plantillas de hojas informativas
Ahora tiene mucha información útil sobre hojas informativas y plantillas de hojas informativas. Ahora, para poder crear una plantilla de hoja de datos de la empresa efectiva, es posible que deba seguir algunos pasos y consejos simples. Estos pueden ayudarlo a guiarlo y responder preguntas sobre cómo hará una hoja de datos para su organización.
- Al crear su hoja informativa, obtenga información de un grupo variado de personas. Esto es para que toda la información contenida en él no contenga prejuicios y no represente negativamente a nadie en su empresa. Al trabajar con un grupo diverso, también podrá comunicar su mensaje mucho mejor.
- También puede incluir personas que sean expertas en el campo sobre el que planea escribir para asegurarse de que su información sea precisa.
- Establece en qué puntos clave te enfocarás. Por lo general, tendría una gran cantidad de datos e información para trabajar y puede ser una tarea ardua condensar todo en una página. Entonces, lo que debe hacer es decidir qué problemas abordar primero o qué información es más importante que debería enfatizar antes que nada.
- Puede hacer que cada miembro de su grupo de hojas informativas escriba dos puntos en los que debe concentrarse, luego discuta qué puntos han surgido con más frecuencia y hable sobre la lista final de puntos clave.
- Una vez que haya establecido los puntos clave en los que centrarse, haga una lluvia de ideas sobre todos los hechos y recursos relacionados con esos puntos. Tendría que encontrar la información más importante sobre esos puntos, ya que eso es lo que incluirá en su hoja informativa.
- Limite todos sus datos en función de lo que todos han decidido que es realmente importante. No tiene que agregar hechos que no parezcan muy útiles o que no sean realmente relevantes o relacionados con sus puntos clave. Recuerde que su hoja informativa debe ser de una sola página, 2 como máximo y si no se puede evitar. Puede guiarse más respondiendo estas preguntas mientras discute:
- ¿Los datos están actualizados y provienen de una fuente confiable?
- ¿Los hechos están relacionados con los puntos clave de enfoque?
- ¿Son útiles los hechos y dan más información sobre los puntos clave?
- ¿Son los hechos neutrales?
- ¿Los participantes o los empleados estarían interesados en estos hechos?
- Cuando haya terminado de definir y finalizar sus datos, puede comenzar a diseñar su hoja informativa. Puede hacer una lista con viñetas de los hechos con encabezados para resaltar los puntos importantes o puede hacer una representación visual de todos sus hechos usando tablas, gráficos , tablas y demás. Recuerde incluir todas sus fuentes como referencia.
- No podemos enfatizarlo lo suficiente, asegúrese de que su hoja de datos quepa en una sola página, 2 páginas como máximo y ni una palabra más. Mantenga oraciones cortas y evite usar palabras floridas solo para agregar a los hechos.
- Asegúrese de que su hoja informativa sea fácil de leer, fácil de entender y debe tener un diseño que lleve a los lectores desde los hechos más básicos hasta posibles conclusiones lógicas.
- Su hoja informativa debe contener contenido muy interesante y convincente, así como estadísticas beneficiosas y precisas. Debe contener todas y cada una de las definiciones e información básicas que ayuden a los lectores a comprender mejor la empresa.
- La hoja informativa debe escribirse de modo que los lectores puedan sacar una conclusión precisa o se animen a tomar medidas. También debe contener todos los nombres y datos de contacto de la persona o personas responsables de realizar la ficha técnica.
