50 plantillas gratuitas de análisis de partes interesadas (Excel y Word)

En cualquier situación que requiera planificación de proyectos y toma de decisiones, siempre existe la necesidad de planificar con anticipación. Y cuando la toma de decisiones involucra a las principales partes interesadas en un proyecto, no hay margen para el error, por lo que la planificación debe ser aún más minuciosa.

Debido a su influencia y poder, las partes interesadas deben ser atendidas y mantenidas al tanto durante cualquier proyecto en el que participen. El problema es que manejar a todas las partes interesadas al mismo nivel puede resultar difícil.

Ahí es donde entra en juego el análisis de las partes interesadas. Un análisis de las partes interesadas es una representación visual de la relevancia de cada parte interesada en un proyecto. También conocido como mapa de partes interesadas o análisis de matriz de partes interesadas, el proceso ayuda a los gerentes y equipos a descubrir a qué partes interesadas atender primero clasificando a cada una de acuerdo con factores como la influencia y el interés.

Plantillas de análisis de partes interesadas

Comprender a las partes interesadas

En una definición simple, una parte interesada es cualquier persona con interés o influencia sobre un proyecto o su resultado. Eso abarca inversionistas, clientes y empleados por departamento, ejecutivos, líderes de área y miembros de la comunidad. Cada parte interesada debe mantenerse informada sobre los acontecimientos del proyecto, generalmente a través de un plan de comunicación desarrollado por la empresa.

Cada actor se incorpora al proyecto con su propio nivel de influencia e interés en función de su posición social, aporte inicial e interés en el producto final, entre otros factores. Un análisis de partes interesadas utiliza la influencia y el nivel de interés de cada parte interesada para crear una clasificación que genera la parte interesada más importante de todas.

Plantillas de mapas de partes interesadas

¿Cómo funciona el análisis de las partes interesadas?

Antes de que pueda desarrollar su propio análisis de partes interesadas o utilizar una plantilla de mapa de partes interesadas, debe comprender cómo funciona un análisis de partes interesadas.

1. Para crear un análisis de las partes interesadas, necesita dos factores principales que representen mejor la relevancia de sus partes interesadas para el proyecto. Los factores más comunes utilizados incluyen el nivel de interés y el nivel de influencia, pero se puede utilizar cualquiera dependiendo del proyecto.
   I. El nivel de interés es esencialmente cuánto le importa a una parte interesada los resultados finales del proyecto. Las partes interesadas que esperan beneficiarse de los resultados finales de un proyecto, por ejemplo, tienden a expresar más interés en el proyecto.
   II. El nivel de influencia está determinado por el poder de una parte interesada sobre un proyecto. Ese poder se puede expresar a través de la vigilancia, la financiación, la creación de redes, lo que también significa que pueden impulsar el proyecto o destruirlo.
2. Para comenzar su análisis de partes interesadas, debe crear una matriz. La matriz se crea mediante la creación de cuatro categorías importantes que juzgarán mejor la relevancia de las partes interesadas para un proyecto. Incluyen;
   
   Alto interés y alta influencia
   
   Alto interés y baja influencia
   
   Bajo interés y alta influencia
   
   Bajo interés y baja influencia
3. A continuación, debe dibujar su matriz. Puedes crear una matriz simple dividiendo un cuadrado en cuatro cuadrados más pequeños.
4. A continuación, asigne cada una de las categorías anteriores a un cuadro propio.
5. Proceda a agregar a cada parte interesada en el cuadro al que pertenecen, según su evaluación de sus niveles individuales de influencia e interés en el proyecto. Utilice las definiciones de categoría a continuación para su evaluación.
   Alto interés y alta influencia: aquellas partes interesadas que pueden hacer o deshacer el proyecto y están muy interesadas en su resultado final.
   Alto interés y baja influencia: aquellas partes interesadas que están muy comprometidas con el proyecto y sus resultados, pero que no pueden hacer mucho para afectarlo.
   Bajo interés y alta influencia: aquellas partes interesadas que no están activamente involucradas o interesadas en el proyecto pero que tienen el poder de afectar cómo resulta.
   Bajo interés y baja influencia:Aquellos cuya participación es la menos crucial para el proyecto. Es posible que solo participen por un corto tiempo o que contribuyan poco a la supervivencia del proyecto. Su interés en el proyecto es bajo.

Plantillas de matriz de partes interesadas

Los beneficios del análisis de las partes interesadas

A juzgar por su popularidad entre las empresas y otras entidades como herramienta de toma de decisiones, un análisis de partes interesadas o un mapa de partes interesadas debe tener una serie de beneficios. Algunos de ellos incluyen:

• Ayuda a identificar a las partes interesadas clave antes de que sea demasiado tarde
  Cada proyecto tiene partes interesadas clave y de alta prioridad, y es necesario identificarlas al principio del desarrollo del proyecto para aprovechar su influencia y poder de manera eficaz. Si bien la mayoría de las partes interesadas de esta naturaleza son fáciles de identificar, otras, como las «comunidades que se verán afectadas» o los «empleados», no siempre son tan fáciles de identificar al principio.
  
  Al identificar cuán crucial es cada grupo de partes interesadas para el proyecto, se evita dejar de lado a los posibles actores clave a tiempo, junto con los efectos negativos que podrían haberse desencadenado en el futuro.
• Es crucial para evitar los riesgos asociados con las partes interesadas insatisfechas
  
  . Una de las principales razones por las que las empresas utilizan los mapas de partes interesadas es porque ayudan a eliminar a las partes interesadas que probablemente se pasen por alto a lo largo del proyecto. Es posible que no sean las partes interesadas más cruciales del proyecto, pero la matriz de partes interesadas ayuda a identificar dónde es más efectiva su influencia en el proyecto, lo que ayuda a las empresas a planificar con anticipación.
• Ayuda a las empresas a crear planes de comunicación sólidos para el proyecto
  
  A través de su herramienta de matriz, el mapa de partes interesadas identifica las partes interesadas que requerirán la mayor atención y aquellas que requerirán una interrupción mínima. Para las personas que elaboran el plan de comunicaciones de la empresa, esto ayuda a saber con quién estar más en contacto, a juzgar por su influencia, interés y nivel de apoyo, como los inversores.
• Orienta a los ejecutivos de la empresa sobre la asignación adecuada de recursos con respecto a la gestión de las partes interesadas
  
  Al igual que con la generación de un plan de comunicación, el mapa de partes interesadas es una buena referencia cuando se asignan los recursos que se utilizarán para mantener a cada parte interesada al tanto a medida que crece el proyecto. Para el contexto, a las partes interesadas que se encuentran en la categoría ‘Gestionar’ se les pueden asignar muchos más recursos que a los que se encuentran en las categorías ‘Informar’.

Plantillas de registro de partes interesadas

Una guía paso a paso para crear un análisis de partes interesadas

Un análisis de las partes interesadas es un proceso importante que debe manejarse con cuidado. Si prefiere comenzar su proceso de mapeo de partes interesadas desde cero, en lugar de utilizar plantillas de mapa de partes interesadas o plantillas de matriz de partes interesadas, necesitará una guía. A continuación se presentan algunos de los pasos que debe seguir para crear el análisis perfecto de las partes interesadas.

Nota rápida: El análisis puede ser realizado por un individuo o por un grupo de individuos divididos en grupos.

• Identificar a todos los interesados
  
  ​​El primer paso es identificar a todos los posibles interesados ​​en el proyecto. Como se señaló anteriormente, una parte interesada es cualquier persona con interés o influencia sobre un proyecto y sus resultados. Una parte interesada también puede ser alguien afectado por el proyecto y sus resultados.
• Separe a las partes interesadas en grupos
  
  Después de identificar todos los posibles nombres de las partes interesadas, proceda a agruparlos en grupos según su posición como parte interesada. Puede usar los siguientes factores para identificar a qué grupo pertenece cada individuo:
  
  Su nivel de influencia sobre el proyecto
  
  Sus habilidades y capacidades con respecto al proyecto
  
  Su papel en la existencia del proyecto
  
  Cómo o si se verán afectados por el proyecto
  La mayoría de los proyectos tienen partes interesadas que se incluyen en las categorías generales a continuación;
  
  Inversionista/Dueño
  
  Empleados y Ejecutivos
  
  Proveedores y Competidores
  
  Clientes/Clientes
  
  Comunidades Afectadas y Cercanas
  
  Autoridades de los Gobiernos Regionales
• Priorizar a cada parte interesada
  
  Si bien un proyecto puede tener más de cinco grupos de partes interesadas oficiales, no todos pueden considerarse de alta prioridad. Es por eso que priorizar a cada actor según su relevancia en el proyecto es una parte crucial del proceso de análisis de actores.
  
  Este proceso se completa utilizando la matriz de partes interesadas. Muchas empresas compran plantillas de matriz de partes interesadas en Internet para este proceso, pero siempre puede crear una sencilla por su cuenta. Como se mostró anteriormente, la matriz separa a cada parte interesada mediante el uso de un conjunto de factores, como el nivel de interés y el nivel de influencia.
  Al final del proceso, la matriz debe incluir a todas las partes interesadas en cuatro grupos:
  
  los que deben administrar
  
  los que satisfacen
  
  los que deben monitorear
  
  los de informar
• Calcule el nivel de apoyo de cada parte interesada
  
  Después de identificar qué partes interesadas necesitará administrar, satisfacer, monitorear libremente o informar de vez en cuando, deberá solucionar algunos problemas adicionales. Al identificar el nivel de apoyo (o lo contrario de apoyo, conflicto), también puede identificar qué partes interesadas requerirán un esfuerzo adicional durante la toma de decisiones y cuáles serán fáciles de tratar. Calcule el nivel de apoyo utilizando un sistema de clasificación para cada una de las cuatro secciones.
• Planifique el camino a seguir y haga un informe final
  
  El proceso de mapeo de partes interesadas anterior debería darle algunas respuestas sobre la posición de su proyecto con respecto a sus partes interesadas. Al final del ejercicio, sabrá a qué partes interesadas prestar atención adicional (por lo general, las partes interesadas en las categorías de ‘gestión’ y ‘conflicto’).
  Nota: A medida que los proyectos evolucionan y crecen, la influencia y el interés de las partes interesadas están sujetos a cambios. En otras palabras, deberá llevar a cabo el proceso de mapeo y análisis de las partes interesadas de vez en cuando. Si está utilizando plantillas de mapa de partes interesadas, siempre puede editar cualquier información rápidamente a medida que cambia.

Las diferentes plantillas de análisis de partes interesadas que puede utilizar

Si va a desarrollar el análisis de las partes interesadas de su empresa, puede considerar usar una plantilla para facilitar el proceso. Diseñar su propia matriz no es tan difícil, pero usar una plantilla es mucho más fácil. Además, hay muchas opciones de plantillas para elegir, que incluyen;

• Plantilla de matriz de análisis de partes interesadas
• La plantilla de registro de partes interesadas
• La plantilla de estrategia de las partes interesadas
• La plantilla del plan de gestión de las partes interesadas
• La plantilla del plan de comunicaciones de las partes interesadas