46 plantillas de agenda de reuniones efectivas

Seamos sinceros; todos hemos estado en una reunión de negocios en un momento que parecía un poco «apagado». Las reuniones mal planificadas, desorganizadas y mal programadas pueden desperdiciar el tiempo de un equipo y hacer que una empresa parezca poco profesional. Aquí es donde una plantilla de agenda de reunión puede ser muy útil; proporciona una visión general de la plataforma de la reunión y da estructura a su discurso planificado. Una agenda de reunión eficaz establece expectativas claras para la reunión y ayuda a los miembros de su equipo a preparar sus preguntas con anticipación. Una agenda puede ayudarlo a recuperar el enfoque si las discusiones se desvían y lo ayudan a estimar cuánto tiempo planea dedicar a la reunión.

¿Cómo se diseña una agenda efectiva para su reunión? Es útil comenzar con una plantilla en blanco, que le proporcionaremos más adelante en esta página, y una descripción general de sus objetivos para la reunión. ¿Qué esperas que obtengan tus asistentes? ¿Qué metas concretas tiene para la reunión?

Plantillas de agenda de reuniones

Planificación de la agenda de su reunión

Una buena reunión requiere planificación, preferiblemente del tipo que incluye a los empleados o asistentes que asistirán a su reunión. Es importante buscar su opinión y alentarlos a sugerir elementos de la agenda y por qué creen que estos elementos deben abordarse. (Si no usa sus sugerencias, debe ofrecerles la cortesía de informarles por qué.

Elija temas que afecten a todos los asistentes . Las reuniones de equipo le quitan tiempo a la productividad, así que apéguese a los temas que afectan a todos los asistentes y convoque reuniones más pequeñas en un momento posterior para otros problemas que solo conciernen a grupos pequeños.

La mayoría de las organizaciones tienen problemas generales que afectan a todos en la oficina porque comparten el mismo espacio y las mismas herramientas. Por ejemplo, si está actualizando el software de procesamiento de textos y necesita repasar nuevas funciones para toda la oficina, una reunión sobre los conceptos básicos será útil para una gran audiencia. Lo que no se aborde en la reunión puede ser objeto de seguimiento en forma de memorando . Si hay problemas con el paquete de software que comparten muchos departamentos, debe proporcionarles solo una solución con la que todos estén de acuerdo. Estar “en la misma página” es clave para que sus reuniones sean exitosas.

Plantilla Word para agenda de reuniones

 

Utilice la agenda de su reunión para planificar reuniones efectivas

Una plantilla de agenda de reunión generalmente tiene una lista de temas que se tratarán, incluido el nombre de la persona que hablará sobre el tema. En lugar de usar solo temas breves, es posible que desee enumerar los elementos de su agenda como preguntas y respuestas.

Para una mayor comprensión de la lectura, es posible que desee enumerar los temas de la agenda como preguntas que el equipo debe responder. Una reunión efectiva les permite a los asistentes conocer el plan de juego con anticipación para que puedan prepararse mentalmente para ello. La mayoría de los temas de la agenda son simplemente notas breves que realmente no ayudan a los asistentes a entender lo que se está discutiendo. Un formato simple de preguntas y respuestas en la agenda puede ahorrar muchos dolores de cabeza e incluso alentar a los asistentes a tomar notas durante la reunión. Las preguntas también ayudarán a los miembros del equipo asistente a pensar sobre los temas con anticipación y preparar sus propias preguntas.

Cada tema de la agenda de la reunión debe explicar claramente el propósito de cada tema.

Ejemplos de elementos de la agenda de la reunión:

“¿Cuándo abriremos el nuevo laboratorio de computación?”

Por ejemplo, si vas a votar por un artículo, podrías enumerarlo así:

“Vote: ¿Deberíamos abrir el nuevo laboratorio de computación antes o después de la actualización del sistema operativo?”

Si está buscando nuevas ideas o aportes, puede incluirlos en la agenda de la reunión como tales:

“Discusión: Lluvia de ideas para un evento de recaudación de fondos”

Cada elemento de la agenda debe dejar en claro si está dando información, buscando información para la toma de decisiones o tomando una decisión real. Sus asistentes estarán agradecidos de saber de antemano qué se cubrirá y por qué su asistencia es valiosa.

¿Cuánto tiempo debe durar la reunión en sí? 

Una reunión eficaz no suele ser abierta. Debe ser eficiente y eficaz. Seamos sinceros; las reuniones largas pueden ser una tarea ardua y, después de un tiempo, se vuelve incómodo sentarse en sillas de reunión sin descanso. Asegúrese de planificar un «tiempo de descanso» en la agenda de la reunión si anticipa que su reunión será larga. La gente necesita descansos para ir al baño; tiempo para tomar un vaso de agua o simplemente para estirar las piernas. Sin estos descansos planificados en la agenda, encontrará que sus asistentes se ponen de mal humor.

Al planificar cada tema, querrá estimar una cantidad de tiempo realista para cada tema. Esto lo ayudará a mantenerse enfocado y le permitirá agregar tiempo para preguntas e inquietudes. También le dará la influencia que necesita para pedirle a alguien que «recupere» si está tomando demasiado tiempo en el piso. El propósito de los límites de tiempo es ayudarlo a concentrarse en la tarea: no se preocupe si se le pasa el tiempo de discusión, pero no permita que nadie domine la conversación que está teniendo. La idea es dar a todos los que quieran la oportunidad de hablar la oportunidad de hacer precisamente eso.

Tener discusiones de reunión efectivas

Querrá que los asistentes a la reunión se preparen para la reunión, pero ¿les dijo eso cuando llenó la plantilla? Cuando entregue la agenda, debe permitir suficiente tiempo antes de la reunión, para que sus asistentes puedan hacer la investigación adecuada y pensar sobre cualquier pregunta o inquietud que tengan con anticipación.

Cuando escriba la agenda, como se indicó anteriormente, es importante identificar quién es responsable de liderar cada elemento de la agenda . Por ejemplo, alguien que no sea el líder de la reunión formal suele ser responsable de discutir un tema. Si está hablando de nuevas políticas de seguridad informática, querrá que alguien de TI le explique cómo y por qué. Si está cambiando de plan de salud, probablemente presentará a su Gerente de Recursos Humanos para que le explique los detalles y responda preguntas. Debe asegurarse de hacer un seguimiento con estas personas y preguntar si hay algún elemento que deba agregarse a la agenda.

Ejemplo de agenda de una reunión 

La agenda de una reunión se puede formatear de varias maneras. Hemos preparado una plantilla para que la use en la parte inferior de esta página. Aquí hay una muestra de cómo se vería el contenido para un día de reuniones sobre el lanzamiento de un nuevo producto. El producto es un pelador de papas llamado “The Peel-Away”:

 

Reunión de lanzamiento de producto del equipo ejecutivo

10 de mayo de 2015

9 – 11:00 a. m.

Agenda

(Los tiempos indicados para cada elemento son orientativos).

• 9:00 AM: Presentación del equipo de marketing de «The Peel-Away»
• 9:20 AM: Demostración «The Peel-Away»: Jane Simmons de Marketing
• 9:55 a. m.: John Milton explicará la campaña de infomercial para el marketing «The Peel-Away»
• 10:20 AM: Discusión organizada por Sally Mays sobre posibles empresas de telemercadeo para ventas adicionales de «The Peel-Away»
• 10:30 AM: descanso para ir al baño
• 10:45 a. m.: Entrega de premios al personal de marketing por el excelente kit de medios «The Peel-Away»
• 11:00 AM: Socialización, networking y pastel

 

Después de la reunión, evaluar su eficacia

Si tiene reuniones periódicas, debe asegurarse de que sean lo más efectivas y bien pensadas posible. Una plantilla de agenda está disponible en esta página para ayudar con el proceso de planificación. Sin embargo, al final de la reunión, es posible que desee entregar un cuestionario anónimo sobre la reunión en sí para que pueda mejorar el rendimiento de la reunión.

Preguntas que puede querer hacer en el cuestionario:

• ¿Se envió la agenda a todos a tiempo para que la prepararan?
• ¿Sintieron los asistentes que los puntos de la agenda estaban bien organizados?
• ¿Los folletos fueron fáciles de leer y comprender?
• ¿Pudimos tomar buenas decisiones basadas en nuestras discusiones?
• ¿Qué tan efectivo fue el uso del tiempo de la reunión?
• ¿Se cubrieron todos los temas de la agenda de una manera fácil de entender?
• ¿Qué es lo que cambiarías de la reunión?
• ¿Estaban preparados los oradores?
• ¿Esta reunión contribuyó a su comprensión de los puntos de la agenda?

No todas las reuniones se desarrollarán sin problemas o a la perfección, pero con una agenda bien planificada, puede ayudar a planificar y crear reuniones efectivas que serán gratificantes para todos los involucrados. ¡Asegúrese de descargar nuestra plantilla para ayudarlo a planificar!