Un registro diario de conductores es un tipo de documento que se utiliza para monitorear y documentar los viajes diarios y las actividades que realizan los conductores. Los tipos de conductores que utilizan este documento son los conductores de autobús, los conductores de tren, los conductores de empresa y los taxistas. Necesitan registrar todo lo que están haciendo para asegurarse de que están haciendo bien su trabajo. El registro también servirá como base para el salario de los conductores, como una hoja de registro de trabajo.
Registros diarios de los conductores
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¿Qué contiene normalmente un registro diario de los conductores?
Por lo general, el registro diario de un conductor contiene cuatro partes principales con 24 casillas cada una para representar la cantidad de horas en un día. Las cuatro secciones representan los turnos de los conductores que son:
- en servicio (no en la carretera)
- conduciendo
- durmiente
- fuera de servicio
Cuando llene la hoja de registro del conductor, dibuje una línea a través de las horas en la sección adecuada que represente su turno para ese día. Una plantilla de libro de registro de conductores también incluye secciones para el nombre del conductor, el número de empleado, los números de tractor, los números de envío y la cantidad de horas que trabajó el conductor en la última semana .
Hojas de registro del conductor
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Pasos a seguir para completar el registro diario de conductores
Los conductores nunca deben manejar vehículos sin descansar lo suficiente. Esto puede ser algo muy peligroso. De hecho, las leyes federales requieren que los conductores cansados se mantengan alejados de la carretera. La Administración Federal de Seguridad de Autotransportes intenta garantizar que los conductores sigan estas reglas al documentar su actividad diaria en un registro diario de conductores.
No mantener un registro preciso puede tener consecuencias graves, como la suspensión de la licencia de conducir u otras sanciones. Si desea utilizar el registro correctamente, siga estos pasos:
- Antes de comenzar a conducir
Los diseños de una plantilla de libro de registro de conductores pueden variar siempre que contengan la información requerida. Incluso antes de comenzar a conducir, debe comenzar a completar el formulario con la información básica, incluido el nombre y la dirección de su transportista, el número de su camión, los documentos y detalles de envío, y más. - Mientras conduce
Como se mencionó anteriormente, los registros tienen cuadrículas que abarcan 24 horas. Puede documentar todas sus actividades adecuadamente. Utilice la cuadrícula del registro para documentar estas actividades desde el comienzo de su turno hasta el final.
Digamos que tu turno empieza a las 9 de la mañana. En la sección fuera de servicio, dibuje una línea desde las 12:00 de la noche hasta la hora de inicio de su turno. Asigne al menos media hora antes de la hora de su salida para su inspección previa al viaje. Debe asignar este tiempo porque se considera «de servicio pero no conduciendo».
Para indicar esta hora, dibuje la línea desde las 12:00 de la noche hasta las 8:30 de la mañana. Luego haz otra línea desde esa hora hasta las 9:00 de la mañana. La marca de 30 minutos sirve como indicación del tiempo de inspección antes de empezar a conducir. Luego cree otra línea en la sección «conducir» para indicar la cantidad de tiempo que necesita para conducir hasta su primera parada. - Cuando se tome un descanso de la conducción
Tan pronto como se tome un descanso de la conducción, cree otra línea desde la sección de conducción hasta la sección «fuera de servicio». Indique cuánto tiempo pasó en su descanso. Lo importante a tener en cuenta es registrar siempre todas las actividades que realizas. Esto asegurará que todo lo que haga esté por escrito. - Completar todos los detalles
En la sección de comentarios, puede escribir declaraciones que expliquen todas las actividades que ha realizado y dónde estaba cada vez que cambió su actividad. Asegúrese de indicar el pueblo o ciudad y el estado en el que se encuentra. Luego, indique el punto de referencia más cercano para garantizar la precisión de su declaración. - Recuento
Después de su turno, debe hacer un recuento de cuánto tiempo ha dedicado a todas las diferentes actividades. Anota el número total de horas y asegúrate de que todas sumen un día completo. Luego, anote el número total de millas que condujo durante todo el turno.
Plantillas de libro de registro de conductores
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¿Cómo completar el registro diario de los conductores?
Llenar correctamente un registro diario de los conductores es de suma importancia. La mayoría de las políticas de la empresa junto con la ley federal establecen que los conductores de camiones deben completar la plantilla del libro de registro del conductor del camión. Lo mismo ocurre con otro tipo de conductores de diferentes compañías. Si ahora, la empresa y el conductor podrían meterse en muchos problemas e incluso podrían tener que pagar una multa enorme.
Esto hace que el hábito de completar el registro diario de los conductores sea extremadamente importante. No importa cuán ocupado esté, nunca debe olvidar completar la información necesaria en el documento. Aunque los registros no se revisan a diario, tendrá que responder por cualquier lapso cuando el Departamento de Transporte o el DOT realicen inspecciones. Para ayudarlo, aquí hay algunos consejos para completar la hoja de registro del conductor:
- Anote la dirección corporativa completa de su empresa.
- Anote la dirección de la terminal de origen, que es desde donde emite el despachador.
- Indique cuántas horas ha pasado en su turno.
- Al final de su turno, anote la lectura del odómetro y la distancia total recorrida.
- Si se producen accidentes o averías, asegúrese de documentarlos de inmediato. Además, incluya la información sobre el estado y la ciudad donde ocurrieron estos incidentes. Debe escribir los términos «accidente» o «avería» al describir los eventos en el documento.
- Deletree los nombres de las ciudades completamente en lugar de usar abreviaturas. Pero para los estados, puede usar abreviaturas.
- Si está a cargo de conducir varios vehículos en un día, asegúrese de incluir todos esos vehículos en el registro.
- Escriba legiblemente y coloque su firma.
Al final de cada día, debe finalizar su registro adecuadamente y prepararlo antes de enviarlo. De acuerdo con la ley federal, debe entregar la plantilla del libro de registro del conductor dentro de los 13 días a su propio transportista. Pero si sus políticas establecen que necesita activar el inicio de sesión antes, siga esas políticas.
Plantillas de libro de registro de conductor de camión
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Errores a evitar al completar un registro diario de conductores
Siempre debe completar la hoja de registro del conductor de manera precisa y completa. Esto es importante por muchas razones, no solo por el cómputo de su salario . Cuando esté escribiendo información en el registro, evite estos errores:
- Escribir una dirección incorrecta o incompleta. Ya sea que esté escribiendo la dirección de la empresa o la dirección de la terminal de su casa, asegúrese de que sea correcta. Si no está seguro de la dirección completa, pregunte a sus superiores.
- No indicar todos los documentos de envío requeridos. Siempre debe indicar cualquier documentación involucrada durante el proceso de transporte. Algunos ejemplos de información relacionada con documentos que se deben incluir son el número de manifiesto de la carga, el conocimiento de embarque , la mercancía y el remitente, y más.
- No escribir el nombre de la ciudad de donde vienes ya donde fuiste. Usted escribe esta información en la sección de comentarios del registro.
Hay momentos en los que puede recuperar el registro con comentarios para las correcciones. Por lo general, solo tiene que corregir errores menores. Pero si algo en su registro no cuadra, es posible que tenga que explicárselo a su superior.
Algunos conductores no son tan honestos como los demás. Cuando se olvidan de completar su registro, optan por falsificar la información para no meterse en problemas. Este es un gran no-no. Se meterá en muchos más problemas cuando falsifique documentos en lugar de admitir que olvidó llenar el libro de registro en una fecha determinada.
Peor aún, algunos conductores pueden ingresar deliberadamente información inexacta en sus registros para su beneficio personal. Esto puede sucederles a los conductores a quienes se les paga por milla. Esto significa que cuantos más kilómetros recorren mientras conducen, más dinero ganan.
Sumado a esto, dado que las empresas de camiones deben cumplir con plazos muy estrictos, esto hace que presionen cada vez más a los conductores para que trabajen. Pero en lugar de esforzarse, algunos conductores falsifican los registros y brindan información incorrecta. Es trabajo de la empresa verificar los registros correctamente para asegurarse de que contienen información precisa.
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¿Cuánto tiempo se deben mantener los libros de registro diarios de los conductores?
A medida que pasa el tiempo y los registros comienzan a acumularse, es posible que comience a preguntarse cuánto tiempo debe mantener los libros de registro diarios de los conductores. Según el DOT, la cantidad de tiempo requerida para mantener registros depende del tipo de documento.
Una hoja de registro del conductor se incluye en la categoría de «Informes de rendimiento y mantenimiento del conductor». Esta categoría incluye documentos que contienen información sobre el mantenimiento y desempeño de los conductores y sus vehículos después de cada turno. Las empresas deben archivar y almacenar dichos informes durante al menos tres meses a partir de la fecha en que el conductor preparó el informe. Por supuesto, es aconsejable conservar los documentos durante más tiempo, especialmente si tiene espacio para los archivos en la oficina.
