Un informe de nómina es un documento importante en el funcionamiento de una empresa. Proporciona información crucial sobre su recurso humano, que se puede utilizar para controlar los costos laborales. Los auditores utilizan los informes de nómina cuando realizan auditorías o preparan informes fiscales. La gerencia de la empresa puede usar los informes de nómina para decidir si es el momento adecuado para recompensar a los empleados con aumentos salariales, otorgar bonos o contratar a más trabajadores. Es un documento informativo que los empleados pueden usar para comprender mejor cómo el departamento de salarios llegó a su salario neto.
Plantillas de informes de nómina
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¿Qué es una plantilla de informe de resumen de nómina?
Una plantilla de informe de resumen de nómina es una plantilla que contiene información detallada sobre los pagos y deducciones de los empleados. Contiene detalles como pagos de horas extras, impuestos retenidos, tarifas por hora, horas totales trabajadas, pagos de vacaciones, etc.
El documento ayuda a los dueños de negocios a cotejar la información financiera y verificar las obligaciones tributarias. Si un empleado quiere saber por qué se le pagó una determinada cifra neta, el documento se utiliza para confirmarle todos sus pagos y deducciones acumulados.
Plantillas de informes de resumen de nómina
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Tipos de plantillas de informe de resumen de nómina
Los informes de nómina se realizan de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa. Toman diferentes formas y nombres según la forma en que se personalizan. Los tipos más comunes de plantillas de informes son los siguientes.
Informe resumen de nómina
Esta es una hoja de nómina imprimible que muestra los detalles de pago de un empleado individual, un solo departamento o el informe de nómina de toda la empresa. Por lo general, esta hoja de nómina imprimible se personaliza para mostrar los pagos de los trabajadores durante un período específico.
El período puede ser un mes, un trimestre de un año, un semestre o cualquier otro período. Muestra el salario bruto, las deducciones fiscales, otras deducciones y el salario neto. Este es el informe que se entrega a los empleados individuales cada vez que desean conocer el resumen de sus deducciones. Según la FLSA, el empleado tiene derecho a este informe.
Informe de nómina detallado
Esta plantilla de libro mayor de nómina es diferente de un informe resumido. Muestra un informe detallado de un período determinado. Como un informe resumido, muestra detalles de empleados individuales, departamentos o toda la empresa. Muestra el historial de pagos en una vista de cuadrícula con datos por fecha, día por día.
Un empresario puede utilizar este informe para conocer las horas acumuladas aportadas por los empleadores a la empresa. La empresa conocerá los salarios acumulados pagados y los impuestos/decocciones acumulados retenidos. Ayuda a una empresa a sopesar el total de horas trabajadas frente a la producción total recibida.
Si el total de horas trabajadas fuera muchas pero la producción limitada, la empresa podría decidir hacer una revisión de su fuerza laboral. Pueden volver a capacitarlos para mejorar sus habilidades, volver a capacitarlos o cambiar su estilo de trabajo.
Informe de nómina de responsabilidad fiscal
Esta es una plantilla de informe de resumen de nómina que muestra la cantidad de impuestos que se ha retenido a los trabajadores. Muestra el total que la empresa había remitido al gobierno y el total pendiente. El informe garantiza que la empresa no sufra sanciones debido a presentaciones de impuestos tardías o presentaciones de montos incorrectos.
Este informe se prepara anualmente o trimestralmente e incluye los impuestos retenidos tanto para el gobierno federal como para el estatal. Los informes de nómina de responsabilidad fiscal más comunes son los siguientes: –
Formulario 940 : este informe se prepara bajo la ley de impuestos FUTA. Es un formulario de impuestos anual.
Formulario 941 – Se prepara bajo el FICA y la Ley Federal de Impuestos sobre la Renta. Es un formulario trimestral.
Formulario W-2 : el formulario es para empleados y se prepara anualmente
Algunos de los gobiernos del estado exigen que se les informen formularios casi equivalentes. La dirección de la empresa debe asegurarse de consultar las leyes estatales locales para que no infrinjan las leyes fiscales y sufran sanciones por parte del gobierno estatal.
Informe resumido de empleados
Esta es una hoja de nómina imprimible que detalla la información de pago de los empleados y sus datos personales detallados. Muestra la tarifa de pago por hora, las deducciones de impuestos actualizadas e información personal detallada, como nombres, direcciones y tiempo de servicio.
El informe resume el total de horas que el empleado sirvió en la empresa y puede incluir las tareas específicas que realizó el empleado. En su mayoría, las empresas usan este informe cuando hacen un resumen de la productividad de los empleados.
Después de resumir el total de horas trabajadas, la persona de negocios puede compararlo con el trabajo total que completa. Ayudará al empleador a determinar si vale la pena retener al empleado o no.
Informe de nómina de jubilación
Esta es una plantilla de libro mayor de nómina que muestra las contribuciones realizadas por un empleado a entidades de jubilación como 403-B o 401-K. El libro mayor confirma si todo el dinero de jubilación retenido de los empleados ha sido remitido a las respectivas entidades del plan de jubilación. Si un empleado tiene alguna queja sobre su informe de contribuciones para la jubilación, este libro se puede utilizar para resolver la disputa.
Informe de tiempo libre pagado
El informe de tiempo libre pagado muestra la cantidad de PTO que un empleado ha tomado durante un período determinado. Calcula las horas de PTO pendientes de pago. Este informe ayuda a una empresa a planificar mejor sus horarios de trabajo para evitar la escasez de trabajadores o la contratación excesiva.
Informe de compensación del trabajador
Este informe muestra los pagos totales recibidos por todos los trabajadores. Se crea cuando una empresa busca contratar una aseguradora. Puede ayudar a calcular las primas y buscar la mejor aseguradora con primas razonables.
Informe de cargo por servicio de nómina
Este es un libro mayor que muestra las facturas recibidas de un proveedor de servicios de nómina.
¿Qué se incluye en un informe de nómina?
Una hoja de nómina imprimible ofrece un resumen de la actividad de nómina de toda la empresa. Un informe de nómina completo debe incluir los siguientes detalles.
Sueldo bruto
Antes de que se deduzca dinero del salario de un trabajador, la cantidad total ganada es lo que se denomina salario bruto. Se calcula sumando el total de horas trabajadas por el empleado multiplicado por el salario por hora. Incluye cualquier pago de horas extras, asignaciones, bonificaciones, beneficios, etc. La hoja de nómina imprimible debe tener estos detalles como el pago bruto.
Salario bruto ajustado
El salario bruto ajustado muestra el saldo de pago que queda después de deducir las contribuciones individuales de los empleados o después de deducir dinero como seguro, jubilación, médico, sindicato, etc.
Salario neto
Esta es la cantidad que un empleado recibe en su cuenta bancaria o cheque. Es el saldo que queda después de que se hayan realizado todas las deducciones, incluido el dinero prestado de la empresa.
Impuestos y contribuciones
Son aportes hechos por un empleado a la Ley Federal de Aportes al Seguro.
Hojas de nómina imprimibles
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¿Cómo hago un informe de nómina?
La plantilla del libro mayor de nómina de una empresa es diferente de la siguiente. La gerencia analiza sus necesidades únicas y crea una plantilla de informe de resumen de nómina que los representa. Independientemente de las necesidades únicas que pueda tener una empresa, cada informe de nómina tiene una estructura similar.
Información importante necesaria
Primero debe decidir qué información se necesita para que aparezca en la plantilla del libro mayor de nómina. Esta es información que puede ser compartida con terceros. La información como la información médica/de salud no debe incluirse en el libro de nómina.
Primero debe tener los intereses de la empresa. Por ejemplo, podría estar planeando solicitar un préstamo en el futuro. La nómina debe crearse para reflejar su capacidad de servicio de préstamos. Si desea usarlo para fines de préstamo, no debe incluir detalles del empleado, como el nombre, las contribuciones a los beneficios de jubilación, etc.
Si la nómina es solo para uso interno, no hay problema para incluir los datos de los empleados. Asegúrese de que capture su nombre completo, número de empleo, número de seguro, membresía de contribuciones de jubilación, seguro de salud, etc.
También debe mostrar el salario bruto del empleado, las deducciones y otros beneficios. En resumen, la información principal en la plantilla del libro mayor de nómina debe ser la siguiente:
Nombres de los empleados : deben organizarse de manera que se puedan imprimir los informes individuales de los empleados.
Salario bruto : la cantidad bruta ganada en un período determinado
Detalles de la contribución al seguro, es decir, proveedor de seguros y primas pagadas mensualmente
Cualquier préstamo adjunto a su salario : proporcione detalles del prestamista, cuotas mensuales, fecha de vencimiento cada mes
Número de contribución de jubilación : número 401k, número de contribuciones mensuales. Número de seguro de salud – proveedor de salud, la cantidad retenida cada mes.
Determinar el período de la hoja de nómina imprimible
Su libro de nómina debe tener un período predeterminado. Puede decidir generar un informe mensual, trimestral, semestral o anual. Todo depende de para qué quieres el informe. Si un empleado solicita un informe individual, puede seleccionar el rango de tiempo que desea y generar su informe individual.
Si, por ejemplo, desea tomar decisiones sobre si debe aumentar los salarios o mantenerlos, puede generar un informe de hoja de nómina anual imprimible o cubrir dos o tres años. Le ayudará a obtener una mejor visión de los gastos de la empresa en salarios. Un informe de un año podría ser suficiente para un prestamista a menos que solicite más detalles.
Rellena los datos de la nómina
Habiendo determinado toda la información requerida en su informe de nómina y el período, es hora de completar los detalles. Existen diferentes métodos que puede usar para generar una plantilla de nómina, pero el más fácil es descargarlo en línea.
Revise las diferentes hojas de nómina imprimibles disponibles en línea para ayudarlo a decidir cuál se adapta mejor a sus necesidades. Si encuentra uno, adóptelo como su plantilla de nómina, pero si no, puede agregar filas y columnas para satisfacer sus necesidades. La forma más fácil de insertar datos es importar los detalles de su nómina desde el sistema de nómina. Alternativamente, puede insertar manualmente, pero debe tener cuidado para evitar errores de escritura.
Probar los resultados
Actualmente, los datos son muy importantes en un negocio, sin importar el tipo de datos que sean. Las empresas confían en él para tomar decisiones, probar el rendimiento, mejorar sus líneas de producción, líneas de entrega, etc. El informe obtenido de la plantilla del libro de nómina no es solo para tener un informe listo sino para mejorar el negocio.
Después de completar sus entradas, revise su informe para verificar si hay errores y corregirlos. A continuación, obtenga información del informe. Averigüe si los pagos por hora se alinean con la productividad. Si no, averigüe si su equipo o máquinas requieren mejoras. Averigüe si son los supervisores los que no se están desempeñando o si es posible que haya contratado en exceso.
Es posible que esté preparando el informe de nómina para compartirlo con un prestamista. Confirme si presenta los elementos importantes. Compruebe si ha incluido información que no debe compartirse con terceros y elimínela. Puede llamar a su equipo de gerentes y analizar el informe para obtener más información.
Plantillas de libro mayor de nómina
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Los pasos importantes de la preparación de la nómina
No es fácil completar el proceso de elaboración de la nómina de tu empresa. Para ayudarlo a tener una manera fácil de completar el procesamiento de la nómina, estos pasos importantes lo ayudarán.
Recopilar información
Tenga toda la información necesaria lista para usted. La mejor manera de tener su información lista es recopilarla de los empleados el día que son contratados. Tenga su formulario W-4 lleno y listo. Tenga información detallada sobre planes de jubilación, formularios de impuestos estatales, seguros, beneficios proporcionados por la empresa, pago por hora, etc.
Calcular el salario neto
El pago neto es el pago bruto menos todos los impuestos y beneficios retenidos. Calcule los impuestos médicos y de seguridad social.
Pagos : el salario neto es lo que debe recibir un empleado. Puede pagarlos mediante transferencia bancaria o cheque. El recibo de pago adjunto se genera a partir del informe de nómina. El comprobante muestra detalles de su salario bruto, pagos retenidos y el neto que obtendrán.
Informe – de la nómina se debe generar otro informe que se archivará con las retenciones de impuestos Federales y Estatales. Los departamentos que requieren el informe son-
- Impuestos médicos
- Seguridad Social
- IRS
- Departamento de Ingresos del Estado
pagos retenidos
Estos pagos incluyen impuestos y beneficios. Después de retenerlos a sus empleados, debe enviarlos a las entidades correspondientes. Estos son
- Entidades tributarias
- Entidades de planes de jubilación
- Prestaciones médicas, etc.
Fusión de la nómina con los asientos contables
Su último paso será publicar todos los detalles de la nómina en el sistema de contabilidad de la empresa. Algunos estados tienen una regla en la que las empresas deben hacer un informe de la nómina en el talón de pago. Averigüe si esto es un requisito en su estado y actúe en consecuencia.
Si hay algún cambio en la nómina, asegúrese de capturarlos correctamente. Los cambios pueden deberse a incrementos salariales, promociones, nuevas contrataciones, trabajadores que se fueron, etc. A medida que cambian los pagos o los impuestos, la plantilla del informe de resumen de nómina también debe cambiar para reflejar el estado actual.
