Algunos de los factores esenciales para establecer el éxito de un proyecto son la gestión de las partes interesadas y la participación de las partes interesadas. Una de las herramientas más importantes para ayudarlo con esto es un mapa de partes interesadas.
Mapas de partes interesadas
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¿Qué son las partes interesadas?
Para crear su mapa de partes interesadas, debe saber qué es una parte interesada. Una parte interesada es cualquier persona que tenga una participación en su proyecto, pero esta definición puede ser un poco amplia. Una definición más precisa puede ser cualquiera que pueda hacer o deshacer su proyecto. Las partes interesadas generalmente se clasifican en los siguientes grupos:
- Patrocinadores
Estas son las personas que inician un proyecto reuniendo los recursos y colocando personas a cargo de realizar un proyecto. Son los propietarios de los requisitos del proyecto y, si alguno de estos requisitos cambia, deben dirigir el proyecto según sea necesario. - Equipo de Proyecto
Son las personas que tendrán la responsabilidad de ejecutar un proyecto y asegurarse de que se complete. Son los responsables de pensar en las soluciones a los requerimientos de un proyecto. - Grupo de referencia
Estas son las personas a las que los equipos de proyecto se referirán para que puedan llegar a la mejor solución. También se asegurarán de que esta solución funcione. - Usuarios
Estas son las personas que se beneficiarán de la solución del proyecto.
Diagramas de partes interesadas
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Tipos de partes interesadas
Es importante comprender los diferentes tipos de partes interesadas para hacer su mapa de partes interesadas. Ya sea que esté planeando el lanzamiento de un gran producto o iniciando un programa que tenga un efecto en su equipo, saber esto es importante.
Cada proyecto o producto tiene partes interesadas tanto externas como internas. Distinguir uno de otro lo ayudará a encontrar las prioridades correctas y luego crear el mejor diagrama de partes interesadas. También tendrá la oportunidad de encontrar el mejor enfoque que funcione para su proyecto.
- Partes interesadas internas
Son las personas de su equipo que participarán en el desarrollo de su producto o en la entrega de su proyecto. Aunque su nivel de compromiso puede variar, todos tendrán algún nivel de influencia porque son parte de su empresa. Algunos ejemplos de partes interesadas internas son:
CEO o
diseñador ejecutivo de nivel C
Desarrollador
Propietario del producto
Gerente de proyecto - Partes Interesadas Externas
Estas son las personas que se verán afectadas por su proyecto o producto. No participan directamente en él. Algunos ejemplos de partes interesadas externas son:
Acreedores
Clientes
Accionistas
Sociedad
Proveedores
¿Qué es el mapeo de partes interesadas?
La creación de un mapa de partes interesadas es un proceso que implica determinar las partes interesadas clave en su proyecto. Implica la identificación de todos los que tienen interés en el resultado de su proyecto. Una parte interesada puede ser una o varias personas, como en el caso de proyectos más grandes.
Tan pronto como haya identificado a todas las partes interesadas del proyecto, debe crear una plantilla de mapa de partes interesadas para agruparlas según sus diferentes niveles de compromiso. Basará su cuadro de partes interesadas en los niveles de interés y los niveles de influencia de sus partes interesadas.
El nivel de interés significa que las partes interesadas se ven afectadas por el resultado de su proyecto, pero no tienen el poder de influir en los requisitos del proyecto. El nivel de influencia es el poder de una parte interesada para establecer y modificar los requisitos del proyecto.
Una de las principales áreas en las que debes enfocarte es en satisfacer las expectativas de tus stakeholders quienes tienen altos niveles de influencia en tu proyecto. Para las otras partes interesadas, que tienen altos niveles de interés en su proyecto, todo lo que tiene que hacer es mantenerlos actualizados en cuanto al estado de su proyecto .
El mapeo de partes interesadas es un ejercicio visual. Puede mapear a sus partes interesadas manualmente o puede usar un software para realizar esta misma acción. El siguiente paso después de mapear completamente a sus partes interesadas es elaborar un plan de acción sobre cómo interactuar con ellos.
El mapa es una representación visual de la relación que tienen sus partes interesadas con su empresa o proyecto junto con la evolución potencial de la relación en el futuro. Muestra el efecto que tienen las partes interesadas en su empresa y el efecto que su empresa podría tener en las partes interesadas.
También llamado matriz de mapeo de partes interesadas, este mapa se presenta comúnmente como un gráfico con dos ejes. El eje x representa los niveles de influencia de las partes interesadas y el eje y representa los niveles de interés de las partes interesadas.
El cuadrante de este mapa que ocupan las partes interesadas determina la frecuencia, los tipos y la intensidad de los compromisos que necesita su proyecto.
La importancia del mapeo de partes interesadas
Un paso muy importante en la creación de un mapa de partes interesadas efectivo es la identificación y evaluación de las partes interesadas de su proyecto. Hay una muy buena razón detrás de esto. No identificar a las personas o entidades que pesan en la balanza podría hacer que su equipo asigne valiosos recursos y tiempo en los lugares equivocados.
Esto también podría resultar en daños graves a su imagen corporativa o paros laborales. Crear su propio ejemplo de mapa de partes interesadas tiene muchos propósitos además de ilustrar la relación entre sus partes interesadas y su empresa o proyecto.
Con una matriz de partes interesadas, por ejemplo, le resultará más fácil identificar a las partes interesadas clave y luego clasificarlas según su prioridad. Tener todos estos conocimientos a mano le permite hacer un plan de compromiso más detallado para su parte interesada junto con las mejores tácticas.
También le permite visualizar cómo sus niveles de interés e influencia cambian con el tiempo, especialmente si sus partes interesadas se reasignan periódicamente. Con base en estos conocimientos, es importante mapear a sus partes interesadas lo antes posible.
Además, es igualmente crucial volver a analizar periódicamente su mapa de partes interesadas a lo largo del tiempo. Existe una alta probabilidad de que sus partes interesadas cambien a lo largo de la vida útil de su proyecto. Esto es lo mismo para sus necesidades, impactos y opiniones sobre su proyecto.
Quizás la mejor manera de determinar quién influye en su proyecto y cómo debe tratar con ellos es mapear y volver a analizar constantemente a las partes interesadas. La frecuencia de este ejercicio depende naturalmente de los recursos que tenga disponibles pero, a pesar del costo, no debe descuidar esto.
Hay una agradable ironía cuando se trata del mapeo de partes interesadas. Los equipos que integran el proceso temprano en sus proyectos descubren que sus esfuerzos para manejar a las partes interesadas tienden a ser más eficientes y productivos.
Al conocer los niveles de influencia e interés de sus partes interesadas, estará en una mejor posición para asignar recursos donde estos tendrán el impacto más significativo.
Cuadros de partes interesadas
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¿Cómo se crea un mapa de partes interesadas?
Hay varias formas de hacer un mapa de stakeholders y esto depende de qué tan complejo sea tu producto o proyecto. Por ejemplo, puede tener solo unas pocas partes interesadas para un proyecto menor o muchas si su proyecto traerá grandes cambios en su empresa.
Cuando se trata de muchas partes interesadas externas e internas, se recomienda priorizarlas. Esto es parte de hacer el mapa de sus partes interesadas. Estos son los pasos para construir un mapa altamente efectivo:
- Lluvia
de ideas
El primer paso es identificar a todas las partes interesadas potenciales. Esto se refiere a las personas, organizaciones y grupos que se verán afectados por su proyecto o producto, aquellos que tendrán influencia sobre él, o aquellos que tienen una preocupación o interés en su éxito.
Enumere todos los nombres en la pizarra de su empresa o en un espacio compartido como una hoja de Google. Trate de ser lo más detallado posible en esta etapa. Siempre puede tachar cualquier nombre duplicado o aquellos que no sean relevantes para su proyecto más adelante. - Categorización
El siguiente paso es categorizar los resultados de su sesión de lluvia de ideas. ¿Qué partes interesadas debería colocar en una sola categoría? ¿Qué nombre le darás a esta categoría? ¿Se perdió algún tipo de partes interesadas? Para asegurarse de que no se olvidó de ninguno de los jugadores más importantes, debe verificar los tipos de partes interesadas que necesitan varios proyectos. - Priorización Debe
priorizar a las partes interesadas clave y luego asegurarse de comenzar a hablar con ellas al principio del proyecto antes de comenzar a crear un plan de comunicación. Hay varias maneras de priorizar a sus partes interesadas. Puede usar una matriz o puede pedirle a su equipo que vote para decidir cómo definir a los jugadores clave. - Comunicaciones con las partes interesadas
Después de definir sus prioridades, ahora debe pensar en un plan para involucrar a todas las principales partes interesadas. Recuerde que no existe un “procedimiento estándar” que se adapte a todas las situaciones posibles, aunque existen algunos consejos prácticos que pueden ayudarlo a generar responsabilidad y transparencia para su proyecto. Estos incluyen:
En la medida de lo posible, debe tener mucha comunicación cara a cara con personas muy interesadas y de alto poder. Desarrollar confianza con este grupo primero es crucial para el éxito de su proyecto.
Para aquellos que se oponen a su proyecto, primero intente obtener la aceptación de alguien con el mismo nivel de poder y luego pídale a este último que convenza al primero.
La comunicación frecuente y temprana también es importante. La razón de esto es que las personas necesitan tiempo para pensar primero antes de tomar una decisión.
Proporcionar a cada uno de los stakeholders la información suficiente en función de su nivel de interés. Algunas personas solo necesitan un resumen ejecutivo , mientras que otras pueden querer profundizar más.
