El IRS tiene reglas estrictas sobre los tipos de conducción que se pueden deducir de sus impuestos. Muchos dueños de negocios pueden deducir los costos asociados con su vehículo, los gastos de reparación y las millas recorridas.
¿Qué es un registro de kilometraje?
Para reclamar deducciones en sus declaraciones de impuestos, debe mantener registros meticulosos de su conducción. Muchas personas registran el tiempo semanal o mensualmente, lo que no satisfará al IRS si hay una auditoría de sus registros. La forma más fácil de mantener registros es usar una plantilla de registro de millaje que tendrá espacios para que registre su millaje para cada viaje que realice. Se sabe que el IRS descalifica algunas deducciones porque no había una separación clara entre conducir por negocios y otros viajes.
Plantillas de registro de kilometraje
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Contenido de un registro de kilometraje
Junto con un registro inicial del kilometraje del vehículo al comienzo del año, también necesitará un registro al final del año. Esto debe coincidir con las cantidades que se registran cada día para garantizar que el kilometraje sea correcto.
La siguiente información debe registrarse cada vez que comience su viaje a un destino asociado con el negocio.
- La fecha del viaje de negocios.
- Punto de partida del viaje. Podría ser la oficina o un lugar de trabajo.
- El destino final de su viaje.
- El motivo de su viaje.
- Kilometraje inicial en el vehículo.
- Kilometraje final para ese viaje.
- Peajes y otros gastos en el viaje.
Cada viaje debe registrarse, así como el kilometraje inicial y final al final del día para garantizar que sean precisos. El IRS también exige que guarde estos registros en un archivo durante tres años después de usarlos para las deducciones.
Libro de registro de kilometraje
Tipos de conducción comercial que califica
Conducir entre oficinas o lugares de trabajo
Puede deducir el kilometraje que conduce entre un lugar de trabajo y el siguiente. Si pasa su tiempo entre dos oficinas, puede deducir el kilometraje entre cada una como un gasto de conducción comercial.
Recados y paradas de suministro
Si conduce hasta el banco, la oficina de correos o la tienda de suministros, puede deducirlo de sus impuestos cada año. Las millas pueden acumularse rápidamente cuando realiza estos viajes secundarios a diario. Si usted es un contratista que necesita cargar el camión con suministros, esa es una deducción que también se puede agregar.
Negocios de entretenimiento
Cada vez que se reúna con un cliente para tomar un café o vaya a cenar con un nuevo cliente potencial, puede deducir el kilometraje de esos viajes.
Viaje al aeropuerto
Cuando conduce al aeropuerto para viajes, puede deducir esas millas como gastos. El viaje de regreso desde el aeropuerto después de su viaje de negocios también se puede deducir.
Trabajos ocasionales no relacionados
Los ingresos de los trabajos de cuidado de niños, paisajismo y conserjería pueden calificar como un negocio, por lo que tendría derecho a rastrear el millaje hasta estos trabajos como un gasto comercial.
Sitios de trabajo temporales
Los contratistas y otros trabajadores a menudo pueden pasar menos de un año en ciertos lugares antes de trasladarse a otros. Conducir a estos sitios de trabajo temporales puede calificar para deducciones de millaje.
Buscando Nuevo Empleo
Si está buscando un nuevo trabajo en su industria actual, puede deducir las millas que maneja para las entrevistas. Esto no es cierto para una nueva posición en una nueva industria.
Visitas de clientes
La deducción de millaje estándar puede aplicarse a las veces que se reúna con clientes en su oficina o lugar de trabajo.
Formulario de registro de millaje
Millaje que no califica
Desplazamiento
El IRS lo considera un gasto personal cuando tiene que viajar de su casa a su lugar de trabajo. Ese lugar de trabajo puede ser su oficina o lugar de trabajo permanente. Si tiene una ubicación temporal en la que espera trabajar al menos un año, se considera un lugar de negocios y el IRS no le permitirá deducir ese millaje.
Algunas personas creen que pueden tomar la deducción si usan su tiempo de viaje para hacer llamadas comerciales o escuchar grabaciones relacionadas con el negocio. Esas millas todavía se consideran viajes diarios y se anotan como gastos personales.
Si trabaja desde su casa, se considera su ubicación principal para los negocios. Todos los viajes realizados desde la oficina central a una reunión con un cliente o para hacer mandados se consideran gastos comerciales. Esos se pueden deducir.
Errores que comete la gente
Hacer el inicio de sesión en un lote para todo el mes o el año
Es importante que el registro de kilometraje se realice diariamente. El IRS requiere registros meticulosos y quiere toda la información mencionada anteriormente, como la fecha y el motivo del viaje, así como la información sobre el kilometraje de cada viaje.
Información faltante
Cuando el IRS quiere el motivo de cada viaje, ese motivo debe acompañar un nombre o cuenta comercial. Si afirma estar revisando la cuenta de un cliente en su oficina, debe incluir el nombre del cliente en su registro. A muchos dueños de negocios se les han negado sus deducciones por información faltante o incorrecta.
Cálculo de deducciones
Hay dos opciones para calcular las deducciones por gastos de millaje comercial. Puede utilizar la deducción de millaje estándar o los gastos reales del vehículo.
Para la deducción de millaje estándar, está sumando el total de millas por año que se conducen por negocios. Tomará una deducción preestablecida por cada una de esas millas. En 2016, la deducción es de 54 centavos por cada milla. Usando este estándar, no puede incluir reparaciones o mantenimiento al vehículo.
Si planea deducir los gastos reales, debe tener un registro preciso de todo el mantenimiento y las reparaciones realizadas en el vehículo. El porcentaje de millaje en el vehículo para negocios luego se deduce de los costos en sus impuestos. Por ejemplo, un vehículo con $6,000 de gastos y el 50 por ciento del millaje total como negocio deduciría $3,000 de sus impuestos.
No importa qué tipo de deducción esté tomando al final del año. A lo largo de todo el año, debe mantener registros precisos de su millaje, así como otra información como nombres, fechas y motivos de los viajes. Una plantilla de registro de kilometraje puede facilitar mucho el seguimiento del kilometraje de su empresa.
