Organizarse en estos días ha evolucionado desde las cartas, que eran los métodos más antiguos de comunicación, hasta el uso de correos electrónicos o correos electrónicos. La gente en estos días usa correos electrónicos porque son convenientes y rápidos. La mayoría de las empresas en estos días dependen de los correos electrónicos para difundir información. Por lo tanto, la próxima vez que desee solicitar una reunión, puede intentar enviar un correo electrónico de solicitud de reunión a los involucrados.
Correos electrónicos de solicitud de reunión
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¿Cuándo necesita un correo electrónico de solicitud de reunión?
En los negocios, siempre existe la necesidad de escribir mensajes informando a los clientes de las reuniones o la solicitud de una con el supervisor o gerente. Enviar correos electrónicos de solicitud de reunión es la forma más rápida de programar una reunión con los miembros de su propio equipo. En cualquier caso, puede modificar fácilmente una programación de una muestra de correo electrónico de reunión para satisfacer sus propias necesidades.
Pero la razón principal para enviar una carta de solicitud de reunión por correo electrónico en el contexto de asuntos comerciales es programar una reunión . También puede llamarlo carta de invitación a una reunión. El carácter y la redacción de dicho correo electrónico dependen de a quién se lo envíe y del propósito del correo electrónico que, en este caso, es para una convocatoria de reunión.
Muestras de correo electrónico para programar una reunión
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Elementos de un correo electrónico de solicitud de reunión
La relación personal o profesional entre el remitente y el destinatario también afecta la estructura de la muestra de correo electrónico de solicitud de reunión de negocios . Sin embargo, puede tener en cuenta los siguientes indicadores para incluir los detalles de un correo electrónico de solicitud de reunión:
- Su razón para solicitar una reunión
Esta declaración debe seguir inmediatamente después de su saludo. Haga hincapié en la importancia de la asistencia en el interés del destinatario. - Detalles sobre la reunión
Para evitar cualquier confusión que pueda ocurrir más adelante, debe especificar adecuadamente la fecha Y la hora de su reunión solicitada. - El lugar de la reunión
Incluso si siempre tiene el lugar de sus reuniones en un solo lugar, aún debe indicar el lugar. Nunca asumas nada sobre este asunto. - La duración sugerida de la reunión La duración
prevista de la reunión afecta la decisión del destinatario sobre si asistirá o no. La mayoría de la gente quiere evitar reuniones largas, ya que esto causa un impacto negativo en sus niveles de productividad. También es evidente que las reuniones largas tienden a volverse aburridas.
Además, tenga en cuenta que cuando escriba un programa, una muestra de correo electrónico de reunión, debe estar bien escrito, ser simple y fácil de entender. Aquí hay más detalles que puede incluir en su carta de solicitud de reunión:
- Pida seguimiento después de su reunión
- Los beneficios que obtendrían los destinatarios por asistir a la reunión
- Si está enviando el correo electrónico a su jefe o a un cliente, asegúrese de tener un horario de reunión flexible, ya que es posible que lo ajusten para que se adapte a su propia disponibilidad.
Déle importancia a su muestra de correo electrónico de solicitud de reunión de negocios porque es a través de esta comunicación que puede mostrar su profesionalismo y competencia. Además, dado que el correo electrónico ahora se ha convertido en una parte integral de cómo se comunican las empresas, es apropiado que se escriban hábilmente.
Correos electrónicos de solicitud de reunión de negocios
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¿Cómo solicitar una reunión por correo electrónico?
No hay duda de que los gerentes son personas extremadamente ocupadas. Sin embargo, esa no es razón suficiente para no reunirse regularmente con sus subordinados. La forma más fácil de notificar a los miembros del equipo sobre sus reuniones periódicas sería a través de correos electrónicos de solicitud de reunión. Aunque ha escrito el correo electrónico de una manera muy sencilla, aquí hay algunos consejos para usted cuando solicite una reunión por correo electrónico:
- La línea de asunto del correo electrónico
Asegúrese de que la línea de asunto resalte el tema sobre el que le gustaría tener una reunión. Haz esto directo y simple. Incluir una fecha exacta puede captar el interés de sus destinatarios para que abran su correo electrónico y respondan más rápido. - Solicitud para la reunión
Incluya su razón para la reunión y con su solicitud para reunirse. Escribir un correo electrónico sobre esto prepara a sus destinatarios sobre el motivo de la reunión, qué esperar de ella y cuánto tiempo deben reservar para su reunión. No incluya detalles de la reunión propuesta, solo una descripción general de lo que se discutirá. - Permita flexibilidad
Puede dar una fecha y hora específicas para la reunión. Pero siempre anticipe la posibilidad de horarios conflictivos. Tenga en cuenta que los jefes y los clientes pueden tener diferente disponibilidad. Es posible que deba ajustar la hora y la fecha para que se adapten a sus horarios. - Solicitud de respuesta
Asegúrese de solicitar una respuesta a sus destinatarios cuando su objetivo para el correo electrónico de solicitud de reunión sea programar una reunión. Sin embargo, regañar por una respuesta no sienta bien. Simplemente solicite una pronta respuesta a su programa, una muestra de correo electrónico de reunión. - El profesionalismo es importante
Adopte siempre un tono profesional cuando envíe un correo electrónico, incluso cuando el asunto de su correo electrónico de solicitud sea algo que lo moleste. Practique siempre la cortesía y el respeto. Hacer lo contrario establece un tono negativo incluso antes de la reunión.
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Sugerencias para programar reuniones además de enviar un correo electrónico de solicitud de reunión
Los entornos de trabajo de hoy son totalmente diferentes a los de hace décadas. Anteriormente, las delimitaciones entre funciones profesionales y administrativas eran muy claras. Tenías secretarias que te escribían memorandos , traían café, servían el almuerzo y programaban reuniones para ti.
Pero estos roles ahora han cambiado. Por ejemplo, no es raro pedirle a un subgerente que organice una reunión sin tener que perder ningún grado de aptitud y respeto por él. En los años 60, lo consideraban impensable. Hoy en día, es bastante común.
Cuando su superior le pide que cree y envíe una muestra de correo electrónico de solicitud de reunión de negocios, esto no reduce su función. Más bien, muestra cuán competente eres realmente y que tu jefe te conoce y confía lo suficiente en ti para tal tarea. Pero este honor tiene su precio. Cuando está a cargo de una tarea administrativa de este tipo, esto puede ser muy desafiante.
La programación de reuniones puede convertirse en una pesadilla para muchos jóvenes profesionales. Es posible que este rol no sea realmente su campo de especialización, pero ¿es realmente tan difícil? La coordinación de horarios a veces puede ser traicionera. Quizás la primera pregunta que necesita respuesta es: «¿Las prioridades de quién deberían ser las primeras?»
Como en cualquier negocio orientado al cliente, el cliente siempre es lo primero. Cuando trata con su equipo, junto con proveedores de servicios o proveedores, entonces la persona que ocupa el puesto más alto en su empresa es a quien usted prioriza.
Si es un abogado que intenta adquirir varios socios gerentes para una sola reunión, deberá tener mucho cuidado al tratar con ellos para asegurarse de que los tres tengan el mismo respeto. En caso de duda, es mejor preguntarle a su superior quién es la persona más importante que asistirá a la reunión y qué horario debe acomodar.
Ofrezca sus sugerencias, si las hay, sobre cuál cree que debe ser el orden de precedencia y por qué. Cuando haya determinado la jerarquía, tendrá dos opciones para continuar con su carta de solicitud de reunión:
- ¿Qué funciona para ti?
No es raro tener dos o más VIP que puedan necesitar alojamiento prioritario. En tal caso, comience a investigar con los asistentes de estas personas y pregúnteles varias veces qué funciona para ellos. Después de hacer esto, consulte con su equipo sobre las posibilidades y luego pregúnteles cuál de estos funcionaría mejor para todos.
A veces, es posible que solo tenga que aceptar la decisión de la mayoría. También puede hacer un círculo hacia atrás solo para verificar si no pueden llegar a un acuerdo la primera vez que les pregunta. - Otros horarios que funcionan
Esta segunda opción consiste en consultar primero a su propio equipo, después de lo cual contacta a los participantes o clientes externos con una serie de opciones en horarios y fechas convenientes. En este caso, aún coloca al grupo prioritario en el «asiento del conductor», pero establece el horario inicial para ellos. En su correo electrónico, indique que les está enviando mensajes con la primera selección de fecha y hora.
Por supuesto, ya ha hablado con los demás participantes para asegurarse de que las opciones que dio también funcionen para su propio equipo. El único problema con esto es que, si las otras partes no están disponibles en ninguno de los horarios que mencionó, entonces debe pedirles que proporcionen una sugerencia alternativa.
Si esto sucede, usted y todo su equipo deben luchar para cambiar o ajustar sus prioridades para que pueda satisfacer las necesidades del cliente. Incluso cuando cree que ha hecho todo lo posible para que su reunión se lleve a cabo, a veces simplemente no es posible.
Por último, aquí hay algunos consejos más para considerar:
- No cometa el error de preguntar ciegamente a todos los asistentes por los horarios que les convienen. Esto es demasiado abierto y ambiguo. Ofrezca a su equipo ideas y opciones a las que puedan responder. Esto hace que verifiquen sus horarios para asegurarse de que las opciones que ha sugerido no sean factibles.
- Nunca se comprometa con una hora o fecha sin antes asegurarse de que cuenta con la aprobación del asistente más importante de la reunión. Nadie quiere volver con su superior para informarle que su hora y fecha preferidas no funcionan.
- No borre sus correos electrónicos. Asegúrese de guardar siempre sus correos electrónicos en función de la disponibilidad de las personas. Esto asegura que haya cubierto todas sus bases en caso de que alguien se queje o contradiga un tiempo que aprobó anteriormente.
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