En nuestra vida diaria, hay muchas cosas que necesitan mantenimiento para que funcionen sin problemas. Incluso en los confines del hogar, tenemos electrodomésticos y autos mantenidos regularmente para que no nos fallen mientras están en funcionamiento ni sufran ningún daño. En las empresas, sobre todo las grandes, necesitas más mantenimiento en tus equipos. Para esto, debe confiar en que otras personas realicen la verificación. Posteriormente, estas personas proporcionarán un formulario de informe de mantenimiento.
Formularios de informe de mantenimiento
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La importancia de un formulario de informe de mantenimiento para equipos
Un formulario de informe de mantenimiento es una de las principales herramientas utilizadas por el personal de mantenimiento para documentar las inspecciones de mantenimiento de los equipos. El informe implica un proceso continuo de verificación, servicio y reparación de equipos operativos para garantizar que las empresas operen sin problemas y sin interrupciones no deseadas.
Para realizar un seguimiento preciso de los registros de las acciones realizadas con fines de calidad y seguridad, puede utilizar una plantilla de informe de mantenimiento. Estos son algunos de los beneficios de usar un formulario de este tipo:
- Ayuda a mantener la confiabilidad
Esto asegura que el equipo operativo esté siempre disponible según sea necesario y en condiciones de trabajo. - Ayuda a garantizar la seguridad
Las revisiones periódicas pueden evitar riesgos inesperados para las personas involucradas en las reparaciones. - Mejora la eficiencia
La identificación temprana de defectos y su reparación inmediata puede ahorrarle a la empresa dinero y tiempo a largo plazo. - Promueve un buen mantenimiento de registros
La documentación periódica de la reparación y el diagnóstico del equipo lo ayuda a identificar tendencias más amplias y respalda las investigaciones en el futuro.
Plantillas de informes de mantenimiento
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¿Cómo hacer un formulario de informe de mantenimiento?
Un formulario de informe de mantenimiento es un documento escrito que identifica claramente cómo realizar un procedimiento de mantenimiento. Debe ser lo suficientemente detallado y específico para que cualquier técnico calificado que nunca haya realizado el trabajo pueda hacerlo con éxito simplemente leyendo el documento y siguiendo el contenido. Estos son los pasos a considerar al hacer este documento:
- Primero planifique lo que desea colocar en el formulario
Antes de comenzar un trabajo grande, el planificador de mantenimiento debe reunirse con todo el personal del equipo la última vez que realizaron el mismo trabajo. El planificador luego escribiría los pasos cómo los recuerda. Esto sirve como un plan aproximado que forma el esquema del próximo proyecto . - Incluir fotografías
Este paso es muy importante por varias razones. Incluso los planes muy bien escritos pueden malinterpretarse o leerse mal, pero agregar fotografías muestra los hechos. Si tiene el personal y el equipo, grabar el procedimiento en video será aún mejor.
Los supervisores no son la mejor opción para esta tarea porque necesitan supervisar. Si el ingeniero de confiabilidad no está disponible, el empleado o el programador pueden ocupar el puesto. Incluso puede reclutar a un empleado para asignarlo a tareas restringidas. - Anote las cosas
Debe ser tarea del planificador de mantenimiento anotar las acciones tomadas paso a paso comenzando con el bloqueo seguro del equipo. Para esto, el planificador debe asumir que está escribiendo el documento para una persona que no sabe nada sobre la planta y el equipo.
El procedimiento escrito debe tener suficiente precisión para que la «persona imaginaria» pueda completar el trabajo con éxito guiado solo por el formulario de informe de mantenimiento. A medida que el planificador toma notas, también debe considerar no solo lo que se está haciendo actualmente, sino también encontrar formas de mejorar las cosas.
Esto puede incluir formas de hacer el trabajo de manera más fluida y eficiente en el futuro. El planificador también debe tomar nota de las horas-hombre asociadas con cada uno de los pasos de principio a fin. - Cree una lista completa de partes
Aquellos que lean el informe como una guía necesitan una lista completa de todas las partes. La lista debe ser lo más completa posible, hasta los grados y números de pernos, tuercas, arandelas y cualquier otra cosa que se necesite. - Cree listas completas para expertos, suministros y herramientas.
Si necesita soportes o plantillas especiales para el trabajo, debe anotarlos en su formulario de informe de mantenimiento, incluido el lugar donde los almacena. En cuanto a los suministros, tome nota de cualquier escasez de material. Lo mismo ocurre con el personal.
Si necesitó representantes de fábrica o consultores la última vez, es probable que los necesite nuevamente la próxima vez. - Incluya diagramas y dibujos
Debe poner a disposición cualquier herramienta, imagen o documento que ayude al técnico a realizar su trabajo.
Una vez que haya compilado y recopilado toda la información esencial, ahora está listo para crear la plantilla de formulario de informe de mantenimiento. Si es posible, debe hacer esto en presencia de todo el equipo mientras los recuerdos aún están frescos en sus mentes.
Plantillas de órdenes de trabajo
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Análisis del formulario de informe de mantenimiento
En cualquier situación, debe identificar el equipo problemático con regularidad utilizando una plantilla de orden de trabajo o de mantenimiento. Esto puede ayudarlo a determinar qué necesita reparación y qué aún funciona. Estos son los pasos necesarios para analizar el informe:
- Los costes de mantenimiento de cada equipo
Puede utilizar el informe para obtener una estimación de los costes totales de mantenimiento. Mire los costos de mantenimiento planificados y no planificados del año anterior. No busque períodos cortos, ya que los valores de los costos podrían distorsionarse si algunos equipos requieren un mantenimiento pesado solo durante épocas específicas del año. Averigüe qué pieza de maquinaria es la más costosa de mantener. Revise el costo y busque cualquier cosa que parezca estar fuera de lugar. Filtre dicho equipo en su lista. - La duración del tiempo de inactividad de los equipos
Revise el tiempo de inactividad de los equipos del año anterior. Puede haber piezas que no estén disponibles o que parte del personal de mantenimiento haya sido ascendido a otros trabajos. Por tales razones, el tiempo de inactividad de algunos equipos puede parecer mayor porque llevó mucho tiempo repararlos. Filtre estos equipos de la lista. - El historial de solicitudes de trabajo de mantenimiento y quejas
Revisar las solicitudes de trabajo y quejas reportadas para el año anterior. Busque los activos que registraron muchas solicitudes o quejas asociadas con trabajos de mantenimiento. - Estadísticas de equipos
A menudo, puede utilizar las estadísticas de equipos para propósitos específicos. Pero esto podría no ser tan útil si tiene muchos tipos de equipos, ya que no puede comparar sus estadísticas. Sin embargo, en el caso de tener equipos similares que usas de manera similar, es cuando puede ocurrir una comparación de estadísticas. Investigue cualquier rareza en las estadísticas de su equipo.
Plantillas de informes de reparación
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Después de obtener una lista de los equipos que tienen más problemas de lo habitual, debe realizar más comprobaciones para encontrar las causas de estos problemas. Las máquinas o equipos que se averían con frecuencia pueden fallar por motivos como:
- Cerca del final de su vida útil
Teóricamente, puede mantener el equipo funcionando mediante un mantenimiento constante, pero en algún momento, se vuelve demasiado costoso continuar haciéndolo. El mantenimiento puede verse afectado por la fatiga interna del equipo, la falta de disponibilidad de piezas, habilidades de mantenimiento insuficientes o equipos nuevos con mayor eficiencia y productividad. - Procedimientos de mantenimiento deficientes Los
equipos pueden verse gravemente afectados si:
No los mantiene con regularidad.
Utiliza suministros o repuestos de mala calidad.
Sus técnicos de mantenimiento no saben hacer bien su trabajo.
En tales casos, revise el formulario de informe de mantenimiento y verifique lo siguiente:
Si el personal de mantenimiento reemplaza con frecuencia las mismas piezas o siempre informa problemas durante el proceso de mantenimiento cuando usa piezas específicas.
Si hubo algún programa de mantenimiento preventivo perdido.
Su plantilla de orden de trabajo para garantizar la forma adecuada de seguir los procedimientos de mantenimiento.
Cualquier equipo que entre en cualquiera de estas categorías necesita un mejor plan de mantenimiento preventivo. - Prácticas operativas ineficaces
Esto significa que los operadores del equipo no están utilizando su equipo correctamente. O el equipo no fue diseñado para las cargas a las que lo está sometiendo. Algunos comentarios del personal de mantenimiento pueden citar errores del operador. Esto significa que mejorar la capacitación de los operadores puede ayudar con el problema.
Los equipos considerados críticos o que fallan con frecuencia, incluso si se les da el mantenimiento adecuado, podrían ser una indicación de sobrecarga. Puede haber una necesidad de comprar nuevas máquinas o hacer cambios en los flujos de operación para reducir las cargas máximas. - Equipos mal construidos o diseñados
Cuando una máquina falla constantemente, podría significar que la falla está en la máquina misma causada por fallas internas. Si tiene varias máquinas similares que parecen tener las mismas fallas debido al mismo problema, podría ser una señal de problemas de construcción o diseño.
Investigue para averiguar si otras empresas que utilizan el mismo equipo experimentan el mismo problema. Si es así, puede pedirle al fabricante que se ocupe de estos problemas. En el peor de los casos, debe comprar mejores equipos de otro fabricante. - Configuración o instalación incorrecta
Las cosas podrían salir mal si no instaló su equipo correctamente. Es posible que se haya dañado durante la configuración o instalación inicial. Esto es casi similar a un equipo con una construcción o un diseño deficientes. En este caso, sin embargo, por lo general sucede solo con algunos equipos.
Nuevamente, puede investigar sobre el tema averiguando sobre compañías que tienen problemas similares. La comparación de las estadísticas del equipo con las recomendaciones del fabricante también puede proporcionar pistas. Debe verificar dicho equipo y volver a instalarlo si es necesario.
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